ACCORD D’ENTREPRISE SUR

L’ACCES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION POUR

LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

La Caisse d'Allocations Familiales de la Loire, représentée par x, Directrice, d’une part ;

ET

Les organisations syndicales représentatives du personnel mentionnées ci-après d’autre part :

CFDT, représentée par x, déléguée syndicale

CGT, représentée par x, délégué syndical.

Préambule

Un protocole d’accord à durée indéterminée relatif à l’accès aux nouvelles technologies de l’information de la communication pour les instances représentatives du personnel a été signé le 4 janvier 2013.

Les parties signataires conviennent d’un aménagement de ce protocole afin de prendre en compte les évolutions actuelles liées au déménagement du siège social, à la mise en place du Comité social et économique et aux évolutions des outils. Ce nouvel accord se substitue dans l’intégralité à l’ancien accord d’entreprise sur l’accès aux nouvelles technologies de l’information et de la communication pour les instances représentatives du personnel.

Le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Table des matières

Article 1 : Révision de l’accord 3

Article 2 : Champ d’application de l’accord

Article 4 : Outils numériques mis à disposition 3

4.1 - Une messagerie partagée pour le CSE 3

4.2 - Un espace d’échanges numériques 4

4.3 - Un accès sur l’intranet

4.4 - Un site intranet 4

4.5 - Un accès au réseau social d’entreprise 4

4.6 - Un accès à la BDES 4

4.7 - Un accès à l’espace numérique CSSCT 5

Article 5 : Conditions d’utilisation des outils numériques 5

Article 6 : Développement durable 6

Article 7 : Engagement de la direction et des organisations syndicales

Article 8 : Utilisation abusive 6

Article 9 : Entrée en vigueur de l’accord 6

Article 11 : Publicité et dépôt de l’accord 7

3Article 3 : Périmètre d'utilisation 3 44.8 - Un accès à l'espace numérique Casi 55.1 - Règles de maintenance 66Article 10 : Durée, dénonciation et révision 7

Article 1 : Révision de l’accord

Les parties signataires conviennent d’un commun accord que le présent accord se substitue de plein droit au texte qu’il modifie.

La nouvelle rédaction est la suivante :

Article 2 : Champ d’application de l’accord

Le présent accord concerne :

• l’ensemble des salariés de la Caf de la Loire, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace intranet. La Caf de la Loire permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail, à l’information des représentants du personnel de l’organisme ;

• les instances représentatives du personnel de l’organisme.

Article 3 : Périmètre d’utilisation

L’utilisation par les organisations syndicales des nouvelles technologies, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme.

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme.

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support.

Article 4 : Outils numériques mis à disposition

Les outils numériques issus de l’offre collaborative nationale nécessitent une licence Office 365 dont le coût est financé par la Cnaf. Leur utilisation n’est pas obligatoire. Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés.

L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail tout en respectant l’accord collectif d’entreprise relatif au droit à la déconnexion.

Le CSE prend en charge de façon autonome, la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui lui sont mises à disposition, en désignant au moins 2 « administrateurs ».

Le CSE s’engage à respecter la charte nationale de sécurité du système d’information.

Il est rappelé que les membres du CSE sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis à vis des informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu de la rubrique CSE doit donc respecter ces dispositions.

4.1- Une messagerie partagée pour le CSE

Le Comité social et économique (CSE) dispose d’un accès à la messagerie grâce à une adresse électronique spécifique lui permettant de communiquer en interne de manière collective avec chaque salarié et en externe pour les besoins liés à la gestion des activités sociales et culturelles.

A cette fin, une boîte aux lettres partagée est ouverte au nom du CSE.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail après avoir débadgé.

Le droit d’émettre et de recevoir est réservé aux membres titulaires et suppléants du CSE. Ils devront être personnellement identifiés en tant qu’émetteurs des messages qu’ils délivreront au nom du CSE, et seront les seuls à relever les messages destinés à cette instance, à partir de leur propre poste de travail.

Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés et s’interdit toute communication du message vers un tiers.

La messagerie électronique ne devra être utilisée que pour la diffusion d’information correspondant aux activités sociales et culturelles du CSE. Les destinataires des messages devront être mis en copie cachée.

Les membres du bureau du CSE ont accès pour ces fins à la liste de diffusion de l’ensemble du personnel.

Cadre technique de la messagerie

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 25 méga octets, et de façon générale doit être conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les instances représentatives du personnel s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

La boîte aux lettres peut être écrite depuis l’extérieur.

4.2 – Un espace d’échange numérique (type Teams)

Un espace d’échange numérique peut être ouvert à tous les membres du CSE. Son utilisation est limitée à :

• du partage entre les membres du CSE ;

• du stockage de documents internes au CSE.

Cet espace ne peut pas être ouvert à d’autres salariés non membres du CSE car il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés.

Toute création d’espace doit passer par le responsable informatique afin de s’assurer qu’il est créé dans le respect des règles en vigueur dans l’organisme.

4.3 – Un accès CSE sur l’intranet

Une base documentaire destinée à faciliter la conservation des documents relatifs au fonctionnement des instances représentatives du personnel est mise à la disposition du CSE sur l’espace Intranet de l’organisme. Cette base mise à jour par la Sous-direction des ressources est accessible au CSE sous la dénomination « Instances du personnel ». Y sont notamment diffusés les procès-verbaux des réunions du CSE.

Une rubrique spécifique relative à la gestion des activités sociales et culturelles est également mise à la disposition du CSE sur l’espace Intranet de l’organisme. Cette rubrique est réservée exclusivement à la communication relative aux attributions du CSE.

4.4 - Un site internet

Le CSE s’engage à gérer les habilitations relatives à son site internet. Le site permet d’effectuer une communication descendante aux salariés.

4.5 – Un accès au réseau social d’entreprise

Lors de la mise en place d’un réseau social d'entreprise, une communauté sera possible pour le CSE.

4.6 – Un accès à la base de données économique et sociale (BDES)

La BDES est accessible aux membres du CSE, aux représentants syndicaux au CSE et aux délégués syndicaux (C. trav. art. L.2312-36). Elle est mise à jour régulièrement par le service ressources humaines.

Elle est accessible par les représentants du personnel (titulaires et suppléants CSE, représentants syndicaux au CSE et délégués syndicaux) depuis leur session de travail.

Les éléments d’informations transmis de façon récurrentes (les 3 blocs de consultation) sont mis à disposition des membres du CSE dans la BDES. Cette mise à disposition actualisée vaut communication et information au comité (art. R.2323-1-9 et L.2312-18). Une notification mail sera transmise aux membres afin de les informer du dépôt de document sur cette base.

Les membres du CSE, les représentants syndicaux au CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations de la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (C. trav., art. L.2312-36 et R.2312-13).

4.7 - Un accès à l’espace numérique Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Un espace numérique regroupant les documents de la CSSCT est accessible par les membres de la CSSCT et du CSE.

4.8 – Un accès à l’espace numérique Commission d’analyse des situations individuelles (Casi)

Un espace numérique permet aux membres de la Casi de déposer leur question. Les réponses aux questions de la Casi sont apportées par la direction sur cet espace accessible par les membres de la Casi et du CSE.

Article 5 : Conditions d’utilisation des outils

• Matériel informatique

La Caf met à la disposition du CSE un ordinateur portable et l’accès au copieur multifonction (dispositif d’impression sécurisée), ainsi qu’un ordinateur fixe sur le site de Roanne.

Le matériel, cédé au CSE, est placé sous son entière responsabilité et il doit apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les frais liés aux consommables informatiques et bureautiques sont à la charge du CSE (papier, cartouches d’encre, supports de sauvegarde…).

S’agissant du matériel relié au réseau de l’organisme, il est interdit d’utiliser d’autres matériels et logiciels sauf accord donné par la Direction après avis des services concernés de l’organisme sur la compatibilité dudit matériel ou des logiciels avec le système de l’organisme.

• Accès internet

Le CSE dispose d’un accès illimité à Internet mis à disposition par la Direction, dans le local dédié au sein du siège de la Caf et de Roanne.

Le CSE utilise son accès à Internet sous la responsabilité de ses membres titulaires et suppléants, dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables à tout utilisateur.

• Accès photocopieurs

Le CSE dispose d’un accès aux photocopieurs de l’organisme lui permettant la reproduction de documents correspondant à sa compétence stricte et exclusive dans les conditions suivantes :

2 500 photocopies noir et blanc par an

250 photocopies couleur par an

A cet effet, des badges spécifiques sont remis pour accéder au dispositif d’impression sécurisée.

Toutefois et au regard de circonstances particulières, la Direction examinera avec bienveillance les demandes dérogatoires entraînant une augmentation du volume de photocopies.

La gestion de cet accès est placée sous la responsabilité des membres du CSE.

5.1 - Règles de maintenance

Le CSE sera soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation du système d’information (service, délai de résolution des pannes…). En cas d’incident, il bénéficiera comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Article 6 : Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les instances représentatives du personnel s’engagent à réduire au maximum leurs informations sous support papier. Dans ce cadre, les instances représentatives du personnel veilleront à ce que les informations qui seront mises à disposition des salariés le soient dans un format PDF non imprimable en dehors des formulaires dédiés aux œuvres sociales.

Article 7 – Engagement de la direction et du CSE

Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, la direction de la Caf de la Loire et les instances représentatives du personnel s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant ces bases d’information par aucun moyen.

Le CSE est tenue à une obligation de confidentialités quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

En cas de traitement nominatif des données, le responsable informatique et libertés évaluera la compatibilité entre le traitement envisagé et les exigences européennes et nationales.

La direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par le CSE de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.

A travers les bases, rubriques et messageries mises à leur disposition, le CSE n’est pas autorisé à mettre en œuvre, sur l’espace intranet qui leur a été attribué, les techniques suivantes :

• la création de liens hypertextes vers des sites internet ou toute autre forme de renvoi vers des sources d’information ;

• la mise en place de forums de discussion ou de tchats ou toute autre forme de communication instantanée ;

• le téléchargement de vidéos et/ou de bandes-son.

Article 8 – Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, la Direction adresse au secrétaire du CSE une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance de l’ensemble des membres de l’instance qui n’a pas respecté le présent accord. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si, à l’issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme ou l’instance représentative peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 9 – Entrée en vigueur de l’accord

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au CSE.

Si l’accord est signé par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ne dépassant pas le seuil de 50%, mais ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au 1^er tour des élections, l’accord pourra être validé par référendum selon les modalités qui ont été fixées par mesures réglementaires.

Le présent accord prendra effet à compter du premier jour du mois civil suivant son agrément par les autorités de tutelles.

Article 10 – Durée, dénonciation et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément ministériel.

Il pourra être révisé ou dénoncé, à l’initiative d’un ou plusieurs signataires. Les conditions de révision du présent accord sont celles prévues par l’article L.2222-5 du Code du travail.

Les conditions de dénonciation du présent accord sont celles prévues par les articles L.2222-6, L.2261-9 et L.2261-11 du Code du travail.

Un bilan de l’accord sera réalisé et présenté aux délégués syndicaux et au CSE dans 3 ans.

Article 11 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera transmis :

• aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme ;

• à la Direccte Rhône-Alpes, Unité territoriale de la Loire ;

• au greffe du Conseil des prud’hommes de Saint-Etienne ;

• à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Il sera également mis à disposition des salariés sur l’intranet.

Fait à Saint-Etienne, en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.

Saint-Etienne, le 12 mars 2021

Pour la Caf

Pour la CFDT Pour la CGT