Entre,

La Société LIMAGRAIN EUROPE SA représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Directeur Général Adjoint,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales :

• CFDT représentée par XXX et XXX ;

• FO représentée par XXX,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule 4

Article 1 : Champs d’application 5

Article 2 : Modalités de mise en place du vote électronique 5

• Article 2.1 : Mode de scrutin électronique : 5

• Article 2.2 : Périodicité du scrutin : 5

• Article 2.3 : Désignation du prestataire : 5

• Article 2.4 : Expertise du système de vote : 6

• Article 2.5 : Information préalable : 6

• Article 2.6 : Information salariés : 7

• Article 2.8 : Formation au système de vote électronique : 7

• Article 2.9 : Cellule d’assistance technique : 7

• Article 2.10 : Respect des principes généraux du droit électoral : 8

Article 3 : Déroulement du scrutin 9

• Article 3.1 : Horaires et lieux de vote : 9

• Article 3.2 : Mode d’Identification des électeurs : 9

• Article 3.3 : Confidentialité des listes d’émargement : 10

• Article 3.4 : confidentialité des résultats partiels : 10

• Article 3.5 : Nombre de votants : 10

• Article 3.6 : Accès aux résultats du scrutin : 10

• Article 3.7 : Sauvegarde des données durant les délais de recours : 10

• Article 3.8 : Destruction des données : 10

Article 4 : Garanties de sécurité et de confidentialité du système de vote électronique 11

• Article 4.1 : Fragmentation du système : 11

• Article 4.2 : Confidentialité des données 11

• Article 4.3 : Chiffrage du système : 11

• Article 4.4 : Connaissance des clés de chiffrement : 11

• Article 4.5 : Scellement du scrutin : 11

• Article 4.6 : Dispositif de secours : 12

Article 5 : Révision, dénonciation et dépôt de l’accord 12

• Article 5.1 : Révision de l’accord 12

• Article 5.2 : Dénonciation de l’accord 12

• Article 5.3 : Dépôt légal 13

Préambule

La loi pour la confiance dans l'économie numérique, prévoit la possibilité d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Les articles R.2314-5 et suivants du code du travail prévoient les conditions du recours au vote électronique dans l’entreprise pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Les collaborateurs de la Société Limagrain Europe SA étant répartis sur plusieurs sites, la possibilité de recourir au vote électronique est apparue comme une opportunité de simplifier et de sécuriser le processus électoral mais également de favoriser la participation.

La Direction et les organisations syndicales se sont ainsi réunies en vue de négocier un accord visant à mettre en place le vote électronique au sein de la Société Limagrain Europe SA.

Article 1 : Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de la société LIMAGRAIN EUROPE SA. Il concerne tous les salariés de la société LIMAGRAIN EUROPE SA

Article 2 : Modalités de mise en place du vote électronique

• Article 2.1 : Mode de scrutin électronique :

L’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique sera réalisée par vote électronique. Le vote sera possible sur internet et l’intranet.

Aucun scrutin papier ne sera organisé.

• Article 2.2 : Périodicité du scrutin :

Le vote électronique sera ouvert pour le premier et le second tour de scrutin.

• Article 2.3 : Désignation du prestataire :

Il est convenu par le présent accord que le choix du prestataire fournissant le système de vote électronique relève de la compétence exclusive de la direction, ses coordonnées sont transmises aux organisations syndicales partie à la négociation lors de la première réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les organisations syndicales pourront si elles le souhaitent au travers de questions formulées à la direction s’assurer du respect par le prestataire des règles relatives au vote électronique. Il sera apporté aux organisations syndicales par la direction une réponse argumentée dans les 5 jours ouvrés.

Le système de vote électronique sera mis en place par le prestataire privé retenu.

Le cahier des charges reprenant l’ensemble des obligations relatives à la mise en place du système est annexé au présent accord.

• Article 2.4 : Expertise du système de vote :

Préalablement à sa mise en place ou en cas de modification, le système de vote électronique doit faire l’objet d’une expertise indépendante.

L’expertise menée vise à s’assurer du respect par le système de vote électronique des règles de confidentialité et de sécurité.

Le prestataire indépendant ayant effectué l’expertise remettra un rapport d’expertise à la direction.

Ce rapport d’expertise sera également transmis à la Délégation Syndicale.

• Article 2.5 : Information préalable :

Si les dispositions de l’article R.2314-11 sont toujours en vigueur, l’entrée en application du RGDP et ses dispositions se substituent à l’obligation de déclaration préalable à la CNIL, ainsi conformément aux obligations règlementaires, l’entreprise réalisera les formalités suivantes :

• Demande conseil et assistance au Délégué à la protection des données (DPO).

• Vérifie, en fonction du projet, si une analyse d'impact sur la protection des données (PIA) doit être réalisée.

• Inscrit le fichier dans le Registre des activités de traitement tenu par la société.

• Informe les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données vont être traitées.

• Prévoit des mesures de sécurité adaptées au regard des risques. 

• Article 2.6 : Information salariés :

Il sera remis à chacun des salariés une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice explique de manière détaillée les modalités d’organisation et de déroulement des élections, la répartition du personnel dans les collèges électoraux, le mode de scrutin ainsi que les règles d’attribution des différents sièges.

La notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales est remise à l’ensemble des salariés deux semaines avant la date du 1^er tour des élections professionnelles.

Cette notice sera mise en ligne par l’entreprise et envoyée par mail aux salariés.

A titre informatif, la notice d’information sera transmise à la Délégation syndicale 15 jours avant sa diffusion aux salariés.

• Article 2.7 : Formation au système de vote électronique :

Les membres de la délégation du personnel et du bureau de vote bénéficient préalablement au scrutin d’une formation sur le système de vote électronique utilisé.

Cette formation sera organisée dans la quinzaine qui précède le 1er tour de scrutin.

• Article 2.8 : Cellule d’assistance technique :

Il est mis en place par l’employeur une cellule d’assistance technique ayant pour fonction de s’assurer du bon déroulement et de la surveillance du système de vote électronique.

Cette assistance prend la forme d’un numéro vert géré par le prestataire de vote accessible 7 jours/7 et 24 heures/ 24. Cette assistance permet d’aider les collaborateurs qui rencontreraient des difficultés et de résoudre des soucis techniques s’ils devaient y en avoir. Le mode de communication du numéro vert au collaborateur sera transmis selon les modalités prévues au protocole d’accord préélectoral.

La cellule d’assistance technique est composée de représentants du prestataire.

La cellule d’assistance technique assiste la Direction, le bureau de vote et les représentants des salariés pour l’ensemble des opérations par le biais d’une assistance téléphonique (numéro vert).

En présence des membres du bureau de vote, de représentants de la Direction et le cas échéant, de représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2.9 : Respect des principes généraux du droit électoral :

Par le présent accord l’entreprise s’engage à ce que le système de vote électronique, fourni par le prestataire retenu, respecte les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin.

Le système respectera en conséquence :

• L’anonymat du vote : impossibilité d’associer un vote à un électeur

• L’intégrité du vote

• L’unicité du vote : un seul vote par électeur

• La confidentialité du vote

Article 3 : Déroulement du scrutin

• Article 3.1 : Horaires et lieux de vote :

Les votes électroniques pourront être effectués sur tout ordinateur, tablette, téléphone portable, en tous lieux (domicile, lieu de travail ou autre) et en tout temps (24h/24) y compris pendant le temps de travail en se connectant sur le système de vote électronique durant la période d’ouverture du scrutin.

Il existe plusieurs possibilités pour voter : utilisation des moyens de communication professionnels ou personnels (ordinateur, tablette, smartphone, etc.). Pour les collaborateurs qui ne disposeraient pas de ces moyens, la direction mettra à disposition un ordinateur ou plusieurs ordinateurs sur chaque site. 

Durant la période des élections professionnelles (1er et 2ème Tour) et durant les heures d’ouverture de chaque site, ces ordinateurs seront uniquement utilisés pour les différentes opérations nécessaires aux élections.

Afin d’assurer la confidentialité du vote, chaque ordinateur sera placé dans un local ou espace dédié aménagé de telle sorte que les collaborateurs pourront s’isoler et seront ainsi à l’abri des regards.

Pour d’aider les collaborateurs qui ne seraient pas à l’aise avec l’outil informatique, des interlocuteurs seront identifiés et leurs coordonnées seront affichées, ils pourront être joins pendant toute la durée du vote sur leur temps de travail pour apporter un support aux collaborateurs dans le processus de vote.

• Article 3.2 : Mode d’Identification des électeurs :

Pour procéder au vote l’électeur devra utiliser un code personnel qui lui aura été délivré préalablement au premier tour des élections professionnelles.

Le code personnel sera transmis aux salariés par courrier simple (non en recommandé avec accusé de réception). En cas de non réception du courrier, perte du courrier ou autre, le prestataire renverra le code par mail ou SMS.

Tous les électeurs inscrits sur les listes électorales recevront leurs identifiants au plus tard 05 jours ouvrés avant le début du premier tour des élections professionnelles.

Les identifiants des électeurs sont valables durant toute la période des élections professionnelles.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs sont seulement accessibles par les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Article 3.3 : Confidentialité des listes d’émargement :

Les listes d’émargement ne sont consultables que par les membres du bureau de vote et ceci dans le but de contrôler le bon déroulement du scrutin.

• Article 3.4 : confidentialité des résultats partiels :

Il ne pourra en aucun cas être communiqué des résultats partiels pendant le déroulement du scrutin

• Article 3.5 : Nombre de votants :

Il pourra être communiqué le taux de participation par collège durant toute la durée du scrutin.

• Article 3.6 : Accès aux résultats du scrutin :

A l’occasion du déroulement du vote électronique les fichiers comportant les résultats contenus dans l’urne électronique sont exclusivement accessibles par les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

• Article 3.7 : Sauvegarde des données durant les délais de recours :

Sont conservés par le prestataire, jusqu’à expiration des délais de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Le délai de recours est de 15 jours à compter de la proclamation des résultats. La procédure de décompte des votes doit pouvoir être réitérée le cas échéant.

• Article 3.8 : Destruction des données :

Une fois les délais de recours éteints l’ensemble des fichiers supports sera être détruit.

Article 4 : Garanties de sécurité et de confidentialité du système de vote électronique

• Article 4.1 : Fragmentation du système :

Dans le respect des règles de confidentialité les données afférentes aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles sur leurs votes sont traitées par des systèmes distincts.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par un système informatique nommé « fichier des électeurs ».

Les données relatives aux votes des électeurs sont traitées par un système informatique

nommé « contenu de l’urne électronique ».

• Article 4.2 : Confidentialité des données

Le système de vote électronique garantit de préserver la confidentialité des données recueillies ayant

permis l’élaboration des listes électorales des collèges électoraux.

• Article 4.3 : Chiffrage du système :

Le vote présente un caractère anonyme et est chiffré. Le système de vote est sécurisé par trois clés de chiffrement.

• Article 4.4 : Connaissance des clés de chiffrement :

Les trois clés de chiffrement et de déchiffrement du système sont portées à la seule connaissance du président du bureau de vote et de deux de ses assesseurs. Lors du dépouillement du vote, deux des trois clés de chiffrement doivent être activées.

• Article 4.5 : Scellement du scrutin :

Le système de vote électronique doit être en mesure de sceller l’ouverture et la fermeture du scrutin.

• Article 4.6 : Dispositif de secours :

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours permettant de prendre le relais en cas de panne du système principal et revêtant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 5 : Révision, dénonciation et dépôt de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

• Article 5.1 : Révision de l’accord

Le présent accord est révisable à tout moment par les parties.

Toute demande de révision de l’une des parties devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires

par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans le mois qui suit les organisations syndicales sont réunies à l’initiative de la Direction pour engager une négociation afin, le cas échéant, de rédiger et signer un avenant. Les dispositions du présent accord restent en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel avenant.

• Article 5.2 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée

avec avis de réception.

Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront au terme du

préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

• Article 5.3 : Dépôt légal

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de Clermont-Ferrand et du secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Clermont-Ferrand.

Fait à Saint-Beauzire en 7 exemplaires. Le 05 avril 2019

Signatures :

XXX Directeur Général
XXX Déléguée Syndicale CFDT	XXX Délégué Syndical FO
XXX Délégué Syndical CFDT

Annexe : Cahier des charges