PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Préambule

Suite à la fusion des sociétés « 3F Nord Artois » et « Notre Logis » créant la nouvelle société « 3F Notre Logis » il a été décidé d’organiser des élections complémentaires afin de prendre en considération l’évolution du périmètre de la nouvelle société créée composant un des établissements de l’UES 3F.

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation des élections complémentaires du Comité Social et Economique de l’établissement 3F Notre Logis.

Il est rappelé que les élections complémentaires n’ayant pas de cadre légal, elles revêtent donc un caractère facultatif. Les présentes élections ont pour vocation de réévaluer les effectifs de l’établissement eu égard à la fusion susvisée, et d’attribuer par conséquent un nombre de sièges supplémentaires aux membres titulaires et suppléants du CSE de l’établissement concerné.

Dans la mesure où la représentativité syndicale est établie pour toute la durée du cycle électoral celle-ci ne sera pas modifiée par les élections complémentaires encadrées par le présent protocole ; aussi bien au niveau de l’UES 3F à laquelle appartient la société 3F Notre Logis, qu’au niveau de l’établissement de 3F Notre Logis.

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu exclusivement pour ces élections complémentaires spécifiques.

Article 1 – Définition de l’établissement 3F Notre Logis

Il est rappelé que l’ancienne société « 3F Nord Artois » a été absorbée par la société « Notre Logis » devenue « 3F Notre Logis ». L’ancienne société « Notre Logis » étant la société absorbante, la représentation du personnel qui était la sienne avant l’opération de rapprochement des deux entités a été conservée.

Il convient d’observer que le CSE « 3F Notre Logis » s’est substitué au CSE « 3F Nord Artois ».

Il est également rappelé que l’accord d’entreprise relatif au Comité Social et Economique (CSE), conclu le 3 juin 2019 au niveau de l’UES 3F définit le nombre d’établissements distincts de ladite UES au sens de l’article L. 2313-8 du Code du travail.

En application de cet accord, les élections ont été organisées à la fin de l’ancienne mandature des anciennes IRP de l’UES 3F au sein de 8 comités sociaux et économiques d’établissement :

• CSE Grand Est correspondant à IMMOBILIERE 3F GRAND EST ;

• CSE IBS correspondant à IMMOBILIERE BASSE SEINE ;

• CSE SUD (anciennement Méditerranée) correspondant à IMMOBILIERE 3F SUD ;

• CSE Nord Artois correspondant à IMMOBILIERE 3F NORD ARTOIS ;

• CSE IRA correspondant à IMMOBILIERE RHONE ALPES ;

• CSE CVL correspondant à IMMOBILIERE 3F CENTRE VAL DE LOIRE ;

• CSE Occitanie correspondant à IMMOBILIERE 3F OCCITANIE ;

• CSE IDF correspondant à IMMOBILIERE 3F, 3F RESIDENCES et 3F SEINE ET MARNE.

Les élections complémentaires encadrées par ce protocole préélectoral concernent uniquement le CSE de l’établissement « 3F Notre Logis » susmentionné.

Article 2 - Composition des collèges électoraux

Il est rappelé que les élections professionnelles qui ont permis l’instauration du CSE de l’ancienne société « Notre Logis » ont été réalisées sur deux collèges. Les élections complémentaires encadrées par le présent protocole ont vocation à compléter la composition actuelle de l’ancien CSE Notre Logis (devenu CSE 3F Notre Logis). Ainsi, la répartition des effectifs dans les différents collèges s’effectue comme suit :

• 1^er collège Gardiens d’immeuble, Employés et Ouvriers : salariés occupant un emploi de classification EE – OE – EQ - OQ1 – GQ – AQ - OQ2 – GHQ – OHQ –G1–G2

• 2^nd collège Techniciens, Agents de maîtrise et assimilés : salariés occupant un emploi de classification GS – CE - G3 à G9

Article 3 - Répartition des effectifs au sein des collèges et nombre de sièges à pouvoir

3.1 Répartition des effectifs entre les collèges

Compte tenu des effectifs connus de la société 3F Notre Logis au 31 mars 2021, la répartition des effectifs au sein des collèges électoraux est fixée comme suit :

Premier collège	Second collège	Total
52,91	77,94	130,85

3.2 Proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral

La proportion de femmes et d’hommes de chaque collège est la suivante :

	Premier collège	Second collège	Total
	Femmes	Hommes	Femmes	Hommes
CSE 3F NL	23,34	29,57	45,10	32,84	130,85
	44,11%	55,89%	57,87%	42,13%

3.3 Nombre de sièges à pourvoir

Le nombre de sièges à pourvoir par établissement est fixé conformément à l’article R2314-1 du Code du travail.

Dans la mesure où 4 sièges de titulaires et 1 siège de suppléant au CSE ont déjà été pourvus, le nombre de sièges restant à pourvoir dans le cadre de ces élections complémentaires est le suivant :

• 3 sièges de membre titulaire ;

• 6 sièges de membre suppléant.

3.4 Répartition des sièges entre les collèges

Compte tenu des effectifs connus au 31 mars 2021, et du nombre de sièges déjà occupés au CSE de l’établissement 3F Notre Logis, le nombre de sièges à pourvoir au sein dudit établissement est réparti entre les collèges de la manière suivante :

	Premier collège	Second collège	Total
	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants
CSE 3F NL	1	3	2	3	3	6

Article 4 - Durée des mandats

Les mandats des membres du CSE élus dans le cadre des élections complémentaires encadrées par le présent protocole, prendront fin au même moment que les mandats des membres du CSE occupant déjà un siège au CSE.

Article 5 - Date et lieu des élections

La période de vote pour le 1^er tour des élections est fixée du mardi 13 avril 2021 - 10 heures au vendredi 16 avril 2021 - 15 heures.

Dans l’hypothèse où un second tour serait nécessaire (si le quorum n’est pas atteint ou s’il reste des sièges non-pourvus), la période de vote aura lieu du vendredi 30 avril 2021 - 10 heures au mercredi 5 mai - 15 heures.

Il est convenu de recourir, pour les deux tours des élections, au vote électronique selon les modalités décrites à l’article 10.

Article 6 - Electorat et listes électorales

Les conditions d’électorat sont prévues aux articles L.2314-18 et suivants du Code du travail.

Pour être électeur, les conditions suivantes, appréciées au jour d’ouverture du premier tour de scrutin, soit le 13 avril 2021, doivent être remplies :

• être âgé de 16 ans révolus

• travailler depuis trois mois au moins dans l’Entreprise

• n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à ses droits civiques.

Sont également électeurs les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de l’Entreprise à la date d’ouverture du 1^er tour de scrutin depuis au moins 12 mois continus et qui ont choisi d’exercer leur droit de vote au sein de l’Entreprise conformément aux dispositions de l’article L. 2314-23 du Code du travail.

La Direction prend attache auprès des sociétés prestataires afin de les informer des dates de scrutin et de recueillir le nom des personnes ayant choisi d’être électeurs au sein de l’établissement.

La liste des électeurs établie par collège sera arrêtée par la Direction à la date du 1^er tour de scrutin. Elle comportera les mentions suivantes : Nom, Prénom, date de naissance, ancienneté dans l’entreprise, collège, éligibilité.

Les listes seront affichées sur les panneaux réservés à la direction de la société 3F Notre Logis le lundi 22 mars 2021.

Les contestations relatives à l’électorat devront être présentées dans un délai de trois jours à compter de la publication de la liste électorale, soit au plus tard le mercredi 25 mars 2021.

En cas d’erreur signalée dans les délais prévus au présent protocole, la Direction procédera à la rectification de la liste et à l’information des organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

En cas de modification des effectifs, la Direction procèdera à une mise à jour des listes au plus tard 4 jours avant le scrutin.

Au-delà de cette date, les listes électorales ne pourront plus être modifiées et resteront valables pour les deux tours de scrutin.

Article 7 - Eligibilité et dépôt des candidatures

Pour être éligible, les conditions suivantes appréciées au jour d’ouverture du premier tour de scrutin doivent être remplies :

• être électeur ;

• être âgé de 18 ans accomplis ;

• travailler dans l’entreprise sans interruption depuis au moins un an ;

• ne pas être conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’entreprise.

Les listes de candidats aux élections, distinctes pour chaque collège et séparées pour les titulaires et les suppléants, devront être communiquées à la Direction des Ressources Humaines de la société 3F Notre Logis au plus tard :

• le vendredi 26 mars 2021 à 12 heures pour le premier tour de scrutin

• le mercredi 21 avril 2021 à 12 heures dans l’éventualité d’un second tour.

Cette communication peut être effectuée par lettre remise en main propre contre décharge à Bertrand DEBOSCKER, Assistant Ressources Humaines ou Karine DALESME, Responsable de Gestion du Personnel, au sein du Secrétariat Général de la société Notre Logis, à l’agence de Halluin, au 221 Rue de la Lys - CS 60126 - 59433 HALLUIN Cedex ou par email avec accusé de réception aux adresses suivantes : bertrand.deboscker@groupe3f.fr et karine.dalesme@groupe3f.fr

Il est rappelé qu’au premier tour, seules les organisations syndicales visées à l’article L2314-5 du Code du travail peuvent présenter des candidats. Il s’agit :

• des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;

• des organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ;

• celles ayant constituées une section syndicale ;

• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel.

Des candidats sans appartenance syndicale peuvent se présenter au second tour.

Si un second tour est organisé, l’affichage des résultats du premier tour sera accompagné d’un appel à candidatures indiquant, pour chaque institution, le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés.

Les candidatures présentées par les organisations syndicales au 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le second tour des élections.

En cas de changement dans leur composition, il appartiendra aux intéressés de les adresser ou de les remettre à la Direction des Ressources Humaines dans les conditions ci-dessus rappelées.

Il est rappelé que les listes de candidats peuvent comporter un nombre de noms inférieurs ou égal au nombre de sièges à pourvoir. En aucun cas, les listes ne peuvent comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir.

Les listes de candidats seront affichées à l’initiative de la Direction sur les panneaux réservés à la direction de la société 3F Notre Logis le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit :

• Le lundi 29 mars 2021 pour le premier tour de scrutin

• Le jeudi 22 avril 2021 dans l’éventualité d’un second tour.

Article 8 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-30 du Code du travail, les listes comportant plusieurs candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale et présenter alternativement un candidat de chaque sexe, jusqu’à épuisement des candidats de l’un des sexes.

Article 9 – Moyens syndicaux

9.1 Propagande électorale

Les organisations syndicales assurent leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise.

Il est ainsi rappelé que, conformément aux dispositions de l’accord du 12 juin 2007 sur les modalités d’exercice du droit syndical dans l’UES, aucun courriel de propagande syndicale ne pourra être envoyé via la messagerie électronique professionnelle. Cette mesure s’applique pendant toute la période de campagne électorale, et également pendant la période préélectorale.

La propagande électorale physique pourra être réalisée par voie d’affichage sur les panneaux prévus à cet effet.

S’agissant de la propagande électorale diffusée par voie électronique :

• Sur l’espace syndical dédié :

Chaque organisation syndicale participant au scrutin est libre de réaliser sa propagande sur son espace syndical dédié.

• Sur l’outil « Yammer » :

Les organisations syndicales peuvent utiliser l’outil « Yammer » pour diffuser leur propagande électorale auprès de leur communauté, étant précisé qu’aucun message de propagande syndicale ne pourra être posté sur le fil Yammer général. Cette mesure s’applique pendant toute la période de campagne électorale, et également pendant la période préélectorale.

Quel que soit le support de communication utilisé, les organisations syndicales devront mener leurs campagnes électorales dans le respect des autres candidats, des valeurs de l’entreprise et des dispositions légales et règlementaires, notamment celles régissant la liberté de la presse.

En outre, et pour contribuer à un dialogue social de qualité, les organisations syndicales sont tenues de respecter les règles établies dans la charte informatique.

Aucune propagande électorale ne devra être faite dans les 24 heures précédant le 1^er jour d’ouverture de chaque scrutin (1^er et 2^nd tour) et pendant la durée de ceux-ci.

9.2 Professions de foi

La Direction prendra en charge la diffusion des professions de foi aux salariés concernés.

A cette fin, un courriel comprenant toutes les professions de foi sera envoyé par la Direction aux salariés de la société 3F Notre Logis via RH.com, avant chaque tour de scrutin. Pour chaque tour de scrutin, un second mail sera envoyé par ce même canal afin de rappeler aux salariés les périodes de vote de ces élections complémentaires.

Les dates d’envoi de ces courriels « RH.com » sont :

• les lundis 29 mars et 12 avril 2021 pour le premier tour de scrutin ;

• les jeudis 22 avril et 29 avril 2021 pour le second tour de scrutin.

Pour le second tour de scrutin, les listes de candidats sans appartenance syndicale pourront également transmettre leurs professions de foi à la Direction pour communication aux salariés.

Pour ce faire, les organisations syndicales sont invitées à transmettre par courriel à la Direction des Ressources Humaines le document PDF (au format A4, recto/verso couleur), au plus tard le vendredi 26 mars 2021 à 12h pour le 1^er tour et le mercredi 21 avril 2021 à 12h pour le second tour leurs professions de foi.

• Communication des professions de foi aux électeurs :

Pour un rendu optimal les logos des syndicats sur le site dédié au vote électronique, les professions de foi et les photos des candidats devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	Format / Extension	Poids (Ko)	Résolution (L*H) (pixels)	Nom du fichier
Professions de foi	.pdf	2000	Aucune contrainte	PF_NOM SYNDICAT
Logo OS	.png ou .gif	Aucune contrainte	200*200	LOGO_NOM SYNDICAT

9.3 Autorisations d’absences

A compter du jour de la publication des listes de candidats, chaque candidat disposera de 4 heures d’absence autorisée payée avant chaque tour de scrutin, qu’il devra dédier à la préparation du scrutin. Cette autorisation d’absence ne lui donne pas le droit de prendre contact auprès d’un salarié à son poste de travail.

Pour des nécessités de service, la demande devra être formulée au manager et à la Direction des ressources humaines de 3F Notre Logis 24 heures au moins avant la date de prise. Le manager se réserve le droit de reporter la demande si l’activité ou l’organisation du service ne permet pas une absence temporaire.

Article 10 – Modalités de vote

Conformément à l’accord collectif relatif au vote électronique en date du 30 juin 2015, et à son avenant de 2019, l’ensemble des salariés de l’établissement 3F Notre Logis procèderont au vote par le biais du système électronique décrit en annexe.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société Voxaly du Groupe Docaposte.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

10.1 - Modalités pratiques du vote électronique

Le vote sera organisé exclusivement par voie électronique.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

10.2 Accès au vote électronique

Le prestataire expédiera le vendredi 9 avril 2021 un courriel sur la boite professionnelle de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courriel les codes confidentiels et personnels de l’électeur, valables pour les deux tours de scrutin, ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Le vote sera effectué sur un site internet accessible à l’adresse suivante :

- https://cse3fnl.voxintime.com

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes permettront aux électeurs de se connecter à l'application informatique et de valider leur vote.

L'exercice du droit de vote est personnel. Un électeur ne peut donc pas remettre son code personnel à un tiers (candidat, employeur, …), pour que ce dernier vote à sa place.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire.

10.3 Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire et la Direction formeront les membres du bureau de vote, et les représentants de la Direction avant l'ouverture du site internet.

Cette formation sera assurée à distance par visio-conférence.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote.

  Les urnes seront réinitialisées par le prestataire la veille de l’ouverture du scrutin.

Les organisations syndicales invitées à la négociation du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les représentants des listes syndicales, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres des bureaux de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

10.4 Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique, joignable 7 jours sur 7 et à toute heure pendant la période de vote.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

10.5 Commission de surveillance

Une commission de surveillance composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté une liste et d’un représentant de la Direction sera constituée.

Cette commission participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois, dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, seul le bureau de vote aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 11 – Dépouillement et proclamation des résultats

11.1 Bureau de vote

Le bureau de vote composé d’un Président et de deux Assesseurs est confié aux deux électeurs les plus âgés et à l’électeur le plus jeune de l’établissement non candidats aux élections, chaque collège devant être représenté.

La constitution des bureaux de vote sera communiquée aux organisations syndicales le jeudi 8 avril 2021.

11.2 Dépouillement

La fermeture automatique du scrutin est programmée par les membres du bureau de vote.

Une fois la fermeture effectuée, le bureau de vote peut activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Les opérations de dépouillement des votes sont réalisées par les membres du bureau de vote, en présence de l’employeur et des organisations syndicales qui souhaitent s’associer à l’opération.

Les membres du bureau de vote électronique ont accès :

• aux résultats bruts des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, ainsi que le nombre de ratures pour chaque candidat)

• à l'état de la représentativité syndicale

• aux Procès-Verbaux des résultats.

Le dépouillement sera effectué par collèges, pour les titulaires d’une part et les suppléants d’autre part.

Le dépouillement pour le premier tour aura lieu le vendredi 16 avril 2021 à partir de 15h00.

Un second tour de scrutin sera organisé si, à l’issue du 1^er tour, le quorum n’est pas atteint ou s’il reste un ou plusieurs sièges non pourvus.

La validité du 1^er tour de scrutin est en effet soumise à une condition de quorum.

Le dépouillement pour le second tour aura lieu le mercredi 5 mai 2021 à partir de 15h00.

11.3 Attribution des sièges et désignation des élus

Les élections se déroulent au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Le dépouillement des votes sera suivi de la détermination, pour chaque scrutin, du quotient électoral qui est égal au nombre total de suffrages valablement exprimés (après déduction des bulletins blancs et nuls) par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix (moyenne des voix recueillies par les candidats de la liste) obtenu par elle contient de fois le quotient électoral.

S’il reste des sièges à pourvoir après application de la règle du quotient électoral, ceux-ci seront attribués sur la base de la plus forte moyenne.

La plus forte moyenne est obtenue en divisant le nombre de voix de chaque liste par le nombre, majoré d’une unité, des sièges attribués à la liste par application de la méthode du quotient électoral.

Lorsque deux listes ont obtenu la même moyenne et s’il ne reste qu’un siège à pourvoir, ce siège est attribué à celle des deux listes qui a obtenu le plus grand nombre de voix.

Si ces deux listes ont obtenu le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des candidats susceptibles d’être élus.

Lorsque les candidats d’une même liste ont obtenu le même nombre de voix (absences de ratures), les sièges attribués à la liste sont dévolus selon l’ordre de présentation.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

Si le nombre de ces ratures est égal ou supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste, l’ordre de présentation des candidats sur cette liste est modifié en fonction du nombre de voix obtenu par chacun d’eux.

En cas de liste commune, la répartition entre les organisations syndicales des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée à l’employeur par les organisations concernées lors du dépôt de leur liste, qui doivent également porter cette information à la connaissance des salariés avant le déroulement des élections. À défaut d'indication, la répartition se fait à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

11.4 Proclamation des résultats

A l’issue du dépouillement, le Président du bureau de vote procède à la proclamation nominative des résultats des élections.

Les procès-verbaux signés par le bureau de vote, comportant éventuellement désignation des élus, sont affichés sur les panneaux réservés aux communications de la Direction. Ces résultats sont transmis à l’Inspection du Travail en deux exemplaires dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats.

Un exemplaire des procès-verbaux sera remis à chaque organisation syndicale.

Article 12 - Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections complémentaires des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’établissement 3F Notre Logis organisées en 2021.

Il sera remis un exemplaire original du présent accord à chaque organisation syndicale signataire.

Fait à Paris, le 19 mars 2021 en 10 exemplaires.

Annexe 1 : Calendrier prévisionnel des élections professionnelles

N° des Etapes	Etapes	Calendrier prévisionnel proposé
1.	Préparation des élections
1.1	Négociation du protocole préélectoral	Jeudi 11 mars 2021 Jeudi 18 mars 2021
1.2	Affichage d’une note d’information au personnel sur l’organisation des élections	Vendredi 19 mars 2021
1.3	Affichage d’une note d’information du personnel sur les mesures arrêtées pour l’organisation des élections et sur les conditions d’électorat et d’éligibilité (PAP). Affichage d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (vote électronique).	Lundi 22 mars 2021
1.4	Affichage des listes électorales: _liste des salariés électeurs, _liste des salariés éligibles	Lundi 22 mars 2021
2	PREMIER TOUR DE SCRUTIN
2.1	Date limite de dépôt des listes de candidats, des professions de foi et propagande électorale diverse	Vendredi 26 mars 2021 à 12H
2.2	Afficher les listes des candidats reçues des organisations syndicales.	Lundi 29 mars 2021
2.3	Tenue d’une réunion en vue de: _contrôler les données, _tester et sceller le système de vote _générer des trois clés de déchiffrement.	8 avril 2021
2.4	Premier tour des élections :	Du mardi 13 avril à 10H au vendredi 16 avril 2021 à 15H
2.5	Proclamation et affichage des résultats du 1er tour	Vendredi 16 avril 2021
3	DEUXIEME TOUR DE SCRUTIN (EVENTUEL)	Dans les 15 jours suivant le premier tour (article L. 2314-29 du Code du travail)
3.1	Affichage d’une note d’information au personnel sur l’organisation d’un second tour et appel à candidatures, avec rappel de la date, des lieux et heures de scrutin	Vendredi 16 avril 2021
3.2	Affichage les listes électorales : _liste des salariés électeurs, _liste des salariés éligibles.	Vendredi 16 avril 2021
3.3	Date limite de dépôt des listes des candidats, des professions de foi et propagande électorale diverse	Mercredi 21 avril 2021 à 12H
3.4	Affichage des listes des candidatures reçues des organisations syndicales et /ou de candidats libres. Transmettre les listes électorales au prestataire en charge du vote électronique et contrôler leur intégration dans le système de vote électronique.	Jeudi 22 avril 2021
3.5	Second tour des élections :	Du vendredi 30 avril à 10H au mercredi 5 mai 2021 à 15h
3.6	Proclamation et affichage des résultats du second tour	Vendredi 5 mai 2021

Annexe 2 : Cahier des charges du système de vote

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1.1. Anonymat

1.1.1.1 L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

1.1.1.2 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

1.1.1.3 La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

1.2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission.

Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

1.3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en oeuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

1.4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

1.5. Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plateforme de vote VOXALY est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.