Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez HYPERTAC SA (Siège)

Accord relatif à la mise en place du Vote Electronique

HYPERTAC – Saint Aubin Les Elbeuf

Entre :

La société HYPERTAC SA, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rouen sous le numéro 562 072 363, dont le siège social est sis 31 rue Isidore Maille 76410 Saint Aubin les Elbeuf, représentée par Monsieur sa qualité de Directeur de Site, dûment habilitée à cet effet,

Ci-après la "Société"

d'une part

Et :

L’Organisation Syndicale Représentative :

Monsieur– Délégué Syndical CGT

Ci-après, l’"Organisation Syndicale"

d’autre part,

ENSEMBLE, les "Parties"

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Dans le but de faciliter les démarches de vote lors des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société, les parties souhaitent autoriser le recours au vote électronique.

Le présent accord a donc pour objet de définir les modalités d'organisation des élections du comité social et économique de la société par voie électronique.

Article 1 : Champ d'application

Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel de la Société HYPERTAC SA.

Article 2 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de quatre années. Il prend effet à compter du jour de sa signature. Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues par le présent accord.

Article 3 : Lieu et temps du scrutin

L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral. Elles pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 4 : Recours à un prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord. Le nom du prestataire ainsi que ses coordonnées seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 5 : Confidentialité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles :

• des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le système de vote électronique peut être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 6 : Contenu des fichiers

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail/adresse postale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Article 7 : Stockage des données

L'employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 8 : Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Article 9 : Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place.

Article 10 : Listes électorales et listes de candidats

Les listes électorales, les listes de candidats, et le cas échéant les professions de foi, sont transmises pour importation et intégration dans le système de vote électronique avant la date prévue dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

Les organisations syndicales présentant une liste pourront transmettre un logo dont la taille, le poids et le format seront précisés par le prestataire, afin de figurer sur le bulletin de vote électronique de manière identique pour chaque organisation syndicale.

Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront également respecter la taille, le poids et le format, identiques pour toutes, sollicités par le prestataire.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 11 : Vote à bulletin secret sous enveloppe

Le présent accord exclut expressément le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 12 : Information et formation liées au vote électronique

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 13 : Accès au serveur de vote

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par un identifiant et une information personnelle qui lui auront été transmis par courriel électronique à son adresse nominative et individuelle ou par courrier papier à son adresse personnelle, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Les identifiants et informations personnelles seront identiques en cas de second tour.

Ils permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats correspondant à son collège et exprime son vote pour les titulaires et pour les suppléants. Son choix apparaît clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. Elle vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Article 14 : Déroulement du scrutin

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 15 : Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal Cerfa, rempli de façon manuscrite.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 16 : Protocole d'accord préélectoral et cahier des charges

Il est rappelé que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Le protocole d'accord préélectoral comportera, en annexe, un cahier des charges contenant une description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote.

Article 17 : Dénonciation de l'accord

L'accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Par ailleurs, conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, aux parties signataires.

Article 18 : Révision de l'accord

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 19 : Dépôt et publicité

Le présent accord est établi et signé en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires.

Le présent accord fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par le Code du travail.

En particulier, un exemplaire papier sera déposé auprès de la Direccte et au Greffe du Conseil de Prud'hommes.

Il sera ensuite affiché sur le panneau prévu à cet effet.

Fait à SAINT AUBIN LES ELBEUF le, 06/02/2023

Pour l’organisation syndicale Pour Hypertac SA,

- CGT – Directeur de Site