Accord d'entreprise "Accord relatif à l'organisation du travail et à la mise en oeuvre du télétravail en situation de circonstances exceptionnelles pendant la période de crise sanitaire du COVID-19" chez CRPCEN - CAISS RETR PREV CLERCS EMPLOYES NOTAIRES (Siège)

ACCORD RELATIF a l’organisation du travail et à la mise en oeuvre du télétravail EN SITUATION DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES pendant la periode dE crise sanitaire du covid-19

SOMMAIRE

Préambule

Article 1 – Définition du télétravail

Article 2 – Conditions d’éligibilité au télétravail

Article 3 – Modalités d’organisation du travail sur site et du télétravail

Article 4 – Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Article 5 – Conditions d’adaptation et de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail, en situation de crise sanitaire pendant laquelle le télétravail à 100 % n’est pas une obligation pour les activités qui le permettent

Article 6 – Modalités de régulation de la charge de travail

Article 7 – Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Article 8 – Management à distance

Article 9 – Equipements liés au télétravail : consignes à respecter

Article 10 – Consignes particulières concernant les outils informatiques

Article 11 – Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

Article 12 – Remboursement de frais de taxi et indemnités kilométriques en situation de crise sanitaire pendant laquelle le télétravail à 100 % est une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent

Article 13 – Santé et sécurité au travail

Article 14 – Durée de l’accord

Article 15 – Révision

Article 16 – Dépôt de l’accord et entrée en vigueur

Annexe : attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques

Entre, d'une part,

- La Caisse de Retraite et de Prévoyance des Clercs et Employés de Notaires, régime spécial de Sécurité Sociale, dont le siège social est situé 5 bis rue de Madrid, 75395 Paris Cedex 08,

Représentée par XXXXXXXXXXXX, son Directeur, autorisé à l’effet des présentes par les dispositions de l’article 19 du décret n° 90-1215 du 20 décembre 1990 et de la délibération du Conseil d’administration du 8 février 2012,

Ci-après dénommée «  la CRPCEN »,

Et

D’autre part,

• L’Union Locale des Syndicats CGT du 8^ème arrondissement de Paris – 32 rue d’Edimbourg, 75008 Paris,

• Représentée par XXXXXXXXXXXXXX, en qualité de déléguée syndicale,

• Le Syndicat Francilien des Agents de Sécurité Sociale, CFDT, ayant son siège social 7/9 rue du Euryale Dehaynin, 75019 Paris,

• Représenté par XXXXXXXXXXX, en qualité de délégué syndical,

• La Confédération Française de l’Encadrement CGC – 63 rue du Rocher, 75008 Paris,

• Représentée par XXXXXXXXXX, en qualité de délégué syndical,

Été convenu ce qui suit :

Préambule

La pandémie liée au Covid-19 et le confinement associé mis en œuvre en mars 2020 ont conduit la CRPCEN à recourir massivement et dans l’urgence au télétravail pour la quasi-totalité de ses activités. Auparavant, la CRPCEN avait déjà initié le télétravail, dans une démarche de qualité de vie au travail, via l’adoption de la charte sur le télétravail le 16 mars 2018 destinée à l’encadrement et des expérimentations lancées au cours de l’année 2019 au Centre de la relation clients et au service recouvrement. Ces dernières expérimentations avaient pour but d’inscrire la CRPCEN dans une démarche organisée de déploiement du télétravail dans l’ensemble des services.

La crise sanitaire liée à la pandémie de COVID 19 a conduit la CRPCEN en mars 2020 à modifier son organisation du travail suite à la décision des pouvoirs publics de mettre en place un confinement de la population. La CRPCEN a ainsi déployé un dispositif de télétravail à temps complet pour l’ensemble des salariés dont les activités pouvaient être télétravaillées.

A cette occasion, des enquêtes ont été réalisées auprès de l’ensemble des salariés de la CRPCEN sur l’organisation du travail. Les résultats ont été analysés et utilisés pour adapter progressivement l’organisation du travail au cours de la période de confinement puis de déconfinement, adaptation qui s’est traduite par la mise en place d’un télétravail à temps partiel pour toutes les activités qui pouvaient être réalisées en télétravail.

Le déploiement large du télétravail est un axe majeur de la politique de qualité de vie au travail de la caisse. La CRPCEN souhaite encourager davantage le recours au télétravail en tant que nouvelle forme d’organisation du travail.

Cependant, compte tenu de la persistance des risques liés à la pandémie de Covid-19, le déploiement du télétravail à la CRPCEN dans un contexte normal ne peut être à ce stade mis en œuvre. Le présent accord vise à déterminer et formaliser l’organisation du travail sur site et la mise en place du télétravail à la CRPCEN pendant la durée de la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19. Il s’inscrit ainsi dans le contexte des circonstances exceptionnelles, menace d’épidémie ou force majeure, pour lesquelles la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’organisme et garantir la protection des salariés, conformément aux dispositions de l’article L1222-11 du code du travail. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Les signataires du présent accord considèrent qu’il est toutefois utile de maintenir le dialogue social afin de garantir la continuité de l’activité de l’entreprise, d’anticiper l’organisation du recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou les cas de force majeure. A cet égard, les partenaires sociaux soulignent l’importance de prévoir par un accord les conditions et modalités de mobilisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

Article 1 – Définition du télétravail

La loi du 22 mars 2012 définit la notion de télétravail.

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail désigne : « Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Ainsi le télétravail est une organisation du travail incluant alternativement travail à distance et travail au sein des locaux de l’organisme.

Article 2 – Conditions d’éligibilité au télétravail

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CRPCEN sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité mentionnées ci-dessous :

• Faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi. L’autonomie du salarié s’apprécie au regard de sa capacité à réaliser la quasi-totalité de ses activités sans aide ni soutien quotidien de l’encadrement. Il doit aussi savoir gérer son temps et prioriser ses taches tout en étant à même de résoudre des problèmes nouveaux. 

• Exercer une activité tout ou en partie dématérialisée ;

• Exercer au sein d’une équipe/service/département dont la configuration permet la mise en œuvre du télétravail sans dégrader l’activité du service ;

• Occuper un emploi compatible avec ce mode d’organisation du travail (un poste compatible avec le télétravail est un poste dont l’activité peut être exercée de façon régulière hors des locaux) ;

• Disposer d’un lieu d’exercice du télétravail répondant aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre du télétravail, en particulier d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation et une couverture des réseaux téléphoniques et internet suffisante ;

• Renseigner et signer une attestation sur l’honneur de conformité électrique garantissant que l’installation électrique du lieu d’exercice du télétravail est compatible avec l’exercice du télétravail. Le modèle d’attestation sur l’honneur est annexé au présent accord.

• Bénéficier d’une assurance « multirisque habitation » couvrant le lieu d’exercice du télétravail. L’attestation d’assurance « multirisque habitation » prévoyant que l'activité de télétravail est garantie doit être transmise chaque année au service RH ;

Ne sont pas éligibles au télétravail les activités qui répondent à l’un des critères suivants :

• nécessité d’assurer un accueil physique du public ou du personnel ;

• travaux portant sur des données confidentielles dès lors que la protection des données ne peut être assurée ;

• travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant être utilisés en dehors de l’organisme.

• travaux sur des activités non dématérialisées : traitement de documents papier (ouverture du courrier, traitement des chèques, traitement à partir de dossiers anciens non numérisés, signature des baux etc), activités logistiques et sécurité des locaux, ou encore suivi des chantiers.

Article 3 – Modalités d’organisation du travail sur site et du télétravail

3.1 Fréquence de travail sur site - Fréquence du télétravail :

Il convient de distinguer deux situations en fonction de l’évolution de la crise sanitaire :

3.1.1 La situation de crise sanitaire liée à la pandémie faisant du télétravail à

100 % une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent :

L’obligation de télétravail à 100% pour l’ensemble des activités qui le permettent participe activement à la démarche de prévention du risque d’infection au Covid-19. Elle permet de limiter les interactions sociales aux abords des lieux de travail et sur les trajets domicile travail.

Elle relève des circonstances exceptionnelles pour lesquelles la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’organisme et garantir la protection des salariés, conformément aux dispositions de l’article L1222-11 du code du travail.

Dans ce contexte, la CRPCEN s’engage à ce que plus de 60% des salariés soient en moyenne chaque jour en télétravail.

  -1er cas de figure : les services suivants permettent le télétravail cinq jours sur cinq pour tout ou partie de leurs collaborateurs :

Services recouvrement, juridique, immobilier, achat, contrôle de gestion, contrôle interne, plateforme téléphonique, SEMOAA, Ressources Humaines, service maladie (secteurs frais santé et prestations en espèces), services pensions, action sociale, service délégataires agent maladie, service comptabilité (secteurs maladie et pensions), service comptabilité, service informatique, direction de cabinet, direction des relations institutionnelles.

-  2ème cas de figure : les services suivants comportent des activités qui ne peuvent pas toutes être effectuées à distance :

Dans cette situation, tout ou partie des salariés de ces services, qui ne peuvent pas effectuer toutes leurs tâches à distance, peuvent se rendre une partie du temps sur leur lieu de travail. Toutefois, l’organisation du travail doit permettre de regrouper ces activités pour limiter les déplacements. Des salariés réalisant des activités partiellement non éligibles au télétravail alternent présence sur site et télétravail dans la limite de :

• Un jour maximum pour les activités de gestion des bénéficiaires, et ponctuellement pour les activités RH d’accueil des nouveaux salariés et de certaines activités de gestion de la paie, la signature des baux, le traitement et la validation d’aides périodiques en action sociale, les activités de traitement des factures papier du service commandes facturation, et les activités de secrétariat du conseil.

• Deux jours maximum pour les activités de gestion des prestations en espèce, des prestations en nature et des créances au sein du service maladie, les activités de révision des pensions au sein du service pensions, les activités de traitement des courriers papier du service juridique, les activités de production et ponctuellement de développement au sein du service informatique, le secrétariat du conseil pour les courriers direction et la documentation du conseil pour deux salariés, la direction de cabinet pour la gestion de projets inter-services et le service comptabilité.

• Trois jours maximum pour les délégataires de l’agence comptable (activité contrôle des pensions) et pour les conducteurs de travaux.

Les managers de la CRPCEN dont tout ou partie des équipes travaille sur site doivent se rendre sur site avec un objectif cible de deux jours par semaine, et par exception de trois jours maximum par semaine.

Les membres du CODIR doivent se rendre sur site deux jours maximum, sauf nécessité absolue de service.

• 3ème cas de figure : l’activité ne peut être exercée en télétravail.

L’activité sur site est autorisée, dans le strict respect des règles sanitaires mises en œuvre par l’employeur :

• lorsque le domicile de certains agents ne remplit pas les conditions de télétravail,

• lorsque le salarié n’est pas autonome pour exercer son activité en télétravail,

• Lorsque certaines activités ne peuvent être réalisées à distance. L’activité doit se poursuivre et la présence sur site est autorisée pour les salariés travaillant au sein des services suivants : services courrier, archivage ; service de restauration ; service action sanitaire et sociale pour la numérisation du courrier ; moyens généraux.

Concernant l’activité de GED, cette dernière est réalisée essentiellement sur site mais une partie est dématérialisée, permettant ainsi le télétravail partiel de quelques salariés.

La CRPCEN aménage les horaires d’arrivée des salariés qui peuvent être présents dans les locaux dès 6 heures du matin et repartir plus tôt dans la journée en plage fixe afin de limiter leur présence dans les transports aux heures de pointe. Avec l’ouverture des locaux dès 6 heures du matin, il est rappelé que la pause déjeuner d’un minimum de 30 minutes est obligatoire dès que six heures de travail ont été effectuées.

3.1.2 La situation de crise sanitaire liée à la pandémie pendant laquelle le télétravail à 100 % n’est pas une obligation pour les activités qui le permettent :

Dans ce contexte de circonstances exceptionnelles liées à la crise sanitaire, le télétravail est une recommandation forte pour l’ensemble des activités qui le permettent afin de limiter la circulation du virus. En revanche, sa mise en œuvre à 100% n’est pas une obligation.

Cette situation implique les conséquences suivantes :

• Aucun salarié n’exerce son activité à temps complet en télétravail, sauf situations individuelles particulières le justifiant, car le télétravail à temps plein n’est pas bénéfique dans la durée pour les salariés comme pour les services concernés en termes de bien-être au travail, de cohésion d’équipe et de performance.

• Les salariés remplissant les conditions d’éligibilité de l’article 2 alternent à raison de deux jours de travail maximum sur site par semaine. Par exception si nécessaire, les délégataires de l’agence comptable (secteur pensions) et le service comptabilité dans le cadre de la clôture des comptes peuvent travailler trois jours maximum sur site par semaine, ainsi que les conducteurs de travaux.

• Les salariés réalisant des activités totalement non éligibles au télétravail ou ne remplissant pas les conditions d’éligibilité au télétravail prévues à l’article 2 demeurent sur site à temps complet.

• Les managers de la CRPCEN qui ont des collaborateurs présents sur site doivent se rendre sur site à raison de trois jours maximum.

• Les membres du CODIR sont présents sur site à raison de trois jours maximum, sauf nécessité absolue de service.

La CRPCEN aménage les horaires d’arrivée des salariés qui peuvent être présents dans les locaux dès 6 heures du matin et repartir plus tôt dans la journée en plage fixe afin de limiter leur présence dans les transports aux heures de pointe. Avec l’ouverture des locaux dès 6 heures du matin, il est rappelé que la pause déjeuner d’un minimum de 30 minutes est obligatoire dès que six heures de travail ont été effectuées.

3.2 Flexibilité des jours de télétravail :

L’accès élargi au télétravail, tel que souhaité par le présent accord, implique un pilotage fin par le manager. En conséquence, les jours de télétravail ne sont pas nécessairement fixes et sont planifiés dans chaque service en fonction des spécificités et contraintes de chaque service.

De même, un jour prévu de télétravail au cours duquel le télétravailleur est absent, quelle qu’en soit la cause, n’est pas reporté sur un autre jour de la semaine prévu en présentiel.

3.3- Lieu d’exercice du télétravail :

Le télétravail est effectué au domicile du salarié et/ou dans un autre lieu s’il est préalablement porté à la connaissance du service des ressources humaines. Quand le salarié mentionne un autre lieu possible d’exercice du télétravail à la place ou en plus de son domicile, cet autre lieu doit remplir les conditions d’éligibilité mentionnées à l’article 2. L’exercice du télétravail dans un autre lieu que le domicile doit faire l’objet d’une validation par la direction.

Le télétravailleur doit affecter un espace de son lieu de télétravail à l’exercice du télétravail où il aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance.

Le télétravailleur s’engage à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du télétravail, à savoir : être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra le service des ressources humaines en lui indiquant la nouvelle adresse.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’organisme, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l’article 5.3 du présent accord.

3.4 Aménagements du télétravail dans des situations particulières :

Des aménagements peuvent être pris concernant des situations individuelles particulières quand le développement du télétravail et du nombre de jours télétravaillés est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité.

3.5 Suspension ponctuelle et provisoire du télétravail :

Lorsque le salarié se trouve dans l’impossibilité de télétravailler du fait d’une défectuosité qui relève de son domicile (Internet qui ne fonctionne pas, panne électrique etc), il en informe son responsable et contacte également le service RH : le temps non travaillé est pris sur badge ou sur congés payés en accord avec le responsable et le service des ressources humaines.

Si le dysfonctionnement se prolonge au-delà d’une journée, le manager peut demander la suspension du télétravail et le retour du salarié sur site.

Lorsque la défectuosité relève d’un dysfonctionnement imputable à la CRPCEN, le salarié se rapproche de son responsable qui lui confie le cas échéant d’autres activités. La journée est considérée comme une journée de travail. Si ce dysfonctionnement se prolonge au-delà d’une journée, le manager peut demander la suspension du télétravail et le retour du salarié sur site.

Article 4 – Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

1. La situation de crise sanitaire liée à la pandémie faisant du télétravail à 100 % une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent :

Les salariés remplissant les conditions d’éligibilité de l’article 2 doivent télétravailler selon un rythme fixé à l’article 3, point 3.1.1.

La mise en œuvre du télétravail et la détermination du nombre de jours télétravaillés par semaine sont proposées par le supérieur hiérarchique et validées par la direction de façon à ce que plus de 60% des salariés soient en moyenne tous les jours en télétravail. Toute demande dérogatoire du salarié sera examinée par la direction qui prendra sa décision en tenant compte à la fois de l’intérêt du salarié et des principes de présentéisme.

Cette organisation perdure le temps de la situation de crise sanitaire faisant du télétravail à 100% une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, sauf si au moins une des conditions d’éligibilité de l’article 2 n’est plus remplie.

2. En situation de crise sanitaire liée à la pandémie pendant laquelle le télétravail à 100 % n’est pas une obligation pour les activités qui le permettent :

Le salarié qui remplit les conditions d’éligibilité de l’article 2 télétravaille en alternance avec de l’activité sur site selon un rythme fixé à l’article 3, point 3.1.2, sur proposition du supérieur hiérarchique et validation par la direction. Cette organisation perdure le temps de la situation de crise sanitaire pendant laquelle le télétravail à 100 % n’est plus une obligation pour les activités qui le permettent, sauf si au moins une des conditions d’éligibilité de l’article 2 n’est plus remplie.

Article 5 – Conditions d’adaptation et de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail, en situation de crise sanitaire pendant laquelle le télétravail à 100 % n’est pas une obligation pour les activités qui le permettent

5.1 Période d’adaptation

En situation de crise sanitaire liée à la pandémie pendant laquelle le télétravail à 100 % n’est pas une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, l’exercice des fonctions en alternance télétravail / présence sur site débute par une période d’adaptation d’un mois. Pour les salariés déjà en alternance télétravail / présence sur site consécutivement à la crise sanitaire, cette période d’adaptation est caduque sauf exception.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pendant cette période d’adaptation, une attention particulière sera portée aux situations individuelles et en particulier au risque d’isolement.

Le salarié qui rencontrerait des difficultés dans la mise en œuvre du télétravail en alternance doit se manifester auprès de son manager et du service RH. La médecine du travail pourra aussi être sollicitée pour une éventuelle adaptation de la situation en alternance télétravail / présence sur site.

Dès cette période d’adaptation, l’employeur peut décider de mettre fin à la situation de télétravail en alternance moyennant un délai maximum de 5 jours ouvrés, selon les dispositions de l’article 5.3. Dans l’intervalle entre la décision de l’employeur et le retour sur site du salarié, le salarié poursuit son activité de télétravail en alternance. S’il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouve un poste sur site.

5.2 Modification du télétravail à la demande du salarié

Le salarié peut demander à son employeur de revenir sur site à temps complet et ainsi de mettre fin à l’alternance télétravail / présence sur site. Cette demande sera étudiée par le manager puis par la direction, au regard de la situation individuelle du salarié et du contexte pandémique, avant d’être validée. La médecine du travail pourra aussi être sollicitée pour une éventuelle adaptation de la situation en alternance télétravail / présence sur site.

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions est subordonnée à l’accord de l’employeur, sous réserve que le salarié remplisse toujours les conditions d’éligibilité de l’article 2.

5.3 Modification du télétravail à l’initiative de l’employeur

L’employeur peut adapter le nombre de jours de télétravail par semaine ou demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement sur site notamment pour les raisons suivantes :

• en cas de non-respect des règles et procédures de la CRPCEN, des règles de sécurité ou de non-respect des règles de confidentialité et de protection des données ;

• dans l’hypothèse où le salarié ne remplit plus les conditions d’éligibilité définies à l’article 2 ;

• en cas de changement d’emploi du salarié ;

• en cas de demande émanant du salarié et validée par l’employeur.

La fin de l’alternance télétravail / présence sur site prendra effet dans un délai maximum de 5 jours ouvrés à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail. Dans l’intervalle entre la décision de l’employeur et le retour sur site du salarié, le salarié poursuit son activité de télétravail en alternance.

Article 6 – Modalités de régulation de la charge de travail

6.1 Charge de travail

Que le télétravail à 100 % soit ou non une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, le passage en télétravail s’effectue sans augmentation de la charge de travail du collaborateur et ne doit pas entrainer une variation du temps de travail effectif de l’agent.

Le recours aux heures supplémentaires ne pourra être qu’exceptionnel et sur la demande expresse de la direction, à laquelle il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du travail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées.

Une enquête auprès des salariés télétravailleurs visera à mesurer la satisfaction liée à l’organisation du télétravail et donnera lieu, le cas échéant, à un plan d’actions.

6.2 Modalités de contrôle du temps de travail :

Que le télétravail à 100 % soit ou non une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, les salariés exercent leur activité en télétravail dans la limite de l’horaire journalier de travail effectif fixé dans l’accord collectif sur l’horaire individualisé à la CRPCEN datant du 1er décembre 2004 et ses différents avenants, dans le respect des plages horaires applicables, soit entre 7 h 45 le matin et 18 h 15 le soir.

Les dérogations aux plages horaires mises en place durant la crise sanitaire s’appliquent uniquement les jours de présence sur site.

Les salariés badgent à distance les jours de télétravail. Pour les cadres relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Article 7 – Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Que le télétravail à 100 % soit ou non une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, s’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur.

A ce titre, ils bénéficient des horaires variables, en application des dispositions de l’article « 6. Modalités de contrôle du temps de travail ».

Les cadres au forfait ne peuvent être contactés entre 20 heures et 7 heures.

L’ensemble des salariés est tenu de respecter ces plages horaires, et l’encadrement ne peut donc contacter un salarié en dehors de celles-ci, à l’ exception des situations de crise prévues dans le cadre du plan de continuité d’activité.

Article 8 – Management à distance 

Avec la mise en place du télétravail au sein de la majorité des services de la CRPCEN, chaque responsable supervise une équipe à distance, ou une équipe composée de salariés travaillant à distance et d’autres en présentiel. Dans ce contexte de travail à distance, le manager assure la coordination de l’activité de l’ensemble des collaborateurs et garantit le maintien de la cohésion de son équipe.

La situation de crise sanitaire peut, par ailleurs, être génératrice d’un fort sentiment d’isolement. Pour cette raison, le responsable d’équipe sera attentif à la situation de chacun de ses salariés.

8.1 Animation de l’équipe :

Chaque responsable doit veiller à favoriser l’autonomie des collaborateurs et les motiver pour qu’ils contribuent à la performance de l’entreprise.

L’ensemble des réunions à la CRPCEN est maintenu, que le télétravail à 100 % soit ou non une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent : COPIL, CODIR, réunions de services, de secteurs etc.

La tenue des réunions à distance est facilitée par la mise en place de l’application RING central dont s’est dotée la CRPCEN pour l’ensemble des salariés.

Les manager sont tenus d’organiser les réunions y compris le management visuel avec leurs équipes selon les régularités prévues avant la pandémie de covid. L’application RING central permet la tenue de visio ou audio conférences, ainsi que d’une messagerie en ligne, qui favorisent la fluidité de l’information du quotidien.

8.2- Suivi individuel :

• Hors période de crise sanitaire faisant du télétravail à 100 % une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, chaque manager fait le point avec chaque agent de son service tous les 15 jours a minima afin de s’assurer que l’organisation en télétravail et sur site est conforme au présent accord et pour rompre l’isolement.

• En période de crise sanitaire faisant du télétravail à 100 % une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent :

  • chaque manager porte une attention particulière aux situations individuelles afin de prévenir le risque d’isolement et de fragilité psychologique des salariés, en particulier ceux en situation de télétravail à 100%. Un rendez individuel avec chaque agent doit être organisé a minima tous les 15 jours pour aborder le thème de l’isolement, au télétravail comme sur site.

  • La présence du manager sur site doit être l’occasion pour ce dernier de rencontrer ses collaborateurs présents sur site.

  • L’encadrement porte également une attention particulière à tout nouveau collaborateur en CDI et CDD. Il veille à sa bonne intégration dans l’équipe et assure son accompagnement en matière de développement des compétences. Si le nouveau salarié travaille en présentiel, le manager doit veiller à ce que d’autres collaborateurs soient présents.

  • Une cellule d’écoute composée du directeur du Cabinet et du directeur des relations institutionnels de la CRPCEN est également à disposition des salariés de la caisse pour faire le point sur les difficultés qu’ils rencontrent. Cette cellule vient en appui du service RH qui peut lui-même être sollicité.

Article 9- Equipements liés au télétravail : consignes à respecter

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au lieu de télétravail du télétravailleur, l’employeur fournit, accompagne l’installation et effectue l’entretien des équipements nécessaires au télétravail.

La CRPCEN fournit un PC portable. Il est recommandé au salarié, dans le cadre des dispositions relatives au plan de continuité d’activité, d’emporter avec lui son PC portable à chaque fin de journée de travail sur site.

Sur site, le salarié dispose de deux écrans : un écran fixe et l’écran du PC portable. S’il en fait la demande, le salarié a la possibilité d’avoir un écran en plus de celui du PC portable sur son lieu de télétravail.

Si cela est justifié par les spécificités des activités de certains agents, un écran supplémentaire pourra être livré sur site et/ou sur le lieu du télétravail.

Ce matériel restant la propriété de la CRPCEN, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension de contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son management.

Le télétravailleur est tenu de laisser l’accès de son lieu de télétravail aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l’équipement du travail confié. Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s’effectuer au lieu de télétravail du salarié qu’après son accord. L’employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par téléphone trois jours avant l’intervention.

Article 10 - Consignes particulières concernant les outils informatiques

L'employeur s’engage à informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique.

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur utilise les équipements et outils informatiques ainsi que les services de communication électronique en respectant les consignes contenues dans la charte utilisateur des outils numériques (avenant au règlement intérieur de la CRPCEN).

En sa qualité de télétravailleur, il garantit que son mot de passe (composé de 8 caractères non triviaux et comportant au moins 1 majuscule, 1 minuscule et 1 chiffre) qui lui donne accès aux informations et à l’infrastructure de la CRPCEN restera strictement personnel et ne peut en aucun cas être communiqué à des tiers. Il ne pourra être utilisé que dans le cadre des activités qui lui sont confiées.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Le contenu de consignes fera l'objet d'une information régulière au télétravailleur. Il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été communiquées et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel et des outils fournis.

En raison du préjudice que pourrait causer pour l'employeur la violation des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur qui ne les respecte pas est susceptible, après mise en demeure, d'être sanctionné disciplinairement.

Article 11 – Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

L’employeur verse une indemnité forfaitaire pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire s’élève à 52 euros net par mois pour un temps plein en situation de télétravail à 100%. Elle est proratisée en fonction du nombre de jours effectivement télé-travaillés par mois.

En sus, l’employeur peut prendre en charge 50% de l’achat d’une chaise de bureau ergonomique sur présentation de la facture d’achat dans la limite de 100 euros, le salarié en restant propriétaire.

L’employeur peut aussi prendre en charge 50% de l’achat d’une lampe de bureau sur présentation de la facture d’achat dans la limite de 20 euros, le salarié en restant propriétaire.

Article 12- Remboursement de frais de taxi et indemnités kilométriques en situation de crise sanitaire pendant laquelle le télétravail à 100 % est une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent :

Pendant la période de crise sanitaire faisant du télétravail à 100 % une obligation pour l’ensemble des activités qui le permettent, l’employeur prend en charge les indemnités kilométriques et les frais de taxis des salariés qui se rendent sur site et qui abandonnent ponctuellement ou régulièrement l’utilisation des moyens de transport en commun.

Peuvent bénéficier de cette mesure les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre à la CRPCEN, après accord de la direction.

Les collaborateurs doivent fournir les factures justifiant la prise en charge des taxis et compléter une demande de remboursement. Pour les remboursements de frais kilométriques pour les véhicules personnels, l’agent doit remplir la demande de remboursement et joindre la copie de sa carte grise.

Article 13 – Santé et sécurité au travail

Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le travail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du code de sécurité sociale. Un accident intervenu en dehors des horaires de travail (mentionnés dans l’outil de badgeage ou au-delà de 20 heures et avant 7 heures pour les cadres forfait) ne constitue pas un accident de travail. A charge pour le salarié d’en apporter la preuve contraire.

A cet effet, le télétravailleur informe le service des ressources humaines et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 14 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2021.

Article 15 – Révision

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues par le code du travail.

Article 16 – Dépôt de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord fait l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi), auprès du greffe du conseil de prud’hommes.

Son entrée en vigueur au 1^er janvier 2021 est en outre soumise à l’agrément préalable de la Direction de la Sécurité Sociale, conformément aux dispositions de l’article L.123-1 du code de la Sécurité Sociale.

Fait en six exemplaires originaux,

A Paris, le

Pour la CRPCEN, Pour la CGT,

Le directeur, La déléguée syndicale,

Pour la CFDT, Pour le syndicat CFE/CGC,

Le délégué syndical, Le délégué syndical,

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

DE CONFORMITE DES INSTALLATIONS ELECTRIQUES DU LIEU DU TELETRAVAIL

Je soussigné(e) [PRENOM/NOM],

résidant à l’adresse [à compléter]

souhaitant exercer en partie mon activité professionnelle en télétravail à l’adresse [à compléter]

atteste sur l’honneur avoir vérifié les quatre points ci-dessous concernant l’installation électrique de mon lieu d’exercice du télétravail afin de me permettre d’exercer mon activité professionnelle dans des conditions de sécurité optimales et prévues par les dispositions législatives et règlementaires en vigueur :

• présence d’un appareil de protection / de coupure générale de l’installation électrique (disjoncteur) facilement accessible à l’intérieur du logement ;

• présence d’une prise de terre sur la prise utilisée pour le branchement du matériel informatique professionnel ;

• absence de matériels électriques vétustes, inadaptés à l'usage ou présentant des risques de contact direct avec des éléments sous tension (fils dénudés, prise de courant cassée, etc.) ;

• protection mécanique des fils électriques par des conduits, des moulures ou des plinthes en matière isolante (l’utilisation d’une multiprise et d’une rallonge pour brancher le matériel utilisé pour le télétravail est autorisée sous réserve qu’elles soient dotées de prises de terre).

Fait à [à compléter], le [date à compléter]

[NOM/PRENOM]

Signature