Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux conditions d'exercice du télétravail face a la crise du covid-19 - Période du 04/11/2020 au 31/12/2020" chez SOM - SUD-OUEST MUTUALITE (Siège)

ACCORD COLLECTIF SUR LES CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

FACE A LA CRISE DU COVID-19

Entre SUD-OUEST MUTUALITE N° Siren 777169079, régie par le Code de la Mutualité, dont le siège social est situé 9 Boulevard du Martinet 65020 TARBES Cedex,

représentée par , en sa qualité de Directeur Général,

D'une part,

Et la C.G.T.,

représentée par sa Déléguée Syndicale, ,

D'autre part,

PREAMBULE

Avant toute chose, il est précisé qu’il est fait mention dans le présent accord du vocable de « télétravail » conformément à l’utilisation qui en est faite par les pouvoirs publics dans le contexte de la crise sanitaire « Covid-19 », et à sa traduction dans le protocole national en entreprise actualisé le 29 octobre 2020.

C’est précisément pour faire face aux circonstances issues de la crise sanitaire du Covid-19, et afin de se conformer aux directives gouvernementales en faveur du télétravail, que Sud-Ouest Mutualité a déployé un dispositif de télétravail de ses salariés dès lors que celui-ci était possible.

L’organisation mise en place lors de la phase de confinement en mars 2020 a progressivement évolué afin de se conformer à la fois aux contraintes imposées par le contexte sanitaire, et aux préconisations gouvernementales en la matière. A chacune des étapes, une formalisation des règles de fonctionnement interne a été réalisée par l’employeur et soumise à la consultation du CSE.

Les dispositions suivantes ont pour but de préciser le cadre de fonctionnement des salariés de Sud-Ouest Mutualité en situation de télétravail. Ces précisions se justifient du fait de la poursuite de ce mode de fonctionnement dans la durée, et par la nécessité de prendre en compte la qualité de vie au travail des salariés concernés par le dispositif.

Le présent accord vient compléter l’Accord collectif d’égalité et de solidarité face à la crise du Covid-19 du 4 mai 2020.

ARTICLE 1 - RESPONSABILITE COLLECTIVE DE L’EMPLOYEUR ET DES COLLABORATEURS

Pour mémoire, dès l’annonce des mesures de confinement par les pouvoirs publics, l’employeur a procédé à la fermeture des lieux recevant du public, au rappel des gestes barrière, et à la protection de la santé des collaborateurs en les affectant à domicile, appliquant en cela les cas de figure prévus : absence maladie pour les salariés « à risque » ; prise de CP et de RTT ; maintien à domicile pour garde d’enfant ; télétravail dès que cela est possible ; activité partielle.

Depuis cette date, la situation de chaque collaborateur est examinée de façon responsable par le collaborateur lui-même et par son manager, elle est établie pour la semaine en cours et en prévision pour la semaine suivante. Une fois validé, l’état de situation faisant foi, est celui figurant sur l’outil de gestion du temps. De ce fait, la validation de la situation de chaque collaborateur engage le collaborateur et son responsable. En cas d’omission ou d’inexactitude sur les informations portées, le service RH est habilité à corriger d’office une situation.

ARTICLE 2 – DISPOSITIONS MATERIELLES DU TELETRAVAIL

2.1 Les prérequis techniques

L’installation d’un collaborateur en télétravail à domicile suppose que soient respectées les exigences techniques suivantes :

• Une installation électrique aux normes,

• Un accès Internet de haut débit (ADSL ou fibre),

• Une assurance privée des locaux prévoyant l’exercice d’une activité professionnelle à son domicile.

Le respect de ces exigences préalables est de la responsabilité du collaborateur.

En cas de besoin de validation de ces aspects techniques ou d’accompagnement dans l’installation de son poste de travail, les services informatique et services généraux de Sud-Ouest Mutualité se tiennent à la disposition du collaborateur.

2.2 Le matériel informatique

Si le collaborateur ne dispose pas d’un ordinateur portable dans le cadre de son activité quotidienne qui lui permette une utilisation de celui-ci à son domicile, l’employeur s’engage à :

• prêter au collaborateur un ordinateur portable, ou fixe, dans le cadre du télétravail,

• autoriser l’utilisation de l’ordinateur personnel du salarié, dès lors que les caractéristiques de celui-ci satisfont aux besoins d’une utilisation professionnelle.

Selon les besoins des utilisateurs, l’employeur peut compléter l’équipement mis à disposition du collaborateur avec :

• un écran supplémentaire de grande taille,

• un clavier disposant d’un pavé numérique,

• une webcam, une souris, …

Concernant les activités de gestion où le travail sur plusieurs écrans et les besoins de saisie exigent un équipement ad ’hoc à domicile, il a été retenu un équipement type, composé de 2 écrans et d’un clavier disposant d’un pavé numérique.

Par ailleurs il est rappelé que sous réserve d’en informer les services fournisseurs (DSI ou Moyens généraux), l’employeur autorise le collaborateur travaillant à domicile à prendre possession du matériel de son poste de travail suivant : écran déporté, fauteuil de bureau. Claviers et souris sont déjà fournis à la demande.

Enfin, pour toute autre demande spécifique et motivée, le collaborateur doit exprimer ses besoins à sa hiérarchie ou directement auprès de la DSI. L’assistance utilisateur de la DSI pourra intervenir sur demande de l’utilisateur pour l’accompagner dans son installation.

2.3 Sécurité informatique

Il est de la responsabilité de l’utilisateur de s’assurer de l’existence d’un anti-virus sur le matériel personnel qu’il serait amené à utiliser pour ses besoins professionnels. Pour toute précision sur ce sujet de sécurité informatique, le service informatique de SOM peut être sollicité pour apporter son appui technique à des fins de contrôle. A minima, l’installation d’un antivirus gratuit est requise.

Il est de la responsabilité de l’utilisateur de s’assurer du respect de la confidentialité dans l’utilisation des mots de passe, conformément à la charte de fonctionnement informatique.

2.4 Autres matériels

Pour permettre au collaborateur en télétravail un fonctionnement dans des conditions de confort satisfaisantes, le collaborateur pourra adresser une demande à son employeur sur la base d’un besoin d’équipement précis et motivé. L’employeur examinera au cas par cas ces demandes particulières pour étudier la suite à donner.

ARTICLE 3 – L’EXERCICE DU TELETRAVAIL

3.1 Horaires et temps de travail

Les horaires et le temps de télétravail correspondent aux horaires et au temps de travail sur site. Dans son travail à domicile, le collaborateur doit être joignable au moyen des outils de communication mis à sa disposition par l’employeur (Messagerie, Teams, ...), et à ces mêmes horaires.

Pour autant, Sud-Ouest Mutualité souhaite prendre en compte les contraintes personnelles et/ou familiales des télétravailleurs. Dès lors, l’employeur accepte que les salariés organisent leurs horaires et leur charge de travail en confiance et en concertation avec leur manager.

L’employeur rappelle que le télétravailleur doit également respecter un temps nécessaire pour effectuer des pauses.

3.2 Répartition jours de travail sur site / jours de télétravail

L’employeur rappelle que le télétravail a été motivé par le confinement face à la crise du Covid-19 puis par les exigences des pouvoirs publics successivement de favoriser puis d’imposer le télétravail dès que celui-ci était possible, eu égard à l’évolution de la situation sanitaire du pays.

Tout en s’inscrivant dans le respect de ces directives qui s’imposent à l’employeur, Sud-Ouest Mutualité est soucieuse de conserver la qualité et le besoin de lien social entre le salarié travaillant à son domicile et l’entreprise.

A cet égard, à condition que la santé du collaborateur l’y autorise, et que les règles sanitaires et les directives des pouvoirs publics le permettent, l’employeur encourage à ce que le salarié jusque-là en télétravail puisse, en accord avec son manager, organiser sa présence sur site, a fortiori lorsque celui-ci est amené à occuper un bureau individuel, ceci afin de permettre au collaborateur de reprendre contact progressivement avec l’entreprise.

3.3 Les relations à distance

Dans le contexte du télétravail, l’employeur rappelle l’importance d’organiser des échanges entre collègues et avec le manager. Dans un contexte de travail à distance l’importance à accorder au lien social est primordiale. L’employeur incite fortement les managers à poursuivre l’organisation de réunions régulières avec leurs équipes et les salariés à provoquer des échanges informels entre eux, au moyen des outils de communication. Dans ce cadre, il est fortement préconisé l’utilisation de Microsoft Teams entre salariés. Les salariés ne disposant pas de webcam sur leur ordinateur, ont la possibilité de formuler une demande auprès du service informatique de SOM afin qu’il soit vérifié la possibilité d’en installer une, l’entreprise acceptant d’équiper les collaborateurs qui en feraient la demande.

3.4 Droit à la déconnexion

L’employeur rappelle que dans le cadre du respect de la Qualité de Vie au Travail, les collaborateurs en télétravail et leurs managers devront être attentifs aux temps de connexion et de déconnexion nécessaires à l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Dans ce cadre il est rappelé l’importance que chacun respecte les bonnes pratiques énoncées dans la charte informatique, restreigne l’envoi et la réception de mails aux heures de bureau, limite les appels téléphoniques aux heures de bureau et veille au respect de la vie privée du salarié.

ARTICLE 4 – PRISE EN COMPTE DES FRAIS OCCASIONNES PAR LE TELETRAVAIL

4.1 Achats de consommables

Le salarié pour ses besoins de télétravail à la possibilité, par ordre de priorité :

• de passer commande de fournitures (fourniture de bureau, papier, cartouche d’imprimante) selon la procédure en vigueur auprès du fournisseur habituel, et de venir prendre possession de sa commande lors de sa livraison sur son lieu de travail,

Si et seulement si la première solution n’est pas envisageable :

• de faire l’acquisition de ces fournitures directement par ses propres moyens auprès d’autres fournisseurs, et de procéder à une demande de remboursement auprès de l’employeur en produisant tous les justificatifs, au moyen d’une note de frais.

Il est rappelé que les travaux d’édition à domicile doivent être limités au strict nécessaire, l’employeur sensibilise fortement sur l’importance du respect de la stricte confidentialité des documents qui pourraient être imprimés.

La prise en charge par l’employeur de ce type de consommable informatique sera réalisée sur la base d’une utilisation jugée normale et maîtrisée.

De façon générale, la prise en charge des achats de consommables sera réalisée par l’entreprise au vu des factures produites par le salarié sur la période du 15 mars 2020 au 31 décembre 2020, qui correspond à la période de mise en place du télétravail.

4.2 Consommations téléphoniques et factures internet

• Le salarié qui pour ses besoins professionnels utiliserait à son domicile son téléphone personnel et constaterait un surcoût résultant par exemple d’un dépassement de son forfait, procédera à une demande de remboursement auprès de l’employeur en produisant tous les justificatifs, au moyen d’une note de frais.

• Il en est de même des dépassements éventuels des forfaits liés aux connexions et à l’utilisation d’internet qui devront faire l’objet d’une demande de remboursement auprès de l’employeur en produisant tous les justificatifs, au moyen d’une note de frais.

Ces prises en charges exceptionnelles sont justifiées par le contexte particulier du télétravail rendu obligatoire par la crise sanitaire.

La prise en charge des surcoûts téléphoniques et internet sera réalisée par l’entreprise au vu des factures produites par le salarié sur la période du 15 mars 2020 au 31 décembre 2020, qui correspond à la période de mise en place du télétravail.

4.3 Frais d’assurance résultant de la mise en place du télétravail

Dans la mesure où l’exercice du télétravail au domicile du salarié obligerait le salarié à souscrire une extension de son contrat d’assurance, le surcoût qui en résulterait serait pris en charge par l’employeur sur la base de justificatifs.

ARTICLE 5 - APPLICATION DE L’ACCORD

5.1 - Prise d’effet et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa date de signature.

Il est conclu pour une durée déterminée. Il expirera le 31 décembre 2020.

5.2 – Suivi, révision et dénonciation de l’accord

Dans l’hypothèse où les dispositions des pouvoirs publics applicables à l’employeur du fait de la crise sanitaire du Covid-19 devraient évoluer, les parties signataires se réuniront afin d’analyser les effets et de convenir des adaptations éventuelles nécessaires. Le présent accord pourra dès lors faire l’objet d’avenant.

Les dispositions de cet accord sont révisables et dénonciables selon les dispositions légales en vigueur.

5.3 - Formalités de notification et de dépôt de l’accord

Le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

Le présent accord est conclu en trois exemplaires originaux :

• Un exemplaire papier signé des parties à destination du secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes de Tarbes,

• Un exemplaire papier signé des parties pour l'organisation syndicale signataire,

• Un exemplaire papier signé des parties pour l’employeur à disposition du personnel pour consultation.

Conformément au décret n° 2018-362 du 15 mai 2018, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail en vue de formalités de dépôt et de publication sur la base de données nationale.

A Tarbes, le 4 Novembre 2020

La Déléguée Syndicale CGT, Le Directeur Général,