Accord d'entreprise "Accord cadre d'entreprise relatif aux conditions de mise en place de l'organisation en télétravail dans les établissements HSTV" chez HSTV - HOSPITALITE SAINT THOMAS DE VILLENEUVE (Siège)

ACCORD CADRE D’ENTREPRISE relatif aux conditions de mise en place de l’organisation en télétravail dans les établissements de l’Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve

ENTRE

L’Hospitalité Saint-Thomas de Villeneuve (HSTV), située à Lamballe, 29 rue Charles Cartel, identifiée sous le numéro de Siren 777380783,

Représentée par ......................................., en sa qualité de Directeur Général,

ci-après dénommée « HSTV »

D’UNE PART

ET

L’organisation syndicale C.F.T.C., représentée à cet effet par ....................................... en sa qualité de déléguée syndicale centrale,

L’organisation syndicale C.G.T., représentée à cet effet par ....................................... en sa qualité de déléguée syndicale centrale,

L’organisation syndicale F.O., représentée à cet effet par .......................................en sa qualité de déléguée syndicale centrale,

D’AUTRE PART

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PRÉAMBULE

A partir du 17 mars 2020, 103 professionnels administratifs de HSTV ont exercé dans le cadre d’une organisation en télétravail du fait de la crise sanitaire.

A l’issue de cette période, la Direction de HSTV a lancé une enquête auprès des professionnels concernés et il s’avère que 87% des personnes interrogées souhaiteraient pouvoir bénéficier de jours de télétravail dans leur organisation.

En formalisant les conditions du télétravail, HSTV souhaite répondre non seulement à une situation d’urgence sanitaire mais également à une évolution plus profonde du rapport au travail, le télétravail étant un instrument concourant à la qualité de vie au travail.

En application des articles L.1222-9 et suivants du code du travail, la Direction et les Déléguées syndicales HSTV ont souhaité négocier et signer le présent accord qui encadre la pratique du télétravail dans les établissements de HSTV.

Souhaitant adapter le télétravail aux organisations des établissements, ce présent accord est un accord cadre posant le contexte et les limites du télétravail dans lesquels les établissements HSTV négocieront et signeront un accord local dans un délai de 6 mois à compter de la signature de ce présent accord.

Faute d’accord local, le télétravail ne pourra être encadré juridiquement sauf hypothèses légales de recours sans accord : recours ponctuel notamment en application de l’article L 1222-11 du Code du travail (circonstances exceptionnelles).

Le télétravail n’est pas l’organisation de base du travail chez HSTV, du fait de l’activité sanitaire et médicosociale des établissements. Il doit néanmoins être un outil de la qualité de vie au travail en même temps qu’un outil de sécurisation de la santé des professionnels.

Le télétravail garantit la rémunération perçue par le salarié. Cette organisation ne modifie pas non plus la qualification, la classification ni les attributions du salarié.

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION :

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve en contrat à durée déterminée et à contrat à durée indéterminée, à temps complet ou à temps partiel, quels que soient leur organisation du travail, leur métier et leur statut dès lors que l’organisation en télétravail est compatible avec le métier exercé.

Le temps exercé en télétravail doit être fixé en proportion du temps de travail contractuel.

ARTICLE 2 – DEFINITIONS

Selon l'article L.1222-9 alinéa 1er du Code du travail : « Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. »

L'article L. 1222-9 alinéa 2 du Code du travail précise que « Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue soit dès l'embauche, soit ultérieurement du télétravail. »

Au sein de HSTV, le télétravail constitue une modalité spécifique d’accomplissement du travail exercé au domicile en utilisant les technologies de l’information et de la communication mises à disposition.

Accomplir son travail dans un autre établissement de HSTV ne constitue pas une organisation en télétravail.

ARTICLE 3 – LES DIFFERENTES FORMES DE TELETRAVAIL

3-1 Télétravail en situation normale

3-1.1 Accord des parties :

Le télétravail ne peut être mis en place qu’avec la volonté de chacune des parties. Il doit donc être librement consenti à la fois par l’employeur et par le salarié.

Dans le cas où le télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

2. Situations ouvrant des possibilités de télétravail :

Situations extérieures au salarié

• épisodes de pollution,

• arrêté préfectoral,

• mouvements de grève dans les transports publics (dépôt d’un préavis de grève) sous réserve du maintien d’un service minimum dans les services impactés,

• intempéries graves,

• autres situations à définir dans les établissements …

Situations liées au salarié

• situation individuelle du salarié liée à des contraintes familiales et professionnelles (handicap, ou pour favoriser l’accès ou le maintien en emploi des personnes en fragilité de santé),

• déplacements quotidiens en voiture,

• autres situations à définir dans les établissements …

  3. Nombre de jours en télétravail

Quatre jours par mois, base temps plein peuvent être accordés en télétravail.

Le nombre de jours est établi avec le responsable hiérarchique.

4. Période d’adaptation :

Un point d'étape formalisé sera réalisé au bout d'une période de 2 mois, basé sur des éléments objectifs.

A l'issue de ce point, le responsable hiérarchique ou le salarié pourront mettre fin si nécessaire au télétravail.

5. Organisation du télétravail

Le télétravail s’organise en journées.

Ces jours peuvent être modifiés par écrit et d’un commun accord entre les parties en respectant un délai de prévenance de 7 jours.

1. Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Le contenu et les conditions du présent accord pourront être modifiés ou annulés en cas de mise en œuvre des dispositions de l’article L. 1222-11 du code du travail précisant que : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »

En de telles circonstances, et au regard des recommandations nationales notamment, HSTV déclenche l’organisation en télétravail.

Le déclenchement du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles implique la réunion du CSE central HSTV.

3. Principes communs à toutes les formes de télétravail :

Le télétravailleur ne doit pas être considéré comme un salarié isolé ; au contraire, son activité doit s'intégrer dans l'organisation d'un collectif plus large dont l'activité ne repose pas sur le télétravail. Ainsi, l’organisation et les rythmes de l'équipe de travail, définis à l'avance et connus de tous, doivent être pris en compte dans l'organisation et les rythmes du télétravail.

C’est pourquoi, les journées de télétravail annulées ne seront pas reportables.(cf 3-1.5)

ARTICLE 4– ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL :

1. Conditions d’éligibilité au télétravail :

• être à temps complet ou à temps partiel,

• justifier d’une ancienneté d’un an (continue ou discontinue) au niveau de HSTV et d’un an au niveau du poste occupé au moment de la demande, sauf si le télétravail répond à une organisation de service,

• être autonome dans les tâches qui sont confiées,

• maîtriser les tâches à accomplir, et l’outil informatique,

• motiver la demande de télétravail,

• dans la limite d’un pourcentage acceptable de professionnels en télétravail en même temps dans un même service ; cette limite étant définie dans le cadre d’un accord local,

• avoir une connexion internet haut-débit.

Les travailleurs handicapés sont par principe éligibles au télétravail sous condition d’adaptation des locaux et du matériel.

Sur demande du salarié, les services de santé au travail peuvent être sollicités pour prévoir une visite au lieu de travail du salarié à son domicile par un Intervenant en prévention des risques professionnels. Un rapport de cette visite sera partagé au cours d’un CSSCT.

2. Activités exclues du télétravail : celles

• impliquant un accompagnement direct auprès de la personne,

• des services généraux,

• assurant l’accueil physique au sein de HSTV,

• devant nécessairement être exercées physiquement de manière permanente dans les établissements en raison notamment d’équipements particuliers,

• nécessitant l’utilisation de données sécurisées et confidentielles ne pouvant transiter à l’extérieur de HSTV, selon les règles informatiques de confidentialité assurées par HSTV.

• nécessitant l’utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de HSTV,

• les apprentis, les salariés en formation professionnelle, les stagiaires, …. : la présence dans une communauté de travail étant indispensable à leur formation.

  3. Conditions matérielles d’accès au télétravail :

     1. Lieu d’exercice du télétravail

Le salarié choisit librement le lieu d’exercice du télétravail : domicile habituel ou autre lieu de résidence. Il devra obligatoirement déclarer à la Direction de son établissement le lieu de télétravail.

En cas de déménagement le salarié prévient aussitôt le service RH de son établissement.

Le lieu choisi doit être correctement aéré lumineux et conforme aux normes électriques pour permettre l’exécution d’un travail dans les conditions optimales.

Le salarié attestera sur l’honneur, avant la mise en place du télétravail, de la conformité de son logement aux règles relatives à l'hygiène et la sécurité, et en particulier de la conformité des installations électriques.

2. Installation matérielle :

HSTV met à disposition des télétravailleurs le matériel et les connexions nécessaires au bon exercice de leurs tâches.

HSTV prend en charge tous les surcoûts découlant directement du télétravail notamment la fourniture des matériels, logiciels, et outils, ainsi que les maintenances de ceux-ci.

L’évaluation de cette mise à disposition sera étudiée avec le responsable hiérarchique du télétravailleur et abordée chaque année lors de l’entretien.

Le salarié prendra connaissance des consignes de la charte informatique et s’engage à les respecter scrupuleusement.

HSTV fournit au salarié une assistance technique durant l’utilisation des équipements mis à disposition. Le salarié peut recourir à l’assistance dans les mêmes conditions que s’il était dans les locaux, sous réserve de procédure particulière selon l’incident et le lieu de l’incident

3. Assurance :

HSTV prend en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel professionnel fourni au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

ARTICLE 5 – FORMALISATION DU TELETRAVAIL

(Concerne le télétravail en situation normale)

Etape 1 : demande motivée du salarié par courrier ou par mail au responsable hiérarchique ;

- entretien entre le salarié et le responsable hiérarchique qui étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le salarié, les contraintes de l’activité et notamment :

- le respect des critères d’éligibilité,

- la motivation du professionnel,

- la faisabilité technique,

- la compatibilité avec les impératifs de sécurité des données.

- le responsable hiérarchique informera le service RH ;

- la décision sera commune : service RH et responsable hiérarchique ;

- Etape 2 : Une réponse formelle, quelle que soit la forme, avec accusé de réception au salarié dans un délai maximum d’un mois suivant la date de réception de la demande qui doit préciser :

• Le nombre et la répartition des jours travaillés à domicile ;

• les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté :

  • organisation en forfait jour, les plages sont définies avec le salarié ;

  • organisation en heures : sauf circonstances exceptionnelles, le salarié pourra être appelé entre 9h00 et 12h30 et 13h30 et 17h30, pour une organisation en 7h30 de travail quotidien. Cette plage sera adaptée dans le cadre de l’accord local selon les horaires de travail appliqués.

• L’adresse du lieu où s’exerce le télétravail ;

• Les équipements mis à disposition. ;

• le renvoi au présent accord et à l’accord local pour l’organisation du télétravail.

Un modèle de réponse est joint au présent accord.

A défaut de réponse de ce délai, la demande sera considérée comme refusée.

ARTICLE 6 – CONDITIONS DE RETOUR A UNE ACTIVITE SANS TELETRAVAIL

1. à la demande du Salarié :

Le télétravailleur peut reprendre à tout moment son poste sans télétravail. La demande sera effectuée par écrit, quelle que soit la forme, avec accusé de réception du salarié.

Un délai d’une semaine minimum s’applique, à compter de la réception de la demande, avant la reprise de travail du salarié.

2. à la demande de la Direction :

La Direction peut demander au télétravailleur de revenir travailler dans les locaux de l’établissement HSTV. Cette décision sera expliquée au salarié au cours d’un entretien, notifiée par écrit quelle que soit la forme, avec accusé de réception du salarié.

La fin du télétravail prendra effet au plus tard 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

ARTICLES 7 – DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR

Un salarié en télétravail est soumis aux mêmes droits et obligations qu’un salarié sur site.

Il est rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, la capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome et le contrôle des résultats. Les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’établissement.

7-1 Droits du télétravailleur

7-1.1 Modalités de régulation de la charge de travail :

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de HSTV.

En conséquence, elle ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

Le responsable hiérarchique échangera avec les professionnels en télétravail de longue durée par téléphone ou visioconférence à un rythme apprécié par le Directeur de l’établissement pour prendre en considération le cadre du télétravail ainsi que l’autonomie du professionnel concerné.

Chaque année, un point sera effectué avec le responsable hiérarchique, possiblement à l’occasion des autres entretiens annuels, pour évaluer les impacts tant collectifs qu'individuels en matière d'organisation de l'activité et des modalités de communication et de soutien à distance, conformément à l’article L. 1222-10 du code du travail.

Modalités de contrôle du temps de travail : Le télétravailleur doit organiser son temps de travail conformément à l’accord d’entreprise portant sur l’Aménagement du temps de travail (avenant n°3 du 19 décembre 2019) et à son organisation habituelle de travail répertoriée sur le logiciel de gestion des temps. Il doit à ce titre respecter :

• Les durées maximales de travail,

• Les durées minimales de repos, soit 11h,

• Les pauses dont la pause déjeuner.

Les salariés en forfait jours établiront leur décompte du temps de travail comme prévu dans l’accord temps de travail.

7-1-2 Droit à la déconnexion

En application de l’accord collectif d’entreprise HSTV relatif à l’application du droit à la déconnexion au sein d’HSTV en date du 5 décembre 2017, le télétravailleur a le droit de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnelle, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel : aux horaires tels que mentionnés dans le planning enregistrés sous le logiciel de gestion du temps.

7-1.3 Protection du salarié et risques professionnels

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique.

La Direction, en lien avec les représentants du personnel sera particulièrement vigilante sur les risques suivants:

• Le risque d’isolement,

• Le risque lié à l’hyper connexion au travail,

• La gestion de l’autonomie,

• L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle,

• Le suivi de l’activité,

• Le maintien du collectif.

Tout télétravailleur rencontrant des difficultés doit en informer son responsable hiérarchique afin de trouver des solutions et permettre le retour des conditions de travail optimales.

Pour les salariés, il est recommandé :

• De s’installer, dans la mesure du possible, dans un espace de travail dédié (au mieux dans une pièce isolée) afin de ne pas être dérangé ;

• D’aménager son poste de travail de manière à pouvoir travailler dans de bonnes conditions et de façon à limiter les risques de troubles musculo-squelettiques ;

• D'organiser son travail en :

  • Se fixant des horaires (le plus simple est de garder le même rythme que celui pratiqué sur site en se fixant l'heure de début et de fin et en prévoyant l'horaire de sa pause déjeuner) ;

  • S’octroyant des phases de repos visuel, en évitant de maintenir une posture assise trop longtemps, en se mobilisant à l’intérieur de son espace de travail ;

  • Utilisant tous les outils de communication mis à disposition : mails, documents partagés, visioconférence, outils de travail collaboratif, agenda partagé,

  • Gardant le contact avec l’équipe, en organisant des réunions téléphoniques ou en visioconférence avec les collègues, des points réguliers avec le responsable hiérarchique…

7-1-4 Indemnisation du télétravailleur pour circonstances exceptionnelles.

Le salarié positionné en télétravail à la demande de la direction, en raison de circonstances exceptionnelles, qui engage des frais à l’occasion du télétravail percevra une indemnité de 2.83€ / jours de télétravail.

Conformément à la position de d’URSSAF, telle qu’elle résulte de son site, cette allocation forfaitaire sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. (Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine…).

Exemple : un salarié est en télétravail à la demande de la direction 4 jours par semaine au mois m qui compte 4 semaines, soit 16 jours de télétravail.

Il doit percevoir de la part de HSTV : 2,83€ x 16 jours de télétravail = 45,76€

Pour 4 jours de télétravail par semaine, l’URSSAF prévoit l’exonération de cotisations et contributions sociales dans la limite de 40€ par mois.

Sur la somme attribuée au salarié : 45,76€,

• 40,00€ seront exonérés de cotisations et contributions sociales,

• 5,76€ seront soumis aux cotisations et contributions sociales.

Lorsque le montant versé par l’employeur dépassera ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Pour les encadrants de proximité, il convient de :

• S’assurer d’un contact régulier avec chaque télétravailleur,

• Etre vigilant sur le respect du droit à la déconnexion, conformément à l’accord HSTV du 5 décembre 2017,

• Définir les moyens de rencontre virtuelle du collectif et d’établir ensemble des points réguliers.

Au niveau de HSTV, il convient également :

• D’accompagner les cadres de proximité et de les aider à assurer leur mission de soutien et de coordination des équipes en leur proposant une formation pour apprendre à gérer des situations de télétravail dans leur équipe,

• D’accompagner les télétravailleurs en leur demandant notamment de participer à la formation pour les préparer à cette nouvelle organisation de travail,

• D’organiser une assistance à distance pour l’usage des outils informatiques et de communication sur lesquels s’appuie le télétravail, ainsi qu’une mobilisation des équipes de maintenances des systèmes d’information.

  2. Les devoirs du télétravailleur

     1. Respect des accords et avenants HSTV concernant le temps de travail

Le télétravailleur a l’obligation de respecter les dispositions de l’avenant n°3 de l’accord sur l’aménagement du temps de travail, signé le 19 décembre 2019 et notamment : temps de travail journalier, hebdomadaire, temps de repos obligatoire, suivi du travail en forfait jours.

Le télétravailleur demeure soumis aux dispositions du règlement intérieur de son établissement.

2. Sécurité informatique – protection des données personnelles

• le salarié devra avoir pris connaissance et signé la charte informatique avant de commencer le télétravail,

• Le salarié devra signer un engagement de confidentialité pour les personnes ayant vocation à manipuler des données à caractère personnel et utilisant du matériel informatique.

  3. Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par l’établissement dans le cadre des règles en vigueur et notamment de la sécurité numérique. Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

La direction informera le télétravailleur des documents autorisés à être transportés et selon quelles modalités, ou des documents qui ne peuvent pas quitter l’enceinte de l’établissement.

Etant donné que le télétravailleur a l’usage de ces informations, dans son environnement privé qu’il est le seul à maîtriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité, le maintien de leur confidentialité évitant ainsi toutes fuites de données et ce quel que soit le type de support utilisé (papier, disque amovible, téléphone personnel, ordinateur personnel, cloud public, …).

Tout manquement à ces obligations est susceptible d’actions disciplinaires.

4. Accidents du travail

En cas d’accident du travail, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique ainsi que le service ressources humaines dès que possible et en tout état de cause dans un délai de 24 heures.

Le télétravailleur bénéficie de la législation en matière d’accidents du travail. Ainsi, un accident survenu au salarié sur son lieu de télétravail pendant les jours de télétravail et sur les plages horaires habituelles est soumis au même régime que s’il était présent dans l’entreprise pendant le temps de travail.

Il sera présenté chaque trimestre au CSE un état reprenant le nombre et la nature des accidents du travail survenus en télétravail.

A la demande expresse du salarié, une analyse de l’accident du travail peut être menée par les membres du CSSCT.

ARTICLE 8 – BILAN ET SUIVI DU RECOURS AU TELETRAVAIL

Les DUERP des établissements seront mis à jour avec les risques liés à l’organisation en télétravail, sous un an, à compter de la signature de l’accord.

Les CSE d’établissements et le CSE Central seront informés de la signature du présent accord.

Chaque année, l’enquête proposée aux salariés en 2020 sera proposée aux télétravailleurs.

Chaque année, un bilan de cette enquête et des entretiens annuels menés par le responsable hiérarchique sera présenté au CSE des établissements et au CSE Central.

Le suivi de cet accord sera programmé à l’occasion des NAO.

ARTICLE 9– DURÉE – REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1an. Il s’appliquera à compter du 1^er avril 2021.

Il pourra être renouvelé, après présentation d’un bilan au cours des NAO et avis favorable des organisations syndicales représentatives au niveau de HSTV. Le présent accord pourra évoluer selon les besoins liés aux conditions de travail.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 10 – PUBLICITÉ – DÉPÔT DE L’ACCORD

Le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par la Direction par l’intermédiaire de la plateforme de télé procédure dédiée à cet effet.

A l’initiative de la Direction, un exemplaire du présent avenant sera par ailleurs adressé au Greffe du Conseil des Prud’hommes de SAINT BRIEUC.

Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage des Directions des structures et une copie sera remise aux syndicats signataires ainsi qu’aux membres du Comité Social et Economique central.

A Lamballe, le 6 avril 2021

En sept exemplaires originaux

Pour HSTV

.......................................,

Directeur Général

Pour la C.F.T.C. Pour la CGT

......................................., .......................................

Déléguée Syndicale Centrale Déléguée Syndicale Centrale

Pour F.O.

.......................................

Déléguée Syndicale Centrale