Accord d'entreprise "Accord relatif à l’utilisation des nouvelles technologies d’information et communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la société Bureau Veritas Construction" chez BUREAU VERITAS CONSTRUCTION (Siège)

Accord relatif à l’utilisation des nouvelles technologies d’information et communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la société Bureau Veritas Construction

Entre les soussignés :

BUREAU VERITAS CONSTRUCTION, dont le siège social est situé 9 Cours du Triangle 92800 Puteaux, représentée par

D’UNE PART

ET

Les organisations syndicales représentatives des salariés de la société BUREAU VERITAS CONSTRUCTION

CFDT représenté par en sa qualité de Délégué Syndical,

CFE/CGC représenté par en sa qualité de Délégué Syndical,

CGT représenté par en sa qualité de Délégué Syndical,

FO représenté par en sa qualité de Délégué Syndical,

D’AUTRE PART

SOMMAIRE

Préambule

Article 1 : Moyens de communications pour les organisations syndicales représentatives

1.1 - Panneaux d’affichage sous Lotus Notes

1.1.1 Principes de l’espace dédié

1.1.2 Les conditions d’utilisation

1.1.3 Les dispositions techniques

1.1.4 Publicité sur la mise en place de cet espace

1.1.5 Procédures de diffusion

1.2 - Adresse syndicale électronique

1.2.1 Adresse e-mail

1.2.2 Les conditions d’utilisation

1.2.3 Publicité

Article 2 : Moyens de communications pour le Comité d’Entreprise

2.1 - Panneaux d’affichage CE

2.1.1 Principes de l’espace dédié CE

2.1.2 Les conditions d’utilisation

2.1.3 Les dispositions techniques

2.1.4 Procédures de diffusion

2.2 - Adresse e-mail CE

2.2.1 Adresse e-mail

2.2.2 Les règles d’utilisation

2.2.3 Procédures de diffusion

Article 3 : Moyens de communications pour le Comité d’Hygiène Sécurité et Conditions de Travail

3.1 - Panneaux d’affichage

3.1.1 Principes de l’espace dédié CHSCT

3.1.2 Les conditions d’utilisation

3.1.3 Les dispositions techniques

3.1.4 Procédures de diffusion

3.2 - Adresse e-mail CHSCT

3.2.1 Adresse e-mail

3.2.2 Les règles d’utilisation

Article 4 : Moyens de communications pour les Délégués du Personnel

4.1 Procédures de diffusion

4.2 Les conditions d’utilisation

4.3 Les dispositions techniques

Article 5 : Procès-Verbaux du Comité de Groupe et du Comité Européen

Article 6 : Utilisation de la messagerie entre la Direction et les représentants du personnel

Article 7 : Utilisation non conforme et sanctions

Article 8 : Suivi de l’accord

Article 9 : Durée

Article 10 : Dépôt

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Suite à la filialisation de la société Bureau Veritas au 1^er janvier 2017 et à la mise en place de nouvelles instances au sein de la société Bureau Veritas Construction, la Direction et les organisations syndicales représentatives par ce nouvel accord définissent les règles d’utilisation des systèmes d’information et de ressources informatiques de la société Bureau Veritas Construction par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la société Bureau Veritas Construction en métropole et dans les D.O.M.

Cet accord remplace les dispositions de l’accord du 1^er février 2016.

Les stipulations de cet accord annulent et remplacent toutes les dispositions conventionnelles antérieures ayant le même objet.

Article 1 : Moyens de communications pour les organisations syndicales représentatives

1.1 - Panneaux d’affichage sous Lotus Notes

1.1.1 Principes de l’espace dédié

Chaque organisation syndicale peut disposer au sein de l’entreprise Bureau Veritas Construction, d’un panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes accessible à tous les salariés à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel».

A l’intérieur de cette icône, chaque organisation syndicale au sein de la société Bureau Veritas Construction est classée par ordre alphabétique et dispose d’un espace dédié.

Chaque syndicat au sein de la société Bureau Veritas Construction peut mettre à disposition des salariés des informations à caractère syndical, en lien avec la situation économique et sociale de l’entreprise ou en lien avec l’actualité sociale.

Sur cet espace, chaque syndicat aura la faculté de communiquer l’adresse de son site syndical, si celui-ci est compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise.

Ces panneaux d’affichage de communication syndicale ne peuvent être que consultés et ne substituent pas à l’affichage des communications syndicales.

1.1.2 Les conditions d’utilisation

Le contenu de la communication est librement déterminé par l’organisation syndicale sous sa seule responsabilité. Cette communication ne doit contenir aucune injure, ni propos insultant, ni diffamation. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.

Cette information ne doit pas comporter des informations confidentielles.

Chaque page doit comporter le sigle de l’organisation rédactrice.

L’utilisation des identités visuelles propres à la société Bureau Veritas (logo de la société, charte graphique…) ne peut être utilisée qu’avec l’accord préalable de la Direction.

Chaque organisation syndicale de la société Bureau Veritas Construction s’engage à respecter la charte d’'utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques.

La traçabilité des connexions est inhérente à l’utilisation des outils informatiques internes à l’entreprise. Les représentants du personnel ne peuvent pas demander l’accès à un réseau spécifique. Toutefois, la Direction s’engage à ne pas connaître ni rechercher l’identitification des salariés consultant ces espaces. Un message sera mis en place sur ces espaces indiquant la liberté de chaque salarié de les consulter et qu’aucune identification ne pourra être demandée. Ces espaces sont libres d’accès aux salariés.

1.1.3 Les dispositions techniques

La capacité de chaque site syndical ne pourra pas dépasser 150 mégaoctets.

Les communications syndicales devront se faire sous format PDF.

Les communications syndicales sont sur l’espace dédié pendant une durée de 12 mois glissants, puis ensuite archivées et consultables pendant une durée de 2 ans.

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs aux contraintes imposées par l’utilisation de moyens informatiques (délais, encombrements, panne…). Elles bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs du « Helpdesk».

1.1.4 Publicité sur la mise en place de cet espace

La Direction informe l’ensemble des salariés de Bureau Veritas Construction par voie électronique de la signature de cet accord dans le mois qui suit son dépôt.

Dans cette information, elle informe les salariés qu’ils ont la possibilité de s’inscrire aux alertes les prévenant qu’une nouvelle communication est diffusée sur l’espace du ou des syndicats de son choix. Les salariés doivent communiquer une adresse e-mail afin de recevoir ces alertes.

Cet espace dédié est indiqué sur RH info ou tout autre système d’information ainsi que la procédure d’installation permettant à tout salarié de l’installer à tout moment.

1.1.5 Procédures de diffusion

Les communications à afficher sur cet espace seront adressées à la Direction des Relations Sociales. Le nom de la personne en charge de cet affichage sera communiqué aux délégués syndicaux.

La Direction des Relations Sociales procédera à l’affichage sur les panneaux électroniques 3 fois par mois selon les délais ci-dessous :

Communication	Affichage au plus tard
lundi	jeudi
mardi	vendredi
mercredi	lundi
jeudi	mardi
vendredi	mercredi

En cas de jours fériés, l’affichage est effectué le jour suivant.

1.2 - Adresse syndicale électronique

1.2.1 Adresse e-mail

Une adresse interne e-mail selon le format en vigueur comportant le sigle de l’organisation est attribuée à chaque organisation syndicale représentative qui en fait la demande sous ce format :

syndicat.construction@fr.bureauveritas.com

Il s’agit d’une boîte aux lettres générique. Elle est consultable par des membres désignés par chaque organisation syndicale (maximum 6 membres). Ces membres pourront accéder à distance à cette boite aux lettres depuis leur ordinateur professionnel.

La Direction s’engage à ne demander aucune identification.

1.2.2 Les conditions d’utilisation

Cette messagerie est réservée aux échanges suivants au sein de la société Bureau Veritas Construction :

• Entre le syndicat et les autres organisations syndicales représentatives au sein du groupe Bureau Veritas,

• Entre le syndicat et sa fédération ou confédération ou syndicat,

• Entre le syndicat et un cabinet d’expert, avocat ou prestataires,

• Entre le syndicat et la Direction pour tout courrier usuel : convocation, ordre du jour, documents.

• Pour toute réclamation ou interpellation, un courrier est adressé par voie électronique ou par voie postale au destinataire,

• Un salarié de la société peut s’adresser à l’organisation de son choix. La réponse qui lui est adressée a un caractère individuel, ne peut être démultipliée, faire l’objet d’un envoi collectif ou utiliser tout autre mode aboutissant à adresser la même information à plusieurs salariés,

• Pour la réponse à adresser au salarié, chaque organisation syndicale s’engage à écrire dans les communications, que la réponse qui est envoyée au salarié a un caractère individuel et ne peut être transmise à un ou plusieurs salariés,

• Le syndicat ne peut pas utiliser les groupes de diffusion répertoriés dans Veritas Distribution Groupe et dans le carnet d’adresses BV.

Toute autre utilisation est interdite.

1.2.3 Publicité

De cette adresse e-mail, chaque syndicat de la société Bureau Veritas Construction a la possibilité de faire une alerte de la présence de nouvelles communications syndicales sur l’espace réservé. Cette communication est adressée aux salariés de la société qui se seront inscrits auprès du ou des syndicat(s) pour intégrer une liste de diffusion. Chaque syndicat de la société construit sa liste à partir de l’adresse que le salarié lui transmet.

Cette alerte ne doit pas contenir de pièces jointes ou de reprise de la communication publiée sur l'espace réservé. L’alerte prévient qu’une nouvelle information est publiée sur l’espace dédié. Cette alerte peut comporter le titre de la communication syndicale et/ou son objet principal limitée à 90 mots.

Cette alerte est adressée au même moment à la Direction des Relations Sociales à l’adresse suivante : bvdrh-relations-sociales@fr.bureauveritas.com.

Le nombre d’alerte par syndicat est limité à 36 par an.

Article 2 : Moyens de communications pour le Comité d’Entreprise

2.1 - Panneaux d’affichage CE

2.1.1 Principes de l’espace dédié CE

Le comité d’entreprise peut disposer au sein de son entreprise, d’un panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes accessible à tous les salariés de l’entreprise Bureau Veritas Construction, à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel» et à l’intérieur de cette icône d’un espace dédié à la communication du CE.

2.1.2 Les conditions d’utilisation

Cet espace est réservé à la communication des activités sociales et culturelles et aux procès verbaux approuvés par les membres du CE et le Président, des 12 derniers mois glissants.

Les procès-verbaux approuvés de l’année 2017 seront affichés sur cet espace.

Les procès-verbaux approuvés par les élus et le Président, des deux précédentes années seront archivés et consultables.

Cette information ne doit pas comporter des informations confidentielles.

L’utilisation des identités visuelles propres à la société Bureau Veritas (logo de la société, charte graphique…) ne peut être utilisée qu’avec l’accord préalable de la Direction.

Chaque membre du comité d’entreprise s’engagent à respecter la charte d’'utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques.

2.1.3 Les dispositions techniques

La capacité de cet espace ne pourra pas dépasser 150 mégaoctets sur le panneau CE et par an.

Les communications du CE devront se faire sous format PDF. Les communications pour les activités sociales et culturelles pourront être adressées sous format Word ou Excel, lorsqu’un document est à retourner par le salarié.

Le comité d’entreprise est soumis comme l’ensemble des utilisateurs aux contraintes imposées par l’utilisation de moyens informatiques (délais, encombrements, panne…). Ils bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs du « Helpdesk».

2.1.4 Procédures de diffusion

La Direction informe l’ensemble des salariés de la société Bureau Veritas Construction par voie électronique, de la mise en place de cet espace dédié au comité d’entreprise, au même moment que la communication pour l’espace syndical et CHSCT.

Cet espace dédié sera indiqué sur RH info ou tout autre système d’information.

Ils seront adressés à la Direction des Relations Sociales. Le nom de la personne en charge de cet affichage sera communiqué au secrétaire.

La Direction des Relations Sociales procédera à la mise en consultation dans les conditions suivantes :

Communication	Affichage au plus tard
lundi	jeudi
mardi	vendredi
mercredi	lundi
jeudi	mardi
vendredi	mercredi

En cas de jours fériés, l’affichage se fera le jour suivant.

2.2 - Adresse e-mail CE

2.2.1 Adresse e-mail

Une adresse interne e-mail selon le format en vigueur est attribuée au comité d’entreprise : comite-entreprise.construction@fr.bureauveritas.com

casc.bvc@fr.bureauveritas.com

Il s’agit d’une boîte aux lettres générique. Elle est consultable par les personnes mandatées par le comité d’entreprise (maximum 4 personnes).

2.2.2 Les règles d’utilisation

Cette messagerie est réservée aux échanges suivants au sein de la société Bureau Veritas Construction :

• Entre le CE et ses membres ou représentants,

• Entre le CE et les correspondants activités sociales et culturelles,

• Entre le CE et les organisations syndicales représentatives au sein de la société,

• Entre le CE et les représentants du personnel du groupe,

• Entre le CE et les autres instances du personnel en France appartenant au sein du groupe Bureau Veritas,

• Entre le CE et un cabinet d’expert, avocat ou prestataires,

• Un salarié de la société peut adresser un message à cette adresse. La réponse qui lui est adressée a un caractère individuel, ne peut être démultipliée ou faire l’objet d’un envoi collectif ou utiliser tout autre mode aboutissant à adresser la même information à plusieurs salariés,

• Pour la réponse à adresser au salarié, chaque organisation syndicale s’engage à écrire dans les communications, que la réponse qui est envoyée au salarié a un caractère individuel et ne peut être transmise à un ou plusieurs salariés,

• Le CE ne peut pas utiliser les groupes de diffusion répertoriés dans Veritas Distribution Groupe et dans le carnet d’adresses BV.

Toute autre utilisation est interdite.

2.2.3 Procédures de diffusion

De l’adresse e-mail « CASC », il pourra être adressé des circulaires concernant les activités sociales et culturelles au niveau national au maximum 3 par trimestre.

Seront adressés à la Direction des Relations Sociales et à la personne désignée, les documents et les circulaires activités sociales et culturelles. La DRH prendra contact avec la Direction informatique pour déterminer les modalités de cet envoi (message pour l’ensemble des salariés ou plusieurs messages).

Article 3 : Moyens de communications pour le Comité d’Hygiène Sécurité et Conditions de Travail

3.1 Panneaux d’affichage

3.1.1 Principes de l’espace dédié CHSCT

Le CHSCT peut disposer au sein de l’entreprise Bureau Veritas Construction d’un panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes accessible à tous les salariés de l’entreprise, à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel» et à l’intérieur de cette icône d’un espace dédié à la communication du CHSCT.

3.1.2 Les conditions d’utilisation

Cet espace est réservé à l’affichage des procès-verbaux approuvés par les membres du CHSCT et le Président, des 12 derniers mois glissants.

Les procès-verbaux approuvés de l’année 2017 seront affichés sur cet espace.

Les procès-verbaux approuvés par les membres et le Président, des 2 précédentes années seront archivés et consultables.

Les procès-verbaux ne doivent pas comporter d’informations confidentielles.

L’utilisation des identités visuelles propres à la société Bureau Veritas (logo de la société, charte graphique…) ne peut être utilisée qu’avec l’accord préalable de la Direction.

Chaque membre du CHSCT s’engage à respecter la charte d’utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques.

3.1.3 Les dispositions techniques

La capacité de cet espace ne pourra pas dépasser 150 mégaoctets.

La diffusion des procès verbaux devra se faire sous format PDF.

Le CHSCT est soumis comme l’ensemble des utilisateurs aux contraintes imposées par l’utilisation de moyens informatiques (délais, encombrements, panne…). Il bénéficie comme l’ensemble des utilisateurs du « Helpdesk».

3.1.4 Procédures de diffusion

Les procès-verbaux approuvés par les membres du CHSCT et le Président (cf. article 3.1.2) seront adressés à la Direction des Relations Sociales. Le nom de la personne en charge de cet affichage sera communiqué au secrétaire :

Communication	Affichage au plus tard
lundi	Jeudi
mardi	Vendredi
mercredi	Lundi
jeudi	Mardi
vendredi	Mercredi

En cas de jours fériés, l’affichage se fera le jour suivant

3.2 Adresse e-mail CHSCT

3.2.1 Adresse e-mail

Une adresse interne e-mail selon le format en vigueur est attribuée au CHSCT : chsct.construction@fr.bureauveritas.com

Il s’agit d’une boîte aux lettres générique. Elle est consultable par les membres du CHSCT et Responsables Syndicaux CHSCT concernés (maximum 6 personnes).

3.2.2 Les règles d’utilisation

Cette messagerie est réservée aux échanges suivants au sein de la société Bureau Veritas Construction :

• Entre le CHSCT et ses membres ou représentants ou correspondants locaux,

• Entre le CHSCT et les représentants du personnel de la société,

• Entre le CHSCT et un cabinet d’expert, avocat ou prestataires,

• Entre le CHSCT et les autres instances du personnel en France appartenant au sein du groupe Bureau Veritas,

• Un salarié de la société peut adresser un message à cette adresse. La réponse qui lui est adressée a un caractère individuel, ne peut être démultipliée ou faire l’objet d’un envoi collectif ou utilisé tout autre mode aboutissant à adresser la même information à plusieurs salariés,

• Pour la réponse à adresser au salarié, chaque organisation syndicale s’engage à écrire dans les communications, que la réponse qui est envoyée au salarié a un caractère individuel et ne peut être transmise à un ou plusieurs salariés,

• Le CHSCT ne peut pas utiliser les groupes de diffusion répertoriés dans Veritas Distribution Group et dans le carnet d’adresse BV.

Toute autre utilisation est interdite.

Article 4 : Moyens de communications pour les Délégués du Personnel

4.1 Procédure de diffusion

La décision de déposer sur la base partagée locale les réponses aux questions posées (dans un délai de 6 jours à compter de la réunion des Délégués du Personnel) sera prise, avec l’accord des DP, par le représentant de la Direction locale qui anime les réunions DP.

Cette décision sera sur la durée de cet accord.

Il sera décidé en local, entre la Direction et les délégués du personnel, si cet affichage se substituera aux panneaux dédiés sur les sites.

4.2 Les conditions d’utilisation

Ce document « questions – réponses » figurera sur un espace partagé de l’établissement distinct au sens des périmètres DP. Ne figureront que les 12 derniers mois.

4.3 Les dispositions techniques

La capacité de cet espace ne pourra pas dépasser 150 mégaoctets.

La diffusion des « questions – réponses » se fera sous format PDF.

Article 5 : Procès-Verbaux du Comité de Groupe et du Comité Européen

Les salariés de la société pourront consulter les procès-verbaux du Comité de Groupe et du Comité Européen, sur le panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes, à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel».

Article 6 : Utilisation de la messagerie entre la Direction et les représentants du personnel

La messagerie entre la Direction et les représentants du personnel est utilisée dans les situations suivantes au sein de la société Bureau Veritas Construction :

• Les convocations à des réunions et les informations associées. La convocation sera adressée sur la messagerie professionnelle du représentant du personnel. Il pourra demander l’envoi de la convocation sur son adresse électronique personnelle qu’il aura préalablement communiquée à la Direction des Relations Sociales,

• Courriers usuels : demande de salle, de matériel, de procès-verbaux,

• Comptes rendus de réunions,

• Questions DP, CE, CHSCT et les échanges s’y rapportant.

L’utilisation de la messagerie entre la Direction et les représentants du personnel doit être utilisée de manière responsable et courtoise.

L’utilisation de la messagerie électronique au sein de la société Bureau Veritas Construction demeure autorisée pour les communications suivantes :

• entre détenteurs d’un mandat électif titulaires ou suppléant ou désignatif,

• entre membres des différentes instances et de leurs commissions : délégués du personnel, comité d’entreprise, comités d’hygiène et de sécurité et des conditions de travail, comité de groupe, comité d’entreprise européen.

Chaque représentant du personnel disposera d’une adresse e-mail.

Toute autre utilisation de la messagerie professionnelle par le représentant du personnel est interdite.

Dans le cas où la messagerie serait utilisée à d’autres fins pour saisir la Direction, elle se réserve le droit de ne pas répondre au message.

Article 7 : Utilisation non conforme et sanctions

Après un premier rappel à l’ordre, toute utilisation non conforme aux règles précitées et à la charte d’'utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques entraîne la fermeture immédiate et définitive de l’espace et de l’adresse e-mail de l’organisation syndicale ou de l’instance représentative du personnel concernée jusqu’à la fin de l’application de cet accord.

Le représentant du personnel qui ne se conformerait pas aux dispositions de cet accord se verra rappeler à l’ordre. En cas de récidive, des mesures disciplinaires pourraient être prises à titre individuel.

Article 8 : Suivi de l’accord

Dans le cadre du suivi de l’accord sur la représentation du personnel, un point sera fait sur l’application de cet accord chaque année.

Article 9 : Durée

Cet accord est conclu pour une durée déterminée et cessera de plein droit de s’appliquer

le 31 décembre 2019 au soir.

Il est applicable à compter du jour suivant son dépôt.

Dans l’hypothèse où les conditions de mise en œuvre de cet accord ne sont plus conformes aux systèmes d’information ayant servi à l’élaboration de l’accord, les parties signataires se réuniront pour procéder aux adaptations nécessaires. En cas d’échec, les dispositions du présent accord cesseront de s’appliquer de plein droit.

Article 10 : Dépôt

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l’article D2231-2 du code du travail par la Direction.

Fait à Puteaux, le 16 février 2018

Pour Bureau Veritas Construction,

Pour la C.F.D.T

Pour la C.F.E/C.G.C

Pour la C.G.T

Pour F.O