Protocole d’accord préélectoral pour les élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’entreprise HEXAOM SA

Entre les soussignés :

La Société « Hexaom SA », sise 2, route d'Ancinnes - BP 70017 - 61001 ALENCON CEDEX représentée par Monsieur Xxx dûment mandaté pour conclure les présentes,

Ci-après dénommée « l’entreprise » ou « l’entreprise susvisée » ;

d'une part,

Et,

L’organisation syndicale définie ci-dessous :

Monsieur Xxx, délégué syndical CFDT.

d'autre part.

En application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail encadrant l’organisation des élections de la délégation du personnel du comité social et économique, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet et Champ d’application du protocole 2

Article 2 – Dates des élections 2

Article 3 – Nombre et répartition des sièges à pourvoir 2

Article 4 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes 3

Article 5 – Constitution et affichage des listes électorales 4

Article 6 – Candidatures des salariés 4

Article 7 – Durée des mandats et nombre de mandats successifs 6

Article 8 – Vote électronique 6

Article 9 – Campagne électorale 7

Article 10 – Cellule d’assistance technique 7

Article 11 – Bureau(x) de vote 7

Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats 8

Article 13 – Calendrier des opérations électorales 9

Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral 9

Article 1 – Objet et Champ d’application du protocole

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du comité social et économique de l’entreprise susvisée.

Compte tenu de l’absence d’établissements distincts au sein de l’entreprise susvisée, les parties conviennent de mettre en place un CSE unique et commun à l’ensemble du personnel.

Article 2 – Dates des élections

Le 1^er tour des élections est prévu, pour l’ensemble des collèges du 16/06/2023 à partir de 08h00 au 20/06/2023 jusqu’à 16h00.

Un 2^nd tour devra obligatoirement être organisé en cas de survenance d’une des situations suivantes :

• Aucun syndicat n’a présenté de candidats au 1^er tour ;

• Le quorum n’a pas été atteint au 1^er tour (le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas égal à la moitié au moins des électeurs inscrits) ;

• Tous les sièges n’ont pas été pourvus au 1^er tour.

Si l’un de ces cas se produit, le 2^nd tour aura lieu du 30/06/2023 à partir de 08h00 au 04/07/2023 jusqu’à 16h00.

Article 3 – Nombre et répartition des sièges à pourvoir

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au 16 juin 2023. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du travail.

Conformément à l'article L2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

Il a été convenu entre les parties que le protocole préélectoral prévoit un nombre d’élus inférieur à celui à l’article R.2314-1 du code du travail à la seule condition que le volume global des heures de délégation, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui résultant des dispositions légales à l’effectif de l’entreprise. Il est donc possible de prévoir une diminution du nombre de membres dès lors que cette diminution se traduit par une augmentation équivalente du volume d’heures de délégation.

Par exemple, pour une entreprise de 750 salariés, le décret précise que la délégation du personnel du comité social et économique comprend 14 membres, disposant chacun de 24 heures délégations mensuelles, soit un volume global de 336 heures de délégation. Le protocole d’accord préélectoral pourra réduire le nombre de membres à 10 tout en augmentant le nombre d’heures individuelles de délégation à 34, puisque le volume global de ces heures s’élèvera toujours à 336 heures (33.6*10).

Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :

Collège	Effectif	Nombre de sièges
		Titulaires	Suppléants
ETAM	462.00	7	7
Cadres et VRP	279.00	3	3
Total	741.00	10	10

Article 4 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes de candidats – titulaires et suppléants – qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l’application de cette disposition ne permet pas d’aboutir à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Cette disposition vise les listes présentées par les organisations syndicales : elle ne s’applique pas aux listes dites « libres ou sans étiquette » qui peuvent donc être composées sans obligation d’appliquer la parité (Cass., soc., 25 novembre 2020, n°19-60.222).

La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :

1er collège	2ème collège
37 % de femmes 63 % d’hommes	30 % de femmes 70 % d’hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste présentée par une organisation syndicale doit comporter :

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats de l’un des sexes.

Les listes dites libres ou sans étiquettes pourront donc être composées sans application de la règle de parité ou d’alternance.

Article 5 – Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs, les salariés des deux sexes qui, à la date du premier tour du scrutin :

• ont 16 ans accomplis,

• ont 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise,

• ne font pas l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques (articles L. 5 et L. 6 du Code électoral).

Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date du 1^er tour des élections, soit au 16/06/2023. Elles doivent mentionner les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise et diffusées par mail le 09/05/2023 et pourront être actualisées jusqu’à 4 jours avant le 1^er tour.

Article 6 – Candidatures des salariés

6.1. Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, les électeurs qui, à la date du premier tour du scrutin :

• ont 18 ans accomplis,

• ont travaillé dans l’entreprise depuis un an au moins (ancienneté continue ou non),

• ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

6.2. Composition des listes de candidats

Les listes devront être composées comme suit :

• par collège électoral ;

• en séparant les titulaires et les suppléants ;

• en respectant la répartition femme/homme précisée ci-dessus (article 4) pour les organisations syndicales ;

• en ne comportant pas plus de noms que de sièges à pourvoir. Cependant, les listes incomplètes sont admises.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et pour un poste de suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.

Pour rappel, sont seules en droit de présenter des listes de candidats au premier tour, les organisations syndicales :

• reconnues représentatives dans l’entreprise ;

• ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;

• affiliées à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel ;

• qui remplissent les critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, d’ancienneté (au moins 2 ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Les organisations syndicales ne peuvent présenter qu’une seule liste pour chaque collège.

Au second tour, le monopole des organisations syndicales disparait et les candidatures libres sont acceptées.

Les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats au premier tour et non au second tour, verront leur liste du premier tour automatiquement reconduite pour le second tour.

6.3. Modalités de dépôt des candidatures

Les listes du premier tour seront communiquées à la Direction au plus tard le 07/06/2023, à 18h00.

Cette communication peut être effectuée :

• par lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention de Monsieur Xxx, Directeur des Ressources Humaines de la société Hexaom SA, à 2 route d’ancinnes 61000 Alençon;

• par dépôt auprès de la Direction à l’attention de Monsieur Xxx, Directeur des Ressources Humaines de la société Hexaom SA, contre récépissé ;

• par mail à l’adresse suivante : guillaume.douchin@hexaom.fr, contre récépissé.

Les candidatures qui seraient déposées au-delà de l’échéance fixée ci-dessus ne seront pas recevables.

Pour le premier et le second tour, les listes de candidats seront transmises au prestataire afin d’être intégrées dans le système de vote électronique.

Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 21/06/2023.

En cas de second tour, les listes de candidats seront communiquées à la Direction au plus tard le 27/06/2023, à 18h00. Cette communication pourra être effectuée dans les mêmes conditions que pour le premier tour.

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise, diffusées par mail par la Direction le lendemain de la date limite de dépôt.

Article 7 – Durée des mandats et nombre de mandats successifs

Conformément à l’article L.2314-33 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre (4) ans.

Article 8 – Vote électronique

8.1. Recours au vote électronique

Par accord en date du 25/01/2023, il a été convenu que l’élection ait lieu par voie électronique.

La société People Vox a été sélectionnée pour organiser ce scrutin.

Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord.

Pour garantir une authentification des électeurs sur la plateforme de vote électronique conforme aux dernières Recommandations de la CNIL (Recommandations du 25 avril 2019), il est nécessaire d’utiliser des questions dites d’authentification issues de données personnelles des électeurs de l’entreprise susvisée, autrement appelées « questions défis ».

Les questions choisies sont la date de naissance et le code postal d’habitation.

8.2. Connexion à la plateforme de vote

Les codes d’accès seront envoyés par le prestataire de vote électronique sous format papier et mail professionnel.

Les codes d’accès de chaque électeur devront être conservés pour toute la durée des élections. En cas de pertes des identifiants, l’électeur pourra ouvrir un ticket d’assistance directement sur la plateforme (formulaire accessible sur la page de connexion).

Chaque salarié sera destinataire d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique envoyée par le prestataire (par courrier et/ou mail en fonction du mode d’envoi des identifiants sélectionné).

Pour se connecter sur la plateforme et voter (pour les candidats titulaires et suppléants), l’électeur doit :

• se connecter sur le site internet : www.vote-cse.com ;

• saisir le code élection commun et communiqué à l’ensemble des salariés ;

• inscrire l’identifiant personnel reçu par courrier et/ou par mail ;

• renseigner les réponse aux questions défis choisies par l’entreprise (voir article 8.1);

• saisir un numéro de téléphone portable;

• saisir le code temporaire reçu par SMS à chacune de leur connexion.

8.3. Expression de vote

Le scrutin électoral est un scrutin de liste. Les électeurs votent pour une liste de candidats et non pour un ou plusieurs candidats pris isolément. Les électeurs auront la possibilité de voter blanc, de voter pour une liste et/ou de raturer des noms sur une liste.

Article 9 – Campagne électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats devra fournir à la Direction le logo de son organisation ainsi que son tract syndical afin qu’ils soient intégrés sur les bulletins de vote électroniques.

Ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes :

Logo	Format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG	Poids maximum de l’image : 500 Ko
Tract syndical	Format PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximums	Poids maximum du fichier : 2 Mo

Article 10 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée comme suit :

• Un ou plusieurs représentant(s) de la Direction de l’entreprise susvisée ;

• Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire de vote électronique ;

• L’ensemble des membres des bureaux de vote.

La cellule d’assistance technique est chargée d’assurer les missions prévues à l’article R. 2314-15 du Code du travail.

Article 11 – Bureau(x) de vote

Un bureau de vote unique et commun à l’ensemble des collèges est mis en place. Il sera composé de trois électeurs issus du siège social de Hexaom :

• Un président : l'électeur le plus âgé ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus âgé et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Important : L’identité des membres du bureau de vote devra être communiquée au prestataire au plus tard 4 jours ouvrés avant la cérémonie de scellement du premier tour de scrutin ; et ce même pour le(s) collège(s) où une carence de candidats est constatée au premier tour.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

De plus, en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le président du bureau de vote et ses deux assesseurs recevront chacun une clé destinée à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin. L'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes est indispensable pour autoriser le dépouillement.

La génération de ces clés aura lieu publiquement le 15/06/2023, de manière à prouver de façon irréfutable que seules ces personnes ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel du prestataire chargé de la maintenance du système de vote.

En cas de carence de candidature au 1^er tour, cette génération des clés sera reportée au 29/06/2023.

Article 12 – Dépouillement, proclamation et affichage des résultats

Le dépouillement sera réalisé sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire de ses assesseurs, des représentants de liste et de l'employeur ou son représentant.

A l'heure de clôture du scrutin, la plateforme de vote électronique est fermée et il n’est alors plus possible pour les électeurs de voter.

Le président et ses assesseurs entrent alors leurs clés de dépouillement (clés informatiques générées lors de réunion d’ouverture du scrutin) afin de déverrouiller l’urne électronique et de permettre le décompte automatique des résultats.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les résultats seront calculés automatiquement par la plateforme pour chaque collège, pour les titulaires et les suppléants. En vertu du droit électoral, il est d’abord opéré une répartition par liste puis par siège. Les candidats seront ensuite élus en fonction de leur rang et de leurs éventuelles ratures.

Les procès-verbaux (documents Cerfa) contenant le détail des résultats des élections sont ensuite automatiquement générés par la plateforme. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude du contenu des procès-verbaux et les signe. Ses assesseurs procèdent alors à la signature des formulaires.

Les résultats définitifs des élections seront affichés sur les panneaux réservés à l'entreprise et diffusées par mail par la Direction dès la proclamation des résultats.

Article 13 – Calendrier des opérations électorales

Le calendrier du premier et second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l’entreprise Hexaom SA pour l'année 2023.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation et sera diffusé au personnel de l’entreprise pour information.

Fait à Alençon, le 06/03/2023, en 3 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires

Pour la société Hexaom SA Pour les Organisations Syndicales

Xxx DRH CFDT

Directeur des Ressources Humaines Xxx, Délégué syndical