Entre les soussignés :

D’une part,

Délégué syndical du Syndicat National CFTC,

Délégué syndical du Syndicat National CFE-CGC ;

D’autre part,

Table des matières

Préambule 3

1. Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle 4

2. Déconnexion/reconnexion durant la journée de travail 4

3. Focus Télétravail 5

4. Focus salariés en forfait jours 5

5. Conduite et déconnexion 5

6. Bonnes pratiques à promouvoir dans l’usage des courriels 6

7. Sensibilisation et suivi du respect du droit à la déconnexion 7

8. Dispositions finales 7

8.1 Durée et validité de l’accord 7

8.2 Formalités de publicité 7

8.3 Formalités de dépôt 8

ANNEXE 9

S’approprier Microsoft Teams 9

Préambule

Les nouvelles technologies ont envahi notre quotidien et ont révolutionné notre manière de travailler. Sans y prendre garde, nous pouvons être joignables et connectés en permanence. La crise COVID n’a pas manqué d’accélérer notre dépendance aux outils de communication numérique. Ceci n’est pas sans dangers à titre professionnel comme à titre personnel.

L’entreprise promeut une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication au service de son activité et respectueuse de la vie privée et de la santé de ses salariés. 

Par son comportement professionnel et son exemplarité, le manager incarne les valeurs de cette charte et encourage le respect de ses modalités. 

Le manager - quel que soit son niveau hiérarchique – est : le premier garant de l’équilibre de vie de ses salariés.

Il encourage ses salariés à respecter leurs temps de repos, y compris lorsqu’ils utilisent des outils numériques professionnels.

Le présent accord est publié sur l’intranet de l’entreprise dès son entrée en vigueur.

Chaque nouveau salarié sera invité à le consulter dès son embauche.

La Direction des Ressources Humaines veille à la bonne application de cet accord. 

Chaque salarié est invité à se rapprocher de celle-ci pour toute question, ou suggestion, liée à son application et à son respect.

L’accord se veut synthétique pour en faciliter la compréhension et la bonne application. 

Il s’intègre à la politique QVT (Qualité de Vie au Travail) dans laquelle s’engage l’entreprise.

Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Bien que le management soit garant de l’équilibre de vie des salariés qui composent son équipe, il est rappelé que ces derniers doivent assurer leurs missions tout en préservant leurs temps de repos et de congés. Le salarié qui se trouverait en difficulté dans la gestion de ses missions doit en alerter son manager.

L’entreprise sensibilise les salariés notamment lors de l’entretien annuel et professionnel, à un usage mesuré et responsable de la messagerie électronique et de tout autre outil numérique de communication. Une question précise sera inscrite afin d’en tirer des conclusions et plans d’action éventuels. D’autres points réguliers seront organisés si nécessaire.

L’entreprise veille à la mise en place d’une organisation du travail adaptée à la préservation de cet équilibre.

Par l’instauration d’un droit à la déconnexion, il est reconnu au salarié le droit de ne pas répondre à des sollicitations éventuelles de son employeur ou son représentant (manager) durant son temps de repos, quel que soit le moyen utilisé (téléphone, sms, courriel, réseaux sociaux, …).

Dans le cas d’un courriel réceptionné en dehors de ses heures de travail (temps de déconnexion), le salarié est ainsi considéré avoir reçu le courriel au moment de sa reprise de poste (moment de sa reconnexion).

Seule une circonstance exceptionnelle peut permettre à l’employeur ou son représentant de contacter un collaborateur durant son temps de repos. Il est précisé que s’il y a caractère d’urgence, la sollicitation ne pourra alors s’exercer que par le biais d’un appel téléphonique (numéro personnel). Les collaborateurs ne doivent pas, en effet, consulter leur messagerie électronique durant le temps de repos. Il est par ailleurs précisé que les salariés qui sont dotés d’un téléphone mobile sont invités à ne pas en faire usage en dehors de leur temps de travail.

Déconnexion/reconnexion durant la journée de travail

Outre le fait de préserver le temps de repos, il est important de noter que pour une bonne gestion de la charge de travail et en fonction des tâches à accomplir dans le cadre de sa mission, il est nécessaire de se déconnecter pour se concentrer sur un dossier. Cette déconnexion temporaire est bénéfique sur la gestion de la pression/stress que peut engendrer le travail fragmenté du fait de l’interruption systématique liée à la réception de courriels.

Les salariés dont la nature de l’emploi est de répondre à des sollicitations téléphoniques fréquentes notamment les services au contact avec les clients exploitants et/ou clients utilisateurs ainsi que les services administratifs devront faire part à leur manager de toute difficulté dans l’organisation des tâches annexes nécessitant de la concentration.

Il est également encouragé de s’interroger sur le moyen de communication à utiliser pour échanger avec un collègue ou un partenaire. L’usage de la messagerie électronique peut engendrer pour son utilisateur et ses destinataires des désagréments qui pourraient être évités.

L’outil de communication TEAMS est connecté dès lors que le salarié est en activité. Cet outil permet de prévenir de sa disponibilité et de préciser sa disponibilité. Voir en annexe les différents statuts disponibles.

Focus Télétravail

Les salariés en situation de télétravail doivent être joignables et être en mesure de répondre aux sollicitation dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise ou habituellement lorsqu’ils exercent à l’extérieur des locaux de l’entreprise, à savoir dans le cadre de leurs « horaires habituels ».

Il est précisé que les salariés à l’heure utilisent une badgeuse numérique permettant de connaître leurs heures de travail.

Il est de bon usage de demander au salarié avant de l’appeler s’il est disponible. Ce dernier pouvant être déjà en ligne par ailleurs ou sur un dossier nécessitant sa concentration. S’il n’est pas disponible, le salarié proposera de rappeler, dès que possible, l’interlocuteur qui cherche à le joindre.

Focus salariés en forfait jours

L’amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables.

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Il est recommandé aux salariés en forfait jour de communiquer au maximum sur son emploi du temps à ses collègues et sa hiérarchie, afin qu’ils puissent avoir connaissance des plages de disponibilité et des temps de repos.

Conduite et déconnexion

Bien que les véhicules soient équipés d’une connexion Bluetooth, il est rappelé que l'usage du téléphone au volant a de multiples conséquences sur la conduite et la sécurité des automobilistes et des autres usagers de la route.

Aucune d'entre elles n'est à sous-estimer :

• Augmentation du temps de réaction.

• Augmentation du temps de freinage.

• Réduction de la distance de sécurité.

• Difficulté à maintenir le véhicule dans la voie de circulation.

• Difficulté à maintenir une vitesse adaptée.

• Réduction du champ de vision.

• Difficulté à s'insérer sans danger dans le flux de circulation.

• Provocation de stress, de tension voire de frustration.

• Moindre conscience de l'environnement.

Il est par conséquent vivement conseillé d’éteindre le téléphone pendant le trajet, ou de désactiver les alertes sonores et visuelles.

La tenue de réunion téléphonique au volant est proscrite ainsi que le traitement de courriels.

En cas de nécessité de se connecter, il convient de stationner le véhicule en sécurité.

Des actions de sensibilisation seront organisées régulièrement pour l’ensemble des salariés itinérants.

Lorsque l’on contacte un collaborateur itinérant au téléphone, on doit s’assurer qu’il n’est pas en situation de conduite. A défaut lui demander à quel moment on peut le rappeler et lui rappeler les règles de sécurité.

Bonnes pratiques à promouvoir dans l’usage des courriels

• Développer des modes de travail collaboratifs pour limiter l’usage des courriels dès lors que cela est possible

• Teams est un outil de communication au même titre que la téléphonie. Il convient de ne pas multiplier les tentatives d’appels si un message a déjà été transmis sur la messagerie de votre interlocuteur.

• Fixer des plages de déconnexion dans la journée pour avancer sur ses dossiers et ne pas céder à la dictature du courriel

• S’éviter les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message

• Créer des règles de message : par exemple, publicité, newsletter, … peuvent être classées directement dans un dossier que vous pourrez consulter plus tard. Pendant une période d’absence, cette pratique est plus que recommandée.

• Ne pas envoyer de courriels le soir ou le weekend afin que les salariés ne soient plus incités à regarder leurs courriels durant leur temps libre. Respecter le non-envoi de courriels entre 20h et 7h. Il est rappelé qu’une plage de repos de 11 h consécutives par jour (minimum) est obligatoire.

• Eviter l’envoi de mails aux clients après 19 h afin de ne pas les encourager à nous solliciter tard et donner l'image d'une entreprise désorganisée.

• En cas d’absence, un message d’absence doit indiquer le nom d’un référent vers qui l’interlocuteur peut se renseigner. Indiquer la période concernée. Ce référent peut faire une synthèse de ce qui a été traité et ce qu’il reste à traiter au retour.

• Utiliser des fonctions d’envoi différé des courriels les soirs ou le weekend pour les membres de la Direction qui ne sont pas soumis à un cadre horaire de travail. Ou laisser les courriels en brouillon et les envoyer pendant les heures habituelles de travail des membres de l’équipe.

Quelques questions à se poser avant d’envoyer un courriel :

Le courriel est-il systématiquement le support approprié ? Quel est le mode de traitement le plus approprié à la situation (réunions/ entrevue physique/conversation téléphonique, … ?)

Y’a-t-il un caractère d’urgence ? Dans ce cas le courriel n’est pas approprié. Un appel téléphonique est à privilégier.

Qui doit-on mettre en copie (les interlocuteurs strictement nécessaires)

Avoir une vigilance sur les « répondre à tous » (nécessaire ?)

Un courriel efficace : 

• Un objet clair

• Court (ce n’est pas une note de synthèse – une note en pièce jointe est à privilégier-)

• Il permet à son destinataire de le classer en fonction de son caractère prioritaire/important

Le courriel a vocation à partager des informations, ce n’est pas un « chat » : Eviter les conversations par courriel : après 3 courriels, « on s’appelle ».

Sensibilisation et suivi du respect du droit à la déconnexion

Il est convenu entre les parties qu’une causerie sécurité sera organisée sur le droit à la déconnexion et des communications de sensibilisation seront adressées régulièrement aux salariés itinérants sur les risques liés à l’usage du téléphone au volant.

En cas de difficulté liée au respect du droit à la déconnexion, le salarié devra en faire part à son manager et à la Direction des Ressources Humaines ou aux représentants du personnel.

Dispositions finales

8.1 Durée et validité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 

8.2 Formalités de publicité

Le présent accord fera l’objet d’une publicité auprès des salariés de l’entreprise selon les modalités de communication d’usage en vigueur dans ces entreprises. Il sera mis à disposition sur l’Intranet de l’entreprise.

8.3 Formalités de dépôt

La procédure de notification et de dépôt de l’accord sera effectuée par le représentant légal de l’entreprise conformément aux dispositions réglementaires prévues à cet effet.

Le présent accord sera déposé en un exemplaire original auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes d’Orléans et sur la plateforme « TeleAccords » à l’adresse suivante :

www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

L’accord conclu sera déposé dans la base de données numérique des accords collectifs sur le site www.legifrance.fr dans une version anonymisée ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Il sera remis un exemplaire original du présent accord à chaque Partie signataire.

Fait le 3 avril 2023 en 4 exemplaires

Pour la Direction Pour la CFTC Pour la CFE-CGC

ANNEXE

S’approprier Microsoft Teams

Pour une meilleure expérience sur Teams, nous vous conseillons de faire un tour dans les réglages afin de pouvoir paramétrer :

• Vos notifications : tout comme pour les courriels, les pop-ups nuisent à votre attention et à votre productivité. Afin de ne pas être dérangé(e) à chaque message reçu, cliquez sur votre Profil en haut à droite > Paramètres > Notifications puis dans la partie « Messages » optez pour « Désactivé ».

Si vous préférez recevoir des notifications en temps normal mais avez besoin d’animer une conférence sans être dérangé, ou simplement vous concentrer pendant l’heure qui suit, vous pouvez temporairement activer le mode « Ne pas déranger ».

• Si vous souhaitez que les personnes sachent que vous êtes occupé(e) ou absent(e) de votre bureau, définissez votre état dans Teams. Le petit point de votre profil indique si vous êtes disponible ou non.

• Teams définira automatiquement le statut dans certains cas, par exemple lorsque vous êtes en appel. Pour le configurer explicitement vous-même, allez à votre profil en haut de Teams sélectionnez-en un dans la liste.

Pour plus d’informations sur les différents types d’états que vous pouvez modifier, procédez comme suit :

• Disponible est lorsque vous êtes actif dans Teams et que vous n’avez rien à faire dans votre calendrier (par exemple, aucune réunion ou appel). Veuillez noter que Teams définit automatiquement votre statut de Disponible à Absent(e) lorsque vous verrouillez votre ordinateur ou lorsqu’il entre en mode inactif ou veille. Sur un appareil mobile, cela se produit lorsque l’application Teams est en arrière-plan.

• Occupé est quand vous voulez vous concentrer sur quelque chose, et vous voulez que les notifications apparaissent.  Si vous participez à une réunion ou un appel, Teams changera automatiquement votre statut en Dans une réunion ou Dans un appel (Occupé(e)) lorsqu'il n'est pas défini en tant que « Ne pas déranger ».

• Ne pas déranger est lorsque vous voulez vous concentrer sur votre écran, et ne voulez pas que les notifications apparaissent.

• De retour bientôt vous permet de dire que vous êtes momentanément absent(e). Il n’est jamais réglé automatiquement.

• Apparaître absent(e) est quand vous avez besoin de travailler sans répondre immédiatement.

• Le mode hors connexion apparaît lorsque vous voulez indiquer que vous n’êtes pas connecté à Teams, vous ne répondrez pas tant que vous n’êtes pas de nouveau en ligne. Vous recevrez toujours des notifications si quelqu’un vous en envoie un.