Accord d'entreprise "accord sur l’adoption du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de l’UES AXA IM" chez AXA INVESTMENT MANAGERS PARIS (Siège)

Accord sur l'adoption du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles
au sein de l'UES AXA IM

Entre l'Unité Economique et Sociale AXA INVESTMENT MANAGERS composée des sociétés :

AXA INVESTMENT MANAGERS PARIS AXA INVESTMENT MANAGERS SA AXA INVESTMENT MANAGERS IF AXA REIM France

AXA REIM SA

AXA REIM SGP

représentée par xxxx en qualité de Responsable des Relations sociales d'une part,

et les Organisations Syndicales représentatives signataires d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Un accord sur l’adoption du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de l’UES AXA IM avait été conclu le 21 décembre 2015. Cet accord avait vocation à s’appliquer aux élections professionnelles portant sur l’élection du Comité d’entreprise et des Délégués du personnel.

Les dispositions prévues par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ont pour conséquence de fusionner les Instances représentatives du personnel préexistantes (Comité d’entreprise, Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et délégués du personnel) au sein d’un nouveau Comité Social et Economique (CSE).

Dans le respect de ces nouvelles dispositions légales et règlementaires et dans le cadre de l’ouverture de la négociation relative aux élections professionnelles des représentants au Comité social et économique devant intervenir en février 2019, les parties signataires sont convenues de renégocier un nouvel accord sur l’adoption du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de l’UES AXA IM, qui se substituera en tous points à l’accord du 21 décembre 2015 dès sa publication.

La Loi pour la Confiance dans 1'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 a ouvert la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n°2002-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du même jour du ministère de l'emploi et de la cohésion sociale et du logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) formule en outre des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Enfin, l'accord RSG du 19 février 2008 sur le vote électronique, venu décliner les modalités du processus de vote électronique, rappelle également que sa mise en place doit permettre de :

• faciliter l'organisation des élections et favoriser la participation de tous les personnels,

• simplifier les opérations de dépouillement.

Eu égard à ces dispositions, les Parties se sont rencontrées afin d'étudier l'opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre de l'organisation des élections professionnelles de l'UES AXA IM et ainsi aménager le processus des opérations de vote comme le propose l’article L.2314-26 du Code du travail, modifié par l’ordonnance n°2017-1819 du 22 septembre 2017.

Lors des précédentes élections organisées en 2016, les partenaires sociaux avaient retenu un prestataire spécialisés dans le vote par Internet en vue d'organiser la mise en place du système de vote électronique. Les parties conviennent d’une démonstration du système de vote par internet par le prestataire retenu.

Lors de cette démonstration, les organisations syndicales peuvent poser toutes les questions utiles sur les modalités de vote par internet.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le recours au scrutin électronique permettra, tout en garantissant la sécurité et le respect des données personnelles, notamment :

• d’obtenir des résultats immédiatement ;

• de faire disparaître les risques d’erreurs ou de fraude au moment du dépouillement ;

• de s’inscrire dans une démarche de développement durable en réduisant les consommations mais aussi les coûts liés à l’utilisation du papier ;

• de pallier les aléas postaux et de favoriser la participation des électeurs ;

• de moderniser le dialogue social et de s’adapter aux nouveaux usages.

Au terme des négociations engagées, les Parties sont convenues de mettre en œuvre le vote électronique dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après, dans le respect des articles R.2314-5 à -18 du Code du Travail issus du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Article 1 — Champ d'application

Le présent accord est applicable à l'ensemble des collaborateurs de I'UES AXA Investment Managers appelés à voter aux élections professionnelles des membres du Comité Social et économique dans les conditions fixées par le protocole d'accord préélectoral. Cet accord aura donc vocation à s'appliquer à l'ensemble des élections professionnelles à compter des prochaines.

Article 2 — Modalités de vote — Protocole d'accord préélectoral

1. Principe de recours au vote électronique

Dans le cadre de chaque élection professionnelle à compter des prochaines, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole d'accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.

Les parties conviennent, par le présent accord, d'ouvrir la possibilité de recourir au vote électronique à l'occasion des élections professionnelles.

Recours à un prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la mise en place et l’organisation du vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour l’ensemble des opérations liées au vote électronique et devra respecter les conditions du cahier des charges transmis par AXA IM et respectant les prescriptions des articles R. 2314-5 et suivant du Code du travail. Les prescriptions de ces articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord, qui est tenu à la disposition des salariés et mis sur l’intranet. Le système retenu devra notamment assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément à l’article R2314-6 du Code du travail.

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l'entreprise, s’il est déjà arrêté.

Il comportera en annexe une description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 — Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction en lien avec le prestataire retenu établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, ainsi que le déroulement des opérations électorales, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du premier tour de scrutin. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d'accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture des bureaux de vote, de n'importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurise propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Pendant la période de vote, plusieurs mails seront adressés par la Direction à l'ensemble des électeurs selon un calendrier défini dans le protocole d'accord préélectoral pour les informer de la période de vote et rappeler la possibilité pour les électeurs de voter pendant leur temps de travail s'ils le souhaitent.

Le prestataire retenu fournira le taux de participation de manière régulière aux membres du bureau de vote, aux organisations syndicales ainsi qu'à la direction. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les collaborateurs seront informés des dates et heures relatives à l'ouverture et à la fermeture de la période de vote. Ces dates et horaires ainsi que les modalités d'information seront déterminés lors de la négociation du protocole d'accord pré-électoral.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 4 — Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique du prestataire sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule d’assistance technique comprendra les représentants du prestataire retenu.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

- procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, a un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- contrôlera, a l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 — Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié aux élections professionnelles de l'entreprise.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposes selon le protocole d'accord préélectoral.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu'elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la direction des relations sociales, dans l’ordre auquel elles ont été transmises à ladite direction.

Article 6 — Modalité d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire avant le premier tour des élections (à la date précisée dans le protocole d'accord préélectoral), selon des mesures permettant de s'assurer que les électeurs en sont les seuls destinataires, selon des modalités permettant de prévenir tout risque d'usurpation d'identité au moyen d'un code d'identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu'un mot de passe. Les modalités de remise des codes d'accès personnels seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

A l'aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections professionnelles crée pour l'occasion par le prestataire. En complément de ces codes, l'électeur devra également s'identifier selon des modalités définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral pour accéder au site lui permettant d'accéder aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

Article 7 — Garantie de confidentialité et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système retenu devra permettre d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, d’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l’électeur seront séparés, traités par des systèmes électroniques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 8 — Expertise

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et règlementaires.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Article 9 — Operations de dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire retenu.

L'ensemble des opérations de dépouillement se fera sous contrôle de l'Huissier de Justice qui établira un Procès-verbal de constat transmis au bureau de vote, aux Organisations syndicales intéressées et à la Direction.

Article 10 — Durée — Effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Les parties conviennent que cet accord aura vocation à produire ses effets pour chacune des élections professionnelles organisées au sein de 1'UES AXA IM.

Article 11 Révision - dénonciation

Le présent accord pourra être révisé, notamment en cas d'évolution des dispositions légales, conventionnelles ou interprofessionnelles en vigueur ou dans l'hypothèse de changements fondamentaux susceptibles d'impacter l'organisation de l'UES AXA IM.

Il pourra être dénoncé à tout moment, en tout ou partie, par les parties signataires du présent accord, dans les conditions légales.

Article 12 — Dépôt et Publicité

Le présent accord fera l'objet, dans le respect des articles L 2231-5-1, L 2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, d'un dépôt sous forme dématérialisée sur la plateforme « TéléAccords ». Le présent accord fera également l’objet de dépôt d’un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Nanterre.

Fait à La Défense le 7 janvier 2019

Pour les Sociétés de l’UES AXA INVESTMENT MANAGERS

Pour la CFDT

Pour la CFE/CGC

Pour l’UGICT-CGT