Accord d'entreprise "Accord collectif sur les conventions de forfait annuel en jours" chez FLICHY GRANGE AVOCATS (Siège)

Accord Collectif sur les conventions de forfait annuel en jours

Entre

Le Cabinet FLICHY Grangé Avocats dont le siège social est situé 66 avenue d’Iéna 75116 Paris, immatriculé au RCS de sous le numéro représenté par …………….

D’une part,

Et

Madame ……………. es qualité de membre titulaire du comité social et économique, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles,

D’autre part,

(Ci-après ensemble désignés les « Parties »)

Préambule :

Dans le cadre de l’amélioration de l’organisation du travail et de satisfaire à la demande de ses cadres, le Cabinet a mené une réflexion sur une gestion du temps de travail adaptée pour les cadres.

En particulier, il est apparu que l’autonomie et les responsabilités confiées à certaines fonctions cadres sont devenues difficilement compatibles avec un horaire prédéterminé et que les salariés aspiraient à une meilleure flexibilité dans leur temps de travail.

Le présent Accord est issu de la volonté des Parties de définir un cadre juridique adapté et d’instaurer la possibilité pour les cadres autonomes de conclure une convention de forfait annuel en jours.

Le présent Accord est conclu conformément aux dispositions des articles L.2232-23-1 et L.2232-29 du code du travail.

SOMMAIRE

Article 1. Champ d’application de l’accord 4

Article 2. Salariés concernés 4

Article 3. Période de référence du forfait 4

Article 4. Nombre de jours compris dans le forfait 4

Article 5. Nombre de jours de repos par an 5

Article 6. Modalités de prise de jours de repos 5

Article 7. Rachat des jours de repos <Facultatif> 6

Article 8. Impact des absences et entrées/sorties en cours d’année 6

Article 9. Rémunération 7

Article 10. Durée maximale de travail et temps de repos 7

Article 11. Droit à la Déconnexion 8

Article 12. Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail des salariés 9

Article 13. Entretiens individuels 9

13.1 Entretiens périodiques 9

13.2 Entretiens annuels 10

Article 14. Suivi de l’accord 10

Article 15. Date d’effet 10

Article 16. Durée de l’accord et révision 10

Article 17. Dénonciation 11

Article 18. Informations des salariés 11

Article 19. Publicité et dépôt de l’accord 11

1. Champ d’application de l’accord

Le présent Accord s’applique aux salariés du Cabinet pouvant bénéficier d’un forfait annuel en jours tels que définis à l’article 2 du présent Accord.

Sont exclus du présent Accord les avocats salariés relevant de la convention collective des avocats salariés – IDCC n°1850.

2. Salariés concernés

Le dispositif de forfait annuel en jours peut être convenu avec les collaborateurs répondant au statut de cadres autonomes conformément aux dispositions de l’article L. 3121-58 du Code du travail.

Les cadres autonomes sont définis comme étant les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de leur service ou de leur équipe.

Sont notamment concernés des fonctions telles que Knowledge Manager, Responsable comptable, Responsable facturation, Responsable marketing, Manager informatique et services généraux.

Il est rappelé que cet aménagement du temps de travail devra faire l’objet d’une convention écrite individuelle de forfait en jours dans le contrat de travail du collaborateur concerné ou dans un avenant. Cette convention précisera notamment le nombre de jours travaillés dans l’année pour une année complète d’activité et un droit complet à congés payés. Elle fixe en outre le montant de la rémunération des salariés et rappelle les modalités de décompte des jours travaillés et le nécessaire respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.

3. Période de référence du forfait

La période de référence du forfait en jours est l’année civile, du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année.

4. Nombre de jours compris dans le forfait

La durée du travail des salariés visés à l’article 2 du présent Accord est définie en nombre de jours de travail sur l’année.

Elle correspond à 218 jours de travail par an (y compris la journée de solidarité) pour un salarié présent sur une année complète d’activité et ayant acquis la totalité des droits à congés payés complets, compte non tenu des éventuels jours d'ancienneté conventionnels au titre de l'article 21 de la Convention Collective Nationale des personnels salariés des cabinets d’avocats et des absences exceptionnelles accordées au titre de l'article 24 de cette Convention. 

Le cas échéant, en cas de circonstances personnelles particulières et de réduction du nombre de jours travaillés compatible avec les besoins du service et des contraintes particulières liées à l’activité ou aux fonctions du salarié, il sera possible de conclure un forfait en jours réduit, comprenant un nombre de jours travaillés inférieur au plafond de 218 jours défini ci-dessus. Cela nécessitera l’accord de l’employeur et du salarié concerné. Dans ce cas, le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours travaillés fixé par sa convention individuelle de forfait et la charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.

Les salariés ayant un forfait en jours complet souhaitant passer à un forfait en jours réduit ou inversement, doivent en formuler la demande par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre au service du personnel en précisant la date envisagée pour la mise en œuvre. La demande doit être faite au moins deux mois avant cette date.

Le Cabinet dispose d’un délai d’un mois pour examiner la demande. Le refus peut être motivé notamment pour des raisons relatives aux nécessités du service, aux spécificités du poste ou à la compétence particulière de la personne occupant le poste. Un avenant au contrat de travail sera impérativement signé avant la mise en œuvre du changement du forfait en jours.

5. Nombre de jours de repos par an

Afin de ne pas dépasser le plafond annuel de jours travaillés visé à l’article 4 ci-dessus, le salarié bénéficie de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment du nombre de jours chômés sur l’année.

A cet égard, il est expressément précisé que, compte tenu d’un nombre variable de samedis, de dimanches et de jours fériés d’une année sur l’autre, le nombre de jours de repos dans l’année (Y) sera calculé chaque année par la Direction et communiquée aux salariés concernés en début d’année de référence selon la règle suivante (pour une année complète d’activité et pour un droit complet à congés payés):

Nombre de jours de l’année	365 (ou 366 selon les cas)
Nombre de samedi/dimanche	104 (ou 105 selon les cas)
Nombre de congés payés annuels	25
Nombre de jours travaillés	218
Nombre de jours fériés situés sur un jour ouvré	X
Nombre de jours de repos	Y

Pour les cadres qui en bénéficient, les jours de congé conventionnels (ancienneté) viendront en supplément des jours de repos tels que calculés ci-dessus. En d’autres termes, le nombre de jours travaillés sur l’année tel que prévu par le forfait sera diminué à due concurrence du nombre de jours de congé conventionnel.

A toutes fins utiles, il est rappelé qu’en cas de demande par le salarié de fractionnement du congé principal, ce dernier renonce expressément aux jours de congés supplémentaires prévus par l’article L 3141-23 du Code de travail auquel renvoie l’article 21 de la convention collective.

6. Modalités de prise de jours de repos

Les jours de repos sont pris au cours de la période de référence annuelle par journée ou demi-journée.

Compte tenu de l’autonomie des salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours, les jours de repos seront posés à l’initiative du collaborateur sur la période de référence annuelle, en concertation avec son responsable hiérarchique. Il est de la responsabilité de chaque collaborateur de prendre de manière effective et régulière les jours de repos, sous le contrôle de son responsable hiérarchique.

En vue de concilier les impératifs liés aux nécessités de l’organisation du Cabinet et l’organisation de la vie personnelle et familiale du collaborateur, il sera veillé à ce que :

• les jours de repos soient pris en concertation avec le responsable hiérarchique en tenant compte des impératifs liés, d’une part, à la réalisation de la mission et, d’autre part, au bon fonctionnement du Cabinet et du service,

• les dates prévisionnelles de prise des jours de repos devront être communiquées par le collaborateur à son responsable hiérarchique en observant un délai de prévenance raisonnable d’au moins 8 jours ouvrables. La direction pourra s’y opposer pour des raisons tenant notamment aux contraintes du service ou aux périodes d’activité. En cas de modification de calendrier, la Direction ou le salarié devra en informer l’autre partie moyennant un délai de prévenance de 5 jours ; en deçà de ce délai, les situations devront être réglées par accord réciproque.

En tout état de cause, les jours de repos doivent être pris régulièrement sur la période annuelle de référence et ne pourront être reportés sur l’année suivante.

7. Rachat des jours de repos

Le Cabinet entend privilégier la prise de jours de repos en vue de respecter l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle de chaque collaborateur.

Toutefois, à titre exceptionnel, le salarié qui le souhaite peut, à sa demande et après accord de la Direction, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de 10% de son salaire journalier, dans la limite de 6 jours de repos par an. Cette possibilité est subordonnée à la conclusion d’un avenant à la convention individuelle de forfait en jours. La mise en œuvre de la faculté offerte au salarié de renoncer, en accord avec l’employeur, à une partie des jours de repos, peut avoir pour conséquence de conduire à un dépassement du nombre de jours travaillés défini à l’article 4 du présent Accord, dans la limite de 224 jours.

8. Impact des absences et entrées/sorties en cours d’année

   8.1 Calcul du droit individuel au repos

Le droit individuel aux jours de repos est calculé, selon la formule ci-après, au prorata du temps de présence du salarié dans l’entreprise au cours de la période de référence, en cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif ou encore, selon qu’il arrive dans l’entreprise ou qu’il la quitte en cours de période de référence.

Dans la formule suivante, les jours d’absence visés sont indistinctement des jours d’absence non assimilés à du temps de travail effectif aux termes de l’article L.3141-5 du Code du travail ou une partie de la période de référence pendant laquelle le salarié n’était pas inscrit aux effectifs du fait d’une arrivée ou d’un départ en cours d’année :

droit individuel aux jours de repos = jours de repos théorique x [1 – (nombre de jours ouvrés d’absence / nombre de jours de travail prévus dans la convention de forfait)]

Le nombre de jours de repos ainsi déterminé est arrondi à la demi-journée supérieure.

8.2 Cas de la rupture du contrat de travail

En cas de rupture du contrat de travail en cours d’année, compte tenu du caractère forfaitaire du nombre de jours travaillés, aucune indemnité ni compensation ne sera due au titre des jours de repos restant, le cas échéant, à prendre à la date de rupture du contrat.

A l’inverse, s’il apparait qu’un nombre trop important de jours de repos a été pris à la date de sortie des effectifs, une compensation/régularisation sera effectuée sur le solde de tout compte.

9. Rémunération

Les salariés concernés par une convention de forfait en jours bénéficient d’une rémunération annuelle forfaitaire brute, en contrepartie de l’exercice de leurs fonctions et des éventuelles sujétions liées au forfait en jours.

La rémunération mensuelle versée au salarié ayant conclu une convention de forfait jours est lissée sur l’année et est indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois, pour un mois complet d’activité.

En cas d’absence non rémunérée, ainsi qu’en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, la rémunération mensuelle du salarié est diminuée à hauteur du salaire journalier correspondant au nombre de jours d’absence sur le mois considéré.

Il est convenu que la valorisation d’une journée de travail du salarié bénéficiant d’une convention de forfait en jours s’effectue sur la base suivante :

Rémunération annuelle fixe (hors éventuelles primes) / nombre de jours rémunérés sur l’année (incluant les jours travaillés, les jours de congés payés et les jours fériés chômés)

En fin d’année, s’il apparait que le salarié a pris un nombre de jours de repos supérieur au nombre auquel il avait droit (exemple : année incomplète d’activité), une régularisation sera faite au plus tard au moment de la paie de janvier n+1.

10. Durée maximale de travail et temps de repos

Aux termes des dispositions légales, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis à la durée quotidienne maximale de travail, aux durées hebdomadaires maximales de travail et à la durée légale hebdomadaire.

Néanmoins, afin de garantir la protection de la sécurité et de la santé du salarié, l’amplitude et la charge de travail des salariés concernés doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition des temps travaillés.

En outre, les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire leur sont applicables.

Dès lors, les salariés bénéficient de :

• un repos minimal quotidien de 11 heures consécutives ;

• un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures.

Il est précisé que le forfait en jours, bien qu’exclusif de tout décompte des heures travaillées, ne doit pas avoir pour conséquence de limiter de manière récurrente le repos quotidien à son minimum légal de 11 heures.

En tout état de cause, l’amplitude de travail ne pourra pas, sauf circonstances exceptionnelles, dépasser quotidiennement 13 heures.

Il est par ailleurs rappelé que les journées d’activité seront limitées à 5 jours par semaine, sauf cas exceptionnel, sans pouvoir dépasser 6 jours consécutifs. Le temps de travail est en principe réparti du lundi au vendredi et les jours de repos hebdomadaires sont le samedi et le dimanche.

Les responsables hiérarchiques seront attentifs au respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire de leurs collaborateurs, notamment au travers des missions confiées et au moyen des dispositifs de suivi prévus par le présent Accord. Ils veilleront à ce que la charge de travail confiée permette de prendre effectivement et régulièrement les temps et jours de repos.

11. Droit à la Déconnexion

La bonne gestion et maîtrise des technologies de l’information et de la communication (messagerie électronique, smartphones, etc.) est indispensable afin d’assurer l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés et le respect des temps de repos des salariés.

Dans ce contexte, il est nécessaire de veiller à ce que les pratiques dans ce domaine soient adaptées et respectueuses des personnes et de leur vie privée.

L’effectivité du respect par le salarié en forfait jours des durées de repos implique en particulier pour ce dernier de pouvoir se déconnecter des outils de communication à distance durant les temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant les congés payés et de repos.

Dans ce cadre, les parties conviennent qu’il appartient aux salariés de se déconnecter des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés et de repos.

Ce droit se traduit notamment par l’absence d’obligation, pour le salarié, de répondre aux appels téléphoniques professionnels ou encore d’envoyer et de traiter les mails professionnels en dehors de son temps de travail, sauf circonstances particulières ou motif impérieux.

Chacun doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés du Cabinet.

Préalablement à toute absence prévisible, il convient de mettre en place un message d’absence informant les interlocuteurs de leur absence, de la date prévisible du retour, des personnes à contacter durant l’absence, et de transmettre les consignes et tous les accès, code ou dossiers permettant au Cabinet de fonctionner sans faire obstruction à la continuité de service pendant l’absence.

Les responsables hiérarchiques seront sensibilisés au fait qu’il leur appartient eux-mêmes de respecter cette obligation pour ce qui les concerne et de s’abstenir de formuler des demandes nécessitant une réponse pendant les horaires de nuit, le week-end, et pendant les congés payés des salariés.

12. Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail des salariés

Chaque collaborateur soumis à une convention de forfait en jours, devra, régulièrement et au moins une fois par mois, à l’aide du dispositif déclaratif mis à sa disposition, déclarer ses journées travaillées et son temps de repos sur la période écoulée, sous la supervision du supérieur hiérarchique.

Le système fera apparaitre, d’une part le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées au cours du mois, ainsi que leur cumul annuel et d’autre part le nombre de journées ou demi-journées d’absence au cours du mois, en précisant la nature de ces absences (congés payés, jours de repos, arrêt maladie ...).

Ce relevé mensuel renseigné par le salarié et régulièrement transmis au responsable hiérarchique et au service du personnel permettra notamment de vérifier le respect des temps de repos.

Les supérieurs hiérarchiques de salariés en forfait en jours suivront régulièrement les décomptes des temps de travail et s’assureront, au regard des données saisies par le salarié, de la prise régulière de jours de repos au cours de l’année civile et de la bonne répartition entre ses temps de travail et de repos.

Il est entendu que ce suivi n’a pas pour but de contrôler l’activité individuelle des salariés mais de contrôler le temps de travail en vue de concourir à préserver le droit au repos et à la santé de ces derniers en apportant tous les correctifs nécessaires.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate un accroissement anormal de sa charge de travail ou qu’il ne serait pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps de travail, alerter sans délai ses responsables hiérarchiques ou le service du personnel, afin qu’un point particulier sur sa charge de travail et l’organisation de ses tâches soit rapidement organisé.

Une analyse des causes sera alors faite dans les conditions ci-après décrites, afin d’apporter, le cas échéant, des réponses en matière d’organisation et de répartition du volume de la charge de travail.

13. Entretiens individuels

    1. Entretiens ponctuels

A tout moment, par l’outil de décompte et de suivi du temps de travail ou par tout autre moyen, le salarié peut alerter ses responsables hiérarchiques ou le service du personnel des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

A l’occasion du suivi des décomptes du temps de travail, les supérieurs hiérarchiques peuvent en outre, s’il y a lieu, prendre l’initiative d’organiser sans délai un entretien.

Lors de cet entretien, le salarié précise les évènements ou éléments qui sont à l’origine de ces difficultés inhabituelles. Le responsable hiérarchique et le salarié analysent ensuite la charge de travail de ce dernier sur la base des éléments objectifs et factuels présentés par le salarié. Ils déterminent notamment si la surcharge de travail identifiée relève d’un évènement ponctuel ou temporaire auquel il peut être remédié par un allègement de la charge de travail ou par la prise de jours de repos une fois cet évènement passé, ou bien au contraire d’une problématique structurelle, qui conduira alors à envisager des mesures d’ajustement de la charge de travail à long terme (redéfinition de la nature ou de l’ampleur des missions confiées, adaptation des objectifs fixés, révision des délais impartis pour l’exécution des missions, etc.).

Compte tenu de ces éléments, et si nécessaire, le supérieur hiérarchique formule par écrit un plan d’action et les mesures à mettre en place pour permettre un traitement effectif et adapté de la situation.

Ces mesures feront en principe l’objet d’un compte rendu écrit et, en tout état de cause, d’un suivi concerté entre le salarié et sa hiérarchie.

2. Entretiens annuels

Chaque responsable hiérarchique organise un entretien individuel spécifique au moins un fois par an avec les salariés en forfait en jours de son service.

Cet entretien pourra avoir lieu lors de l’entretien annuel d’évaluation ou d’un autre entretien. Cet entretien a vocation à permettre au salarié et à son responsable hiérarchique de faire le bilan de :

• la charge de travail du salarié ;

• l’organisation de son travail ;

• l’amplitude de ses journées de travail ;

• le décompte des jours travaillés et des jours de repos ;

• l’articulation de son activité professionnelle et sa vie personnelle ;

• la rémunération du salarié.

Cet entretien a ainsi pour objectif de s’assurer que le forfait annuel en jours respecte bien les droits à la santé et au repos du salarié ainsi que le droit du salarié au respect de sa vie personnelle et familiale.

Au regard des constats effectués et afin de veiller à la santé et la sécurité, le salarié et son responsable hiérarchique arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement des éventuelles difficultés. Le bilan et les éventuelles mesures envisagées seront recueillis dans un compte rendu d’entretien.

Outre cet entretien de suivi, un second entretien pourra le cas échéant être organisé environ 6 mois plus tard entre le salarié et son responsable hiérarchique, à la demande du salarié ou de sa hiérarchie si cela parait nécessaire, afin de faire un point sur la charge de travail du salarié et s’assurer de l’amplitude raisonnable des journées de travail.

14. Suivi de l’accord

Afin d’assurer le suivi du présent Accord, une information sur les éventuelles difficultés d’application ou d’interprétation rencontrées dans sa mise en œuvre sera réalisée par la Direction auprès des représentants du personnel, après un an d’application.

15. Date d’effet

Le présent accord prendra effet à partir du 1^er janvier 2021.

16. Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires.

Au plus tard dans un délai de trois mois, la direction organisera une réunion en vue de négocier un éventuel avenant de révision. 

17. Dénonciation

Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent Accord pourra également être dénoncé, par chacune des parties signataires, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée par son auteur à l’ensemble des signataires et donnera lieu à dépôt.

18. Informations des salariés

Mention de l’accord sera faite sur les panneaux d’affichage du Cabinet, aux endroits prévus à cet effet.

Un exemplaire de l’accord est tenu à la disposition des salariés au service du personnel. Il sera par ailleurs consultable sur le site intranet du Cabinet.

19. Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent Accord sera déposé sur la plateforme de Télé-Accords en 2 exemplaires, dont une version intégrale et une version publiable anonymisée.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent Accord sera anonymisé et rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable.

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la Direction  remettra un exemplaire du présent accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la branche pour information. Elle en informera les autres parties signataires.

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Fait à PARIS

Le 2/12/2020

En 3 exemplaires originaux.

Représentant Flichy Grangé Avocats élue titulaire du comité social et économique