Protocole d’Accord Préélectoral des élections 2023 du Comité Social et Economique de ITM LAI Etablissement de Brignoles

Entre

La Société Intermarché Logistique Alimentaire Internationale (ITM LAI), située 13, allée des Mousquetaires, Parc de TREVILLE, 91078 BONDOUFLE, représentée par xxxxx en sa qualité de Directeur d’Etablissement, dûment mandaté,

Ci-après « l’entreprise » ;

D’UNE PART,

Et

• La Fédération CFDT représentée par xxxxx, PFR

• La Fédération CFE-CGC représentée par xxxxx, Déléguée syndicale Ets de Brignoles

• La Fédération FO représentée par xxxxxx, Déléguée syndicale Ets de Brignoles

Dument habilitées à la négociation et à la signature du présent accord.

D’AUTRE PART

Table des matières

Préambule 3

Article 1 - Date des élections 3

Article 2 – Etablissement(s) 3

Article 3 - Effectifs par collèges électoraux et répartition des sièges 4

Article 4 - Représentativité femmes / hommes au sein des listes 5

Article 5 - Heures de délégation 13

Article 6 - Electorat, éligibilité et listes électorales 14

6.1 - Electorat et éligibilité des salariés d’ITM LAI 14

6.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de [nom de votre société] 14

6.3 - Listes électorales 14

Article 7 - Information du personnel 15

Article 8 - Listes de candidats 15

8.1 - Constitution des listes de candidats 15

8.2 - Dépôt des listes 15

8.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats 15

Article 9 - Le vote électronique 16

Article 10 - Bureaux de vote 16

Article 11 - Matériel de vote 17

Article 12 - Assistance électeurs 17

Article 13 - Déroulement du vote électronique 17

Article 15 - Procès-verbaux 18

Article 16 - Durée du protocole d’accord 18

Article 17 - Affichage 18

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu) 3

1.1. Anonymat 3

1.2. Confidentialité et chiffrement 3

1.3. Intégrité 4

1.4. Disponibilité 4

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations 6

Préambule

Le présent protocole a pour objectif de fixer les modalités de l’élection du Comité Social et Economique de l’établissement distinct de Brignoles.

Il a été convenu que ces élections seraient organisées par voie électronique, suivant les modalités décrites dans l’accord sur le vote électronique signé le 28 septembre 2023 par les différentes parties prenantes.

Ce protocole reprend les éléments conclus dans le cadre de l’accord cadre relatif aux Protocoles d’Accords Préélectoraux, signé le 5 octobre 2023, reprenant tous les éléments nécessaires à la mise en place de ces élections par vote électronique.

Article 1 - Date des élections

Les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1^er tour du 20 novembre 2023, à 9h00 au 22 novembre 2023 à 17h00. Le cas échéant, le 2^nd tour se tiendra du 4 décembre 2023 à 9h00 au 6 décembre 2023 à 17h00.

Article 2 – Etablissement(s)

Conformément aux articles L2313-2, L2313-3 et L2313-4, le présent protocole a pour champ d’application le Comité Social et Economique de l’établissement suivant :

• ITM LAI ETS BASE DE BRIGNOLES dont le n° SIRET est 514 080 837 00156

Article 3 - Effectifs par collèges électoraux et répartition des sièges

Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :

• 1^er collège des ouvriers et employés,

• 2^ème collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés

Dans les établissements distincts où le nombre d’ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25, un troisième collège distinct sera mis en place, comme suit :

• 1^er collège des ouvriers et employés,

• 2^ème collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés

• 3^ème collège des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilées

Pour l’établissement de Brignoles, les effectifs se décomptent comme suit :

L’effectif total de l’établissement de BRIGNOLES est de : 554,50 ETP

L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :

Collèges	Total	Répartition des 14 sièges
		Titulaires	Suppléants
1er collège	503,66	12	12
2ème collège	50.85	1+1	1+1

Sont pris en compte pour le calcul de l’effectif :

• Les salariés de ITM LAI titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),

• Les intérimaires,

• Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.

Article 4 - Représentativité femmes / hommes au sein des listes

Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Au niveau de l’établissement de Brignoles, cette représentativité est déterminée de la façon suivante :

BRIGNOLES

Collèges	Femmes	Hommes	Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste	Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste
	Nb	%	Nb	%
1er collège	121	34%	231	66%	8	4
2ème collège	15	32%	32	68%	1	1

Article 5 - Heures de délégation

Le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini par applications des dispositions des accords CSEE et CSEC conclus au sein de la société ITM LAI. Ce nombre varie selon la taille de l’établissement auquel appartient la délégation et les modalités prévues aux accords sur la composition et le fonctionnement des CSEE et du CSEC.

Par application des dispositions légales, les membres de la délégation du CSE peuvent répartir, entre eux, titulaires et suppléants confondus, tout ou partie du crédit d'heures dont bénéficie, chaque mois, la délégation.

Article 6 - Electorat, éligibilité et listes électorales

6.1 - Electorat et éligibilité des salariés d’ITM LAI

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 20 novembre 2023) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,

• Avoir la capacité électorale,

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 20 novembre 2023) :

• Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,

• Être âgé de 18 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,

• Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.

6.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la société ITM LAI

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à l’issue de la période retenue concernant le calcul des effectifs dans le cadre des élections professionnels :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir la capacité électorale,

• Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

6.3 - Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le 23 octobre 2023 (23/10/2023).

Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, la mention qu’il a plus de 16 ans, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à xxxx, Responsable Ressources Humaines, xxxx et xxxx, Assistante RH, xxxxx , au plus tard le 26 octobre 2023 (26/10/2023).

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Article 7 - Information du personnel

A partir du 1^er septembre 2023, le personnel a été informé de la tenue des élections par voie d’affichage sur les panneaux Direction du bâtiment administratif, frais et sec.

Le 23 octobre 2023 (au plus tard), le personnel sera informé des modalités d’organisation des élections professionnelles (affichage du PAP) sur les panneaux Direction du bâtiment administratif, frais et sec.

Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures.

Article 8 - Listes de candidats

Il est rappelé que le 1^er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéa de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2^nd tour.

8.1 - Constitution des listes de candidats

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1^er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.

Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

8.2 - Dépôt des listes

Au 1^er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales ([23 octobre 2023 (23/10/2023) +3 jours]) et jusqu’au 6 novembre 2023 (06/11/2023), 13h00, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à xxxxx, Responsable Ressources Humaines :

• en main propre contre récépissé,

• par e-mail contre accusé de réception à l’adresse suivante xxxxx et xxxxx (Assistante RH),

• par courrier recommandé avec avis de réception.

Si un 2^nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1^er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1^er tour avant le 27 novembre 2023 (27/11/2023), 13h00.

Pour le 1^er, comme pour le 2^nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux Direction du bâtiment administratif, frais et sec au lendemain de la date limite de dépôt.

8.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• couleur ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• format png,

• taille de 200 pixels x 200 pixels.

Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de xxxxxx, Responsable Ressources Humaines, par e-mail xxxx et xxxxx ou en main propre avant le 6 novembre 2023 (6/11/2023), 13h00, pour le 1^er tour et avant le 27 novembre 2023 (27/11/2023), 13h00, pour le 2^nd tour.

Les listes sont affichées par ordre alphabétique.

Article 9 - Le vote électronique

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 28 septembre 2023 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société ITM LAI procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres des bureaux de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 10 - Bureaux de vote

Un bureau de vote centralisateur est mis en place pour le vote électronique (déchiffrement des suffrages). 33 bureaux de vote locaux sont mis en place pour le dépouillement (1 par Établissement distinct).

Le bureau de vote de l’établissement de Brignoles est composé d’un président et de deux assesseurs (les deux électeurs les plus anciens et l’électeur le plus jeune), parmi les électeurs volontaires et établi pour les deux tours.

Ce bureau est établi pour les deux tours.

Le prestataire formera les bureaux de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui leur permettront d’assurer leurs missions. Lors de cette formation, le bureau de vote centralisateur générera cinq clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Au moins 3 des 5 clés de déchiffrement sont nécessaires pour procéder au déchiffrement des urnes. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour permettre aux bureaux de vote locaux de générer les procès-verbaux de résultats.

Le bureau de vote local sera présent au moment de l’ouverture et de la fermeture du scrutin pour opérer le dépouillement. Il assistera par visioconférence au scellement et descellement de l'urne par le bureau de vote central. Ce temps de présence est considéré comme du temps de travail effectif.  

Article 11 – Matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile.

Le matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1^er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2^nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Article 12 – Assistance électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, numéro du département de naissance, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste (information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (matricule))

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Un affichage sera effectué dans la salle de vote, précisant les modalités pour voter et la personne à contacter en cas de problème technique.

Article 13 - Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : date de naissance, code postal de domicile), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via un serveur vocal interactif pour recevoir son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc.

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

• à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, matricule) avec renvoi sur l’adresse email de son choix .

Le temps passé durant son temps de travail effectif par le collaborateur pour voter est considéré comme du temps de travail effectif.

Les électeurs sans connexion internet personnelle ou qui préfèreraient voter sur leur lieu de travail, pourront voter dans la salle de formation Athos au 1^er étage du bâtiment administratif. Cette salle sera dédiée exclusivement aux élections durant la période du scrutin et sera ouverte à partir du 20 novembre 2023, 9h jusqu’au 22 novembre 2023, 17h. La salle sera ouverte sur les créneaux suivants :

-lundi 20 novembre 2023 : 9h – 23h

-mardi 21 novembre 2023 : 7h – 23h

-mercredi 22 novembre 2023 : 7h – 17h

La salle sera équipée de deux ordinateurs, de deux téléphones. A proximité de chaque poste informatique sera affiché le numéro d’assistance VOXALY et la notice explicative. Les deux postes informatiques seront installés de manière à assurer la confidentialité du vote pour chaque électeur. Seul deux personnes à la fois peuvent être présentes dans la salle de vote pour participer au scrutin.

La surveillance de la salle de vote sera assurée par roulement sur toutes les périodes d’ouverture du bureau par le service RH, le Directeur d’Etablissement ou le Directeur d’Exploitation.

Les salariés de l’ENTA Sud Est, agence de Brignoles auront également la possibilité de participer au scrutin dans cette salle dédiée.

Article 14 - Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le 22 novembre 2022 à partir de 17h10. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le 6 décembre 2023 à partir de 17h10.

Le dépouillement aura lieu en salle Constance au 1^er étage du bâtiment administratif.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote sont rémunérés pour le temps passé au dépouillement en temps de travail effectif.

Lors du dépouillement, les candidats et les électeurs qui le souhaitent peuvent être présents pour observer le déroulement des opérations. Les salariés qui assistent au dépouillement, hors temps de travail n’ont pas le droit à une rémunération.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote centralisateur,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité du 1^er tour des élections,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats.

Article 15 - Procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 2 exemplaires originaux sont signés par les membres des bureaux de vote locaux et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur les panneaux Direction du bâtiment administratif, frais et sec. Les Procès-Verbaux issues du système de vote sont télétransmis par le dispositif de vote du prestataire au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP). Une fois cette action réalisée, l’employeur est invité à retourner les Procès-Verbaux signées auprès du CTEP dans les quinze jours suivant la tenue des élections (Art. R2314-22 du Code du travail).

Article 16 - Durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Article 17 - Affichage

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur les panneaux Direction du bâtiment administratif, frais et sec dès sa signature.

18 - Dépôt

Conformément aux dispositions légales, le présent accord fera l’objet d’un dépôt, à la diligence de l’entreprise :

• Sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail

• En un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Draguigan.

19 - Publicité

Chaque organisation syndicale signataire disposera d’un exemplaire original de l’accord.

Une copie de l’accord sera également transmise au secrétaire du Comité Social et Economique Central pour information et aux secrétaires des Comités Sociaux et Economiques d’établissement.

Mention de son existence sera faite sur le tableau d'affichage de la direction de l’ensemble des établissements d’ITM LAI.

Fait à Brignoles, le 20 octobre 2023

Pour la Direction,

Romain Serres, Directeur d’Etablissement

Pour les fédérations :

• La Fédération CFDT représentée par xxxxx, PFR

• La Fédération CFE-CGC représentée par xxxxx, Déléguée syndicale Ets de Brignoles

• La Fédération FO représentée par xxxxx, Déléguée syndicale Ets de Brignoles

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations

Déroulement des scrutins	1er tour	2nd tour
Date d’information des salariés (PAP)	23/10/2023	Sans objet
Date limite d’affichage des listes électorales	23/10/2023	Sans objet
Date limite de contestation des listes électorales	26/10/2023	Sans objet
Date de désignation du bureau de vote	27/10/2023	Sans objet
Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi	06/11/2023 – 13h00	27/11/2023– 13h00
Affichage des listes de candidats	07/11/2023	28/11/2023
Envoi du matériel de vote	10/11/2023	Sans objet
Ouverture du Scrutin	20/11/2023 – 9h00	04/12/2023 – 9h00
Fermeture du scrutin	22/11/2023 – 17h00	06/12/2023 – 17h00
Dépouillement du scrutin	22/11/2023 – 17h10	06/12/2023 – 17h10