ACCORD TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

SOGARIS, SOGARIS 106 – 94514 RUNGIS CEDEX

représentée par Monsieur XXXXXX

agissant en qualité de XXXXX

d’une part,

et le Comité Social et Economique :

représenté par Mme XXXXXXX

d’autre part,

Il a été décidé ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a été élaboré en application des dispositions légales en vigueur sur la règlementation liée à l’exercice du télétravail, et a pour objet de définir et d’encadrer la pratique du télétravail au sein de la société SOGARIS.

Il s’inscrit également dans le cadre d’une réflexion sur une nouvelle organisation du travail permettant une plus grande flexibilité pour les salariés, avec un retour d’expérience sur la crise sanitaire vécue en 2020 et 2021 qui a eu pour conséquence un recours important au télétravail, lequel s’est accompagné pour beaucoup de salariés d’une transformation de l’organisation du travail. L’entreprise, le salarié et le manager ont respectivement dû adapter leur mode de fonctionnement entre présentiel et distanciel. Les attentes de chacun vis-à-vis de l’organisation du travail, de la conciliation entre la vie privée et la vie personnelle, de l’autonomie et de la responsabilisation induites par ce recours intensif au télétravail ont fortement évolué. Le télétravail est désormais perçu comme un élément-clé de l’amélioration de l’équilibre des temps de vie professionnelle et vie personnelle et s’est dressé comme un axe essentiel de la réflexion sur comment travailler mieux et différemment. C’est pourquoi, convaincues que le télétravail peut renforcer l’attractivité du modèle social de SOGARIS les parties sont convenues de la nécessité de renforcer le télétravail et d’en accompagner plus largement le déploiement au sein de la société. Le présent accord vient abroger l’article 4 de la Charte Qualité de Vie au Travail consacrée au télétravail

L’accord sur le télétravail vient rappeler notamment que le choix de proposer aux salariés cette organisation du travail répond à différents enjeux, parmi lesquels :

- renforcer la performance organisationnelle au sein de l’entreprise en apportant aux managers et aux membres de leurs équipes, souplesse, flexibilité et efficacité dans l’organisation du travail tout en poursuivant l’atteinte de ses objectifs de performance ;

- développer la responsabilisation des salariés et la confiance entre managers et salariés ;

- répondre aux attentes des salariés de plus de responsabilité individuelle et d’autonomie, dans une relation de confiance avec les managers ;

- participer à l’amélioration de la qualité de vie au travail par une meilleure articulation entre activité professionnelle et vie personnelle (dont la réduction des trajets et la fatigue associée) tout en préservant les fonctionnements collectifs et l’efficacité organisationnelle ;

- valoriser notre marque employeur et ainsi renforcer l’attractivité interne et externe de l’entreprise pour toutes les générations ;

- prendre en compte les enjeux en matière environnementale par la limitation des déplacements.

SOMMAIRE

1. DEFINITION DU TELETRAVAIL 4

2. CONDITIONS ET ORGANISATION DU TELETRAVAIL 4

3. ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL 5

4. EQUILIBRE TEMPS DE VIE PROFESSIONNELLE TEMPS DE VIE PRIVE 6

5. NOMBRE DE JOURS DE TELETRAVAIL 6

6. SUSPENSION EXCEPTIONNELLE 7

7. REVERSIBILITE PERMANENTE 8

8. LES MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL 8

9. LES CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL, EN PARTICULIER EN CAS D’EPISODE DE POLLUTION ET LES CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL 9

10. LES MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL OU DE LA REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL 9

11. LA DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES DURANT LEQUELLES L’EMPLOYEUR PEUT HABITUELLEMENT CONTACTER LES SALARIES EN TELETRAVAIL 10

12. MODALITE GEOGRAPHIQUE DU TELETRAVAIL 11

13. EQUIPEMENTS AU TELETRAVAIL ET PARTICIATION DE L’ENTREPRISE 11

14. LES MODALITES D’ACCES DES TRAVAILLEURS HANDICAPES A UNE ORGANISATION EN TELETRVAIL 12

15. LES MODALITES D’ACCES DES SALARIEES ENCEINTES A UNE ORGANISATION EN TELETRAVAIL 13

16. CONDITIONS DE RECOURS AU TELETRAVAIL POUR LES « PROCHES AIDANTS » 13

17. REGLES EN MATIERES DE SECURITE ET SANTE AU TRAVAIL EN TELETRVAIL 14

18. DROIT A LA DECONNEXION 15

19. CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES 17

20. DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR 17

21. CLAUSE DE RENDEZ-VOUS 17

22. DENONCIATION ET REVISION 17

23. DEPOT ET PUBLICITE 18

24. ANNEXES 19

DEFINITION DU TELETRAVAIL

L’article L.1222-9 du Code du travail établit ainsi la définition du Télétravail :

« Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent article. Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise. »

CONDITIONS ET ORGANISATION DU TELETRAVAIL

L’amélioration de l’organisation du travail est un facteur clé de performance de l’entreprise, et contribue à travailler « mieux » en prenant en compte notamment les questions liées à l’équilibre vie professionnelle / vie privée, et aux amplitudes de travail. L’évolution des NTIC et des outils de travail est de nature à favoriser l’amélioration de l’organisation du travail.

Les nouveaux modes de travail ayant émergés et ce notamment depuis la crise sanitaire de 2020, SOGARIS tient à être en perpétuelle adaptation et à offrir à ses salariés des modes de travail en adéquation le plus possible aux besoins de chacun de ses salariés. C’est pourquoi, en plus des différents sites de travail proposés aux salariés, la mise en place du télétravail, avec également une réflexion sur le travail en Flex office, pourrait permettre ainsi à SOGARIS de renforcer son action sur l’importance de l’équilibre des temps de vie privée et temps de vie professionnelle, il a été décidé de s’engager dans la négociation et la conclusion d’un accord sur les modes de travail hybrides en mettant l’accent sur le télétravail.

Pour rappel, soucieux de créer un environnement de travail agréable à ses salariés, SOGARIS a développé la mise à disposition, en plus des bureaux permanents (Rungis, Mions, Roissy), de plusieurs bureaux de passages dédiés, ainsi qu’un environnement numérique adaptés sur différents sites du groupe, offrant ainsi une souplesse dans l’organisation de travail.

Depuis le 1er décembre 2018, la majorité des équipes de la société ont intégré les locaux Parisiens, au sein de l’enseigne WeWork qui propose des espaces de coworking. Par ce réseau les salariés ont la possibilité de travailler sur l’ensemble des sites WeWork en France.

La Direction a également souhaité étendre la possibilité à tous de pouvoir exercer du télétravail sous réserve de l’accord du manager. La Direction estime indispensable d’offrir aux salariés un ensemble de possibilités pour faciliter l’équilibre temps de vie professionnelle - temps de vie personnelle, et le recours au télétravail en fait partie.

ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

PREREQUIS

L’accès au télétravail suppose que le/la salarié(e) dispose, pour exercer ses fonctions à domicile, d’un équipement comprenant, notamment, une solution de téléphonie, d’un ordinateur portable avec les accessoires indispensables (souris et claviers) fournis par l’entreprise.

Par ailleurs, le/la salarié(e) candidat(e) au télétravail doit disposer d’une ligne internet à son domicile, et s’assurer que sa connexion comporte un débit suffisant à l’exécution efficace de ses missions.

Il appartient au télétravailleur de s’assurer que le domicile au sein duquel le télétravail est exercé est conforme au regard de son assurance habitation et permet l’utilisation du matériel fourni par l’entreprise dans le respect des règles de sécurité, et conformément aux règles précisées par l’INRS (voir annexes).

Il sera demandé aux salariés de fournir les attestations suivantes :

• Attestation sur l’honneur attestant notamment les éléments de conformité électrique du logement, de connexion internet, et d’un espace de travail propice à l’exercice du télétravail ;

• Attestation d’assurance habitation couvrant l’exercice du télétravail.

Le recours au télétravail est applicable aux salariés Cadres et non Cadres en contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, avec une ancienneté minimale d’un mois, laissant la libre appréciation au manager pour que le/la salarié(e) nouvellement arrivé(e) puisse recourir au télétravail avant la fin de la période d’ancienneté minimale.

Les stagiaires de courte durée (inférieur à 6 mois) ne sont pas éligibles au télétravail, sauf autorisation exceptionnelle du manager.

Les salariés travaillant moins de 60% d’une durée à temps complet, ne pourront prétendre au télétravail.

En sus des éléments ci-dessus, les conditions suivantes doivent être remplies de façon cumulative afin de pouvoir recourir au télétravail :

• Le poste du/de la salarié(e) et les tâches associées doivent être compatibles avec cette organisation du travail ;

• Le/la salarié(e) doit disposer des capacités et aptitudes individuelles d’organisation et d’autonomie suffisantes et avérées sur son poste de travail, ce qui implique notamment que l’activité du salarié ne requiert pas un soutien de proximité et quotidien de son manager ;

• Le/la salarié(e) doit disposer d’un espace de travail compatible avec le télétravail notamment en termes d’assurance multirisques habitation, de connexion, et respect des règles de confidentialité et de sécurité ;

• Le/la salarié(e) doit pouvoir assurer lors de son télétravail la continuité de la qualité de la relation avec ses clients et fournisseurs internes et externes et la poursuite de la performance opérationnelle.

Outre les demandes formulées à l’appui des préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité des salariés en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le manager, le/la salarié(e) concerné(e) et le service ressources humaines.

L’éligibilité au télétravail est appréciée, pour chaque salarié concerné et pour un poste de travail donné, par son manager conformément aux conditions définies par le présent article. En cas de besoin, tant le/la salarié(e) que le manager pourront solliciter le Service des Ressources Humaines.

EQUILIBRE TEMPS DE VIE PROFESSIONNELLE TEMPS DE VIE PRIVE

Le « bien-être » au travail est une des valeurs fondamentales de la Société, c’est pourquoi SOGARIS sensibilise les managers sur le suivi de la charge de travail des collaborateurs, lors de points réguliers, lors de l’entretien annuel d’activité, mais également par le développement du recours au télétravail, l’utilisation des bureaux de Rungis (ou autre site bénéficiant de bureaux), selon planning défini avec le manager, ainsi que la souplesse des horaires.

NOMBRE DE JOURS DE TELETRAVAIL

La société laisse au manager la libre appréciation du nombre de jours de télétravail par semaine pour les salariés de son service, rappelant qu’il est essentiel de maintenir un lien social avec l’entreprise et en prenant en compte les règles précitées dans les critères d’éligibilité ainsi que les suivantes :

• Jusqu'à 2 jours pour un collaborateur de 90% à 100% du temps de travail

• Jusqu'à 1 jour pour un collaborateur de 60% à 80% du temps de travail

• Le télétravail n'est pas autorisé pour un temps de travail inférieur à 60%

Le manager transmettra à son équipe ainsi qu’au Service RH, l'organisation et le nombre de jours de télétravail autorisé à ses collaborateurs, dans le respect du nombre de jours total, par mail avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre. Toute modification individuelle ou collective par rapport au nombre de jours de télétravail maximum admis au titre du présent accord, devra être motivée et argumentée, et sera transmise par mail avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre, dans un délai de prévenance de 15 jours avant la mise en place effective de l’organisation définie.

Le/la salarié(e) ne pourra pas prétendre au report de journées de télétravail si sur une semaine il ne bénéficie d’aucune journée de télétravail pour des raisons de services ou de volonté personnelle. Le plafond de jours de télétravail est apprécié à la semaine et non cumulable ni reportable, et ne peut faire l’objet d’une quelconque demande d’indemnisation ou contrepartie financière.

Le/la salarié(e) ne pourra se voir refuser le télétravail sur la journée de rentrée scolaire jusqu’à la majorité de son enfant.

Par exception, dans les situations de retour du congé maternité (ne sera pas valable pour les retours de congés parentaux à 100%) ou de paternité (ne sera pas valable pour les retours de congés parentaux à 100%) le/la salarié(e) aura la possibilité d’exercer son activité jusqu’à 90% en télétravail, sur une période de 20 jours ouvrés consécutifs non fractionnables, à l’issue du 1er jour de reprise officiel devant être réalisé sur site afin de faire un point avec le manager sur les dossiers en cours.

Il pourra être dérogé, aux règles applicables aux nombre de jours dans des circonstances exceptionnelles, après avis du manager et du Service des Ressources Humaines. Ces circonstances exceptionnelles sont notamment les suivantes :

• Aucune solution de garde pour les enfants ;

• Enfants malades (jusqu’à 3 jours par/an/enfants admis sans demande de justificatifs médicaux) ;

• Isolement (symptômes contagieux, COVID…) ;

• Deuil ;

• Grèves ;

• Blessures physiques permettant l’exercice du télétravail (jambes cassées, entorse…).

L’exercice du télétravail sur une semaine complète de manière dérogatoire ne peut se faire qu’au domicile du salarié ; l’exercice du télétravail ne sera pas autorisé en dehors de son domicile sauf pour les cas suivants :

• Aide d’un proche malade, parents, enfants…

• Deuil ;

• Succession ;

• Isolement (symptômes contagieux, COVID…) 

• Blessures physiques permettant l’exercice du télétravail.

SUSPENSION EXCEPTIONNELLE

En cas de circonstances exceptionnelles à motiver (impératifs opérationnels, contraintes personnelles, lancement d’une nouvelle organisation…), le télétravail peut être provisoirement et immédiatement suspendu à l’initiative du responsable hiérarchique ou du salarié, sans pour autant que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail.

Cette suspension exceptionnelle devra néanmoins être formalisée par écrit par le biais d’un mail en copie du service des Ressources Humaines, afin de permettre une traçabilité.

Tout désaccord persistant entre le manager et le salarié sera arbitré par le Service des Ressources Humaines.

REVERSIBILITE PERMANENTE

Sans que cela ne puisse s’apparenter à une quelconque sanction, l’accord des parties quant à la mise en œuvre du télétravail est réversible, de façon unilatérale et à tout moment, par mail avec accusé de réception ou courrier remis en main propre, tant à l’initiative du supérieur hiérarchique que du/la salarié(e), sous réserve que cette décision fasse, au préalable, l’objet d’un échange verbal qui sera confirmé par écrit. Cette réversibilité du télétravail pourra être mise en œuvre lorsqu’une ou plusieurs conditions d’éligibilité ne seraient plus remplies.

Le délai de prévenance est fixé à deux mois et débute à compter de la présentation du courrier ou de l’envoi du mail. Il pourra être réduit d’un commun accord. Le/la salarié(e) ne disposera plus de droits ouverts au sein du logiciel SIRH.

Toutes demandes de réversibilité permanente à l’initiative du manager devront faire l’objet d’un point d’information en séance ordinaire de CSE.

Le/la salarié(e) concerné(e) reprendra alors son activité dans les locaux de l’entreprise de manière permanente.

LES MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le télétravail revêt un caractère doublement volontaire ; il est basé sur le principe d’acceptation mutuelle entre le manager et le collaborateur.

Ainsi, si l’initiative de la demande revient au collaborateur, le recours au télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du responsable hiérarchique selon les règles d’éligibilité fixée à l’article 3 du présent accord.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, l’employeur pourra par décision unilatérale décider de la mise en place d’un télétravail de crise dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Le CSE, dans ce cas, est consulté dans les plus brefs délais pour les organisations qui en sont dotées.

Le manager qui refuse d’accorder le recours au télétravail à un collaborateur qui occupe un poste éligible à un mode d’organisation en télétravail selon les conditions d’éligibilité exposées à l’article 3 du présent accord, devra motiver sa décision par écrit. Les principaux motifs de refus du télétravail sont les suivants (ne constituant pas une liste exhaustive) :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité ;

• Un besoin du service ou un risque de désorganisation du service ;

• Une autonomie insuffisante du collaborateur.

L’existence de cet accord confirme l’approbation de la société concernant la mise en œuvre du télétravail auprès de ses salariés. L’accord du/de la salarié(e) quant à lui, se matérialise par le fait de se déclarer en télétravail sur le logiciel SIRH, par demande auprès du manager ou Service des Ressources Humaines ainsi que par la fourniture des attestations relatives à l’exercice du télétravail.

Pour des raisons d’organisation et de suivi, notamment au regard du risque d’accident du travail, il est demandé à chaque salarié de saisir obligatoirement ses journées de télétravail au plus tard le matin de ladite journée. La saisie doit se faire sur le logiciel SIRH. Le logiciel est programmé pour une acceptation automatique des jours saisies en télétravail afin de ne pas alourdir le processus, cependant le manager doit être consulté en amont de cette demande. L’organisation de cette information est laissée à la libre appréciation du manager.

Il sera demandé aux managers de faire un retour écrit au Service des Ressources Humaines pour confirmer le télétravail au sein de son équipe et les collaborateurs éligibles. Cette confirmation sera unique et à tacite reconduction.

Il est rappelé que, pour des raisons d’organisation du service, il pourra être demandé au collaborateur de modifier ou de supprimer ponctuellement son jour de télétravail. Le manager informera le/la salariée 7 jours calendaires à l’avance, sauf en cas d’urgence.

LES CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL, EN PARTICULIER EN CAS D’EPISODE DE POLLUTION ET LES CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

Pour faire face aux situations externes à l’entreprise (grève massive de transports, crise sanitaire, état d’urgence ; interdiction de circulation ou circulation alternée en raison de la pollution, intempéries etc…) qui ont un impact direct sur la mobilité des salariés pour se rendre dans les locaux de l’entreprise, l’entreprise permet aux salariés de déroger aux dispositions de l’article 5 du présent accord (Délai de demande, accord du manager…).

Le :la salarié(e) devra néanmoins saisir sa demande sur le logiciel SIRH et en informer son manager.

LES MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL OU DE LA REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL

Le/la salariée en télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile, dans le respect de la législation relative aux durées maximales de travail et minimales de repos.

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable au sein des locaux de l’entreprise.

Les dispositions du code du travail imposent à l’employeur de contrôler la durée du travail du collaborateur. Dans ce cadre, l’employeur fixe, en concertation avec le/la salarié(e), les plages horaires durant lesquelles il est possible de le/la contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans l’entreprise.

Il résulte des dispositions légales que si un moyen de contrôle de l’activité du/de la salarié(e) et de contrôle du temps de travail est mis en place, il doit être justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché, et le/la salarié(e) doit en être informé(e). La mise en place de dispositifs numériques spécifiques nécessite le respect de deux conditions cumulatives : la consultation préalable du CSE et l’information préalable des salariés le cas échéant.

Néanmoins, dans le cadre de la confiance mutuelle, cette organisation du télétravail ne peut s’envisager sans rappeler des principes éthiques relatifs à l’usage des outils informatiques. Ainsi, l’employeur s’engage à ne pas recourir aux outils digitaux d’intelligence artificielle dans le but de contrôler l’activité des salariés en télétravail.

La charge de travail devra être abordée de manière régulière entre le/la salarié(e) et son responsable hiérarchique, notamment dans le cadre de l’entretien annuel, mais également de manière moins formelle lors des points bilatéraux.

LA DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES DURANT LEQUELLES L’EMPLOYEUR PEUT HABITUELLEMENT CONTACTER LES SALARIES EN TELETRAVAIL

Sans remettre en cause l’autonomie des salariés cadres au forfait, ces derniers demeureront libres de gérer l’organisation de leur temps de travail, sous réserve de répondre aux sollicitations de la société pendant leur temps de travail dans les mêmes conditions que s’ils étaient dans les locaux de l’entreprise.

Toutefois afin de préserver la vie privée et personnelle des salariés et de s’assurer du bon fonctionnement du service, les parties s’accordent pour définir les plages de contacts privilégiées suivantes :

• Restreindre les appels avant 9h00 et après 18h00.

Pour le personnel non-cadre, la répartition horaire initialement fixée est :

• Du lundi au jeudi de 8h30 à 12h15 et de 13h à 17h

• Vendredi de 8h30 à 12h15 et de 13h à 15h

Rappelant qu’à la suite du déménagement des locaux principaux de travail sur Paris, il a été laissé au personnel non-cadre la souplesse horaire suivante :

• Arrivée possible du lundi au jeudi entre 8h30 et 9h30 et départ (selon arrivée) entre 17h à 18h00

• Arrivée possible le vendredi entre 8h30 et 9h30 et départ (selon arrivée) de 15h à 16h

Pour le personnel non-cadre, les heures supplémentaires pendant l’exercice du télétravail ne pourront être retenues, sauf demande expresse et écrite du manager.

L’employeur ne peut demander aux salariés d’exercer du télétravail le samedi, dimanche et les jours fériés ainsi que pendant les jours non travaillés et les congés.

MODALITE GEOGRAPHIQUE DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’exercera en priorité au domicile du/de la salarié(e) qui disposera d’une adresse en France métropolitaine déclarée auprès du Service des Ressources Humaines. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du/de la salarié(e), c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire. Toutefois, il pourra s’exercer en tout autre lieu moyennant l’accord du supérieur hiérarchique et dans la mesure où le lieu d’exercice dispose de la connectivité suffisante permettant la réalisation de la mission confiée dans le cadre de l’activité de télétravail. Il est précisé que cette possibilité de travailler en tout autre lieu n’est valable que pour la France métropolitaine et n’est pas autorisée à l’étranger ou dans les DROM-COM, notamment au regard des décalages horaires.

Toute alternative à un environnement de télétravail hors du domicile du collaborateur pourra être envisagée à condition que les critères de confidentialité de l’exercice puissent être respectés. Ce nouveau lieu d’exercice de l’activité professionnelle fera l’objet d’un accord de la part du supérieur hiérarchique et du Service des Ressources Humaines.

Les frais engagés en cas de télétravail dans un environnement de travail autre que le domicile ne seront pas pris en charge (les dits-frais pouvant entrer dans le champ des frais professionnels liés aux déplacements le cas échéant).

Le collaborateur devra transmettre au Service des Ressources Humaines les éléments d’informations concernant ce lieu d’exercice de l’activité en télétravail (adresse, nature du lieu…).

EQUIPEMENTS AU TELETRAVAIL ET PARTICIATION DE L’ENTREPRISE

La société souhaite accroître encore davantage son investissement en faveur de la qualité de vie au travail à distance. Elle s’engage à fournir le matériel informatique et de communication nécessaire au télétravail, et participe aux frais et à l’équipement mobilier des salariés.

L’ensemble des salariés est équipé d’un PC/Surface portable et d’un téléphone professionnel portable, utilisable sur site comme en télétravail.

Afin de compléter l’équipement et de permettre aux salariés d’exercer le télétravail de manière optimale, il sera remis, contre décharge, à ceux qui en font la demande :

• Ecran supplémentaire

• Souris

• Clavier

• Réhausseur de PC/SURFACE

Il est rappelé en annexe dans le guide des bonnes pratiques, les règles en matière de sécurité et santé au travail pour s’assurer du bon positionnement des équipements et des collaborateurs en télétravail.

En complément, la société participe financièrement à l’achat d’équipement ou de mobilier au domicile des salariés, afin de permettre la meilleure installation possible. La société rembourse les frais engagés au titre de l’équipement de son environnement de travail à domicile ou dans tout autre lieu privé à hauteur de 50% des frais engagés et dans la limite de 200€ remboursés pour une période de 5 ans. Cette dotation pourra notamment permettre de couvrir l’achat d’un fauteuil ergonomique ou d’une table de travail.

Ce versement s’effectuera sur le bulletin de paie, en remboursement de frais, sur présentation des justificatifs d’achat.

De plus, tout en rappelant que le recours au télétravail constitue une faculté et non une obligation pour les salariés, la société participe au bien-être du collaborateur et à l’efficacité de son installation par la mise en place d’une indemnité visant à couvrir une partie des frais récurrents que peut engendrer le télétravail, notamment en termes d’énergie, de connexion internet et d’utilisation du domicile.

Ces frais seront pris en charge à hauteur d’un montant forfaitaire de 22,69€, sur la base d’un principe de 2 jours de télétravail par semaine. Compte tenu des périodes de congés payés et afin d’uniformiser le versement de cette indemnité il est convenu que l’indemnité ne sera pas due sur la période du mois d’août.

Le versement de cette indemnité est conditionné à la saisie des journées de télétravail sur le logiciel SIRH de la société.

Cette indemnité ne se substitue pas à l’attribution du titre restaurant.

En outre eu égard à la règlementation URSSAF applicable à la date de signature du présent accord, cette indemnité à la nature de frais professionnels et sera exonérée de charges sociales et d’impôts sur le revenu conformément aux barèmes fixés par la règlementation en la matière.

La société s’engage à revoir le montant de cette indemnité forfaitaire au regard des évolutions du plafond d’exonération de l’URSSAF, chaque année.

LES MODALITES D’ACCES DES TRAVAILLEURS HANDICAPES A UNE ORGANISATION EN TELETRVAIL 

Le télétravail doit permettre, lorsque cela est possible, d’accompagner les salariés en situation de handicap ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante ou dans le cadre du maintien en emploi. Il est en effet un outil de flexibilité très intéressant de par le confort et la diminution des temps de trajet qu’il permet. Ainsi, le maintien d’un collaborateur dans l’emploi, peut requérir de jours de télétravail supplémentaires ou nécessiter une prise en compte des contraintes de santé dans l’organisation des jours de télétravail. Il est rappelé qu’en vertu de l’article L.4624-3 et suivants du Code du travail, le « médecin du travail peut proposer, par écrit et après échange avec le salarié et l'employeur, des mesures individuelles d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste de travail ou des mesures d'aménagement du temps de travail justifiées par des considérations relatives notamment à l'âge ou à l'état de santé physique et mental du travailleur. » Le médecin du travail, pourra dès lors proposer des aménagements ou adaptations particulières du télétravail et du poste de travail afin de permettre aux salariés concernés de poursuivre leur activité dans des conditions adaptées. Ces propositions pourront notamment prendre la forme de jours supplémentaires de télétravail ou d’aménagement des jours de télétravail. L’aménagement particulier du télétravail sera formalisé par écrit. Par ailleurs, les parties reconnaissent que la reprise d’une activité professionnelle après un arrêt long peut être source de difficultés d’organisation et de changement de rythme. Il est important de permettre au collaborateur d’effectuer une transition douce lors de sa reprise d’activité afin d’accompagner son retour dans l’emploi. C’est pourquoi, une souplesse dans l’organisation des jours de télétravail sera accordée pendant une durée de 3 mois aux collaborateurs revenant d’une absence longue (durée supérieure à 3 mois).

LES MODALITES D’ACCES DES SALARIEES ENCEINTES A UNE ORGANISATION EN TELETRAVAIL

La salariée enceinte ne pourra se voir discriminer du fait de son état pour l’exercice du télétravail. La salariée enceinte pourra bénéficier de mesures dérogatoires pour le recours au télétravail.

• Sous réserve d’éligibilité au télétravail, la collaboratrice enceinte ne pourra se voir refuser l’exercice du télétravail à 90% à compter du 5^e mois de grossesse, sur avis médical la période pourra être allongée.

CONDITIONS DE RECOURS AU TELETRAVAIL POUR LES « PROCHES AIDANTS »

Le/la salarié(e) souhaitant accompagner un proche (notamment conjoint, concubin, union libre, ascendant, descendant, collatéral ou personne avec laquelle il/elle réside ou entretient des lien étroits et stables) présentant un handicap ou une perte d’autonomie d’une particulière gravité, c’est-à-dire se trouvant en situation de « proche aidant » au sens de la sécurité sociale– sous réserve qu’ils soient éligibles au télétravail – pourra bénéficier de modalités dérogatoires de recours au télétravail. Il/elle pourra formaliser sa demande auprès de son supérieur hiérarchique et du Service des Ressources Humaines. Ces modalités seront mises en œuvre avec l’accord de leur manager.

REGLES EN MATIERES DE SECURITE ET SANTE AU TRAVAIL EN TELETRVAIL

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Ainsi, le/la salarié(e) en télétravail bénéficie de l’intégralité des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail, dans les mêmes conditions que s’il/elle travaillait au sein des locaux de l’entreprise. L’employeur doit veiller à leur respect. Par ailleurs, au même titre que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, les salariés en télétravail sont tenus de prendre soin de leur santé et de leur sécurité ainsi que de celle des autres personnes concernées par ses activités de télétravail. Il est rappelé que les dotations en équipement, participations financières complémentaires à l’équipement du domicile et indemnité mensuelle permettent au collaborateur de s’installer dans de bonnes conditions.

Par ailleurs, il est précisé que le risque d’isolement sera pris en compte dans la démarche d’analyse de risque visée à l’article L 4121-1 du code du travail, qui fait l’objet d’une transcription dans le document unique d’évaluation des risques et des actions de prévention seront mises en œuvre telle qu’une sensibilisation des équipes aux nouveaux modes de travail, notamment au travers du passeport télétravail. Une liste de contact de professionnels pouvant être sollicités en cas de difficultés liées à l’isolement sera également tenue à disposition des collaborateurs (service RH, médecin du travail).

En complément une vigilance particulière devra être apportée aux conditions de sécurité dans lesquelles s’exercent le télétravail notamment si ce lieu est un lieu occasionnel.

Cette responsabilité est du ressort des collaborateurs.

A ce titre, l’accident qui survient sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale.

En cas d’accident en situation d’activité professionnelle, il appartient au/à la salarié(e) de faire constater les circonstances exactes de l’accident dont il/elle a été victime, sans délai. C’est sur cette base et sur les éventuels compléments d’enquête que la Sécurité Sociale qualifie la nature de l’accident, sous réserves d’un recours possible de la société.

L’accident survenu en télétravail est présumé être accident de travail. L’employeur a la possibilité de contester l’origine professionnelle des faits. Il y a des dispositions légales précisant qu’il dispose de 10 jours pour émettre ses réserves auprès de la CPAM qui pourra mener une enquête durant 70 jours. Dans ce cas de figure, c’est à l’employeur de prouver le caractère non-professionnel de l’accident.

En tout état de cause, tout accident donne lieu à une déclaration immédiate auprès du Service des Ressources Humaines.

DROIT A LA DECONNEXION

Face à la multitude de supports et outils numériques que sont les ordinateurs, les tablettes, smartphones, réseaux filaires, et dématérialisés (logiciels, connexions, messageries électroniques, internet etc…) quel que soit le lieu de travail, il apparait que cela contribue à une surcharge informationnelle qui peut être vécue pour certains comme une source de stress. C’est dans ce contexte que la société a émis le souhait dans le cadre du présent accord de définir, préciser et rappeler les conditions du droit à la déconnexion pour chacun des collaborateurs de l’entreprise afin de préserver l’équilibre des temps de vie.

Les salariés bénéficiant d’outils de connexion à distance sont invités à adopter un comportement responsable.

• Utilisation des mails :

Afin d’éviter ladite surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

- s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

- S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

- D’utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;

- S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels en ayant recours notamment aux logiciels ou base de mise en partage de documents tels que Sharepoint, teams etc….

- Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu d’un courriel

- Utiliser la fonction « Envoi différé » et privilégier cette fonction lors d’envoi tardif. La réception de courriel matinal ou tardif pendant les congés ou les temps de repos ne requiert pas de réponse immédiate. Le principe est d’avoir l’information pour ne pas perdre le fil de l’actualité des dossiers traités.

Ainsi, sans pour autant bloquer l’accès aux salariés, la société rappelle que, tant le responsable hiérarchique que les salariés devront respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidiennes.

• Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels :

Conscients que l’utilisation des outils informatiques professionnels peut donc être considérée pour certains comme une cause de stress, les parties soussignées recommandent à tous les salariés de :

- S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel, un SMS ou appeler un/une salarié(e) sur son téléphone professionnel pendant les horaires de travail

- Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela ne s’avère pas nécessaire

- Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• En dehors des plages horaires de travail

La société convient que les salariés ne sont pas tenus de se connecter à leur adresse électronique professionnelle en dehors des heures de travail, le week-end, les jours fériés, pendant les congés payés, les arrêts maladie, les congés maternité, etc. ;

Les salariés ne sont également pas tenus de répondre aux appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congés.

Les managers s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors des plages horaires applicables dans l’entreprise. Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. De même, et sauf urgence avérée, il ne peut être exigé d’un/e salarié(e) une réponse en dehors des horaires de travail, pendant le week-end et les congés. Les collaborateurs ne pourront se voir sanctionner pour ne pas avoir répondu à un mail, SMS, appels téléphoniques, message via la messagerie instantanée ou autres.

Il est rappelé que conformément aux articles L. 3131-1 et. L. 3132-2 du code du travail, les temps de repos minimum quotidien et hebdomadaire sont les suivants :

• 11 heures de repos consécutif quotidien,

• 35 heures de repos consécutif hebdomadaire (24+ 11h).

• Le rôle du supérieur hiérarchique

Eu égard à leurs fonctions, les managers et les dirigeants de l’entreprise devront adopter une attitude exemplaire et conforme aux principes édictés précédemment.

Les managers ou les supérieurs hiérarchiques qui constateront des abus de connexions aux outils de communication utilisés par les salariés, en particulier en soirée, les week-ends et lors de leurs congés, veilleront à rappeler les consignes et s’entretiendront avec les salariés concernés pour connaître les éventuelles difficultés rencontrées.

De même, le/la salarié(e) qui estime ne pas pouvoir pleinement exercer son droit à la déconnexion devra en aviser son supérieur hiérarchique N + 1, et le cas échéant son supérieur hiérarchique N + 2, par tout moyen afin que des solutions puissent être apportées.

Si des dysfonctionnements perdurent, le manager, ou le responsable hiérarchique, devront en informer le supérieur hiérarchique N + 2 ainsi que le Services des Ressources Humaines dans les plus brefs délais.

CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Le/la salariée en télétravail s’engage à respecter les règles de bonne utilisation du matériel informatique mis à sa disposition et des systèmes d’information de l’entreprise, de protection des données et de confidentialité applicable dans l’entreprise et à être d’autant plus vigilant à la sécurité des données échangées ou transportées dans le cadre du télétravail.

Conformément à ses obligations contractuelles, il/elle s’engage enfin à ne pas travailler pour un autre employeur dans le cadre du télétravail.

DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est mis en place après information et consultation des membres du Comité Social et Economique.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1^er mars 2023 et suivant son dépôt à la DRIEETS.

A compter de sa date d’entrée en vigueur le présent accord se substitue à la Charte QVT de la société sur la partie TELETRAVAIL.

CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Les parties conviennent de se rencontrer à première échéance de 6 mois (lors d’une réunion ordinaire de CSE) pour effectuer un suivi de la mise en place du présent accord, puis à raison d’une fois par an. Une évaluation sera diligentée conjointement entre les membres du CSE et le service des Ressources Humaines auprès des collaborateurs préalablement à la première échéance de rendez-vous.

En outre les parties conviennent de se réunir dans les meilleurs délais en cas d’évolution législatives, règlementaire ou conventionnelles venant modifier de manière substantielle la règlementation, et le cas échéant, de réviser le présent accord si nécessaire, il en est de même en cas d’évolution du régime social et fiscales des indemnités.

DENONCIATION ET REVISION

Conformément aux articles L2261-7 et L2261-9 du Code du Travail, le présent accord pourra être révisé ou dénoncé en totalité ou partie, par chacune des parties signataires sous réserve d’un préavis de 3 mois, notifiée par lettre recommandé avec accusé de réception

En cas de dénonciation le présent accord ou la partie du présent accord concernée reste valable jusqu’à la date de signature du nouvel accord venant se substituer au texte dénoncé ou, à défaut, pendant une durée de douze mois démarrant à la date d’expiration du préavis de dénonciation de 3 mois.

DEPOT ET PUBLICITE

Conformément à l’article L2232-9-1 du Code du Travail, le présent accord sera déposé par la société auprès de la DRIEETS compétente de manière dématérialisée sur la plateforme gouvernementale « Téléaccords ».

Un exemplaire sera remis au Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Un exemplaire original sera remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage pour l’ensemble des salariés de la société.

Fait à Rungis le 15/02/2023.

Pour les membres du Comité Economique et Social Pour la Société SOGARIS

ANNEXES

Annexe 1 : GUIDE DES BONNES PRATIQUES EN TELETRAVAIL

1. Un espace de travail défini

Afin de pouvoir réaliser le télétravail dans les meilleures conditions, il est important, dans la mesure du possible, d’aménager un espace de travail dédié. N’hésitez pas à rendre cet espace le plus agréable possible, afin de stimuler votre concentration et votre bien être au poste de travail.

2. Porter attention à sa posture au poste de travail

Que ce soit en entreprise ou chez soi, il est important de faire attention aux positions et postures que l’on adopte lorsque l’on travaille, afin de limiter l’apparition de troubles musculo squelettiques (TMS), tels que des douleurs dans le dos, dans le cou, ou bien au niveau des articulations (poignets, coudes, épaules).

Voici des conseils pour adopter la meilleure position au poste de travail :

3. Veiller à délimiter vie professionnelle et vie personnelle

Lorsque l’on travaille de chez soi, conserver une barrière entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle n’est pas toujours aisée. Avoir un espace de travail dédié peut aider à poser la frontière entre les deux. Aussi, définir ses horaires de travail, privilégier sa pause déjeuner afin d’avoir une vraie coupure dans sa journée de travail, mais également respecter des temps de pause réguliers et le droit à la déconnexion sont des moyens qui permettront de mettre en place un cadre de télétravail équilibré.

A noter qu’en cas de difficulté à vous organiser ou structurer vos journées de télétravail, n’hésitez pas à en parler à votre manager afin de trouver ensemble les meilleures solutions et perspectives dans votre organisation de travail.

4. Pallier le risque d’isolement : maintenir le lien avec les membres de son équipe

Travailler à distance peut engendrer le risque d’isolement. Il est donc essentiel de privilégier la communication entre les membres de son équipe, et les autres collaborateurs SOGARIS afin de maintenir le lien social avec le collectif.