Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à l'aménagement du temps de travail et aux congés payés" chez OFFICE NOTARIAL DE L ESTUAIRE - NOTAIRES SEINE ESTUAIRE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL ET AUX CONGES PAYES

AU SEIN DE LA SCP NOTAIRES SEINE ESTUAIRE

Entre les soussignés :

• La SCP NOTAIRES SEINE ESTUAIRE,

Dont le siège social est situé 28 rue Jules Lecesne, 76600 LE HAVRE,

Représentée par M…, en sa qualité de Notaire associé et co-Gérant,

D'une part,

Et :

• M…,

En sa qualité de membre titulaire du Comité Social et Economique,

• M…,

En sa qualité de membre titulaire du Comité Social et Economique,

• M…,

En sa qualité de membre titulaire du Comité Social et Economique,

D'autre part,

Préambule

A titre liminaire, il convient de rappeler qu’au cours des dernières années plusieurs rapprochements ont été opérés entre la SCP NOTAIRES SEINE ESTUAIRE (ex OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE) et d’autres Offices notariaux et ce, après autorisation de la Chancellerie.

Ces différentes opérations juridiques, prenant la forme de fusions-absorptions, ont eu pour effet d’emporter automatiquement le transfert des contrats de travail des salariés des Offices notariaux absorbés par la SCP NOTAIRES SEINE ESTUAIRE au sein de cette dernière et ce, en application des dispositions de l’article L. 1224-1 du Code du travail.

Par ailleurs, ces différentes opérations juridiques ont entraîné la coexistence de différentes pratiques, en particulier en matière de durée du travail et ce, compte tenu de l’historique.

Parallèlement, les collaborateurs de l’entreprise ont formulé un certain nombre d’attente en termes de temps de travail, de bénéfice de jours de repos supplémentaires et d’articulation entre vie personnelle et professionnelle.

Dans ces conditions, il est apparu nécessaire aux parties signataires de faire évoluer le cadre conventionnel dont relève la société sur certaines thématiques afférentes à la durée du travail et aux congés payés dans l’objectif d’harmoniser les différentes pratiques actuellement en vigueur au sein de la SCP NOTAIRES SEINE ESTUAIRE, tout en tenant compte :

• des besoins de l’entreprise,

• de l’évolution du cadre juridique au cours des dernières années,

• et des attentes des collaborateurs (notamment pour leur permettre de mieux concilier leur vie personnelle et leur vie professionnelle, et veiller à leur charge de travail),

et ce, dans un cadre plus large visant à favoriser la qualité de vie au travail et mettre en place des règles claires, précises et compréhensibles par tous.

Au terme des différentes réunions de négociation qui se sont tenues les 10 octobre 2022, 8 novembre 2022 et 24 novembre 2022, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

I – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1.1. Cadre du dispositif

Le présent accord d’entreprise est signé conformément à l’ensemble des dispositions légales et réglementaires en vigueur notamment en matière de temps de travail et de congés payés ainsi qu’en matière de négociation collective, et s’inscrit dans le cadre des dispositions des lois du 20 août 2008 et du 8 août 2016 ainsi que de l’Ordonnance n°1385 en date du 22 septembre 2017 telle que modifiée par sa loi de ratification en date du 29 mars 2018.

Dans la mesure où, au jour de la conclusion du présent accord collectif, aucun délégué syndical n’a été désigné au sein de la Société NOTAIRES SEINE ESTUAIRE, la Direction a négocié et conclu le présent accord d’entreprise avec les représentants élus titulaires du personnel de l’entreprise et ce, comme l’y autorisent les dispositions du Code du travail.

Article 1.2. Objet de l’accord et champ d’application

Le présent accord collectif a pour objet de fixer le nouveau cadre conventionnel applicable notamment en matière d’organisation et d’aménagement du temps de travail ce, au regard des besoins spécifiques de l’entreprise et des attentes évolutives des salariés.

Le présent accord d’entreprise est applicable à l'ensemble du personnel de la Société NOTAIRES SEINE ESTUAIRE.

Il est expressément convenu que les éventuels cadres dirigeants hors référence horaire qui seraient recrutés sont exclus de l’application du présent accord collectif, à l’exception des stipulations portant sur les congés payés qui leur sont applicables.

II – CADRE GENERAL DE L’ORGANISATION DE LA DUREE DU TRAVAIL

Article 2.1. Philosophie de l’accord

Comme indiqué en préambule du présent accord d’entreprise, plusieurs dispositifs d’aménagement du temps de travail existent au sein de l’entreprise en raison de l’historique (décompte classique du temps de travail, dispositifs d’aménagement du temps de travail avec attribution de JRTT dont le nombre varie en fonction des salariés, …).

Dans ces conditions, une réflexion a été engagée avec les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique afin :

• de tendre vers une harmonisation des différentes pratiques actuellement en vigueur au sein de l’entreprise en matière d’aménagement du temps de travail,

• tout en répondant aux attentes formulées par plusieurs salariés (et candidats dans le cadre des recrutements) souhaitant pouvoir bénéficier de davantage de temps de repos dans l’année pour mieux concilier leur vie personnelle et leur vie professionnelle.

C’est dans ce cadre qu’après de nombreux échanges entre les parties signataires, il a été convenu entre elles de mettre en place, par le présent accord d’entreprise, un dispositif d’aménagement pluri-hebdomadaire du temps de travail au sein de l’entreprise permettant aux salariés :

• de travailler par principe 37 heures de travail effectif par semaine (au lieu de 35 heures),

• et de bénéficier en contrepartie, au cours de chaque année, de journées non travaillées (cf. Titre III).

Les dispositions de ce Titre III auront vocation à s’appliquer aux salariés à temps complet qui ne relèvent pas d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année, ou du statut cadre dirigeant hors référence horaire.

Il est convenu entre les parties signataires qu’il sera proposé aux salariés déjà présents dans l’entreprise et concernés par l’application de ce dispositif, la conclusion d’un avenant à leur contrat de travail afin de leur permettre de relever de l’aménagement du temps de travail défini ci-après, ce qui aura mécaniquement pour effet de générer 12 journées de repos (appelées JRTT par facilité de langage) par an.

En effet, les parties signataires tiennent à réaffirmer leur attachement à ce que chaque salarié concerné puisse choisir entre la conservation de son organisation du travail actuelle (notamment en termes d’aménagement et de répartition) et l’évolution vers ce nouveau dispositif d’aménagement du temps de travail.

Il en résulte que les différents dispositifs d’organisation et d’aménagement du temps de travail au sein de l’entreprise se déclineront, de la façon suivante :

• les salariés qui travaillent 35 heures de travail effectif par semaine,

• les salariés dont le temps de travail contractuel s’établit à 35 heures hebdomadaires de travail effectif et qui travaillent 37 heures de travail par semaine, avec attribution de « JRTT » en remplacement du paiement des heures supplémentaires effectuées au-delà de 35 heures par semaine et dans la limite de 37 heures hebdomadaires (cf. titre III du présent accord),

• les salariés qui de par leur antériorité dans une structure absorbée par la SCP NOTAIRES SEINE ESTUAIRE travaillent 36 heures de travail par semaine, avec attribution de « JRTT » en remplacement du paiement des heures supplémentaires effectuées au-delà de 35 heures par semaine et dans la limite de 36 heures hebdomadaires, et qui ne souhaitent pas modifier leur temps de travail contractuel,

• les salariés dont la durée du travail est décomptée en jours sur l’année (cf. titre IV du présent accord),

• et les salariés dont l'horaire hebdomadaire de travail est inférieur à 35 heures, c’est-à-dire les salariés à temps partiel.

D’autres dispositifs d’aménagement du temps de travail pourront, le cas échéant, être mis en œuvre en complément de ceux évoqués par le présent accord collectif.

Article 2.2. Pause méridienne

En ce qui concerne la pause déjeuner, il est convenu entre les parties que celle-ci devra par principe être d’une durée journalière d’une heure et trente minutes afin de garantir un temps de repos méridien suffisant et, par voie de conséquence, la santé du personnel et ce, sans préjudice de l’autonomie dont disposent les salariés relevant d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année dans le cadre de la détermination de leur emploi du temps.

Article 2.3. Journée de solidarité

Les parties signataires conviennent que la journée de solidarité sera réalisée chaque année le lundi de Pentecôte et selon les modalités suivantes :

• Pour les salariés dont le temps est décompté en heures : travail d’une journée supplémentaires ou à la demande du salarié qui ne souhaite pas travailler, pose d’un jour de repos accordé par le présent accord d’entreprise ou par le contrat de travail ;

• Pour les salariés en forfait jours : le nombre de jours de travail à réaliser chaque année (218 jours) comprend la journée de solidarité.

III – ORGANISATION PLURI HEBDOMADAIRE DU TEMPS DE TRAVAIL SUR L’ANNEE

Article 3.1. Salariés visés

Les dispositions du présent titre sont applicables aux salariés à temps complet qui ne relèvent pas d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année, ou du statut cadre dirigeant hors référence horaire, à l’exception des salariés déjà présents dans les effectifs et qui ont fait le choix de conserver leurs modalités contractuelles d’aménagement du temps de travail.

Article 3.2. Principes de l’organisation du temps de travail sur l’année

Conformément aux dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-44 du Code du travail, il est convenu entre les parties de mettre en place un dispositif d’aménagement pluri-hebdomadaire du temps de travail sur une période de 12 mois, dont la période de référence est fixée de la façon suivante : du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.

Dans ce cadre, la durée du travail des salariés concernés s’établira, en moyenne sur la période de référence précitée, à 35 heures hebdomadaires de travail effectif.

Pour ce faire et dans la mesure où les salariés effectueront par principe 37 heures de travail effectif par semaine, ils bénéficieront, au cours de chaque période de référence et dans les conditions prévues à l’article 3.4 du présent accord d’entreprise, de journées non travaillées (dénommées ci-après « JRTT » par facilité de langage et par souci de bonne compréhension), ce qui permettra d’atteindre, au terme de la période de référence précitée, la durée du travail dite « cible » de 35 heures hebdomadaires de travail effectif en moyenne comme indiqué précédemment.

En effet, compte tenu du temps de travail effectif réalisé par principe chaque semaine (notamment entre 35 et 37 heures), ces salariés bénéficieront de 12 journées non travaillées :

• pour une période de référence complète fixée du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N +1,

• et à condition :

  • d’avoir travaillé, au cours de cette période de référence, 37 heures de travail effectif chaque semaine,

  • et de justifier d’un droit intégral à congés payés.

Ce nombre moyen de JRTT est déterminé comme suit :

365 jours

- 52 samedis

- 52 dimanches

- 25 jours ouvrés de congés payés

- 8 jours fériés chômés (à titre d’exemple, le nombre de jours fériés chômés variant chaque année),

= 228 jours de travail (hors journée de solidarité).

Nombre théorique de semaines travaillées dans l’année : 228 jours / 5 jours = 45,60 semaines.

Calcul du nombre prévisible de JRTT : [(35h – 37h) x 45,60 / 7,40h] = 12,32 arrondis à 12 JRTT.

Le nombre exact de JRTT sera donc recalculé au cours de chaque période de référence et il est expressément convenu entre les parties signataires de fixer une règle d’arrondi au 0,50^ème consistant en-deçà de 0,50 à retenir le nombre entier immédiatement inférieur et à compter de 0,50 à retenir le nombre entier immédiatement supérieur (à titre d’exemple, si le nombre de JRTT s’établit à 12,32, il est arrondi à 12).

En effet, toute période de suspension du contrat de travail, rémunérée ou non (maladie, accident du travail, congé maternité, congé parental d’éducation, congé sabbatique, etc., …), entraînera une réduction du nombre de JRTT (cf. art. 3.7.2).

Dans la mesure où les présentes dispositions entreront en vigueur à la date du 1^er janvier 2023, le nombre de JRTT dont bénéficiera chaque salarié au titre de la période 1^er janvier - 31 mai 2023, sera recalculé selon les mêmes modalités de calcul décrites ci-dessus.

Article 3.3. Horaires de travail et rémunération

En début de période de référence, l’employeur remettra à chaque salarié une programmation du nombre de semaines comprises dans la période de référence.

Les horaires de travail et la répartition des horaires s’effectuera sur la base de 37 heures de travail réparties sur 5 jours. Cette répartition s'effectuera de manière autonome pour chacun des sites de l'entreprise et pourra différer d'un site à l'autre.

Une fois cette programmation validée par la Direction, celle-ci sera communiquée aux salariés par voie d’affichage ou par voie électronique.

Toute modification qui serait rendue nécessaire, sera communiquée aux salariés concernés dans un délai minimal de prévenance de 7 jours calendaires, pouvant être réduit à 48 heures en cas de circonstances exceptionnelles.

Par ailleurs et afin d’assurer au personnel une rémunération mensuelle régulière, indépendante de l’horaire réellement effectué, celle-ci sera lissée sur la base de l’horaire mensuel prévu dans le contrat de travail.

Article 3.4. Modalités de prise des JRTT

S’agissant des modalités de prise de ces JRTT, il est convenu de retenir les règles suivantes :

• Les JRTT devront impérativement être pris au plus tard le 31 mai de l’année N+1 ;

• La détermination des dates de prise effective de ces JRTT, au cours de chaque période de référence, relève de l’initiative de l’employeur à hauteur de 50% et de l’initiative du salarié pour les 50% restants, sous réserve de la validation préalable du supérieur hiérarchique et en tenant compte des nécessités du service. En cas de circonstances exceptionnelles (par exemple, épidémie et/ou crise sanitaire), la détermination des dates de prise effective de la totalité des JRTT relèvera en totalité de l’employeur après consultation du CSE.

A cet égard et sauf circonstances exceptionnelles soumises à l’accord préalable du supérieur hiérarchique, les salariés devront formuler leur demande de prise de JRTT auprès de leur supérieur hiérarchique au moins 7 jours calendaires à l’avance, lequel leur fera un retour dans les 48 heures. A défaut de validation expresse dans ce délai, la demande sera réputée acceptée.

En cas de refus lié aux nécessités du service, le salarié devra proposer une nouvelle date dans la quinzaine ou ultérieurement à une date fixée en accord avec son supérieur hiérarchique. Il ne pourra être opposé plus de 2 reports par an.

Par ailleurs, afin de veiller à une répartition équilibrée de la charge de travail au cours de la période de référence et compte tenu de l’acquisition des JRTT « au fil de l’eau », il est convenu que le nombre de JRTT pris par trimestre à l’initiative du collaborateur ne pourra pas être supérieur à 3.

• Etant précisé que les JRTT seront être fixées par journée entière : la valeur d’une journée de travail de référence étant fixée à 7,40 heures,

Afin d’atteindre les objectifs fixés à l’article 3.2 du présent accord collectif et de respecter la philosophie du dispositif convenu entre les parties :

• chaque salarié devra impérativement bénéficier de façon effective du nombre de JRTT qui lui sera attribué au cours de la période de référence en application des règles précitées,

• et un salarié ne pourra pas positionner de JRTT par anticipation puisqu’il est entendu que ces jours de RTT s’acquièrent « au fil de l’eau » en fonction de la durée réelle de travail effectuée au cours des semaines passées.

En conséquence, il est expressément prévu que les JRTT devront être pris dans l’année de leur acquisition et ne seront en aucun cas reportables sur la période de référence suivante.

Il est toutefois convenu entre les parties que la Direction pourra positionner des JRTT par anticipation afin de tenir compte de certaines situations particulières (par exemple ponts, …).

Dès lors que des JRTT n’auraient pu être pris avant le 31 mai de l’année N+ 1 en raison d’une suspension ininterrompue du contrat de travail qui se prolongerait sur la période de référence suivante, les parties organiseront les modalités de prise de ces jours.

Article 3.5. Incidences sur la rémunération des salariés en cas d’année incomplète

Article 3.5.1. En cas d’embauche ou de rupture du contrat de travail en cours d’année

En cas d’entrée en cours de période de référence, le nombre prévisible de JRTT sera calculé en fonction du nombre de jours qui seront travaillés au cours de la période de référence, et arrondi à la demi-journée la plus proche.

La rémunération sera, comme pour l’ensemble du personnel concerné, lissée sur une base de 35 heures par semaine.

En cas de départ en cours de période de référence, un bilan des heures réellement effectuées par le salarié au cours de la période de référence sera établi et comparé à l'horaire moyen de la période considérée.

Les heures excédentaires ou en débit seront respectivement rémunérées ou déduites du solde de tout compte sur la base du salaire brut à la date de rupture du contrat.

Article 3.5.2. En cas d’absence du salarié au cours de l’année

• Incidences en termes de rémunération

Toute période d’absence sera déduite proportionnellement de la rémunération mensuelle lissée.

En cas de période non travaillée mais donnant lieu à indemnisation par l’employeur, cette indemnisation sera calculée sur la base de la rémunération mensuelle lissée.

• Incidences en termes de comptabilisation des heures travaillées et des heures supplémentaires

Il est convenu entre les parties que s’agissant de la comptabilisation des heures travaillées, les absences sont décomptées sur la base de l’horaire réel qu’aurait dû effectuer le salarié au cours de la journée ou de la semaine considérée.

En conséquence et dans la mesure où les absences sont comptabilisées de façon forfaitaire pour déterminer la rémunération mensuelle versée au salarié, il sera procédé, en fin de période de référence, à une régularisation de la rémunération lissée sur la base des heures travaillées comptabilisées au réel.

A cet égard, il est convenu entre les parties que les absences assimilées à du temps de travail effectif seront déduites du nombre d’heures à travailler au cours de la période de référence et du seuil de déclenchement des heures supplémentaires et ce, sur la base de l’horaire réel.

Les absences non assimilées à du temps de travail effectif seront également déduites du nombre d’heures à travailler au cours de la période de référence sur la base de l’horaire réel mais n’auront, quant à elles, pas pour effet d’abaisser le seuil de déclenchement des heures supplémentaires.

Article 3.6. Salariés travaillant 36 heures par semaine avec attribution de JRTT

Comme indiqué précédemment, il a été expressément convenu entre les parties que chaque salarié concerné par l’application du présent accord pourra choisir entre le maintien de son organisation du travail actuelle (notamment en termes d’aménagement et de répartition) et l’évolution vers le nouveau dispositif d’aménagement du temps de travail mis en place par le présent titre de l’accord d’entreprise.

Dans ces conditions, les salariés qui le souhaitent, effectuant par principe 36 heures de travail effectif par semaine antérieurement à la conclusion du présent accord d’entreprise, continueront à travailler selon cette modalité et à bénéficier au cours de chaque période de référence de 6 JRTT par période de référence.

Cela leur permettra d’atteindre, au terme de la période de référence précitée (1^er juin de l’année N – 31 mai de l’année N+1), la durée du travail dite « cible » de 35 heures hebdomadaires de travail effectif en moyenne.

IV – CONVENTION DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Les stipulations qui suivent, sont prises en application des articles L.3121-58 et suivants du Code de travail.

Article 4.1. Salariés visés

Le décompte en jours du temps de travail, est réservé aux collaborateurs suivants :

• les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

• les salariés (non-cadres) dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Il est convenu entre les parties qu’est autonome, le salarié qui, tout en étant soumis aux directives de son employeur ou de son supérieur hiérarchique dans le cadre de la réalisation de ses missions, reste maître de l’organisation de son emploi du temps, c’est-à-dire qu’il détermine notamment librement :

• ses prises de rendez-vous ;

• ses heures de début et de fin de sa journée de travail en tenant compte de la charge de travail afférente à ses fonctions ;

• la répartition de ses tâches au sein d’une journée ou d’une semaine ;

• l’organisation de ses congés en tenant compte des impératifs liés au bon fonctionnement de l’office et dans le respect des modalités de prises de congés fixés par l’employeur.

Article 4.2. Période référence du forfait

La période de référence est fixée comme suit : du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.

Article 4.3. Nombre de jours compris dans le forfait

Le nombre de jours compris dans le forfait en jours est fixé entre les parties à 218 jours travaillés par an, journée de solidarité comprise et ce, quels que soient les aléas du calendrier de la période de référence considérée (nombre de jours fériés chômés notamment).

Ce nombre de 218 jours de travail par an est valable sous réserve d’avoir acquis un droit complet à congés payés.

Pour les salariés qui n’auraient pas acquis un nombre de jours de congés payés suffisant, notamment du fait de leur entrée en cours d’année, le nombre de jours à travailler au cours de la période de référence sera recalculé conformément aux règles exposées à l’article 4.4.3.

Article 4.4. Traitement des absences, des arrivées et des départs en cours de période

Article 4.4.1. Incidence des absences sur le nombre de jours à travailler dans le cadre du forfait annuel en jours

En cas d’absence justifiée [pour maladie par exemple ou congés pour évènements exceptionnels dont bénéficierait le salarié en cours d’année, en application des dispositions conventionnelles et/ou légales (naissance, décès, mariage, …, etc.)], quelle que soit la nature de celle-ci (à l’exception des congés payés, des repos hebdomadaires et des jours fériés), le nombre de jours à travailler est réduit du nombre de jours d’absence correspondants.

Article 4.4.2. Incidence des absences sur la rémunération

En cas d’absence (à titre d’exemples : maladie, congé sans solde, absences injustifiées, …), la retenue à opérer sur le bulletin de salaire se calculera en divisant le salaire forfaitaire mensuel par 21,67, ce qui correspond au nombre moyen de jours donnant lieu à rémunération par an / 12, à savoir :

• 218 jours travaillés au titre du forfait,

• + 25 jours de congés payés

• + 8 jours fériés,

• + 9 jours de repos liés au forfait

• = 260 jours / 12 = 21,67.

A titre d’exemple :

• pour un salarié absent 10 jours au cours du mois de juillet 2023 pour cause de congés sans solde,

• et dont la rémunération forfaitaire est fixée à 3.000 € bruts,

une retenue d’un montant de 1.384,40 € sera opérée sur le bulletin de salaire de juillet 2023 (à savoir : 3.000 € / 21,67 x 10).

Article 4.4.3. Arrivée en cours de période

Les salariés relevant d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année, doivent effectuer 218 jours de travail par an lorsqu’ils disposent d’un droit complet à congés payés.

Lors de l’embauche, il convient donc de recalculer le nombre de jours de travail devant être effectués par le salarié au cours de la période de référence pendant laquelle intervient son embauche.

La méthode retenue est la suivante :

• Recalculer le forfait jours hors congés payés et jours fériés chômés (c'est-à-dire 218 jours + 25 jours ouvrés de congés payés + le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré au cours de la période de référence)

• Multiplier le résultat obtenu par le nombre de jours calendaires restant à échoir jusqu’à la fin de la période de référence,

• Puis, proratiser le résultat obtenu en 365^e,

étant précisé que le nombre obtenu est arrondi :

• au nombre entier inférieur si la décimale est strictement inférieure à 0,50 ;

• au nombre entier supérieur si la décimale est supérieure ou égale à 0,50.

• Enfin, le résultat obtenu doit être diminué du nombre de jours fériés tombant sur un jour ouvré habituellement travaillé à échoir avant la fin de la période de référence.

A titre d’exemple, pour un salarié qui entre au sein de l’entreprise le 1^er septembre 2023, il convient d’opérer le calcul suivant :

• 218 jours

+ 25 jours ouvrés de congés payés

+ 10 jours fériés coïncidant avec un jour ouvré entre le 01.06.2023 et le 31.05.2024

= 253 jours

• 253 jours x 274 jours calendaires entre le 01.09.2023 et le 31.05.2024

-----------------------------------------------------------------------------------------

365 jours calendaires

= 190 jours

• 190 jours – 8 jours fériés tombant sur un jour ouvré habituellement travaillé à échoir avant la fin de la période de référence

= 182 jours

Dans cet exemple et au titre de la période du 1^er septembre 2023 (date d’embauche) au 31 mai 2024 (fin de la période de référence), le collaborateur devra donc effectuer 182 jours de travail et bénéficiera de 6 jours non travaillés au titre du forfait annuel en jours, à savoir entre le 1^er septembre 2023 et le 31 mai 2024 :

• 274 jours calendaires,

• – 78 samedis et dimanches,

• – 8 jours fériés

• = 188 jours – 182 jours travaillés

• = 6 jours de repos au titre du forfait.

Autre exemple pour un salarié qui entre au sein de l’entreprise le 1^er février 2024, il convient d’opérer le calcul suivant :

• 218 jours

+ 25 jours ouvrés de congés payés

+ 10 jours fériés coïncidant avec un jour ouvré entre le 01.06.2023 et le 31.05.2024

= 253 jours

• 253 jours x 121 jours calendaires entre le 01.09.2023 et le 31.12.2023

-----------------------------------------------------------------------------------------

365 jours calendaires

= 84 jours

• 84 jours – 5 jours fériés tombant sur un jour ouvré habituellement travaillé à échoir avant la fin de la période de référence

= 79 jours

Dans cet exemple et au titre de la période du 1^er février 2024 (date d’embauche) au 31 mai 2024 (fin de la période de référence), le collaborateur devra donc effectuer 79jours de travail.

*

* *

Au titre de la période de référence suivante, il convient également de procéder à un ajustement du forfait si le salarié ne dispose pas d’un droit complet à congés payés ou si des congés payés sont pris dès l’embauche.

Si l’on reprend l’exemple du salarié arrivé le 1^er septembre 2023, celui-ci n’aura acquis au titre de la période de congés payés 1^er juin 2023 – 31 mai 2024 que 19 jours ouvrés de congés payés.

Sur la période de référence du forfait jours du 1^er juin 2023 au 31 mai 2024, ce sont donc 6 jours ouvrés de congés payés (25 jours – 19 jours) auxquels il ne peut pas prétendre.

En conséquence, le nombre de jours à travailler du 1^er juin 2024 au 31 mai 2025 s’élèvera à 224 jours (218 jours + 6 jours), sauf prise de congés payés par anticipation ou de jours de congés sans solde.

Dès lors que des congés payés seraient pris dès l’embauche, c’est-à-dire avant le terme de la période d’acquisition des congés payés (c’est-à-dire par anticipation = congés payés acquis devant normalement être pris au cours de la période de référence de prise des congés payés suivante), cela aurait pour effet :

• de diminuer le nombre de jours à travailler au cours de l’année N,

• mais d’augmenter le nombre de jours à travailler au cours de l’année N+1,

• sauf accord des parties pour que soient posés des jours de congé sans solde au cours de l’année N+1 ou des congés payés par anticipation.

En effet, le nombre de jours de congés payés pris au cours de l’année N avant le terme de la période d’acquisition aurait pour effet d’augmenter le nombre de jours de congés ne pouvant pas être pris au cours de l’année N+1 et, ce faisant, le nombre de jours devant être travaillés, sauf accord des parties pour que soient posés des jours de congé sans solde au cours de l’année N+1 ou prise de congés payés par anticipation.

Si l’on reprend l’exemple précédent, si le salarié prend 5 jours de congés payés par anticipation entre le 1^er septembre 2023 et le 31 mai 2024, celui-ci devra finalement travailler :

• 177 jours au titre de la période 1^er septembre 2023 – 31 mai 2024 (182 jours devant normalement être travaillés – 5 jours de congés payés pris par anticipation),

• et 229 jours au titre de la période 1^er juin 2024 – 31 mai 2025 (à savoir 218 jours + 6 jours de congés payés dont le salarié ne peut pas bénéficier car non acquis + 5 jours supplémentaires du fait de la prise de congés payés par anticipation),

• sauf accord des parties pour que soient posés des jours de congé sans solde au cours de l’année ou des congés payés par anticipation.

Dès lors que l’arrivée du collaborateur en cours de période de référence aurait pour effet de porter le nombre de jours à travailler dans le cadre de l’année de référence en cours au-delà du nombre de jours à travailler par année de référence fixé dans la convention individuelle de forfait en jours sur l’année régularisée entre les parties (par exemple 218 jours), le salarié ne pourra, en tout état de cause pas travailler au-delà de 235 jours.

Ainsi, si le nombre de jours à travailler au cours de la période de référence excède, du fait de l’arrivée en cours d’année, 235 jours, il est convenu entre les parties que le salarié :

• pourra solliciter la prise de congés payés par anticipation,

• ou sera, à défaut, placé en congé sans solde,

étant précisé que l’option retenue fera l’objet d’un accord entre les parties.

En outre, il est expressément convenu entre les parties que :

• les jours qui seraient travaillés par le salarié lors de la première année d’application de la convention individuelle de forfait en jours sur l’année,

• au-delà du nombre de jours à travailler par année de référence convenu entre les parties et dans la limite de 235 jours,

ne donneront pas lieu à majoration dans les conditions prévues par l’article 4.10 du présent accord dans la mesure où ce dépassement résulterait non pas d’un accord entre les parties pour que le salarié renonce à des jours de repos mais de l’application des règles relatives à l’arrivée en cours d’année (et qui découlent d’un droit insuffisant à congés payés).

Par ailleurs, les parties veilleront également à garantir un droit au repos suffisant aux salariés embauchés en cours de période de référence. Ainsi, il pourra être convenu, en fonction de la situation de chaque salarié et des périodes de repos dont il a pu bénéficier au cours des mois précédant son embauche, la prise de jours de congés payés par anticipation ou de jours de congés sans solde.

Article 4.4.4. Passage au forfait jours en cours de période de référence d’un salarié déjà présent dans les effectifs

En cas de conclusion d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année en cours de période de référence avec un salarié déjà présent dans les effectifs et bénéficiant d’un droit intégral à congés payés, le nombre de jours à travailler pendant la première année d'application
du forfait sera déterminé en déduisant du volume annuel contractuel du forfait, le nombre de jours
déjà travaillés (et des absences assimilées – cf. 4.4.1) depuis le début de l'exercice.

Pour les salariés ne disposant pas d’un droit intégral à congés payés, ce calcul sera opéré sur la base du forfait jours recalculé hors congés payés acquis.

A titre d’exemple, un salarié disposant d’un droit intégral à congés payés et dont la convention individuelle fixant le nombre de jours à travailler dans l’année à 218 jours est conclue à compter du 1^er septembre de l’année 2023, alors qu’il :

• totalise déjà 60 jours de travail depuis le 1^er juin de l’année 2024,

• et a pris 5 jours ouvrés de congés payés en juillet,

devra travailler au titre de la période de référence en cours dans le cadre de sa convention individuelle de forfait en jours sur l’année 158 jours, soit 218 jours – 60 jours déjà travaillés et bénéficiera de 8 jours non travaillés au titre du forfait annuel en jours, le nombre de jours de repos au titre du forfait étant déterminé comme suit :

• 274 jours calendaires entre le 1^er septembre 2023 et le 31 mai 2024,

• – 78 samedis et dimanches,

• – 20 jours de congés payés restant à prendre,

• – 8 jours fériés,

• = 168 jours – 158 jours travaillés,

• = 10 jours de repos au titre du forfait.

Article 4.4.5. Départ en cours de période

En cas de départ en cours de période de référence, il sera procédé à un comparatif entre :

• la rémunération perçue par le collaborateur depuis le début de la période de référence en cours jusqu’à son départ de l’entreprise, en application du lissage de la rémunération,

• et le nombre de jours réellement travaillés ou assimilés (comprenant les jours effectivement travaillés, les congés payés, les jours fériés et les jours de repos au titre du forfait) multipliés par la valeur d’une journée de travail déterminée selon le calcul exposé à l’article 4.2.

En cas d’augmentation de la rémunération fixe forfaitaire du salarié au cours de la période de référence, la valeur de la journée de travail sera calculée sur la base de la rémunération lissée perçue.

A titre d’exemple :

• Un collaborateur quitte l’entreprise le 31 août de l’année N, soit 3 mois après le début de la période de référence en cours.

• Sa rémunération est lissée sur la période de référence et il perçoit, à ce titre, 3.000 € bruts par mois.

• Il a travaillé, depuis le début de la période de référence, sur la base de 5 jours par semaine sans interruption à l’exception d’une semaine où il a travaillé 6 jours, sans prendre aucun jour de repos (en dehors des week-ends), ni aucun congé payé et n’a pas été absent pour quelle que cause que ce soit.

• La rémunération forfaitaire du salarié a été augmentée à compter du 1^er juillet 2023 pour être portée à 3.050 € bruts par mois.

Rémunération due sur 3 mois au terme du contrat de travail en fonction du nombre de jours réellement travaillés	Rémunération lissée sur 3 mois en application du lissage
- Nombre de jours de travail effectif entre le 01.06.2023 et le 31.08.2023 : 65 jours - Nombre de jours fériés chômés entre le 01.06.2023 et le 31.08.2022 : 2 jours - Soit 67 jours au total 67 jours x 139,98 € (1) = 9.378,66 €	3 mois de travail sans interruption : (1 mois x 3.000 €) + (2 mois x 3.050 €) = 9.100 €
Total : 9.378,66 €	Total : 9.100 €

La rémunération brute du mois de mars s’établit donc à 3.328,66 € : 3.050 € + un différentiel de 278,66 € (9.378,66 € - 9.100 €).

valeur d’un jour de travail 3.033,33 € (3.000 € + 2 x 3.050 € / 3)

------------------------------------------------------

21,67 j

Article 4.5. Caractéristiques des conventions individuelles

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-55 du Code du travail, un avenant au contrat de travail des salariés concernés, formalisant la convention individuelle de forfait annuel en jours, sera établi pour formaliser l'accord de chacune des parties.

De même, pour les nouveaux embauchés, le contrat de travail des salariés concernés portera expressément la mention de ce forfait jours.

Il est convenu entre les parties que la convention individuelle de forfait en jours sur l’année précisera :

• le nombre de jours travaillés compris dans le forfait,

• les modalités de décompte des jours de travail,

• les possibilités de rachat de jours de repos,

• la rémunération, celle-ci devant être en rapport avec les sujétions qui sont imposées,

• et à titre indicatif et sous réserve de l’évolution du présent accord collectif, les principales modalités de suivi de la charge de travail.

Le bulletin de salaire fera quant à lui apparaître le forfait jours, sur la base de 218 jours travaillés ou du nombre de jours prévu par la convention individuelle de forfait en jours sur l’année.

Article 4.6. Décompte des jours travaillés

Le décompte du temps de travail des salariés visés à l’article 4.1, s'effectue exclusivement en jours.

Le décompte en demi-journées n’est pas autorisé.

Le temps de travail peut être réparti sur tout ou partie des jours de la semaine.

Du fait de leur autonomie, les salariés déterminent seuls leur emploi du temps et leurs jours de travail, et sont seuls responsables de la fixation de leurs jours de repos en tenant compte des impératifs liés au bon fonctionnement de l’entreprise et à l’exercice de leurs missions.

Chaque salarié établit en début de trimestre un état prévisionnel de ses jours de travail et le transmet à la Direction ou à son représentant.

Article 4.7. Décompte des jours non travaillés

Les salariés relevant d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année et disposant d’un droit complet à congés payés, bénéficieront en moyenne de 10 jours ouvrés non travaillés pour une période de référence complète d’activité, ce nombre étant susceptible de varier à la hausse ou à la baisse en fonction des aléas du calendrier de l’année considérée (notamment le nombre de jours fériés chômés).

En effet, le nombre de 218 jours de travail par an est calculé sur la base d’une moyenne de 8 jours fériés chômés, selon le calcul suivant :

365 jours

- 52 samedis

- 52 dimanches

- 25 jours ouvrés de congés payés

- 8 jours fériés chômés en moyenne

= 228 jours

- 218 jours de travail (dont la journée de solidarité)

= 10 jours non travaillés en moyenne

Dans le cadre du bon fonctionnement de l’entreprise et afin d’assurer une bonne répartition dans le temps des jours non travaillés qui préservent la santé et la sécurité des salariés concernés, sont retenues les règles de décompte suivantes et ce, sans préjudice de l’autonomie dont disposent les salariés intéressés dans la détermination de leur emploi du temps :

- les jours non travaillés doivent être pris dans leur totalité au cours de la période de référence considérée et ne seront en aucun cas compensables pécuniairement, sauf à titre tout à fait exceptionnel, en cas de renonciation à des jours de repos entraînant un dépassement de forfait, après autorisation préalable et expresse de la Direction, dans les conditions exposées à l’article 4.10 du présent accord : dans ce cas, l’indemnisation de chaque jour de repos auquel le salarié renonce sera indemnisé à hauteur de 110 % du salaire journalier, étant précisé qu’en tout état de cause, le salarié ne pourra pas travailler plus de 235 jours par année civile (cf. article 4.10 pour les modalités de calcul du paiement lié au dépassement) ;

- les jours non travaillés pré-positionnés en début de chaque trimestre par le collaborateur, comme prévu à l’article 4.6 du présent accord, devront faire l’objet d’une confirmation écrite auprès de la Direction au moins une semaine (c’est-à-dire 7 jours calendaires) avant la date de prise effective du jour non travaillé, étant précisé que le salarié devra veiller à prendre en compte les contraintes de l’activité de l’entreprise et la charge de travail de l’équipe à laquelle il appartient et ce, afin d’éviter notamment que plusieurs salariés d’une même équipe soient absents en même temps dans le but de garantir la continuité de l’activité.

Article 4.8. Evaluation et suivi de la charge de travail

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-62 du Code du travail, il est rappelé que les salariés en forfait jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives :

• à la durée quotidienne maximale de travail effectif (10 heures),

• aux durées hebdomadaires maximales de travail (48 heures et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives),

• et à la durée légale du travail (35 heures).

Pour autant, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours, doivent bénéficier d’une charge de travail raisonnable.

Pour ce faire et dans un souci d’assurer la protection et la sécurité des cadres sous forfait annuel en jours, sont mis en place les dispositifs de contrôle suivants :

Article 4.8.1. Récapitulatif mensuel

Dans le cadre de l’évaluation et du suivi de la charge de travail des salariés sous forfait annuel en jours, la Direction leur remettra à la fin de chaque mois (ou le salarié établira lui-même sous le contrôle de la Direction), un récapitulatif mensuel qui comptabilisera :

• le nombre et la date des journées effectivement travaillées dans le mois,

• le positionnement, la date et l’identification des jours non travaillés (repos hebdomadaires, congés payés, autres types de congés),

• le cumul des jours travaillés et non travaillés depuis le début de la période de référence,

• le nombre de jours de repos au titre du forfait restant à prendre et le nombre de jours restant à travailler avant la fin de la période de référence,

• les éventuelles observations et/ou alertes du salarié sur sa charge de travail au cours du mois écoulé.

Le salarié aura également la possibilité de signaler sur ce document toute difficulté qu’il rencontrerait notamment en termes de charge de travail et/ou de solliciter un entretien auprès de la Direction.

Une zone dite de « commentaires » sera ainsi réservée dans ce document mensuel de décompte.

Ce document sera émargé chaque fin de mois par la Direction et le salarié qui en conservera une copie.

Au regard des conclusions de ce suivi mensuel, des entretiens individuels pourront avoir lieu en cours d’année pour évoquer l’organisation du travail et la charge de travail, sans attendre l’entretien annuel prévu à l’article 4.9 du présent accord.

Ce suivi pourra être fait par tout autre moyen équivalent, en particulier via un logiciel de suivi du temps de travail.

Article 4.8.2. Répartition de la charge de travail

En amont et pendant toute la période de référence, la Direction prêtera une attention particulière à la charge de travail de chaque collaborateur en forfait annuel en jours.

Si la Direction ou le salarié estime que cette charge de travail est inappropriée en termes de charge de travail, un entretien sera immédiatement organisé afin de convenir d’un plan d’actions adapté, par exemple :

• élimination de certaines tâches,

• nouvelle priorisation des tâches,

• report des délais,

• répartition de la charge entre les membres de l’équipe,

• sollicitation de ressources supplémentaires,

• développement d’une aide personnalisée, par accompagnement ou formation,

• etc., …

Article 4.8.3. Organisation des repos et suivi de la charge de travail

L’activité hebdomadaire des salariés sous forfait annuel en jours peut s’exercer jusqu’à 6 jours consécutifs par semaine.

Le jour de repos hebdomadaire est en principe le dimanche, sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions légales en vigueur.

Par ailleurs, il est convenu que l'amplitude journalière de travail devra respecter :

• les dispositions liées au repos de 11 heures entre deux journées de travail,

• et celles relatives au repos hebdomadaire fixé à 35 heures.

En outre, les salariés concernés devront impérativement respecter une durée hebdomadaire maximum de travail effectif raisonnable.

Ces limites ont pour objet de définir une amplitude maximale et exceptionnelle de la journée de travail, et non pas d’instaurer une journée habituelle de travail de 13 heures.

L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier un droit à la déconnexion des outils de communication à distance (cf. article 4.12 du présent accord).

Afin d’assurer le respect de ces dispositions :

• le salarié concerné avertira sa hiérarchie sans attendre la fin du mois considéré dès qu’il estimera qu'il ne sera pas en mesure de respecter les obligations de repos journalier et hebdomadaire et/ou qu’il fait face à une surcharge de travail,

• et la hiérarchie assurera également le suivi régulier de l’organisation du travail des intéressés et de leur charge de travail,

et ce, afin que l’entreprise analyse la situation et prenne immédiatement les mesures appropriées pour garantir le respect desdits repos, en cas de surcharge de travail signalée par le salarié et/ou constatée par la hiérarchie.

A cet égard, tout collaborateur sous forfait-jours, s’estimant en surcharge de travail, pourra adresser un courriel à son supérieur hiérarchique, afin que les mesures appropriées soient prises immédiatement.

De son côté, le salarié sous forfait jours tiendra immédiatement informé son responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

Ces dispositifs de contrôle visent à garantir :

• le caractère raisonnable de l’amplitude et de la charge de travail,

• ainsi que la bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé.

Article 4.9. Entretien annuel et entretiens périodiques

Outre les dispositifs de contrôle précités, un entretien annuel individuel sera organisé une fois par an entre la Direction et les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours sur l’année.

Cet entretien porte sur :

• la charge de travail du salarié,

• l’organisation du travail dans l’entreprise,

• l’amplitude des journées de travail,

• l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

• la bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé,

• la rémunération du salarié.

Lors de cet entretien, l’employeur rappellera également aux salariés sous forfait jours, les modalités selon lesquelles ils peuvent exercer leur droit à la déconnexion (cf. article 4.12 et titre III du présent accord).

Il est entendu que les parties veilleront à ce que la charge de travail du salarié soit compatible avec sa vie personnelle et familiale et ce, conformément aux dispositions de la loi du 20 août 2008 et de l’Accord National Interprofessionnel du 2 juillet 2008.

Ce bilan annuel donnera lieu à un compte-rendu écrit, établi par les deux parties.

De même, tout salarié au forfait jours qui souhaiterait bénéficier d’entretiens supplémentaires portant sur sa charge de travail, l’organisation et la répartition de son travail, l’amplitude de ses journées de travail et/ou l’articulation entre sa vie professionnelle et familiale, pourra solliciter la Direction, notamment au moyen du document de contrôle mentionné à l’article 4.8.1 du présent accord et/ou par courriel. Il sera fait automatiquement droit à sa demande.

Article 4.10. Dépassement de forfait

A titre tout à fait exceptionnel, les collaborateurs relevant d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année pourront sous réserve de l’accord préalable de la Direction, renoncer à une partie de leurs jours de repos et percevoir une indemnisation en contrepartie, conformément aux dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail.

En aucun cas, ce rachat ne pourra conduire à ce que le nombre annuel de jours effectivement travaillés dépasse 235 jours.

L’indemnisation de chaque jour de repos racheté sera égale à 110 % du salaire journalier.

La rémunération journalière sera calculée en divisant la rémunération annuelle par le nombre de jours auxquels elle se rapporte, comme mentionné ci-dessus (article 4.4.2 de l’accord).

Un avenant à la convention individuelle de forfait en jours sur l’année sera obligatoirement conclu. Cet avenant sera uniquement valable pour l’année en cours et ne pourra pas être reconduit de manière tacite.

Article 4.11. Forfait en jours réduit

Il est prévu la possibilité pour des salariés entrant dans le champ d’application défini à l’article 4.1, de travailler un nombre de jours annuel inférieur à celui de 218 jours, pour répondre notamment :

• aux besoins de l’entreprise,

• à la préoccupation de salariés qui exercent, en dehors de l’entreprise, d’autres activités professionnelles (sauf restrictions apportées par la relation contractuelle et sous réserve de respecter, toutes activités confondues, les durées minimales de repos et un nombre maximum de jours travaillés dans l’année fixé à 235 jours),

• ou qui souhaitent augmenter leur temps libre dans une proportion supérieure à celle découlant de l’organisation collective, notamment en vue de favoriser l’égalité professionnelle hommes/femmes ainsi que l’articulation entre vie professionnelle et familiale.

La convention individuelle de forfait annuel en jours fixera le nombre de jours travaillés en deçà de 218 jours.

En cas de passage d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année de 218 jours à un forfait jours dit réduit, la rémunération du salarié sera fixée au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail tiendra compte de la réduction convenue.

Article 4.12. Modalités spécifiques aux moyens de communication

Les salariés relevant d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année seront soumis, comme les autres membres du personnel, aux dispositions relatives aux modalités spécifiques d’utilisation des moyens de communication détaillées au titre V.

V – modalités specifiques aux moyens de communication

Les technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de travail de la Société NOTAIRES SEINE ESTUAIRE : elles facilitent notamment les échanges et l’accès à l’information, et sont donc nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Ces TIC doivent néanmoins être utilisées à bon escient, dans le respect :

• de la vie personnelle et familiale du salarié,

• et des temps de repos obligatoire.

A cet égard et conformément aux dispositions de l’Accord National Interprofessionnel du 2 juillet 2008, il est rappelé que tout salarié a droit au respect de son temps de repos et de sa vie privée, notamment par un usage limité, pendant ses temps de repos, des moyens de communication technologiques.

Dans ce cadre et afin de prévenir les risques liés à des utilisations intrusives potentielles des TIC ou à une sur-sollicitation, il est souligné la nécessité pour les collaborateurs à adopter une utilisation mesurée et raisonnable des TIC, tels que les courriels, les SMS, Skype, …, que ce soit en dehors des horaires de travail habituels que pendant les horaires de travail.

A cette fin, sont mises en place, les actions suivantes :

• Pendant le temps de travail :

• Tout usage intempestif des TIC doit être évité : les salariés sont ainsi invités à privilégier lorsque cela est possible, les échanges physiques et oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement.

• Les managers sont incités à organiser des réunions de travail durant lesquelles l’utilisation des outils numériques sera déconseillée afin d’éviter la sur-sollicitation (par exemple, réunion de service sans consultation de la messagerie et des SMS, …).

• En dehors du temps de travail :

• Chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors de ses horaires de travail, les week-ends et jours fériés ainsi que pendant les congés et l’ensemble des périodes de suspension de son contrat de travail afin de garantir le respect de ces temps de repos, de sorte :

  • qu’un salarié est en droit de ne pas utiliser ces outils pendant ses périodes de repos,

  • et qu’un collaborateur n’a pas l’obligation de répondre aux courriels, SMS ou appels téléphoniques qui leur sont adressés durant ces périodes, sauf urgence et/ou sauf nécessité impérieuse.

• Afin de garantir un repos effectif pendant les temps de suspension du contrat de travail, les collaborateurs sont incités à utiliser la fonction « répondre automatiquement » en laissant un message indiquant au destinataire qu’il est absent et jusqu’à quelle date et l’invitant à se rapprocher d’un autre interlocuteur (ou avec un transfert automatique vers un autre interlocuteur le cas échéant).

• De même, les salariés sont invités à ne pas répondre aux courriels, SMS ou appels téléphoniques qu’ils recevraient d’un collègue de travail dont le contrat de travail est suspendu, sauf nécessité impérieuse.

• En cas d’utilisation exceptionnelle et non contrainte de la messagerie électronique en dehors des jours et horaires habituels de travail, le salarié est invité à utiliser la fonction d’envoi différé et/ou à ajouter la mention suivante à sa signature : « Cet email ne requiert pas de réponse immédiate ».

VI – CONGES PAYES

Il a également été convenu d’aborder, dans le présent accord collectif, la question de l’organisation et de la gestion des congés payés qui revêt une importance particulière tant pour le bon fonctionnement de l’entreprise, que pour les salariés, au regard de l’articulation de leur vie professionnelle avec leur vie personnelle, la garantie de leur droit au repos et la protection de leur santé.

Ainsi, il a été décidé d’adopter, conformément aux dispositions du Code du travail, le cadre suivant :

Article 6.1. Acquisition des congés payés

Conformément à la pratique en vigueur au sein de l’entreprise, il est convenu entre les parties signataires que la période de référence retenue pour l’acquisition des congés payés court du 1^er juin de l’année N (année en cours) au 31 mai de l’année N+1 (année suivante).

Par ailleurs, il est convenu entre les parties que tant l’acquisition que le décompte des congés payés s’effectueront en jours ouvrés.

Il en résulte que chaque salarié acquiert 25 jours ouvrés de congés payés par période complète de référence.

Cette nouvelle modalité de calcul en jours ouvrés s'appliquera à compter du 1er juin 2023.

Article 6.2. Période de prise des congés payés

Il est rappelé qu’actuellement la période de prise des 4 premières semaines de congés payés (congé principal, soit 20 jours ouvrés) intervient généralement entre le 1^er mai et le 31 octobre de chaque année compte tenu des dispositions du Code du travail et de la convention collective applicable à l’entreprise.

La cinquième semaine de congés payés est quant à elle prise séparément et généralement postérieurement à la période précitée.

Un certain nombre de salariés souhaite pouvoir prendre une fraction de leur congé principal au-delà du 31 octobre de chaque année.

Afin de répondre aux attentes du personnel et de disposer de souplesse, il a été décidé d’adapter les dispositions légales et conventionnelles applicables à l’entreprise de la façon suivante :

• Conformément aux dispositions de l’article L. 3141-15 du Code du travail, il est convenu entre les parties signataires que la période de prise des congés payés est fixée comme suit : du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.

• Il est par ailleurs convenu qu’au cours la période 1^er mai – 31 octobre, 10 jours ouvrés de congés payés devront impérativement être pris de façon continue (étant précisé que si un jour férié chômé tombe sur un jour habituellement travaillé pendant cette période de congé, la durée de ce congé sera automatiquement prolongée d’une journée pour permettre au salarié de bénéficier de 10 jours ouvrés continus de congés payés).

• Les jours ouvrés de congés payés restants du congé principal pourront être pris, sous réserve de l’accord de l’employeur qui fixe les départs en congés payés, de façon fractionnée, au-delà du 31 octobre. La prise totale ou partielle, de ces jours ouvrés restants, au-delà du 31 octobre, ne donnera pas lieu à l’attribution de jours de congés supplémentaires (dits de fractionnement).

Les cas particuliers seront étudiés individuellement par la Direction.

Article 6.3. Modalités de prise des congés

Il sera demandé à chaque salarié d'émettre ses souhaits de congés payés par courriel ou via le logiciel de gestion des congés qui serait mis en place au sein de l’entreprise, étant précisé que devront être renseignés les dates de début et de fin ainsi que le nombre de jours de congés payés correspondant.

Chaque salarié devra communiquer à la Direction ses souhaits au plus tard le 31 janvier de chaque année ainsi qu'il est prévu par la convention collective

Les dates seront validées par la hiérarchie à qui il appartient de fixer l’ordre et la date des départs en fonction des nécessités de service, en tenant compte des critères suivants :

• Situation de famille des bénéficiaires notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, de l’époux(se) ou du partenaire de PACS, la présence au foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;

• Durée de service chez l’employeur ;

• Activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

En tout état de cause, les conjoints et les partenaires liés par un PACS ont droit à un congé simultané.

En cas d’impératif lié au fonctionnement de l’entreprise, l’employeur pourra se rapprocher du salarié pour examiner avec lui la possibilité de différer éventuellement sa période de prise de congés payés.

L’employeur pourra, en tout état de cause, modifier l’ordre et les dates de départs en congés sous réserve de respecter un délai de prévenance de 1 mois. En cas de circonstances exceptionnelles, l’employeur pourra modifier l’ordre et les dates de départ en congés sans observer le délai de prévenance précité.

Article 6.4. Sort des congés non pris

Les congés payés non pris au 31 mai de chaque année seront définitivement perdus (sauf suspension du contrat de travail ou demande de report de la Direction), et ne seront en aucun cas indemnisés.

VII – APPLICATION ET SUIVI DE L'ACCORD

Article 7.1. Modalités de conclusion du présent accord

Conformément aux dispositions des articles L. 2232-25 et suivants du Code du travail, le présent accord a été négocié avec les représentants élus du personnel de l’entreprise et signé par les membres titulaires du Comité Social et Economique, étant précisé que ces derniers n’ont pas souhaité être mandatés par une organisation syndicale représentative.

Dans la mesure où aucun représentant du personnel n’a été mandaté par une organisation syndicale représentative pour la négociation du présent accord, celui-ci n’a pas à être soumis au vote des membres du personnel.

Article 7.2. Transmission à la CPNI

Conformément aux dispositions de l’article D. 2232-1-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis pour information par l’employeur à la commission paritaire de branche de négociation et d’interprétation du Notariat.

Préalablement à sa transmission à la commission précitée, les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, seront supprimés du présent accord.

L’employeur informera par écrit la représentante du personnel de la transmission du présent accord à cette commission de branche.

Article 7.3. Commission de suivi

Par ailleurs et conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, l’application du présent accord fera l’objet d’un suivi par une commission constituée à cet effet.

L’objectif de ce suivi est de tirer un bilan de l’application de cet accord au sein de l’entreprise de manière à identifier les éventuelles difficultés d’application et de trouver des adaptations futures ainsi que de déterminer, le cas échéant, les modifications qu’il convient d’apporter.

Cette commission sera composée des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’entreprise dans la limite de 2 membres titulaires, ainsi que d’un à 2 membres de la Direction.

A défaut de représentants élus du personnel, une commission ad hoc sera créée à cet effet et composée d’un à 2 membres de la Direction et d’un à 2 membres du personnel. Il sera fait appel prioritairement au volontariat, après appel à candidature, étant précisé que les 2 premiers salariés volontaires seront retenus. En l’absence de volontaire, un à 2 membres du personnel seront désignés par la Direction.

A compter de la date d’entrée en application du présent accord, la commission se réunira une fois par an.

VIII – DUREE ET MODALITES DE SORTIE DE L'ACCORD ET REVISION

Article 8.1. Date d’entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur dès le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité visées au titre X.

Article 8.2. Durée de l’accord

Il est expressément convenu entre les parties signataires que le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 8.3. Dénonciation

Chaque partie peut y mettre fin par lettre dûment motivée et adressée avec accusé de réception.

Elle ne deviendra effective qu'après un délai de trois mois et dans les conditions prévues par le Code du travail.

Une négociation s'engagera alors avec les partenaires sociaux.

Article 8.4. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées aux articles :

• L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail, en cas de désignation d’un délégué syndical au sein de l’entreprise,

• ou, à défaut, dans les conditions prévues aux articles L. 2232-21, L. 2232-23-1 et L. 2232-24 du Code du travail.

La demande de révision devra être notifiée, par lettre recommandée avec AR, à l’ensemble des parties signataires (ainsi qu’aux parties adhérentes le cas échéant) et devra être assortie de précisions quant aux points de l’accord dont la révision est demandée.

Cette demande de révision pourra être totale ou partielle.

Une réunion devra être organisée dans les 3 mois suivant l’envoi de la demande de révision pour examiner les suites à y donner.

IX – COMMUNICATION - DEPOT DE L'ACCORD

Le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions légales et réglementaires :

• auprès de la DREETS de Normandie, DDETS de Seine-Maritime ;

• en un exemplaire déposé au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes du Havre ;

• transmis à la Commission Paritaire de Négociation et d’Interprétation de la Branche dont relève l’entreprise,

• enfin, mention de cet accord figurera sur le panneau d'affichage.

Fait à CRIQUETOT L'ESNEVAL

En 4 exemplaires originaux

Le 29 novembre 2022

M… Pour la Société NOTAIRES SEINE ESTUAIRE

Membre titulaire du CSE M…

M…

Membre titulaire du CSE

M…

Membre titulaire du CSE