ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LES FRAIS PROFESSIONNELS

AU CREDIT AGRICOLE DE FRANCHE-COMTE

Entre les Soussignés :

La Caisse Régionale de Crédit Agricole Franche-Comté dont le siège social est situé 11 avenue Elysée Cusenier 25084 Besançon Cedex 9, représentée par Monsieur XX agissant en qualité de Directeur de la Responsabilité Sociale et Environnementale,

D’une part,

Les Organisations Syndicales représentatives ci-après désignées

Pour la CFDT, représentée par :

Pour la CGT, représentée par :

Pour le SNECA / CGC, représenté par :

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Dans le cadre de son projet d’entreprise CAvenir, la Caisse Régionale entend renforcer son engagement en faveur de la protection de l’environnement et développer une vraie culture et des réflexes RSE au sein de l’entreprise par une adhésion des collaborateurs.

Par le présent accord sur les frais professionnels, la Caisse Régionale souhaite réaffirmer la nécessité d’adopter un comportement responsable dans l’utilisation des moyens de l’entreprise.

ARTICLE 1 – OBJET

Le présent accord a pour objet de préciser les principes généraux et les modalités pratiques des remboursements de frais professionnels, de formation et de représentation du personnel ainsi que ceux d’invitation des personnes extérieures.

ARTICLE 2 – DEFINITION DES FRAIS PROFESSIONNELS

Les frais de déplacement, de restauration et d’hébergement pris en charge par la Caisse Régionale de Franche-Comté correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise dans le cadre :

• De son activité professionnelle habituelle ;

• De missions particulières et/ou ponctuelles ;

• De participation aux actions de formation ayant fait l’objet d’une invitation par la Caisse Régionale ;

• De l’exercice d’un mandat de représentant du personnel pour participer aux réunions organisées par la Caisse Régionale ainsi qu’aux séances de préparation et des visites en agences

ARTICLE 3 – LES FRAIS DE DEPLACEMENT DANS LE CADRE DE L’ACTIVITE PROFESSIONNELLE

3.1 - Les principes

La Caisse Régionale a investi dans un parc de flotte automobile réparti sur le territoire de la Franche-Comté, mis à disposition en libre-service (réservation sous URBA) pour les déplacements professionnels des collaborateurs. Ainsi, lors de tout déplacement professionnel et en particulier pour les longs trajets, chaque collaborateur doit privilégier l’utilisation d’un véhicule de service en lieu et place du véhicule personnel.

Lorsqu’un collaborateur engage des frais de déplacements d’un volume important sur l’année du fait de leurs fonctions (dépassement d’un seuil fixé par la Direction), la Caisse Régionale analysera l’opportunité d’affecter un véhicule de service attitré.

Aussi, les agents appelés à se déplacer dans le cadre de leur mission au sein du CAFC doivent avoir en permanence le souci d'engager des coûts de déplacements les moins élevés possibles. Il convient d’avoir un comportement citoyen et de ne pas faire supporter à la Caisse Régionale des dépenses déraisonnables.

Dans une démarche RSE protectrice de notre environnement, le covoiturage est à recommander chaque fois que possible (déplacement professionnel, réunion de travail, sessions de formation…). Dans un tel cas, il est impératif que l’agent signale les noms et prénoms des collègues transportés dans la fiche de remboursement.

Dans le même sens, les nouveaux outils de communication sont à privilégier (Webex, TEAMS, Skype…) lorsqu’ils sont compatibles avec le format de la réunion pour éviter les déplacements fréquents.

Dans l'hypothèse où, de façon exceptionnelle, un collaborateur se déplacerait au moyen de son véhicule personnel (trajet hors Franche-Comté), l’accord écrit du responsable hiérarchique serait à recueillir au préalable. Cette autorisation devra par ailleurs être jointe au justificatif de frais.

En cas de déplacement (trajet hors Franche-Comté) via son véhicule personnel pour une formation, l’autorisation du responsable de formation devra également être accordée.

Le moyen de transport à utiliser dans le cadre des déplacements éloignés (hors Franche-Comté) est prioritairement le train. Si l’utilisation d’un véhicule s’avère nécessaire pour des raisons d’ordre pratique, il conviendra d’utiliser un véhicule de service ou en cas d’indisponibilité un véhicule personnel.

Ainsi, le transport utilisé pour se rendre à Paris ou dans d’autres Caisses Régionales est obligatoirement le train, et par exception le véhicule de service.

Les déplacements dans Paris seront effectués normalement par les transports en commun (métro, bus). Le taxi ne devra être utilisé qu’exceptionnellement en cas d’arrivée tardive ou lorsque plusieurs agents voyagent ensemble.

Le déplacement par avion ne sera utilisé qu’en cas de circonstance exceptionnelle dûment justifiée et acceptée par un cadre de direction.

3.2 – Les modalités de remboursement

Les demandes de remboursements au nom du salarié devront être accompagnées de justificatifs de dépenses quels qu’en soient les montants.

L’absence de justificatif entraîne le non-remboursement au salarié.

De façon générale, les kilomètres effectués entre le domicile et le lieu de travail ne font pas l’objet de remboursement (à l’exception de certains métiers spéciaux).

Ainsi, la détermination du nombre de kilomètres pris en compte pour le remboursement des frais de déplacement se calcule sur la base de la distance entre le lieu d’affectation (lieu de travail habituel) et le lieu d’intervention, sous réserve que ces kilomètres aient été réellement parcourus.

Dans le cadre de la nouvelle organisation distributive, dont la configuration en pôle de proximité peut entraîner l’intervention sur plusieurs points de vente, les frais de déplacements sont calculés entre le lieu de travail principal et le lieu d’intervention.

Lorsque l’agent se rend directement au lieu d’intervention sans passer par son lieu d’affectation, le remboursement est effectué sur la base de la distance la plus courte parcourue, soit domicile / lieu d’intervention, soit lieu d’affectation / lieu d’intervention.

Cette même règle s’applique pour les déplacements dans le cadre des formations.

La Caisse Régionale ne prendra pas en charge les abonnements d’autoroute ni les frais de parking Cusenier. Ceux-ci seront remboursés dès lors qu’il y a un déplacement professionnel.

En outre, les déplacements entre Cusenier et Diderot ne feront pas l’objet de remboursement.

La demande de remboursement se fera sous l’outil Expensya, le calcul de la distance parcourue se fait automatiquement via Google Maps.

3.3 – L’indemnité kilométrique

Quelle que soit la puissance administrative du véhicule utilisé, ces frais seront remboursés, pour toutes les catégories de personnel, à un tarif unique déterminé par la Direction.

Ce barème sera examiné périodiquement avec les Organisations Syndicales, chaque premier trimestre de l’année, sur la base de l’évolution du carburant constatée sur la période du 1^er février au 31 janvier de l’année précédente. Par dérogation, en cas de fluctuation importante (à la baisse comme à la hausse), les parties conviennent de revoir ce barème en cours d’année.

Ce barème fera l’objet d’une information auprès des salariés.

• Indemnité spécifique pour le co-voiturage

Pour renforcer la démarche RSE et inciter les collaborateurs dans la pratique du co-voiturage, il est convenu d’appliquer un bonus de 0,05€/km sur l’indemnité kilométrique de base.

• Indemnité spécifique véhicule électrique

Dans le cadre de l’incitation à l’équipement des véhicules électriques, il est convenu d’instaurer une indemnité spécifique majorée de 20% par rapport à l’indemnité kilométrique de base.

Ces barèmes sont indiqués sur le document en annexe.

3.4 – Assurance des véhicules

Tous les véhicules de service sont couverts dans le cadre des déplacements professionnels par la police d’assurance « flotte automobile du CAFC ».

Concernant l’utilisation des véhicules personnels, la police d’assurance « mission collaborateurs » est engagée dès lors que le collaborateur effectue un déplacement dans le cadre d’une mission professionnelle. A contrario, les déplacements entre le domicile et le lieu de travail sont couverts par l’assurance personnelle du collaborateur.

ARTICLE 4 – LES FRAIS DE RESTAURATION

Les repas sont remboursés sur la base du prix réel sur présentation de justificatif, dans la limite d’un plafond selon que les repas sont pris dans ou en dehors de la circonscription de la Caisse Régionale.

En cas de formation, les frais de repas ne sont remboursés que lorsqu’ils ne sont pas pris en charge par l’organisme d’accueil, sur présentation de justificatifs et dans les mêmes plafonds.

Cette indemnisation n’est pas cumulable avec les titres restaurant, donc par conséquent, chaque fois qu’un salarié fera une demande de remboursement de frais de restauration ou un repas pris en charge par l’organisme de formation, il se verra retirer un titre restaurant sur le mois suivant.

A l’occasion de repas à caractère professionnel, le nom de tous les invités extérieurs devra être indiqué sur la demande de remboursement.

Les demandes de remboursement de restauration sont recevables lors d’un déplacement professionnel ou lors d’une réunion de travail.

Il est ici rappelé qu’aucune compensation entre les frais n’est tolérée, le remboursement se faisant sur la base des justificatifs fournis.

Il est rappelé que les demandes de remboursement de frais de repas devront se faire obligatoirement via l’outil de saisie Expansya à titre individuel.

Les barèmes de remboursement des frais de restauration sont indiqués en annexe.

ARTICLE 5 – LES FRAIS D’HEBERGEMENT

Les nuits d’hôtel comprenant petit déjeuner sont remboursées au prix réel, sur présentation de justificatifs, dans la limite des plafonds indiqués en annexe.

A l’occasion d’un déplacement professionnel, l’agent pourra réserver l’hôtel de son choix (site internet promotionnel) dans les limites fixées, ou pourra s’adresser à la centrale « Elysée West Réservations » (numéro 01-47-75-92-90), en indiquant sa qualité de collaborateur du Crédit Agricole, la zone géographique souhaitée, les dates ainsi que le budget fixé par le CAFC.

Si au cours de son déplacement le salarié est hébergé par un organisme tiers (IFCAM, etc.), il ne peut prétendre au remboursement de frais d'hébergement.

Il est ici rappelé que l’hébergement de la nuit précédent le déplacement (session de formation, mission) ne sera pas pris en charge sauf accord express du responsable hiérarchique ou du Responsable de la Formation.

ARTICLE 6 - TITRE RESTAURANT

Des titres restaurant sont mis à disposition de tous les salariés du réseau et des sites à l’exception des agents énumérés ci-dessous :

• les agents du site de Lons et de l’agence de Marjorie qui disposent par ailleurs d’un restaurant d’entreprise.

Conformément aux dispositions légales, il est octroyé aux salariés un titre restaurant par journée entière de travail. Par conséquent, les demi-journées de travail ne donnent pas droit au bénéfice d’un titre restaurant.

Lorsque le repas est pris à l’extérieur dans le cadre d’une journée de formation, un repas professionnel (repas avec client ou intervenant extérieur), une mission syndicale, donnant lieu à remboursement des frais de restauration, un titre restaurant sera déduit sur le mois suivant.

A noter également, que lorsque le salarié est absent pour quelque motif que ce soit (maladie, maternité, congés etc), aucun titre restaurant n’est attribué pour cette période.

La valeur faciale du titre restaurant est déterminée par la Direction après en avoir informé les Délégués Syndicaux. Chaque début d’année, il sera procédé à son réexamen.

La part patronale s’élève à 50 % et la part salariée à 50 % du montant du titre restaurant.

La valeur faciale du titre restaurant est indiquée en annexe.

ARTICLE 7 - LE REGIME PARTICULIER DE CERTAINS METIERS

Cet article concerne tous les métiers rattachés aux sites qui nécessitent des déplacements réguliers voir quotidiens.

Pour ces métiers, la prise en charge des frais de déplacements s’effectue à partir du lieu d’affectation ou de rattachement à l’exception de l’animation commerciale et de l’assurance qui bénéficient d’une prise en charge depuis le domicile.

De façon générale, ces agents, comme l’ensemble du personnel, bénéficient dans les mêmes conditions de l’avantage du titre restaurant. Cependant, lorsque l’activité professionnelle couvre un territoire étendu, ils pourront prétendre à une prise en charge des frais de repas.

Dans tous les cas, le cumul du titre restaurant et du remboursement des frais de repas est interdit.

ARTICLE 8 – LES DEMANDES DE REMBOURSEMENT

Les demandes de remboursement doivent se faire obligatoirement via l’outil de saisie « Expensya » selon la note explicative sous @DOC et à titre individuel.

Chaque demande de remboursement de frais doit être accompagnée des justificatifs correspondant et l’ensemble des documents doit impérativement être soumis au service concerné pour validation :

• Les responsables directs sont habilités pour valider les frais professionnels engagés par leurs collaborateurs dans l’exercice de leur activité professionnelle ;

• Le service formation est seul habilité pour viser les frais engagés dans le cadre de la formation ;

• La Direction des Ressources Humaines (service Affaires Juridiques et Sociales) est seule habilitée pour viser et attester les remboursements de frais des représentants du personnel.

Les frais de déplacement et de séjour directement payés par l’agent seront remboursés, de façon périodique, sur le compte DAV support de la paie.

ARTICLE 9 : LE CONTROLE

Le contrôle de l'authenticité et du bien-fondé de la dépense est sous la responsabilité du responsable hiérarchique qui doit s'assurer, avant validation, de l'engagement réel des frais engagés par le salarié et demander le cas échéant des explications supplémentaires.

Un contrôle de second degré sera mis en place par le service Comptabilité et la Direction des Ressources Humaines de façon périodique.

ARTICLE 10 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans, soit du 1^er juin 2022 jusqu’au 31 mai 2025.

Les parties signataires se réuniront premier trimestre 2025 pour décider des conditions de son éventuelle reconduction.

Par ailleurs, les différents barèmes mentionnés dans cet accord seront intégrés dans une annexe afin de faciliter l’actualisation des montants.

ARTICLE 11 – PUBLICITE ET DEPOT

Le présent accord, conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, sera déposé par la Caisse Régionale sur le site en ligne dédié.

Les parties sont informées et acceptent la mise en ligne intégrale du présent accord sous la base de données nationales le rendant ainsi public.

Il sera également remis un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes de Besançon.

Fait à Besançon le 05 mai 2022

Pour le Crédit Agricole Mutuel de Franche-Comté 

Monsieur XX

Directeur de la Responsabilité Sociale et Environnementale

Pour les Organisations Syndicales :

Au titre de la CFDT

Au titre de la CGT

Au titre du SNECA/CGC

ANNEXE 1

BAREME DES FRAIS PROFESSIONNELS EN VIGUEUR AU CAFC

Indemnité kilométrique Indemnité kilométrique spécifique « covoiturage » Indemnité kilométrique spécifique véhicule électrique	Mise à jour 1er juin 2022 Pour les 7500 premiers kilomètres : 0,52 € A partir du 7501ème kilomètre : 0,43 € Pour les 7500 premiers kilomètres : 0,57 € A partir du 7501ème kilomètre : 0,48 € Pour les 7500 premiers kilomètres : 0,62 € A partir du 7501ème kilomètre : 0,51 €
Remboursement des frais de restauration	Mise à jour 1er juin 2022 Franche-Comté  20 € Province 25 € Paris 30 €
Remboursement des frais d’hébergement : nuitée plus petit déjeuner	Mise à jour 1er juin 2022 Province et Franche-Comté 100 € Paris 150 €
Titre restaurant	Mise à jour 1er janvier 2022 Valeur faciale : 9,00 €