Accord Collectif d’Entreprise relatif à l’accès et à l’utilisation des outils collaboratifs par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel de la MSA de Midi Pyrénées Sud.

Entre

La caisse MSA de Midi Pyrénées Sud,

1 place du Maréchal Lannes – 32018 AUCH CEDEX 9

Représentée par xx, Directeur Adjoint,

Et

Le syndicat CFDT :

xxx, déléguée syndicale centrale titulaire,

Le syndicat CGT :

xxx, déléguée syndicale centrale titulaire,

Le syndicat FO :

xxx, déléguée syndicale centrale titulaire,

Préambule

• Considérant la volonté de la direction et des organisations syndicales de concourir à un dialogue social transparent et de qualité dans un environnement où le digital est de plus en plus prégnant,

• Considérant la volonté de la direction et des organisations syndicales de faciliter le dialogue social d’une façon générale avec les salariés de la MSA de Midi Pyrénées Sud et plus particulièrement avec les télétravailleurs, les salariés exerçant leur fonction dans les agences et permanences de l’entreprise ainsi que sur le terrain,

• Considérant le respect et lois applicables :

• Loi du 6 janvier 1978 dite « informatique et libertés »,

• Le RGPD,

• En matière de protection des droits d’auteur,

• Relatives à la confidentialité et à la discrétion,

• Relatives au bon usage et à la sécurité du système informatique,

• Relatives à la liberté de la presse,

• Relatives à la protection de la vie privée et du droit à l’image,

• Relatives à l’exercice du droit syndical.

• Considérant les dispositions de l’article 10-2 de la convention collective du travail du personnel de la MSA relatif aux moyens des organisations syndicales au niveau local,

• Considérant les dispositions de l’article L2142-6 du code du travail relatif aux modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise,

• Considérant la volonté des parties de considérer le numérique comme un complément à l’action de terrain en conservant une communication multicanale (téléphone, permanences physiques)

Les parties conviennent des dispositions suivantes :

Article 1 : Objet de l’accord :

Le présent accord a pour objet de déterminer les conditions d’accès et d’utilisation des outils de communication numériques et collaboratifs par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel de la MSA de Midi Pyrénées Sud.

Article 2 : Mise à disposition d’espaces de communication privilégiés:

Afin de permettre aux organisations syndicales de pouvoir bénéficier de canaux de communication modernes et correspondants aux nouveaux usages digitaux, l’employeur autorise les instances représentatives du personnel à utiliser et à communiquer avec les salariés de la MSA de Midi Pyrénées Sud à travers les applications suivantes :

Article 2-1: Sharepoint des organisations syndicales:

Un sharepoint (création d’un site WEB) sera créé pour permettre aux organisations syndicales de stocker, d’organiser, de partager des informations de façon sécurisée. Ces informations seront consultables par tous les salariés.

Cet outil sera subdivisé par organisation syndicale.

Chaque organisation syndicale pourra moduler et adapter l’espace qui lui est dédié en fonction de ses besoins avec une mise en page librement définie (création de menus, organisation du référentiel , espace de partage de documents, de calendrier…).

Elle pourra déposer et mettre à disposition des documents, vidéos, photos à caractère d’information syndicale, mettre à disposition des liens hypertextes vers des sites internet/pages internet liés à l’information syndicale.

L’accès à ces espaces permettra à chaque salarié de prendre connaissance des informations syndicales de son choix.

Il appartiendra à chaque organisation syndicale de désigner les personnes habilitées à diffuser l’information (conception de pages/diffusion de documentation, …) dans leur espace dédié.

Un accompagnement sera à en envisager pour les délégués syndicaux et pour les représentants de sections syndicales habilités à diffuser l’information.

Article 2-2: Yammer pour chaque organisation syndicale :

C’est un réseau social d’entreprise inclus dans Office 365, qui permettra la communication et l’implication de chacun au sein de chaque organisation syndicale afin d'échanger des idées et de travailler en réseau avec les salariés de la MSA.

Cet outil permettra à toute la communauté de recevoir plus rapidement des réponses à leurs questions. La communication sera fluidifiée.

Plutôt que d’envoyer un email à une personne ou plusieurs personnes, il suffira de poster la question sur Yammer pour la poser à l’ensemble de la communauté.

Les demandes d’ouverture de réseau social devront préalablement faire l’objet d’une demande expresse à l’employeur.

Ce seront des yammers privés auxquels les administrateurs devront enregistrer les membres. Des administrateurs de chaque organisation syndicale devront être désignés.

Un accompagnement sera à envisager pour les délégués syndicaux centraux et/ou les délégués syndicaux de site au regard de leur connaissance en la matière.

Article 2-3: Sharepoint du comité social et économique:

Un sharepoint (création d’un site de communication WEB) est créé pour permettre au comité social et économique de stocker, d’organiser, de partager des informations de façon sécurisée. Ces informations sont consultables par tous les salariés.

Le CSE peut moduler et adapter l’espace qui lui est dédié en fonction de ses besoins avec une mise en page librement définie (création de menus, organisation du référentiel, espace de partage de documents, de calendrier…).

Il peut déposer et mettre à disposition des documents, vidéos, photos, mettre à disposition des liens hypertextes vers des sites internet/pages internet.

Les procès verbaux des réunions de cette instance sont consultables sur le Share point RH de l’entreprise.

L’accès à cet espace permet à chaque salarié de prendre connaissance des informations.

Il appartient aux membres élus du CSE de désigner les propriétaires et les membres nommément habilités à cet espace parmi les :

• Membres titulaires et suppléants du CSE et des commissions

• Représentants de proximité au CSE

• Représentants syndicaux au CSE.

Il appartient aussi aux membres élus de mettre à jour l’habilitation des personnes au regard des fins de mandats ou de cessation de fonction en cours de mandat ou de nouvelles désignations.

Les visiteurs sont l’ensemble des salariés du groupe de la MSA de Midi Pyrénées Sud.

Un accompagnement a été réalisé pour les propriétaires et membres et pourra être complété en fonction des besoins.

Article 2-4: Equipes Teams :

Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent, qui travaillent en étroite collaboration. Cette application de messagerie au sein de groupes est organisée autour de la notification et du partage d'informations et permet de mener des conversations privées et en groupe et de partager différentes sortes de contenu, mais aussi d’organiser des réunions.

Article 2-5: Teams conversations :

Les délégués syndicaux ainsi que les membres du CSE pourront utiliser les conversations de Teams pour leur permettre d’échanger sur des informations instantanément et de fluidifier ces échanges en libérant l’espace des échanges sur la messagerie OUTLOOK.

En effet, cette messagerie a une capacité limitée contrairement à Teams. C’est une démarche écoresponsable.

Cet outil permettra des échanges dans un cercle plus limité qu’avec l’outil Yammer dans lequel pourront être invités d’autres salariés de l’entreprise n’ayant pas une fonction de représentant du personnel.

Contrairement aux équipes teams, cet outil évitera la gestion et la mise à jour des membres de l’équipe.

Article 2-6: Réunions Teams:

Les instances représentatives du personnel pourront à leur initiative utiliser Teams pour se contacter par appels et/ou par appels vidéo.

La généralisation de cet outil à caractère professionnel dans toute l’entreprise depuis 2020 exonérera l’employeur d’un accompagnement à cet outil.

L’employeur pourra être à l’initiative de réunions Teams.

Article 2-7: Salles Teams:

Les membres des instances représentatives du personnel qui seront sur leur site pourront utiliser ces salles dans le cas de réunions à l’initiative de l’employeur. Ils devront se charger de leur réservation.

L’employeur, si la disponibilité des salles le permet, autorisera l’utilisation de ces salles pour permettre aux salariés sur site et aux salariés qui exercent leur activité en dehors des sites (télétravail, permanences, autres sites) de la MSA de Midi Pyrénées Sud de participer aux réunions mensuelles (d’une heure maximum) de l’organisation syndicale de leur choix.

Il appartiendra à l’organisateur de ces réunions préalablement à la réservation de ces salles de s’assurer que des salariés extérieurs souhaitent y participer. A défaut, les réunions se tiendront au local syndical.

Article 2-8: Créations de BLF par organisation syndicale :

Ces boîtes aux lettres de partage permettent aux salariés de communiquer avec une organisation syndicale en toute confidentialité

Toutes les personnes intégrées à cette boîte recevront le message d’un salarié et la réponse proviendra de l’adresse partagée et non de la personne.

La création de ces boîtes fera l’objet d’une demande de droits et affectations.

Article 3 : Messagerie électronique :

L’employeur utilisera des groupes de messagerie interne pour communiquer avec les instances (convocation, ordre du jour de réunion, éléments de réponse transmis hors réunion). Pour ce qui concerne des éléments nécessaires définis par la loi aux IRP, ils seront déposés dans la BDES.

Les organisations syndicales continueront à déposer leur préavis de grève par cet outil.

Il en sera de même pour les demandes d’autorisation pour inviter des personnes extérieures à la MSA de Midi Pyrénées Sud.

Article 4 : Modalités d’utilisation:

Les membres des instances représentatives du personnel éviteront dans toute la mesure du possible l’utilisation de la messagerie professionnelle.

Les activités des IRP réalisées en utilisant les outils collaboratifs et numériques mis à disposition par l’employeur peuvent être exercées à partir du local mis à disposition par l’employeur ou depuis le poste de travail à condition que cette activité reste dans un cadre confidentiel et ne trouble pas le bon fonctionnement du service.

Les temps consacrés à ces activités seront imputés sur les crédits d’heures des membres élus et désignés. Les règles de prévenance préalable aux managers, d’utilisation des crédits d’heures et de régularisation au regard de leurs compteurs d’heures ETEMPTATION restent inchangées.

L’indication du caractère syndical de la publication et des communications doit être mentionnée.

Article 5 : Sécurité :

Les outils et ressources informatiques mis à disposition dans le cadre du présent accord font partie intégrante du patrimoine de la MSA de Midi Pyrénées Sud.

Donc, les communications par le biais de ces outils doivent se faire dans le respect des lois et règles applicables, relatives notamment à :

1. La loi du 6 janvier 1978 dite « informatique et libertés », modifiée le 20 juin 2018

2. Le RGPD applicable depuis le 25 mai 2018,

3. La protection des droits d’auteur,

4. La confidentialité et à la discrétion,

5. Au bon usage et à la sécurité du système informatique (charte utilisateur des systèmes d’information annexée au règlement intérieur de la MSA de Midi Pyrénées Sud)

6. La liberté de la presse, loi du 29 juillet 1881

7. La protection de la vie privée et du droit à l’image,

8. L’exercice du droit syndical.

Article 6 : Usage abusif :

Toute utilisation non-conforme aux dispositions du présent accord, ainsi qu’aux règles en vigueur à la MSA de Midi Pyrénées Sud fera l’objet d’un rappel par l’employeur.

En cas de nouvelles récidives, il sera procédé à la suppression de l’utilisation de l’outil.

Une action judiciaire sera possible en cas de divulgation d’informations confidentielles portant atteinte aux intérêts légitimes de l’entreprise, ou en cas d’injures, diffamations.

2. Article 7 : Durée de l’accord.

Cet accord est conclu pour une durée déterminée pour une durée de 4 ans. Il prend effet au 1^ier jour du mois qui suit son agrément.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs, prévues par la loi. 

Les parties conviennent que la nature du présent accord ne nécessite, ni ne permet la mise en place d’une clause de rendez-vous et des mesures de suivi.

Le présent accord peut faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés qui en sont signataires ou qui y ont adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions légales.

Article 8 : Clause de révision

Les parties signataires conviennent, en cas de dysfonctionnement et/ou de modifications des textes légaux, réglementaires et conventionnels portant sur les dispositions prévues par le présent accord, de se réunir en vue d’examiner les conséquences que pourraient avoir ces dispositions nouvelles sur ledit accord et d’arrêter les modifications nécessaires.

Article 9 : Clause de dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé par chacune des parties signataires, par courrier avec AR dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

Article 10 : Communication de l’accord

Conformément au Code du Travail, il sera déposé sur le site téléAccords du Ministère du Travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du département du Gers.

2. Fait à TOULOUSE, le

Pour la Caisse MSA Midi-Pyrénées Sud Le Directeur Adjoint, xxx	Pour le syndicat CGT La Déléguée Syndicale Centrale xxx	Pour le syndicat FO La Déléguée Syndicale Centrale xxxx
Pour le syndicat CFDT  La Déléguée Syndicale Centrale xxx