Accord d'entreprise "Un Accord relatif au Droit à la Déconnexion" chez APROLIS (Siège)

ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

APROLIS SAS

Entre :

D’une part,

La société Aprolis SAS

dont le siège social est situé 6 rue Claude-Nicolas Ledoux, 94046, Créteil

N° SIRET : 72820653300800

représentée par XXXXX

Et d’autre part,

L’organisation syndicale CFDT

dûment représentée par

L’organisation syndicale UNSA

dûment représentée par XXXXX

ci après dénomées « les parties ».

PREAMBULE

Le développement des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) dans les organisations de travail doit inviter la société Aprolis à prendre en compte les éventuels impacts que peuvent avoir ces NTIC sur la charge de travail des salariés ainsi que sur l’équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle.

En effet, la transformation numérique recontrée depuis plusieurs années au sein des entreprises, dont Aprolis, notamment par la dématérialisation des outils et documents de travail, et donc par la possibilité de se connecter théoriquement en continue à son poste de travail, doit conduire à une certaine vigilance.

Conscientes que ces évolutions numériques constituent une réelle opportunité en termes de développement de nos activités, mais aussi en termes d’organisation de travail par le développement du télétravail, elles doivent en complément être accompagnées et encadrées par des règles précises afin de garantir la sécurité des salariés. Dans ce cadre, les parties souhaitent initier une approche inclusive et pédagogique.

La crise du COVID-19 a impacté l’ensemble des entreprises à l’échelle mondiale, et a entrainé un changement conjoncturel significatif et rapide dans les formes de travail. En effet, certains collaborateurs ont été contraints, pour des raisons sanitaires, sur plusieurs mois d’exercer leur fonction en télétravail à temps complet.

Cette expérience a encouragé les entreprises du Groupe Monnoyeur à se projeter sur de nouvelles formes de travail par le développement d’un télétravail choisi qui a été formalisé par un accord de groupe signé le 26 janvier 2021.

Les parties soulignent l’intérêt de cette nouvelle forme de travail et les bénéfices qu’elle peut apporter aux salariés en termes de qualité de vie au travail.

Néanmoins, et en complément, les parties souhaitent rappeler par cet accord les bonnes pratiques, mais aussi les attentes attachées à l’utilisation des NTIC que ce soit en télétravail, mais aussi sur le site de l’entreprise.

A ce titre, il est important de souligner que le droit à la déconnexion vise les périodes en dehors des horaires habituels de travail.

Ainsi, et conformément à l’article L2242-17, 7° du Code du travail, l’entreprise a engagé une négociation relative au droit à la déconnexion.

Au terme de la dernière réunion de négociation la direction et les organisations syndicales sont convenues du présent accord.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Aprolis SAS.

Article 2 : Principe et définition du droit à la déconnexion

Contrairement à de nombreuses notions de droit du travail, le droit à la déconnexion n’est pas défini par le Code du travail.

La notion a été introduite par la loi du 08 aout 2016 n°2016-1088 comme un sujet de négociation en entreprise et la possibilité pour le salarié à exercer ce droit à la déconnexion.

Ainsi, le droit de déconnexion est le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils de NTIC, et de ne pas avoir à répondre aux sollicitations professionnelles qu’il pourrait recevoir. Ce droit concerne l’ensemble des salariés de l’entreprise quelque soit leur niveau hiérarchique et leur temps de travail (temps partiel et temps complet) ou leur niveau de responsabilité.

Ce droit de déconnexion s’applique en dehors des horaires habituels de travail, ainsi que durant les temps de repos (types congés payés, JRTT…), mais également durant les périodes de suspension du contrat de travail (types arrêt maladie, congé sabbatique…) afin d’assurer un juste équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des salariés. En conséquence le droit à la déconnexion ne peut s’appliquer durant les périodes de temps de travail effectif, ou lorsque le salarié est en astreinte ou encore en cas d’urgence comme précisée dans le présent accord.

Les parties souhaitent souligner que l’exercice effectif du droit à la déconnexion relève de la responsabilité de l’employeur conformément à son obligation de sécurité prévue à l’article L4121-1 du Code du travail mais aussi du salarié qui doit veiller à sa propre sécurité comme en dispose l’article L4122-1 du Code du travail.

Le droit à la déconnexion repose ainsi sur le devoir de l’employeur de mettre en mesure le salarié d’exercer ce droit, ainsi que sur la responsabilisation individuelle du salarié.

De ce fait et afin de garantir une efficacité au droit à la déconnexion il est rappelé que, sauf exceptions prévues par le présent accord, le salarié ne doit pas se sentir contraint de se connecter durant les périodes susvisées. C’est en ce sens que le directeur de l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT) précise que le droit de se déconnecter ne se pose que lorsque le salarié se connecte avec un sentiment de contrainte.

Les parties réarffirment donc le droit pour les salariés d’user de leur droit à déconnexion selon le cadre prévu par le présent accord qui devra être appliqué par l’ensemble des parties prenantes, à savoir salariés et managers.

Par ailleurs, les parties souhaitent préciser que l’exercice du droit à la déconnexion doit également tenir compte de la nécessité de continuité de service, mais aussi garantir une autonomie d’organisation inhérente à certaines fonctions dont les salariés en forfait annuel jours.

Article 3 : Les outils de nouvelles technologies d’information et de communication (ntic)

Dans des missions dévolues aux salariés, l’entreprise peut leur mettre à disposition des outils de télécommunication, à savoir téléphone portable, ordinateur portable, ou encore tablette.

Ces outils permettent un travail à distance notamment dans le cadre d’une activité en télétravail comme ouvert par l’accord de groupe du 26 janvier 2021. Ces outils constituent ainsi une réelle opportunité d’amélioration de la qualité de vie au travail.

Ces outils sont considérés comme des outils de travail et doivent être utilisés dans un cadre exclusivement professionnel. Néanmoins, il est admis par tolérance une utilisation raisonnable de ces outils pour la vie quotidienne du salarié (exemple : courte durée d'appel au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur internet...) et dont l'emploi est justifié par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et personnelle. Etant précisé que cette utilisation raisonnable relève du pouvoir de l’entreprise dont la présente tolérance d’utilisation ne serait constituer un engagement pour l’avenir.

Par ailleurs, les parties souhaitent préciser qu’aucun salarié, qu’il dispose ou non d’outil NTIC de travail, n’a l’obligation de communiquer son numéro de téléphone ou adresse e-mail personnelle dans le cadre de son activité professionnelle. Dans cette hypothèse l’accord préalable du salarié serait nécessaire sans que son refus puisse lui être reproché.

Néanmoins, ces informations personnelles pourront être demandées pour la bonne tenue du dossier personnel du collaborateur en lien avec la gestion habituelle des ressources humaines.

Les parties rappelent l’importance de conserver un lien social au sein de la communauté de travail que représente l’entreprise. Ainsi, certains canaux de communications (e-mail, messagerie instantannée ou SMS) n’ont pas vocation à se substituer aux dialogues et aux échanges qui contribuent à renforcer le lien social et préviennent les situations potentielles d’isolement. Dans ce cadre, les salariés sont encouragés à recourir à des modes de conversation autres (appels téléphoniques et « Teams » ou échanges en face à face) sauf si la conservation d’une trace écrite de l’échange s’avère nécessaire.

Article 4 : Rappel sur la réglementation du temps de travail

Le droit à la déconnexion est étroitement lié à l’équilibre vie professionnelle et personnelle et donc à la durée du travail.

Dans ce cadre, les parties ont souhaité rappeler l’obligation stricte du respect de la réglementation du temps de travail et des repos minimums.

• Durée maximale de travail quotidienne : 12 heures*,

• Durée maximale de travail hebdomadaire : 48 heures, et 46 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives*,

• Temps de repos minimum quotidien : 11 heures**,

• Temps de repos minimum hebdomadaire : 24 heures**,

* : non applicables pour les salariés relevant d’une convention de forfait en jours sur l’année ainsi que pour les salariés cadres dirigeants respectivement visés aux articles L3121-58 et L3111-2 du Code du travail,

** : non applicabes pour les salariés cadres dirigeants visés à l’article L3111-2 du Code du travail.

En complément, il est précisé que le manager, ainsi que le salarié sont invités à évoquer lors de la tenue de l’entretien annuel de performance (EAP) la charge de travail.

Article 5 : Dispositions spécifiques pour les salariés en forfait annuel jours

Compte tenu des spécificités du décompte du temps de travail des salariés qui relèvent d’une convention de forfait en jours sur l’année, l’entreprise, tout comme les salariés doivent être particulièrement vigilants dans l’exercice de leur droit à déconnexion. Cette attention est d’autant plus importante au regard de l’autonomie dont bénéficie ces salariés dans l’organisation de leur emploi du temps.

Dans ce cadre, il est rappelé qu’un suivi de la charge de travail est réalisé lors de la tenue de l’entretien annuel de performance (EAP) durant lequel le salarié et le management pourront évoquer l’exercice du droit à la déconnexion.

Ce moment d’échange privilégié doit permettre à chacun de faire un état sur les difficultés éventuelles rencontrées dans la mise en œuvre du droit à la déconnexion.

Article 6 : Mesures en faveur du droit à la déconnexion

Dans la continuité des positions prises par l’ANACT comme rappelées à l’article 2 du présent accord, à savoir que le droit de se déconnecter ne se pose que lorsque le salarié se connecte avec un sentiment de contrainte, les parties insistent sur l’importance d’intervenir sur ce sentiment de contrainte que peuvent avoir certains salariés, et donc sur l’exigence de rappeler que l’ensemble des salariés peuvent exercer leur droit à la déconnexion en dehors de leurs horaires habituels de travail et selon le cadre défini par le présent accord.

Cet objectif et comme rappelé ci-dessus doit également prendre en compte la nécessite de garantir une continuité de service de nos activités en France mais aussi à l’étranger, ainsi que l’importance de responsabiliser les acteurs tout en prenant en compte l’autonomie éventuelle dans l’organisation de leur temps de travail.

Le droit à la déconnexion dans le cadre professionnel doit donc prendre en compte les volets collectif de la communauté de travail et d’activité de l’entreprise, néanmoins cela ne saurait aboutir à une connexion permanente d’un salarié.

Par ailleurs, ces mêmes impératifs conduisent les parties à exclure toute mesure qui viserait à couper les serveurs informatiques et téléphones professionnels mis à disposition par l’entreprise dans l’exercice des missions confiées aux salariés. Cette position est d’autant plus motivée que ces coupures auraient pour conséquence de surcharger la boite e-mail du salarié à son retour sur son poste de travail ou sinon pourraient conduire certains salariés à mettre en place des solutions de contournement par une communication sur des outils de NTIC pesonnels avec un risque sur la conservation des données professionnelles.

En complément, les parties souhaitent mettre en place des mesures afin de disposer d’un cadre en faveur d’un droit effectif à la déconnexion et d’en faciliter sa mise en œuvre individuelle et collective.

ARTICLE 6.1 Mesures relatives à l’utilisation des courriers electroniques (e-mails)

L’utilisation de la messagerie électronique et donc des e-mails peut apporter des difficultés dans l’exercice du droit à la déconnexion notamment en cas de réception en nombre d’e-mails ou encore si les informations qui y sont contenues sont insuffisamment précises. Il apparait donc impératif de définir des règles de bonnes pratiques.

Dans ce cadre, les salariés sont invités à mettre en œuvre les règles de bonnes pratiques suivantes et données à titre indicatif :

• Insérer dans la signature e-mail une mention afin de rappeler l’absence d’obligation de répondre aux e-mails en dehors des horaires habituels de travail conformément au droit à la déconnexion,

• Préciser dans les e-mails adressés en dehors des heures habituelles de travail qu’aucune réponse immédiate n’est attendue, sauf cas d’urgence éventuelle,

• Veiller à adresser l’e-mail au bon interlocuteur en tant que destinataire principal tout en limitant autant que possible le nombre de personnes en copie à celles que l’on estime intéressées par l’information. En principe il n’est pas attendu qu’une personne en copie d’un e-mail intervienne sauf si elle l’estime nécessaire,

• Préciser en cas d’interlocuteurs principaux multiples les actions et les réponses qui sont attendues pour chaque interlocuteur,

• Privilégier une réunion quand l’e-mail nécessite l’intervention de plusieurs personnes pour limiter l’envoi multiples d’e-mails

• Indiquer avec le plus de précision possible la nature du sujet dans l’objet de l’e-mail adressé,

• Préférer autant que possible un appel téléphonique ou par « teams » à un long e-mail dès lors que l’information ne nécessite pas un écrit,

• Vérifier que les listes de diffusion d’e-mails est bien à jour pour éviter d’adresser un e-mail à une personne non intéressée par l’information,

• Assurer une rédaction selon une forme adéquate ne pouvant pas heurter la sensibilité éventuelle de son destinataire,

• Eviter de doubler un appel téléphonique par un e-mail, sauf si un écrit apparait nécessaire,

• Faire mention autant que possible du délai souhaité pour recevoir une réponse ou une action, et particulièrement quand un retour urgent est attendu,

• Préciser en cas d’impossibilité de répondre un délai sous lequel une réponse pourra être apportée,

• Renseigner un message de « Réponses automatique » en cas d’absence (congés payés, JRTT, etc…) dans lequel il sera précisé les interllocuteurs vers lesquels il est possible de se tourner durant cette période en cas de besoin,

• S’interroger autant que possible sur le moment opportun pour adresser un e-mail et sur son caractère urgent éventuel,

• Privilégier, en dehors des horaires habituels de travail, l’envoi différé sauf cas d’urgence éventuelle,

• Désactiver en dehors des heures habituelles de travail ou en cas d’absence (congés payés, JRTT…) la notification des e-mails dans l’application « Outlook » des téléphones professionnels.

Ces règles constituent des règles de bonnes pratiques que les salariés sont fortement invités à suivre. Il est attendu que le management veille autant que possible à la bonne application de ces règles par ses équipes et fasse preuve d’exemplarité dans leur suivi.

Un guide sur l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle sera mis à disposition des collaborateurs au plus tard le 31 décembre 2022.

En outre, les parties précisent que les e-mails, mais aussi les messages par messagerie instantannée type « Teams », les SMS, message « whatsApp », ou encore les messages vocaux laissés sur répondeur, adressés en dehors du temps de travail sont présumés reçus le premier jour ouvré suivant l’envoi, ou sinon à compter du jour de retour du salarié en cas d’absence de ce dernier lors de l’envoi.

Ce principe vaut donc quelque soit le mode et le support par le biais duquel a été communiqué l’information, sauf cas d’urgence éventuelle.

ARTICLE 6.2 Mesure visant à favoriser des temps de travail sans interruption

Sans pour autant constituer une période durant laquelle le droit à la déconnexion s’applique, les parties soulignent l’importance, pour les salariés, de disposer de temps de travail durant lequel ils peuvent accomplir une tâche nécessitant une certaine concentration et cela sans être interrompus.

Dans ce cadre, les salariés sont ainsi invités à bloquer des périodes dans leur agenda « Outlook » pour réaliser ces tâches. Ils peuvent également utiliser le mode « ne pas déranger » à partir de l’outil « Teams ».

En parallèle, et pour éviter les phénomènes de surcharge cognitive, les salariés sont invités à limiter l’utilisation de leur messagerie électronique durant les temps de réunions et de formation.

ARTICLE 6.3 Prise en compte du droit à la déconnexion dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

L’entreprise veillera à intégrer dans le DUERP de la société l’évaluation du risque hypothétique en lien avec le droit à la déconnexion.

Cette évaluation devra être engagée sur l’année 2022 et fera l’objet d’une consultation du CSE Central de l’entreprise.

ARTICLE 6.4 Exercice du droit à la déconnexion en télétravail et pour les salariés à temps partiel et forfait annuels en jours réduits

Conformément à l’accord du groupe du 26 janvier 2021, les parties souhaitent rappeler que le droit à la déconnexion s’exerce de façon équivalente que le salarié travaille sur site ou depuis son domicile.

Compte tenu de la frontière plus fine qu’induit le télétravail entre la vie professionnelle et la vie personnelle, le management devra se montrer particulièrement attentif au respect du droit à la déconnexion de ses équipes.

De plus, les parties soulignent que les salariés à temps partiel ou qui bénéficient d’une convention de forfait en jours réduits exercent leur droit à la déconnexion selon leurs horaires habituels de travail.

Article 7 : Notion d’urgence

Le droit à la déconnexion est un droit ouvert à tous les salariés de l’entreprise quelque soit leur niveau hiérarchique.

Comme précisé à l’article 6 du présent accord, l’exercice de ce droit doit tenir compte de la nécessité de continuité de service, et notamment des éventuelles urgences auxquelles l’entreprise doit être en mesure de répondre.

Bien que la notion d’urgence évoquée dans le présent accord ne puisse se définir au préalable, cependant elle peut viser des situations qui nécessitent une intervention rapide nécessaire à la bonne continuité du service et qui fait appel à une expertise ou compétence ou encore à des connaissances spécifiques détenus par un salarié ou des salariés.

A ce titre, les parties soulignent qu’en cas d’urgence, le canal de communication le plus approprié n’est pas l’envoi d’un e-mail, et qu’il faudra alors privilégier l’envoi d’un SMS ou sinon un appel téléphonique.

Lors d’une communication écrite type e-mail celle-ci doit précisée en objet ou en début de texte le caractère d’urgence.

La notion d’urgence est différente des périodes d’astreinte durant lesquelles le salarié doit rester joignable pour, le cas échéant, intervenir.

Article 8 : Suivi et contrôle du droit à la déconnexion

Compte tenu de la nécessité d’assurer un exercice effectif du droit à la déconnexion pour l’ensemble des salairés, le management devra s’assurer que leurs équipes sont bien en mesure d’exercer leur droit à la déconnexion. Le management est à ce titre garant de la bonne répartition de la charge de travail et de l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle au sein de son équipe.

Comme visé aux articles 4 et 5 du présent accord, le management est invité, lors de la réalisation de l’EAP, à interroger le salarié sur les éventuelles difficultés qu’il aurait pu rencontrer dans l’exercice de son droit à la déconnexion.

En parallèle, les salariés sont invités à informer le plus tôt possible la ligne managériale dans l’hypothèse ou ils rencontreraient des difficultés à exercer leur droit à la déconnexion.

En outre, en cas de difficulté persistante dans l’exercice de son droit à la déconnexion et malgré l’information de son manager, le salarié est invité à se rapprocher du service RH de l’entreprise afin que des solutions soient identifiées et mises en œuvre en cas de problème avéré.

Article 9 : Mesures de sensibilisation au droit à la deconnexion

Les parties sont conscientes que pour permettre un plein exercice du droit à la déconnexion et notamment responsabiliser l’ensemble des parties prenantes, des mesures de sensibilisation doivent être mises en œuvre au sein de l’entreprise.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage à mettre à disposition de l’ensemble des salariés un guide synthétique sur l’execice du droit à la déconnexion. Celui-ci reprendra l’ensemble des règles et bonnes pratiques évoqués dans le présent accord et sera communiqué aux nouveaux salariés lors de leur intégration et notamment lors de la remise des outils NTIC professionnels. A ce titre une mise à jour du livret d’intégration sera réalisé afin de faire mention du droit à la déconnexion et l’existence du présent accord.

En parallèle le guide sur le droit à la déconnexion sera publié sur le site intranet de la société. L’entreprise s’engage à publier ce guide au plus tard le 31 décembre 2022.

En complément, et afin d’assurer une sensibilisation du management sur le droit à la déconnexion, la direction de l’entreprise assurera une communication directe du présent accord dans le mois suivant sa signature.

Cette communication sera accompagnée d’une note qui aura été partagée au préalable avec les organisations syndicales représentatives de l’entreprise. L’entreprise pourra le cas échéant réaliser des rappels de sensibilisation à période régulière.

En outre, et sous réserve de faisabilité des outils, l’entreprise étudiera la possibilité de mettre en œuvre un module elearning de sensibilisation au droit à la déconnexion et à destination de tous les salariés.

Article 10 : Dispositions finales

Article 10.1 Suivi de l’accord

L’accord fera l’objet d’un suivi annuel en réunion du CSE Central au cours de laquelle les membres de l’instance pourront partager leur constat sur l’exercice du droit à la deconnexion au sein de l’entreprise.

Article 10.2 Sécurisation

Dans un souci de cohérence et d'harmonisation, les dispositions du présent accord remplacent toutes les pratiques, usages et dispositions des notes antérieures ayant le même objet.

Les dispositions prévues dans le présent accord ne pourront se cumuler avec celles qui résulteraient de nouveaux textes légaux, d'accord interprofessionnels étendus ou d'accord de branche ni entrer en opposition ou en « non-conformité » avec des dispositions légales ou réglementaires.

Article 10.3 Accord de groupe portant sur le droit à la deconnexion

Les parties sont convenues que dans l’hypothèse ou un accord de groupe serait signé par le Groupe Monnoyeur ce dernier se substituera intégralement au présent accord d’entreprise conformément à l’article L2253-5 du Code du travail.

Dès lors, les dispositions du présent accord ne pourraient se cumuler avec les mesures que contiendrait cet éventuel accord de groupe.

Article 10.4 Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est à durée indéterminée, il entrera en vigueur au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt ou aux dates prévues dans ces dispositions.

Article 10.5 Révision et dénonciation

Sur proposition de l’organisation syndicale signataire ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée sous un délai de 3 mois dans les conditions prévues aux articles L2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires selon les dispositions légales applicables et notamment l’article L2261-9 du Code du travail.

Article 10.6 Publicité et dépôt

Conformément aux articles D2231-2 et D2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Créteil (94).

Conformément à l'article L2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l'accord, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.

Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera remis aux membres de la délégation du personnel au comité économique et social.

Il fera l’objet d’un affichage et d’une communication élargie auprès du personnel.

Fait à Créteil, le 23 juin 2022.

En 4 exemplaires originaux.

Pour la société Aprolis SAS, représentée par XXXXX, Directeur Général,

Pour la CFDT, représentée par XXXXX, Délégué Syndical Central,

Pour la UNSA, représentée par XXXXX, Délégué Syndical Central.