Accord d'entreprise "Accord sur l'aménagement du temps de travail (forfait jour)" chez

ACCORD PORTANT SUR L’AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL (FORFAIT JOUR)

Entre les soussignÉs :

La société PARLONS RH, société par actions simplifiée à associé unique au capital social de 25 000 euros, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n° 750 850 307, dont le siège social est situé au 3 Bis rue du Docteur Foucault - 92000 Nanterre, représentée par XXXXXX, Président

Ci-après, dénommée « La Société »

D’UNE PART

ET :

Les salariés de la Société PARLONS RH consultés sur le projet d’accord

Ci-après, dénommés « Les Salariés »

D’AUTRE PART

IL A ÉTÉ CONVENU DE CE QUI SUIT :

PRÉAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans le cadre des textes légaux et réglementaires en vigueur en matière de durée et d’organisation du temps de travail, et notamment de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 et de l’ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017 relative au renforcement de la négociation collective, complétée en dernier lieu par l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017.

La Société applique actuellement les dispositions de la Convention collective nationale des Bureaux d’études techniques dite « SYNTEC » et notamment l’avenant du 1er avril 2014, étendu par arrêté d’extension du 26 juin 2014.

Afin de permettre à l’ensemble des salariés au forfait jour de bénéficier de 12 jours de RTT par an en lieu et place d’un nombre de jour variable selon les années, la Société met en place un accord d’entreprise d’aménagement du temps de travail permettant d’opter pour des dispositions plus favorables.

Ainsi, les salariés au forfait jour à temps plein, disposant d’une réelle autonomie dans leur travail et dont la durée du travail ne peut être prédéterminée, se voient accorder douze (12) jours de repos par an au titre de la convention de forfait jours et davantage de souplesse dans l’organisation de leur temps de travail. Les parties signataires se sont concertées pour définir conjointement, dans le cadre du présent accord, les règles conventionnelles dérogatoires applicables aux salariés en forfait jours au sein de la Société.

Le présent accord a également vocation à répondre à la volonté des parties signataires de préserver les intérêts de la Société, tout en assurant des garanties aux collaborateurs concernés relatives notamment à la protection de la santé, au droit au repos des salariés et à une meilleure articulation entre vie professionnelle et vie privée, sans pour autant être contraints par les conditions posées par la Convention collective SYNTEC en matière de forfait jours.

Les dispositions prévues au présent accord se substituent donc de plein droit aux dispositions énoncées dans la Convention collective SYNTEC dans les conditions définies par l’article L. 3121-63 du Code du travail, dans sa rédaction issue de la loi du 8 août 2016.

CHAPITRE I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX SALARIÉS

Article 1. Définition de la durée du travail effectif

Conformément à l’article L. 3121-1 du Code du travail, la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Article 2. Repos quotidien minimum

Conformément aux dispositions de l'article L. 3131-1 du Code du travail, tout salarié bénéficie d'un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives.

Article 3. Repos hebdomadaire minimum

Conformément à l’article L. 3132-2 du Code du travail, les Salariés bénéficient d’un repos hebdomadaire minimal de 24 heures auxquelles s’ajoutent les heures consécutives au repos quotidien.

Article 4. Congés payés

Les parties rappellent que conformément au Code du travail, c’est à l’employeur qu’il revient d’organiser la prise des congés payés des Salariés. L’équipe de management s’efforcera néanmoins de prendre en compte, dans la mesure du possible, les desiderata exprimés par les Salariés.

Du 1^er juin de l’année N-1 au 31 Mai de l’année N, les Salariés doivent prendre effectivement 25 jours ouvrés de congés payés ainsi que les jours acquis au titre de l’ancienneté.

Conformément à la législation en vigueur et aux usages, le congé principal peut être pris en plusieurs fois, à condition toutefois de comporter les périodes éventuelles de fermeture de la Société.

Les parties souhaitent préciser que, compte-tenu de la liberté accordée au salarié dans la fixation de ses jours de congés, aucun jour de fractionnement ne sera éventuellement dû en cas de fractionnement du congé principal.

Article 5. Bon usage des TIC et Droit à la déconnexion

Les technologies de l’information et de la communication (TIC) font désormais partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de la Société. Ces outils permettent notamment une connexion à la Société à tout moment et en tout lieu.

Si elles favorisent la flexibilité, l’efficacité du travail et le lien social, en facilitant les échanges et l’accès à l’information, elles doivent toutefois être utilisées raisonnablement et dans le respect des personnes et de leur vie privée.

À cet effet, les Salariés devront faire en sorte que l’usage de la messagerie électronique ne se substitue pas au dialogue direct et aux échanges verbaux, qui contribuent au lien social au sein de la Société.

En outre, les Salariés bénéficient d’un droit à la déconnexion en dehors des périodes habituelles de travail.

Par conséquent, les Salariés ne sont pas tenus d’utiliser les équipements informatiques ou téléphoniques mis à leur disposition par la Société dans le cadre de leurs fonctions, ni d’utiliser les connexions à distance pour se connecter aux équipements informatiques de l’entreprise ou d’échanger des messages téléphoniques ou électroniques pendant les périodes ne correspondant pas à leur temps de travail et pendant leur temps de repos journalier ou hebdomadaire ou pendant les jours de congés payés et de repos.

Ainsi, les salariés ne seront pas tenus de répondre aux emails ou messages professionnels adressés pendant ces périodes.

La Société tient à rappeler qu’elle a institué une période de déconnexion formelle de 19h du soir à 9h du matin les jours ouvrés, les week-ends et jours fériés. Par ailleurs, sauf exception et urgence à traiter, il est de pratique constante d’éviter de planifier les réunions avant 9h, entre 12h30 et 14h et après 18h30.

L’équipe de management et les Salariés de l’entreprise seront particulièrement vigilants au respect de ce droit à la déconnexion.

Plus généralement, les Salariés ne pourront pas se voir reprocher la non-utilisation des outils permettant une connexion à distance et l’utilisation par les Salariés de ce droit à la déconnexion ne sera pas pris en compte dans le cadre de l’évaluation de leurs performances et ne pourra donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires.

CHAPITRE II. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DES CONVENTIONS DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Article 1. Champ d’application

Par dérogation aux dispositions de la convention collective SYNTEC et conformément à l'article L. 3121-58 du Code du travail, pourront bénéficier d'un forfait annuel en jours, et ce quelle que soit leur rémunération et leur classification, les Salariés Ingénieurs et Cadres de la position 2.1 à 3.3 de la Convention collective nationale des Bureaux d’Études Techniques, des Cabinets d’Ingénieurs-Conseils et des Sociétés de Conseils (SYNTEC) disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe au sein duquel ils sont intégrés.

Article 2. Conditions de mise en place du forfait jour

La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours doit impérativement faire l’objet d’un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci.

L’avenant ainsi proposé au Salarié explicite les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions.

Ainsi la convention individuelle doit faire référence à l’accord d’entreprise applicable et énumérer :

• La nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• La rémunération correspondante ;

• Le nombre d’entretiens.

Le refus de signer une convention individuelle de forfait jour sur l’année ne remet pas en cause le contrat du salarié et n’est pas constitutif d’une faute.

Article 3. Nombre de jours travaillés dans l’année pour les salariés à temps plein

Les Parties conviennent de fixer le nombre conventionnel de jours travaillés visés à l’article L. 3121-64 du Code du travail à 217 jours par année civile complète, journée de solidarité incluse pour les salariés à temps plein.

L’appréciation du nombre de jours se fera sur l’année civile (1^er janvier N au 31 décembre N).

Article 4. Le cas des forfaits réduits

Dans le cadre d’un travail réduit, à la demande du Salarié et en cas d’accord de l’équipe de management, il pourra être convenu par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre de jours inférieur à 217 jours. Par exemple, il pourra être accepté un forfait de 174 jours de travail.

Le nombre de jours non travaillés sera fixé au prorata de la durée annuelle de travail du salarié concerné et fait l’objet d’un décompte en jours travaillés

Les Salariés concernés ne relèvent pas du statut de salarié à temps partiel.

Le nombre de jours travaillés est déterminé en appliquant une réduction de jours au nombre de 217 jours travaillés par an pour un temps plein, la journée de solidarité incluse, soit par exemple 174 jours par an pour un salarié au 4/5e (217 * 4/5 = 174).

Ils bénéficient des mêmes droits reconnus aux Salariés en forfait jours à temps complet sauf en ce qui concerne les jours de RTT qui sont proratisés.

Article 5. Jours de repos, organisation et paiement suite à cession

Conformément à la Convention collective précitée, les Salariés dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année bénéficient en principe d’un nombre de jours de repos évoluant chaque année en fonction du nombre de jours fériés tombant sur un jour ouvré.

Le nombre de jours de repos est déterminé, tous les ans pour les salariés à temps plein, selon la formule suivante :

Nombre de jours dans l’année – nombre de samedis et dimanches de l’année – 25 (congés payés annuels) – jours fériés ouvrés de l’année – 217 jours travaillés

Par exemple, en 2023, il est prévu 9 jours de RTT et 10 jours en 2024.

La Société souhaite aller plus loin et propose que tous ses salariés au forfait jour à temps plein bénéficient de 12 jours de RTT par an soit 1 jour RTT acquis chaque mois.

Les Salariés ayant un forfait inférieur à 217 jours acquièrent également des jours de RTT, au prorata temporis de leur durée contractuelle de travail, avec arrondi à la demi-journée supérieure.

Par exemple, un Salarié au forfait de 174 jours va acquérir 10 jours de RTT chaque année.

Compte tenu de l’autonomie dont dispose le Salarié dans l’organisation de son travail, les jours de repos sont pris à l’initiative du salarié, par journée(s) ou par demi-journée(s) à des dates choisies en considération des obligations liées aux activités de chacun.

Ces jours de repos prévisionnels sont ainsi arrêtés par mois avant le début de celui-ci via une demande faite au Manager dans les mêmes conditions que pour les congés réguliers annuels.

Il est dès lors assuré un suivi du nombre de jours travaillés et du nombre de jours restants à travailler.

Pour établir son planning prévisionnel, le Salarié :

• Prend en considération les impératifs liés à la réalisation de sa mission et le bon fonctionnement du pôle auquel il appartient, et plus largement celui de la Société, en particulier les réunions de travail ou la nécessité de superviser ou d’encadrer un certain nombre d’opérations ;

• assure une bonne répartition de sa charge de travail ;

• assure un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.

Ce planning de nature prévisionnelle peut être éventuellement modifié postérieurement par le Salarié sous réserve d’un délai de prévenance de quinze (15) jours. Néanmoins, il est rappelé que, compte tenu des objectifs assignés à l’établissement du planning prévisionnel, ce dernier se doit d’être sincère.

Les Salariés doivent veiller à prendre l’intégralité de leurs jours de repos tout au long de l’année et au plus tard avant l’issue de la période de référence, soit le 31 décembre de l’année en cours sous peine de les perdre.

La Société accepte un report de trois (3) jours maximum sur janvier de l’année suivante. Si ces jours ne sont pas pris, ils sont définitivement perdus.

Les Salariés peuvent choisir de céder jusqu’à trois (3) jours de RTT maximum. Pour cela, ils doivent en faire la demande par écrit via un courrier envoyé ou remis au Service RH. Ce courrier devra être obligatoirement daté et signé par les deux parties. Cette demande devra être soumise entre le 1^er novembre et le 15 décembre inclus de l’année en cours.

Les jours ainsi cédés sont majorés de 20 % et réglés avec la rémunération du mois de décembre.

Il est convenu que, si le Salarié a un nombre restant de RTT inférieur à un (1) au 31 décembre de l’année N, le reliquat lui sera automatiquement payé avec une majoration de 20% lors de la paie de janvier N+1.

Article 6. Traitement des absences et des arrivées et départs en cours de période

6.1 Incidence des arrivées et départs en cours de période

En cas d’année de travail incomplète (embauche, départ, congé sans solde, etc.), les jours devant être travaillés et les jours de repos seront réduits à due concurrence, selon la formule prorata temporis.

6.2 : Incidence des absences

Lorsque le contrat de travail est suspendu en raison d’une absence assimilée par le Code du travail ou une disposition réglementaire ou conventionnelle à du temps de travail effectif, ces jours d’absence s’imputeront sur le nombre de jours travaillés sur l’année.

L'acquisition du nombre de jours de repos liés au forfait est déterminée en fonction du temps de travail effectif dans l'année. Le calcul de ce nombre de jours auquel le salarié a droit est proportionnellement réduit par ses absences non assimilées à du temps de travail effectif.

Les jours de congés payés et les jours fériés sont considérés comme non travaillés pour le calcul des jours de repos.

Article 7. Maîtrise de la charge de travail et encadrement du forfait annuel en jours

Afin que l’amplitude et la charge de travail demeurent raisonnables et dans le but d’assurer une bonne répartition de la charge de travail au cours de l’année des salariés au forfait annuel en jours, les Parties au présent accord conviennent des dispositions suivantes.

Les Parties s’accordent sur la nécessité que l’équipe de management et les Salariés en forfait jours soient, en fonction de leurs responsabilités, co-acteurs du respect des dispositions prévues ci-après.

À ce titre, l’équipe de management et le Service RH sensibiliseront et rappelleront aux Salariés concernés l’importance qui doit être accordée au droit à la déconnexion, au suivi de la charge de travail et à l’existence d’un équilibre satisfaisant entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés.

Il est également rappelé que, compte tenu de leur autonomie, les salariés en forfait jours ne peuvent se voir imposer des plages horaires de travail en dehors d’impératifs liés à l’exercice de leurs missions.

7.1. Répartition équilibrée de la charge de travail et organisation prévisionnelle

Le manager de chaque salarié concerné veille à répartir la charge de travail afin d’éviter les risques de dépassement du nombre de jours travaillés ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de la période de référence annuelle. À cet effet, la Société recommande la prise régulière de jour(s) de RTT.

La répartition de la charge de travail et l’organisation prévisionnelle des jours travaillés et non travaillés fixés dans les conditions visées ci-dessus doivent permettre au salarié de concilier au mieux son activité professionnelle avec sa vie privée.

Les Salariés doivent alerter leur manager et le Service RH en cas de charge de travail incompatible avec l’organisation de son temps de travail et avec le respect des dispositions du présent accord.

7.2. Respect obligatoire des temps de repos minima

En application de l’article L. 3132-1 du Code du travail, un salarié ne peut être occupé au travail plus de six jours consécutifs par semaine.

En application de l’article L. 3121-62 du Code du travail, les Salariés bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis au respect des durées légales maximales de travail quotidienne et hebdomadaire.

Ils bénéficient en revanche d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives (L. 3131-1 du Code du travail) et d’un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimums consécutives (L. 3132-1 du Code du travail).

7.3. Encadrement de l’amplitude de travail et du temps de travail effectif

Les salariés concernés par les forfaits jours sont soumis à des rythmes de travail différents et occupent des postes dont les contraintes ne sont pas comparables entre elles.

Compte tenu de ces éléments, mais aussi, notamment, de leurs fonctions, de leurs responsabilités, de leur ancienneté et de la rémunération dont ils bénéficient, la charge de travail qui est confiée aux salariés en forfait jours n’est pas comparable.

Les salariés en forfait jours ne sont soumis à aucune amplitude de travail prédéterminée. Cette amplitude devra, en revanche, rester raisonnable compte tenu de leur situation respective. Ainsi, l’amplitude de travail des salariés en forfait jours ne pourra pas, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, dépasser quotidiennement 13 heures.

L’équipe de management veillera à ce que ces engagements soient respectés. Le salarié qui ne serait pas en mesure d’accomplir ses missions dans les conditions définies ci-dessus avertira son manager afin de prendre ensemble les mesures appropriées dans les meilleurs délais.

Le salarié pourra, si la situation le justifie, être accompagné afin de lui permettre de mener à bien sa mission et en allégeant ses tâches le cas échéant.

7.4. Modalités de suivi des jours travaillés

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, les Parties considèrent que le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen des fiches de paies mensuelles.

En attendant l’utilisation d’un SIRH qui pourra récolter automatiquement ces informations, la Société tient à jour un tableau mensuel décomptant :

• Les journées de travail ;

• Les jours non travaillés ainsi que leur qualification (congés payés, jour de repos hebdomadaire, jour de repos au titre du forfait, congé conventionnel, etc.).

Ces données sont confirmées chaque mois par les Salariés via un système auto-déclaratif.

Sur la base de ce document de suivi, le manager contrôlera régulièrement l’organisation et la charge de travail de ses subordonnés.

Le manager veillera également à rappeler aux collaborateurs les périodes propices et non propices à la pose de congés et de jours de RTT.

L’équipe de management organisera deux entretiens annuels individuels avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours.

Ces entretiens permettront d’aborder notamment les thématiques suivantes :

• L’organisation du travail et la charge de travail ;

• L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie privée ;

• L’amplitude des journées d’activité et les conditions de déconnexion ;

• La rémunération globale.

Au regard des constats effectués, le salarié et le manager arrêteront ensemble, si nécessaire, les mesures de prévention et de règlement des difficultés (adaptation des priorités, lissage de la charge, sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.).

Les solutions et mesures seront alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens.

En complément de ces entretiens, chaque salarié pourra solliciter son manager et / ou le Service RH, s’il estime que la charge de travail à laquelle il est soumis est trop importante, et demander l’organisation d’un entretien supplémentaire en vue d’aborder les thèmes et les actions nécessaires concernant la charge de travail, les durées de travail et de repos, l’amplitude de travail ainsi que l’articulation entre l’activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale.

Le manager du salarié concerné devra organiser cet entretien dans un délai de quinze (15) jours suivant la demande du salarié.

7.5. Mesures complémentaires

S’il est constaté par le manager et / ou le Service RH, après une éventuelle alerte du salarié, qu’en raison de la charge de travail de ce dernier, les durées maximales de travail et d’amplitude, ou les durées minimales de repos, fixées au présent accord n’ont pu être respectées, des actions immédiates devront être prises par l’équipe de management pouvant notamment consister à son initiative à organiser l’entretien supplémentaire visé à l’article 7.4, en vue d’aborder les thèmes concernant la charge de travail, les durées de travail et de repos, l’amplitude de travail ainsi que l’articulation entre l’activité professionnelle et sa vie personnelle et à prendre toute mesure utile afin de mettre fin à la situation existante.

CHAPITRE III. APPLICATION DE LA DURÉE LÉGALE DU TRAVAIL DE 35H

Les salariés qui ne sont pas soumis à une convention de forfait jour au titre du Chapitre II du présent accord et notamment tous les salariés non Cadres d’une part et Cadres bénéficiant d’une position en 1, relèvent de la modalité 1 prévue par la Convention collective, soit celle de la durée de travail légale, soit 35 heures.

CHAPITRE IV. DISPOSITIONS FINALES

Article 1. Durée de l’accord et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, et prend effet à compter du lendemain du dépôt auprès de l’autorité administrative.

Article 2. Suivi, révision et dénonciation de l’accord

Les Parties conviennent qu’elles se réuniront une fois par an, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, pour faire le point sur les conditions de sa mise en œuvre.

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu, dans les conditions prévues aux articles L. 2232-21 et 22 du Code du travail.

L’accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois, dans les conditions prévues par l’article L. 2232-22 du Code du travail.

Article 3. Ratification, dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire de l’accord sera affiché dans l’entreprise le 21/02/2023 et sera remis individuellement à chaque salarié.

Un vote de ratification de l’accord a été organisé le 21/03/2023 à 16 heures dans la flexroom de l’entreprise située 3 Bis rue du Docteur Foucault à Nanterre (92000).

Il s’agissait d’un vote à bulletin secret et les salariés ont eu à disposition deux bulletins de vote « Pour » ou « Contre », les salariés devant répondre à la question : « Acceptez-vous la mise en place du projet d’accord portant sur l'aménagement du temps de travail (forfait jours)? ».

Validé par la majorité des 2/3 des salariés de l’entreprise, le présent accord est adressé pour dépôt en un exemplaire sur support papier, signé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu du siège social par lettre recommandée avec accusé de réception à l'initiative du Dirigeant accompagné du procès-verbal du vote des salariés.

Le présent accord est déposé également par l’entreprise sous format électronique sur la plateforme de téléprocédure Télé@ccords : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, conformément aux dispositions de la Loi du 8 août 2016.

L’accord ne pourra entrer en vigueur qu’après le dépôt auprès de l’autorité administrative.

L’accord sera aussi déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Fait Nanterre

Le 20/02/2023

Pour les salariés de la Société Pour la société PARLONS RH