Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication" chez CARSAT SUD EST - CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Le présent accord est conclu entre :

• La Carsat Sud-Est représentée par Monsieur X en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité par mandat donné par le Conseil d'Administration en date du 21 mars 2018,

d’une part,

Et

• Les organisations syndicales représentatives dans l'organisme à la date de signature du présent accord,

Le syndicat CGT-FO Employés et Cadres,

Le syndicat SNFOCOS,

Le syndicat CGT Employés et Cadres,

représentées par un délégué syndical mandaté à cet effet par son organisation syndicale,

d'autre part.

Préambule

Compte tenu de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.

Est considérée comme organisation syndicale présente dans l’organisme, tout syndicat, signataire ou non, existant légalement, qui a constitué une section syndicale au sein de l’organisme et y a désigné un représentant de la section syndicale ou un délégué syndical au sens de la loi.

Le présent protocole a donc pour objet de règlementer l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication par les organisations syndicales, afin d’améliorer le dialogue social et l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies complète les modes d’information et de communication traditionnels légaux, et facilite la diffusion de l’information syndicale aux salariés, y compris ceux des sites extérieurs. Ainsi, les usages locaux de diffusion de l’information syndicale sur support papier demeurent.

Les organisations syndicales doivent utiliser ces moyens de communication et d’information dans le respect des textes légaux en vigueur, du Règlement intérieur ainsi que de la Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils et des ressources informatiques de l’organisme.

Chapitre 1 – L’utilisation d’Internet et de l’Intranet

Article 1 : L’accès à Internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à Internet via le réseau de la Carsat, à partir du micro-ordinateur mis à disposition de chaque organisation syndicale dans le local qui lui est affecté.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur le portail interne

Article 2-1 L’espace syndical

Il est mis à disposition de chaque organisation syndicale, disposant d’une section syndicale dans l’organisme, un espace dédié sur le portail interne, utilisé pour la mise en ligne de publications ou de tracts de nature syndicale.

A ce titre, les organisations syndicales bénéficient d’un espace spécifique du portail interne, dans lequel elles peuvent, d’une part, présenter leur syndicat et d’autre part, y diffuser leurs actualités.

Au sein de cet espace dénommé « Espace syndical », la rubrique de chaque organisation syndicale sera identifiée par son logo et le sigle du syndicat.

Les organisations syndicales sont classées par ordre décroissant de représentativité obtenue lors des dernières élections professionnelles au niveau local.

Chaque rubrique d’organisation syndicale sera structurée comme suit :

• Présentation de l’organisation syndicale ;

• Actualité ;

• Archives.

  Article 2-2 Le contenu de l’espace syndical du portail interne

  Le contenu des pages syndicales du portail interne est librement déterminé par chaque organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical lequel est placé sous son entière responsabilité.

  Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

  La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les textes légaux en vigueur, les règles relatives au droit de la presse, le Règlement intérieur ainsi que de la Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils et des ressources informatiques de l’organisme.

  Les rubriques ne doivent contenir ni injures, ni diffamation, ni propos discriminatoires, et doivent respecter la vie privée et le droit à l’image.

  Les organisations syndicales s’engagent également à respecter l’obligation de discrétion qui leur incombe. Ainsi, elles doivent préserver le secret professionnel concernant les informations et documents mis à leur disposition par l’employeur, et ne doivent pas diffuser de données nominatives concernant les salariés de l’organisme.

  Article 2-3 Les conditions de mise en ligne

  Les mises à jour de la rubrique sont effectuées par les organisations syndicales sur le portail interne pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

  Les organisations syndicales devront se charger d’informer la Direction d’une nouvelle mise en ligne d’un tract syndical.

  L’alimentation de la page syndicale est effectuée par la ou les personne(s) habilitée(s) par le délégué syndical ou le responsable de la section syndicale. Chaque organisation syndicale communique à la Direction Générale le nom des personnes habilitées (2 ou 3 personnes).

  Les organisations syndicales pourront charger dans leur rubrique des documents au format PDF, PowerPoint ou Word, à l’exclusion de tout autre format. La taille desdits documents ne devra pas excéder 4 pages A4.

  Les salariés bénéficieront d’une lecture seule des documents mis en ligne.

  Article 2-4 Contenus proscrits

  La rubrique syndicale est exclusivement destinée à diffuser de l’information. En conséquence, elle ne peut permettre :

• le téléchargement ou la mise à disposition de logiciels, vidéos, sons… ;

• de « streaming » (visualisation de vidéo, écoute de la musique, radio par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement) ;

• de forum ou de « chats » (causeries interactives) ;

• l’exécution de programmes informatiques sur les postes de travail par le moyen « d’applets java » scripts ASP ou autres ;

• les formulaires en ligne (dépôt d’une demande ou envoi d’un message en ligne) ;

• le dépôt de « cookies » (fichiers informatiques identifiant l’utilisateur et déposés sur le poste de travail) ;

• de liens internet (liens visibles ou invisibles vers des sites internet ou vers des moteurs de recherche), sauf ceux menant aux sites des fédérations ou confédérations syndicales ;

• d’adresser des messages individuels à des salariés.

La protection de la vie privée et le droit à l'image doivent être respectés.

Article 2-5 La liberté d’accès à l’information syndicale et confidentialité

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identité des salariés consultant l’espace des organisations syndicales.

Article 3 - La mise à disposition d’une messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie, à sa demande et activable au moment qu’elle souhaite, d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale à sa demande.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Article 4 - Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Article 4 – 1 Utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

La nature des communications est librement déterminée par chaque organisation syndicale, sous réserve de l’application des dispositions relatives à la presse, du respect du règlement intérieur, de la Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils et de ses ressources informatiques et du respect de l’obligation de discrétion qui incombe aux organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel uniquement.

En aucun cas cette messagerie électronique ne pourra être utilisée pour envoyer des tracts aux salariés, pour servir de forum de discussion, ni pour envoyer des messages électroniques à une partie ou à l’ensemble des salariés de l’organisme.

Les informations à caractère collectif doivent être diffusées sur l’espace syndical du portail interne.

Chaque salarié a la possibilité d'envoyer des messages à l'organisation syndicale de son choix. La réponse de celle-ci doit être exclusivement individuelle, à l'adresse laissée par le salarié.

Lorsque les organisations syndicales utilisent la messagerie électronique et quel que soit le destinataire, les modalités suivantes devront être respectées :

• Chaque message émis doit comporter le texte suivant : « Ce message émane d'une organisation syndicale et n'engage pas la responsabilité de l'employeur »

• L’indication du caractère syndical du message doit être mentionné dans le corps et dans l’objet du message électronique ;

• Ne pas intégrer de demande d’accusé de réception ou de lecture dans le message.

  Article 4 – 2 La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

  L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

  L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

  L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

  Chapitre 3 – Le cadre technique d’utilisation

  Article 5 - Le matériel mis à disposition

  L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, du matériel informatique dans le local qui lui est affecté.

  Ce matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

  Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

  Les produits consommables (papiers, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.

  Article 6 - La capacité de la messagerie électronique

  La capacité de la messagerie de chacune des organisations syndicales est de 20 giga octets.

  Les messages envoyés par les organisations syndicales en interne ainsi que ceux envoyés vers l’extérieur ne doivent pas excéder 35 méga octets.

  L’envoi de messages électroniques ne doit pas entraver l’accomplissement du travail des salariés.

  Les organisations syndicales s’engagent donc à ne pas multiplier les envois afin d’éviter toute surcharge de la messagerie professionnelle.

  Article 7 - Les règles de maintenance

  Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

  S’agissant de moyens supplémentaires accordés par l’employeur, le délit d’entrave ne pourra être invoqué en cas de panne du serveur, de défaillances du réseau, d’impossibilité matérielle ou d’impératifs des services de la Carsat Sud – Est.

Article 8 - Utilisation abusive de l’Intranet et de la messagerie électronique

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, un courrier lui précisant la nature exacte du différend afin de rechercher une solution amiable.

Article 9- Durée - Agrément – Dépôt et publicité de l’accord

Article 9 - 1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du premier jour du mois civil suivant sa date d'agrément explicite ou implicite.

Un avenant pourra être conclu afin de procéder aux éventuels ajustements nécessaires.

Article 9 - 2 Procédure d’agrément de l’accord

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l'antenne interrégionale de la Mission Nationale de Contrôle et d'Audit des Organismes de Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel.

Article 9 - 3 Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions des articles D. 2231-4 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé en ligne sur la plate-forme de télé-procédure du Ministère du travail, ainsi que sous format papier en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Marseille. Ces formalités seront effectuées après l’agrément.

Par ailleurs, il sera publié sur le portail interne de l’Organisme une fois agréé.