Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil d'administration de la CARSAT-RA 2022" chez CARSAT-RA - CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE SANTE AU TRAVAIL RHONE ALPES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD

RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA CARSAT-RA - 2022

Entre
Directeur Général de la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé Au Travail Rhône-Alpes

Et les Organisations Syndicales :

CFDT

CFE-CGC
CGT
FO / SNFOCOS

SUD

Ci-dessus désignées les parties signataires, il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Rhône-Alpes en 2022 et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique conformément aux dispositions de l’article D 231-15 du code de la sécurité sociale.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Est annexé à cet accord un cahier des charges respectant les prescriptions légales minimales¹. Ce document sera par ailleurs tenu à la disposition des salariés et inséré dans le Portail Intranet conformément aux dispositions de l’article R 2314-5 du Code du Travail.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Article 1.1 : Le principe d’un vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections des représentants du personnel au conseil d’administration de l’organisme en 2022.

Article 1.2 : Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant (préalablement au scrutin).

Article 1.3 : Etablissement du fichier des électeurs

La Direction des Ressources établira un fichier des électeurs, réalisé à partir des listes électorales  qui enregistre les données suivantes :

• nom et prénoms des inscrits,

• date d’entrée dans l’Organisme et dans l’Institution le cas échéant,

• date de naissance,

• collège d’appartenance,

• et adresse postale ainsi que l’adresse mail professionnelle

La Direction des Ressources transmettra ce fichier au prestataire (pour les seules nécessités des opérations électorales) qui a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote

• de compléter la liste d’émargement

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Article 1.4 : Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats et l'appartenance syndicale.

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction des Ressources, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 1.5 : Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix), en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours ; cette modalité sera détaillée dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 1.6 : Consultation du nombre de votants 

Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 : Plan de communication

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin afin de faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

• Messages ciblés sur l’intranet

Pendant le scrutin :

• Messages ciblés sur l’intranet

• Les électeurs pourront appeler la Direction des Ressources afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

• Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Article 2.2 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.

Les identifiants seront envoyés par courrier postal et le mot de passe par email.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de son numéro d’agent.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

La saisie du code confidentiel, du mot de passe et du numéro d’agent de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R 2314-10 du Code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours calendaires après le dépouillement du scrutin) et, si une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 3 : Dispositions diverses

Article 3-1 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au conseil d’administration de la CARSAT RA en 2022.

Conformément aux dispositions légales, la durée de cet accord ne pourrait pas excéder 5 ans.

L’accord étant à durée déterminée, il ne peut être ni dénoncé ni faire l’objet d’une tacite reconduction, mais il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Article 3-2 : Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de l’obtention de l’agrément ministériel.

Article 3-3 : Publicité de l’accord

Une fois agréé, cet Accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail² et au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Il sera également porté à la connaissance de chaque salarié, via des publications internes et un dépôt dans la rubrique dédiée aux textes de base sur le Portail Intranet.

Fait à Lyon, le 10 décembre 2021

SIGNATAIRES