Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE" chez CARSAT-RA - CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE SANTE AU TRAVAIL RHONE ALPES (Siège)

Cet accord signé entre la direction de CARSAT-RA - CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE SANTE AU TRAVAIL RHONE ALPES et le syndicat CFDT et CGT et CFE-CGC et CGT-FO et SOLIDAIRES le 2023-06-20 est le résultat de la négociation sur les modalités des élections professionnelles, les mandats des représentants du personnel et l'organisation du vote électronique.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFDT et CGT et CFE-CGC et CGT-FO et SOLIDAIRES

Numero : T06923060480
Date de signature : 2023-06-20
Nature : Accord
Raison sociale : CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE SANTE AU TRAVAIL RHONE ALPES
Etablissement : 77564823100014 Siège

Élections professionnelles : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique Protocole d'accord relatif à la réduction du mandat des délégués du personnel et des membres du CE et du CHSCT (2019-05-07) Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE 2019 (2019-05-07) Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil d'administration de la CARSAT-RA 2022 (2021-12-10) Protocole d'accord de prorogation des mandats des membres du CSE (2023-03-21)

Conditions du dispositif élections professionnelles pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2023-06-20

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DES MEMBRES DU CSE

Entre
Directeur Général de la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes

Et les Organisations Syndicales :

CFDT
CFE – CGC
CGT
FO / SNFOCOS
SUD

Ci-dessous désignées les parties signataires, il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales 3

Article 1.1 Le principe d’un vote exclusivement par internet 3

Article 1.2 Choix d’un prestataire extérieur 3

Article 1.3 Lieux et durée du scrutin 3

Article 1.4 Etablissement du fichier des électeurs 4

Article 1.5 Listes de candidats et bulletins de vote 4

Article 1.6 Consultation du nombre de votants 5

Article 2 : Déroulement des opérations de vote 5

Article 2.1 Information et assistance 5

 Plan de communication 5

 Cellule d’assistance technique 5

 Formation 6

Article 2.2 Modalités d’accès au serveur de vote 6

Article 2.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

Article 3 : Dispositions diverses 7

Article 3.1 Durée de l’accord 7

Article 3.2 Entrée en vigueur 7

Article 3.3 Révision 8

Article 3.4 Publicité et dépôt de l’accord 8

Annexe : Cahier des charges 8

Préambule

Afin de faciliter l’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique qui sera organisée en 2023 au sein de la CARSAT Rhône-Alpes, et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles L2314-26, R2314-5 à 18 du code du travail, relatifs aux conditions et aux modalités de vote par vote électronique pour les élections professionnelles, et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

Est annexé à cet accord un cahier des charges respectant les prescriptions légales minimales. Celui-ci précisera notamment les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes. Le document sera par ailleurs tenu à la disposition des salariés et inséré dans le Portail Intranet.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera par ailleurs la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Article 1.1 Le principe d’un vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections des membres du Comité sociale et économique en 2023.

Article 1.2 Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent, en application de l’article R2314-6 du code du travail, de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Une expertise indépendante déterminera si la solution proposée par le prestataire, permet bien de répondre aux objectifs de sécurité recommandés par la CNIL. En application de l’article R2314-9 du Code du travail, le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Article 1.3 Lieux et durée du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours ; cette modalité sera détaillée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix), en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le scrutin est clôturé automatiquement, aux dates et heures prévues par le protocole d’accord préélectoral. Le site Internet de vote est alors rendu inaccessible aux électeurs.

Article 1.4 Etablissement du fichier des électeurs

La Direction Déléguée établira un fichier des électeurs, réalisé à partir des listes électorales.

Le fichier des électeurs transmis au Prestataire comprendra a minima les données suivantes :

nom et prénoms des inscrits,
date d’entrée dans l’Organisme et dans l’Institution le cas échéant,
date de naissance,
collège d’appartenance,
et adresse postale ainsi que l’adresse mail professionnelle

La Direction Déléguée transmettra ce fichier au prestataire (pour les seules nécessités des opérations électorales) qui a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification. Ce moyen d’authentification lui permettra de s’identifier et de prendre part au vote. Une fois le vote effectué la liste émargement est automatiquement renseignée,

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique (article R2314-7 code du travail).

Article 1.5 Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes :

collège d'appartenance,
noms et prénoms des candidats,
titulaires ou suppléants

et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction Déléguée, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 1.6 Consultation du nombre de votants

Les membres du bureau de vote et les scrutateurs désignés pourront, pendant la période de scrutin, visualiser le nombre de votants. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 Information et assistance

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin afin de faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

En amont du scrutin :

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales conformément à l’article R2314-12 du code du travail ; elle comprendra notamment la date et l’heure d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Information intranet de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

Pendant le scrutin :

Le premier jour de vote : message sur l’intranet rappelant l’ouverture du scrutin
Le dernier jour de vote : message sur l’intranet rappelant la prochaine clôture du scrutin

Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement du système de vote électronique et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Formation

Les membres de la délégation du personnel, les membres du bureau de vote, ainsi que les représentants de la Direction Déléguée (membres de la commission de surveillance), bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.2 Modalités d’accès au serveur de vote

Afin d’accéder au serveur de vote, chaque électeur recevra avant le scrutin :

À son domicile, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le prestataire.
Sur son mail professionnel, un identifiant également généré de manière aléatoire par le prestataire.

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, et conformément aux préconisations de la CNIL, un 3^ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse devra être saisi.

En cas de perte ou de non-réception de l’identifiant ou du mot de passe, une procédure de secours est mise en place.

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier ou de ce mail, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix au moins deux des éléments suivants :

son département de naissance,
une partie du numéro de sécurité sociale
son code postal de résidence,
son matricule.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et du 3^ème identifiant.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Le choix de l’électeur doit apparaître clairement à l'écran et peut être modifié avant validation. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. La validation le rend définitif et empêche toute modification ultérieure. Une fois le vote effectué un récépissé de vote est envoyé automatiquement sur l'email de l'électeur.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité et la confidentialité du vote.

Article 2.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le dépouillement du vote électronique sera réalisé avec les clefs de chiffrement détenues uniquement par le président et les assesseurs du bureau de vote.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours calendaires après la proclamation des résultats) et, si une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 3 : Dispositions diverses

Article 3.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique de la CARSAT-RA en 2023.

Il cessera de produire tout effet dès que les résultats de l’élection réalisée seront fermes et définitifs, sauf élections partielles en cours de mandature prévues par l’article L2314-10 du Code du travail

Article 3.2 Entrée en vigueur

Le présent accord est applicable à compter du premier jour du mois suivant l’agrément ministériel.

Article 3.3 Révision

Etant à durée déterminée, cet accord ne peut pas être dénoncé par l’une ou l’autre de ses parties. Il pourra en revanche être révisé conformément aux dispositions légales afférentes.

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Article 3.4 Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure¹ du ministère du travail et au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Il sera également porté à la connaissance de chaque salarié via un dépôt dans la rubrique dédiée aux textes de base sur le Portail Intranet.

Annexe : Cahier des charges

Fait à Lyon, le 20 juin 2023

SIGNATAIRES
EMPLOYEUR
Le Directeur Général,
ORGANISATIONS SYNDICALES
CFDT P. / Le Syndicat Protection Sociale Auvergne Rhône-Alpes, PSAURA - CFDT
CGT P. /Le Syndicat Régional CGT des salariés employés et cadres de la CARSAT-RA
CGT-FO P. /Le Syndicat des employés et cadres des organismes sociaux et similaires de Lyon et du Rhône CGT – FORCE OUVRIERE	P. /Le Syndicat National F.O. des Cadres des Organismes Sociaux (SNFOCOS)
CFE-CGC P. /La Fédération Nationale de l’Encadrement Des Organismes de Sécurité Sociale, Allocations Familiales et Assimilés C.F.E. – C.G.C.
SUD P. /L’Union Fédérale SUD Protection Sociale

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes est un organisme de sécurité sociale du régime général. Son effectif total est d’environ 1950 salariés.

En 2023, elle procèdera à l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Objectifs du dispositif :

Favoriser la participation des salariés,
Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,
Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

Sous réserve de la négociation à venir dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, le calendrier prévisionnel pourrait être le suivant :

Mardi 21 au jeudi 23 novembre 2023 : 1er tour
Mardi 5 au jeudi 7 décembre 2023 : 2ème tour le cas échéant

PREAMBULE

Les articles L2314-26 et R2314-5 à 18 du code du travail, prévoient la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction et les organisations syndicales.

Ce cahier des charges précise les exigences de la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection

Les élections professionnelles correspondraient au découpage suivant :

Collège Cadres
Collège Employés

La répartition des sièges entre les collèges se fera au prorata de la répartition cadres/employés dans l’effectif et sera fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction Déléguée avec les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique. Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes en concertation avec les organisations syndicales, parmi les prestataires retenus dans l’accord-cadre national du 27/02/2023, sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

L’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel
Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2314-5 à 18 du code du travail
La Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, précisée par le questions/réponses du 24 octobre 2022

A noter que depuis le 25/05/2018, un tel système de vote n’a plus à être déclaré à la CNIL : conformément à la législation, le système de vote électronique fera l’objet d’une étude et d’une déclaration au registre des traitements. Si nécessaire, selon la sensibilité du traitement, le délégué à la protection des données (DPO) pourra mener une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD). Cette opération serait alors conduite avant la date d’ouverture du scrutin pour le 1^er tour.

En particulier, on notera :

Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet.
La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postale et par mail, et présence d’un 3^ème identifiant), émargement, enregistrement et dépouillement des votes.
Sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement du vote.
Les formalités « RGPD » (Identification du niveau de risque en se référant à la grille d’analyse de la Cnil / analyse d’impact si nécessaire / inscription dans le registre des activités de traitement / information des électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées et fourniture d’une note explicative détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote).
La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.
Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…).
Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin.
Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne.
Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote, par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, permettant de vérifier le respect des prescriptions réglementaires, préalablement à la mise en place effective du système. Le rapport de l'expert est remis au responsable du traitement de la CARSAT et est tenu à la disposition de la CNIL (article R2314-9 du code du travail).
La mise en place d’une cellule d’assistance technique composée de représentants du prestataire et de représentants de la Direction Déléguée.
Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple).
La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales. Elle doit notamment comprendre la date et l’heure d’ouverture et de fermeture du scrutin.
La formation de représentants de la Direction Déléguée (membres de la commission de surveillance), des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote.
Les tests et contrôles par la commission de surveillance et les membres du bureau de vote : avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement).
La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote désignés par la commission de surveillance, doivent entrer en leur possession. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels.
En cas d’accord d’entreprise le permettant, l’accès (seulement) au nombre de votants pendant le scrutin.
La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, de l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.
La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut.
L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.
Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.
Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour des élections, à son domicile, par courrier simple, un mot de passe personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un identifiant par e-mail. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe. Un 3ème identifiant dont le salarié est le seul à connaitre la réponse devra être saisi.
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que du 3^ème identifiant. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que le prestataire se réfère aux articles et recommandations listées dans le cahier des charges et les dispositions légales en vigueur, et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

CONTEXTE JURIDIQUE

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique
Signature d’un protocole d’accord préélectoral
Formalités RGPD préalables à accomplir, suivies d’une information auprès des organisations syndicales
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par le protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail Rhône-Alpes en France devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.