Accord d'entreprise "Accord d'entreprise autorisant et organisant le vote par voie électronique pour les élections des membres du CSE" chez ASS DEP FOYERS ACCUEIL ADULTES HANDIC (Siège)

Association Départementale

des Foyers d'Accueil

pour Adultes Handicapés

8, rue des Bois Chevaux

71640 GIVRY

ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT ET ORGANISANT LE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

L’Association départementale des Foyers d’Accueil pour Adultes Handicapés (ADFAAH), dont le siège social est situé 8 Rue des Bois Chevaux – 71640 GIVRY (n° SIREN : 778586537000), représentée par XX agissant en qualité de Président et par délégation, XX, agissant en qualité de Directeur Général,

d'une part,

et :

les organisations syndicales représentatives suivantes :

• CGT, représentée par son Délégué Syndical, XX,

• FO, représentée par son Délégué Syndical, XX,

d'autre part,

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des représentants du personnel de l’Association ADFAAH.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’association, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De permettre à tous de participer au scrutin sans avoir à se déplacer,

• De faciliter le vote pour les salariés absents le jour du scrutin, notamment pour les personnels absents pour récupération, congés annuels, arrêt maladie…, ainsi que les professionnels de nuit,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Ceci exposé, les parties ont convenu de ce qui suit :

Principes Généraux

Le système retenu par l’Association repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

- Vérifier l’identité des électeurs ;

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

- L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- La confidentialité : le secret du vote ;

- Permettre la publicité du scrutin

L’Association informe par ailleurs les salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, qu’ils peuvent exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, par courrier ou par courriel auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données. Le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi susvisée ne pourra s’appliquer dans le cadre des traitements autorisés dans le présent accord.

Article 1 : Objet et Champ d’application

Cet accord a pour objet d’autoriser le vote électronique pour les élections des membres du Comité Économique et Social de l’Association ADFAAH qu’ils s’agissent des élections de mise en place ou les éventuelles élections partielles qui pourraient intervenir postérieurement, pour chaque tour de scrutin.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Association) appelés à voter aux élections des membres du personnel au comité social et économique.

Il est convenu que cet accord ne sera appliqué que sous réserve de la présence d’une clause explicite de mise en application de l’accord au sein du protocole d’accord préélectoral valablement conclu. Il est rappelé qu’à défaut de protocole d’accord préélectoral valide, les modalités de mise en œuvre du vote électronique pourront également être fixées par l'employeur dans les conditions prévues par le présent accord.

Article 2 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Pour la réalisation des élections professionnelles, les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet, à l’exception de tout autre mode, ce qui exclut donc le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique 

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties signataires conviennent de confier l’organisation des élections professionnelles à une société prestataire, ci-après désignée « Le Prestataire », mandatée pour ce faire par la Direction Générale de l’Association.

L’Association prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

L’Association s’assure que le système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et de la tenue des registres RGPD.

Le cahier des charges sera tenu à disposition des salariés sur leur lieu de travail.

2. Établissement des fichiers 

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 5 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles- ci. 

L’ Association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Association pour les seules nécessités des opérations électorales et notamment l’établissement des listes électorales.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes de l’Association de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d'une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des dispositions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les représentants du personnels et les salariés. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

La Direction des Ressources Humaines sera présente dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

1. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile, de leur lieu de villégiature ou tout autre lieu, à partir de tout terminal (personnel ou professionnel) permettant un accès au site de vote et en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

2. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote sur le site dédié ainsi que des liens vers les éventuelles professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant leurs logos.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms de candidats doit être intégrée dans le moyen de vote électronique. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

3. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du serveur de vote,

• Ses moyens personnels d’authentification ;

Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours.

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

4. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin sur demande auprès du prestataire.

5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois devant être éditées, par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement.

6. Adaptation de la campagne électorale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Chaque liste de candidats pourra remettre à l’Association une profession de foi afin qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote.

Les éléments nécessaires à la mise en ligne du logo et/ou la profession de foi doivent être transmis en même temps que la liste de candidats.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi, identiques pour tout candidat, seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 5 : Durée et entrée en vigueur

Cet accord entre normalement en vigueur le lendemain de son dépôt légal. Cet accord produira ses effets pour une durée indéterminée.

Article 6 : Suivi de l’accord

Dans les 6 mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par l’Association et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 7 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 12 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 8 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 9 : Notification, dépôt et Publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'Association n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'Association absente lors de la séance de signature,

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagnés des pièces prévues aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du Travail.

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Chalon sur Saône.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service du personnel. Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Saint Rémy,

le 05 octobre 2023, en 5 exemplaires originaux.

Pour l’Association :

Pour l’ADFAAH,

XX,

Président,

Par délégation,

XX,

Directeur Général

(signature)

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour la CGT, Pour la FO,

XX XX, Délégué Syndical Délégué Syndical

(signature) (signature)

Annexe : Cahier des charges

Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de l’Association ADFAAH.

1. Contexte

Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, l’Association ADFAAH est constituée de 5 établissements et services.

Dans ce contexte, l’Association et les organisations syndicales représentatives de l’accord du 05 octobre 2023 ont décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

2. Principes généraux

Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :

• le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• le code du travail ;

• les principes généraux du droit électoral ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• les délibérations de la CNIL ;

• le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;

• l’accord collectif du 05/10/2023 sur la mise en place du vote électronique ;

• tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales ;

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de l’Association et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès de l’Association dans tous les domaines relatifs au vote électronique.

Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son entreprise qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.

3. Données enregistrées

Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l’Association, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

4. Confidentialité et sécurité du système

Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

5. Accessibilité du système

Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

6. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

7. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes de l’Association de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

8. Notice d’information détaillée

Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Cette notice, qui doit être communiquée au salarié, doit comporter à minima :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

9. Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation portant sur le système de vote électronique.

10. Liste électorale et fichier électeurs

Les listes électorales sont établies par l’Association et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».

Les listes électorales comportent à minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• la date d’entrée dans l’Association ;

• la date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comportent à minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• le collège d’appartenance ;

• le moyen d’authentification.

11. Système de vote

11.1 Accès permanent au site de vote

Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique à partir de tout terminal (personnel ou professionnel) permettant un accès au site de vote.

En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

11.2 Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

Cette authentification doit résulter, pour les 2 tours de scrutin, de la saisie de codes d’accès personnels (un code d’identification + un mot de passe).

Le prestataire qui a en charge la communication des codes d’accès doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité.

En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée et confidentielle de réédition des codes.

11.3 Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :

• collège d’appartenance ;

• noms et prénoms des candidats ;

• titulaires ou suppléants ;

• le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Les professions de foi des listes de candidats doivent être accessibles sur le site de vote par l’intermédiaire d’un simple lien.

Sauf disposition contraire du protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour (dimension du bulletin, caractères, police).

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Les logos portés sur les bulletins de chaque organisation syndicale seront de taille identique

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

11.4 Vote du salarié

Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification.

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Il doit également pouvoir procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

11.5 Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

12.6 Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

12. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement.

Il appartient au prestataire de générer des clés de chiffrement différentes conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dispositif mis en place par le prestataire doit permettre le dépouillement des bulletins de vote électronique et l’établissement des résultats des élections avec l’affectation des sièges.

13. Procès-verbaux

Les résultats des élections et les procès-verbaux des élections doivent pourvoir être télétransmis à l’administration dans le respect des dispositions de l’arrêté du 4 novembre 2019 fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail.

14. Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

15. Dispositif de secours

Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques que le système principal.