Protocole d’accord
	Accompagnement de LA TRANSMISSION DES SAVOIRS ET DES COMPETENCES

Entre :

• HAROPA PORT, représenté par M., Directeur Général Délégué - Direction Territoriale de Rouen, d’une part,

Et :

• Le Syndicat C.G.T., représenté par M. ,

• Le Syndicat C.F.D.T. représenté par M.,

• Le Syndicat S.E.G.P.M.R. représenté par M.,

• Le Syndicat F.O. représenté par M.,

d’autre part,

Vu :

• Le protocole d’accord local en date du 23 mai 2019 relatif à la représentation du personnel,

Préambule 3

TITRE 1. Champ d’application 4

TITRE 2. L’accompagnement de la Transmission des savoirs et des compétences 4

Chapitre 2.1. Bilan avant le départ du salarié 4

Chapitre 2.2. Le recours au « tuilage » 5

Chapitre 2.3. Le développement du tutorat 5

Article 2.3.1. Définition et identification 5

Article 2.3.2. Les conditions d’accès à la fonction tutorale 6

Article 2.3.3. Les engagements des différents acteurs du tutorat 6

Article 2.3.4. Modalités et reconnaissance des missions de tutorat 7

Article 2.3.5. L’évaluation du processus tutoral 7

Article 2.3.6. Formation du tuteur et reconnaissance de la fonction 7

Chapitre 2.4. le parcours d’intégration 9

Article 2.4.1. Les différentes étapes dans l’intégration du salarié 9

Article 2.4.2. Désignation des référents 10

Article 2.4.1. Entretiens en cours de période d’essai 10

TITRE 3. MODALITÉS DE SUIVI ET DISPOSITIONS FINALES 11

TITRE 4. Annexes 13

objet : à compléter avec le nom prénom tuteur + tutoré + formation 14

objet : à compléter avec le nom prénom tuteur + tutoré + formation 15

Préambule

Les parties signataires conviennent de la nécessité d’établir un accord à durée indéterminée sur la fonction tutorale, le tuilage et les maîtres d’apprentissage.

Cet accord traite également des parcours d’intégration au sein de la Direction Territoriale de Rouen.

Contexte et enjeux

Pour maintenir et améliorer ses performances, la Direction Territoriale (DT) de Rouen a besoin de professionnels qualifiés aux compétences régulièrement actualisées.

• Enjeux pour la DT de Rouen :

L’entreprise veille à assurer des conditions d’embauche et de travail favorables :

• À l’évolution, au développement et à la reconnaissance des compétences tout au long de la vie professionnelle jusqu’au départ du salarié,

• Pour œuvrer au renforcement des métiers et qualifications de la DT de Rouen,

• À la mobilité (interne, externe) anticipée, facilitée, accompagnée,

• Au respect de l’égalité professionnelle hommes/femmes et à la non-discrimination (âge, sexe, origine, handicap…),

• Au maintien en bonne santé, et notamment à la prévention des risques psychosociaux ;

• À la qualité de vie au travail.

• Enjeux pour les salariés :

Les salariés aspirent à une plus grande visibilité sur l’évolution de l’entreprise et de son environnement et à maintenir ou acquérir un niveau de compétences adapté à leur évolution professionnelle.

Dans ce contexte évolutif, la DT de Rouen porte une attention particulière à anticiper les changements et leurs effets prévisibles sur l’emploi et sur les métiers qui constituent un atout majeur de sa compétitivité et de son développement.

Cette démarche, qui relève de la responsabilité sociale de l’entreprise, doit faciliter la conduite des changements nécessaires, en permettant aux salariés de disposer des informations et des dispositifs d’accompagnement adaptés concourant à les aider dans la construction de leur parcours professionnel, dans une logique de responsabilité partagée.

L’ensemble des dispositifs mis en œuvre dans cet accord a pour objectif de faciliter l’intégration des nouveaux embauchés, par l’accompagnement des tuteurs, des maîtres d’apprentissage et des référents au sein de la DT de Rouen.

Champ d’application

Le présent protocole d’accord s’applique à l’ensemble des personnels de la DT de Rouen, quel que soit leur statut.

L’accompagnement de la Transmission des savoirs et des compétences

La DT de Rouen et la Commission pour le suivi des embauches et des déroulements de carrières (ci-après « la commission ») s’accordent sur la nécessité de transmettre les savoirs, afin de ne pas perdre de compétences qui pourraient s’avérer précieuses pour l’entreprise. La transmission des savoirs, des compétences, et savoir-faire est un vecteur d’enrichissement mutuel.

Cette transmission doit pouvoir s’opérer dans une logique à la fois descendante et ascendante. Le salarié expérimenté transmet les compétences acquises au cours de sa carrière. Le jeune ou le salarié nouvellement embauché enrichit et renouvelle les savoir-faire transmis et les compétences acquises par la connaissance de nouvelles techniques et technologies.

Il existe différentes formes de transmission des savoirs et des compétences déjà présentes au sein de la DT de Rouen :

• Le tuilage est une période durant laquelle le salarié partant transmet son savoir, accompagne, pilote, encadre le salarié nouvellement embauché ou recruté sur le poste

  • Il est assuré par le référent

• Le tutorat qui est pratiqué lors de contrats aidés ou de contrats en alternance.

  • Il est assuré par le tuteur ou le maître d’apprentissage

Bilan avant le départ du salarié

Afin d’améliorer encore la connaissance des postes et de recueillir l’avis des salariés sur les compétences acquises sur leur poste et les besoins éventuels de « tuilage », la Direction des Ressources Humaines de la DT de Rouen mènera un entretien avec chaque salarié :

• Départ en retraite : dans l’année de la date prévisible de départ ;

• Autres départs : dès la connaissance de la date de départ.

Cet entretien peut déboucher sur une modification de la fiche de poste du salarié amené à quitter l’entreprise.

Dans l’hypothèse d’une modification entraînant un changement d’organisation du service ou de la direction, le projet de transformation est soumis à l’avis préalable des instances représentatives du personnel.

Le recours au « tuilage »

La pratique du tuilage existant au GPMR doit être développée, à l’occasion d’un départ en retraite, ou d’une mobilité interne, et ce, dans le but de permettre à un salarié de transmettre son savoir au futur titulaire du poste et de ne pas perdre le savoir acquis au cours des années.

La question du recours et des modalités du tuilage sera systématiquement posée au supérieur hiérarchique, suite au bilan réalisé avec le salarié sortant.

Le tuilage sera mis en œuvre sur validation de la DRH lorsque les caractéristiques du poste le justifient : c’est notamment le cas lorsqu’il n’existe pas de formation théorique relative aux compétences attendues sur le poste.

Le développement du tutorat

Définition et identification

« Le tutorat est la mise en œuvre formalisée de l’accompagnement par un professionnel reconnu et missionné d’un autre professionnel pour l’amener à un niveau de compétence préalablement défini. Le tuteur veille à ce que le tutoré, dans une situation de travail donnée, progresse de façon cohérente vers la maîtrise de son emploi et l’aide à effectuer le lien entre les savoirs et la pratique ainsi qu’à formaliser les acquis de l’expérience ».

Le tutorat est également un bon moyen de reconnaître les compétences et le savoir-faire des salariés expérimentés. En effet, la transmission des savoirs et des compétences a été reconnue comme étant un outil essentiel pour le maintien dans l’emploi de ces salariés.

Le tutorat est une fonction ponctuelle occupée par un salarié souhaitant diversifier son activité. Le salarié-tuteur reste professionnel de son métier ; il bénéficie d’un temps de décharge pour remplir ses fonctions de tuteur. Le tutorat ne doit pas engendrer une désorganisation du service.

Le tutorat sera mis en place dans le cadre de dispositifs de formation professionnelle pour lesquels un tuteur doit être désigné. La Direction des Ressources Humaines et les managers déterminent ensemble les situations nécessitant le recours au tutorat. La mise en œuvre des missions tutorales nécessitant un investissement tant en termes de gestion qu’en temps, il est nécessaire d’en étudier préalablement la réelle justification.

Les tuteurs volontaires pourront éventuellement être détectés lors des entretiens professionnels.

Les conditions d’accès à la fonction tutorale

Le Service Ressources Humaines et la commission formation ainsi que les managers instruisent les candidatures qui sont susceptibles de revêtir la fonction de tuteur.

Le tuteur doit répondre aux critères suivants :

• Justifier d’une expérience professionnelle significative dans le domaine concerné,

• Être volontaire,

• Faire preuve d’une forte motivation, de l’envie de partager ses compétences, et disposer de qualités pédagogiques,

• Être en mesure de conceptualiser ses compétences pour pouvoir les partager,

• Posséder une bonne connaissance de l’établissement.

Les engagements des différents acteurs du tutorat

La mise en œuvre d’une mission tutorale fait intervenir différents acteurs qui s’engagent à contribuer à la bonne réalisation de la mission de tutorat. Les engagements des différentes parties sont les suivants :

Le Service Ressources Humaines :

• Aide le tuteur à accéder aux moyens nécessaires pour l’exécution de sa mission [formation, documentation (guide du tuteur, engagement tripartite, bilan d’étape à mi-parcours, carnet de suivi), accompagnement (cf Annexe 1)]

• Organise les réunions nécessaires à la mise en place du tutorat

• Organise et anime un bilan étape à mi-parcours avec le tuteur et son n+1

• Arbitre les éventuels désaccords issus de l’exécution de la mission tutorale

• Evalue l’ensemble du processus, réunit l’ensemble des acteurs et organise un retour d’expérience pour améliorer la fonction via une fiche d’évaluation (document à créer).

Le Manager :

• Participe au processus d’identification et de recrutement du tuteur

• Participe aux réunions de mise en place du tutorat

• Intègre la mission tutorale dans les objectifs annuels du tuteur

• Prévoit la disponibilité du tuteur en collaboration avec le SRH

• Participe au bilan d’étape de la mission

• Participe à l’évaluation du processus et au retour d’expérience

Le Tuteur :

• Participe aux réunions de mise en place du tutorat

• Suit une formation de tuteur en entreprise

• Formalise et partage ses compétences

• Apprécie l’évolution des compétences du tutoré

• Participe à l’évaluation du processus et au retour d’expérience.

Modalités et reconnaissance des missions de tutorat

Pour chaque mission de tutorat le nécessitant, un engagement tripartite sera signé entre le tuteur, le manager et la direction des ressources humaines. Cet engagement (document joint en annexe) comprend les noms et prénoms des différentes parties impliquées dans la mission de tutorat, le ou les objectifs de la mission, la durée de la mission de tutorat ainsi que les engagements pris par les trois parties.

A la suite de la formation du tuteur, le tuteur, la direction des ressources humaines et le centre de formation se réunissent pour définir ensemble les missions du tuteur et compléter le référentiel de compétences (livret de montée en compétences fourni par le centre). Ce référentiel va permettre au tuteur d’identifier les compétences et savoir-faire que le tutoré se doit d’acquérir.

La mission de tutorat est prise en compte dans les activités du tuteur, les modalités de temps sont définies préalablement dans l’engagement tripartite en fonction du profil du tutoré.

La mission de tutorat est une activité annexe à l’activité principale du tuteur, par conséquent, le tuteur ne peut suivre qu’un seul salarié à la fois.

L’évaluation du processus tutoral

Un bilan d’étape à mi-parcours (document joint en annexe) est programmé lors de l’engagement tripartite, afin de permettre au tuteur d’apprécier la progression du tutoré.

Ce bilan est également un temps d’échange et permet au tuteur d’évoquer les éventuelles difficultés rencontrées dans l’exécution de sa mission.

A l’issue de la mission de tutorat, un bilan est programmé avec les différents acteurs, pour mettre en évidence les points positifs, les axes de progrès du dispositif et d’apporter, si nécessaire, des modifications au processus tutoral. Les résultats de ce bilan seront communiqués

Formation du tuteur et reconnaissance de la fonction

Le salarié volontaire à la fonction de tuteur pour suivre un salarié dans le cadre d'un dispositif de formation professionnelle, devra être formé à la fonction tutorale par un organisme de formation (durée en moyenne de deux jours qui peut varier suivant les centres de formation).

Cette formation peut inclure :

• Une présentation de la fonction tutorale et du rôle du tuteur

• Des éléments pédagogiques

• Des mises en situation pratiques pour mieux comprendre et intégrer la fonction du tuteur

• Des outils d'analyse du métier et de formalisation des compétences.

Cette formation est réalisée avant la première mission tutorale du salarié.

A l'issue de cette formation, le tuteur sera entre autre capable de :

• Accueillir, informer, guider le tutoré pendant la durée du dispositif de formation professionnelle.

• Organiser l'activité dans l'entreprise en concertation avec le manager afin de faciliter l'acquisition des savoir-faire professionnels et pour assurer le suivi personnalisé et formalisé.

• Assurer la liaison avec l'organisme ou le service chargé des actions d'évaluation et d'accompagnement ainsi que des enseignements généraux, professionnels et technologiques et participer à l'évaluation du suivi de la formation.

Le tuteur peut participer aux différentes étapes du contrat, de la période de professionnalisation ou de l'accompagnement du salarié en emploi d'avenir : élaboration du programme, bilan, validation ...

Le tuteur suit l'apprenant, le conseille, et l'accompagne tout au long de sa formation.

Le tuteur bénéficiera d'une prime de 5 euros bruts par jour de travail effectif réalisé. En cas de rupture anticipée du dispositif, le calcul sera fait jusqu’à date de la rupture. En cas d'absence consécutive et supérieure ou égale à 60 jours du tuteur, un nouveau tuteur sera désigné.

La DT de Rouen s'engage à donner au tuteur, les moyens nécessaires en termes de temps et d'équipement (matériel) afin qu'il puisse accomplir sa mission dans les meilleures conditions.

L'investissement du tuteur dans sa fonction tutorale sera examiné par son N+1 en lien avec la DRH et avec la participation du tuteur. L'investissement du tuteur sera évalué comme suit :

• Qualité du livrable de suivi du tutoré

• Montée en compétence technique du jeune (validé avec le hiérarchique lors des entretiens et le centre de formation)

Le non-respect de ces deux items pourra entraîner l’arrêt du versement de la prime.

le parcours d’intégration

Les différentes étapes dans l’intégration du salarié

L’entreprise a mis en place, pour tous les embauchés, un parcours d’intégration. Ce parcours doit permettre aux nouveaux embauchés de bénéficier très rapidement des éléments indispensables à une bonne intégration.

Pour faciliter l’intégration du salarié, une procédure est mise en place en interne afin de permettre aux différents services du port d’anticiper la prise de fonction du futur embauché (préparation du bureau, aménagement du poste de travail si le salarié est en situation de handicap, préparation des outils informatiques et de la téléphonie, badges d’accès, visites médicales, formation sécurité et sûreté, EPI et outillage…).

Un message de présentation est envoyé à l’ensemble du personnel le jour de l’arrivée du nouvel embauché. Il est présenté à son équipe et ses principaux interlocuteurs par le N+1.

Le parcours d’intégration comporte 4 phases se décomposant comme suit :

Phase 1 : Pré-intégration

La phase de pré-intégration concerne la période qui se déroule à partir du moment où un candidat a été retenu sur un poste, avant son premier jour de travail.

Le futur embauché est invité à une pré-visite de site et de son Service par le service des ressources humaines, en amont de la prise de poste. Cette pré-visite est organisée afin de faciliter l’accueil du nouvel embauché lors de sa première journée. Les documents administratifs lui sont remis lors de cette pré-visite.

A son premier jour dans l’entreprise, le salarié est accueilli par le référent RH afin, notamment, de finaliser les formalités administratives. Le référent RH accompagne le salarié dans son Service. Un accueil sécurité est également prévu lors de son premier jour.

C’est lors de cette première phase que les différents rendez-vous et étapes seront prévus : visites, entretiens, journée d’intégrations etc.

Phase 2 : Deux premières semaines d’intégration

Au cours des deux premières semaines d’intégration, plusieurs visites sont organisées :

• Visites des Services de la Direction à laquelle le salarié est attaché,

• Visites des Services avec lesquels le salarié est amené à travailler étroitement.

Un rendez-vous avec le bureau du Comité Social et Economique est également prévu.

Phase 3 : Un à quatre mois suivant l’embauche

Le Service des Ressources Humaines s’assure que les rendez-vous et visites des deux premières semaines ont bien eu lieu.

Au cours de ces trois phases, des différents entretiens sont également organisés :

• Rendez-vous de mi-parcours,

• Entretien de fin de période d’essai,

• Rendez-vous de connaissance des services,

• Rendez-vous ou rapport d’étonnement

Phase 4 : Demi-journée collective d’intégration

Une demi-journée d’intégration est organisée deux fois par an aux nouveaux embauchés. Ce moment d’échange convivial et collectif est l’occasion pour les nouveaux embauchés de partager leur retour d’expérience sur leur intégration, découvrir une présentation détaillée de la DT de Rouen et également faire une visite à bord d’une vedette.

Désignation des référents

Afin de compléter la démarche d’intégration dans l’entreprise, chaque nouvel embauché se verra présenter deux référents :

• Un référent RH

• Un référent métier

Le référent RH

Chaque futur salarié est accompagné par le référent de la Direction des Ressources Humaines pour le guider lors des formalités d’embauche et de sa pré-intégration. Cette démarche est réalisée soit lors de la pré-visite organisée avant son embauche, soit à défaut lors de son premier jour.

Le référent Métier

Dans l’entreprise, le nouvel embauché aura un référent, issu du même emploi, qui sera son interlocuteur privilégié pour toutes les questions pratiques liées à son poste. Il pourra ainsi obtenir facilement des informations nécessaires et bénéficier d’une meilleure intégration. Ce référent sera chargé de l’aider à mieux connaître l’entreprise, son environnement de travail, son poste et ses futurs collègues.

Le référent Métier doit disposer d’une certaine expérience et ne peut pas prendre en charge plus de deux personnes en même temps.

Entretiens en cours de période d’essai

Au cours de sa période d’essai, le salarié nouvellement embauché bénéficiera de trois entretiens :

• Au cours des deux premières semaines suite à sa prise de poste : un entretien pour faire le point sur les besoins en formation d’ores et déjà identifiés et sur le ressenti du salarié à ce stade par rapport à son intégration

• A mi-parcours de la période d’essai : un entretien permettant d’échanger avec le salarié sur son intégration, les difficultés éventuellement rencontrées et les attendus par rapport à son poste de travail

• Avant la fin de la période d’essai : un entretien portant plus particulièrement sur l’évaluation de la maîtrise des compétences, la mise en place de formations complémentaires, afin de décider de la confirmation ou non du salarié dans son poste.

Ces entretiens sont prévus avec le N+1 (et le tuteur pour les salariés recrutés dans le cadre d’un contrat d’alternance ou d’un contrat aidé) et le référent RH.

MODALITÉS DE SUIVI ET DISPOSITIONS FINALES

Commission de l’emploi pour le suivi des embauches et des déroulements de carrières

La Commission de l’emploi pour le suivi des embauches et des déroulements de carrière a notamment pour mission de suivre les embauches au sein de la DT de Rouen et les dispositifs mis en œuvre dans le cadre du présent accord.

A cet effet, les informations et les documents suivants seront communiqués par tout moyen à la Commission :

• La nouvelle fiche de poste, entraînant un changement d’organisation du service ou de la direction, réalisée suite au bilan « départ d’un salarié »

Dans le cadre du tuilage :

• Les tuilages mis en place en prévision de départs en retraite ou mobilités internes.

Dans le cadre du tutorat :

• La liste des tuteurs volontaires

• Le nombre de formations de tuteurs

• Le nombre de contrats d’apprentissage et contrats aidés

• L’engagement tripartite et le livret de montée en compétences

• Le bilan d’étape à mi-parcours et le bilan en fin de contrat

Entrée en vigueur et durée de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, et prend effet à compter de sa date de signature.

Révision de l’accord :

Pendant la durée de l’accord, une demande de révision de celui-ci pourra être faite par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception dûment motivée.

Notification :

Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Publicité :

L’accord fait l’objet d’un dépôt selon les modalités prévues par les articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail.

Fait à Rouen, le

Le Directeur Général Délégué de la DT de Rouen,
Le Syndicat CGT, Représenté par	Le Syndicat SEGPMR, Représenté par
Le Syndicat CFDT, Représenté par	Le Syndicat FO, Représenté

Annexes

Annexes de la fonction tutorale

Documents joints au protocole :

• Annexe 1 : Engagement tripartie dans le cadre d’une mission de tutorat

• Annexe 2 : Bilan d’étape

Annexe 1 Engagement tripartite dans le cadre d’une mission de tutorat
	objet : à compléter avec le nom prénom tuteur + tutoré + formation

Par ce document, les trois parties signataires s’engagent à contribuer, chacune dans son rôle, à la bonne exécution de la mission de tutorat en objet.

Le Tuteur :	Le Manager :	Le SRH :
Objectifs du Tutorat :
Le tutorat devra s’effectuer entre le ……../……../…….. et le ……../……../……..	Bilan d’étape à mi-parcours le : .../…./…	Evaluation de l’ensemble du processus tutoral le : …/…/…

Le tuteur s’engage à mettre au service du tutoré/de la tutorée ses compétences et qualités professionnelles en s’appuyant à la fois sur la formation tutorale et sur son expérience professionnelle via le partage de ses connaissances, la mise en œuvre et le contrôle de ses pratiques, le suivi de la progression du salarié concerné.

Le manager du tuteur s’engage à lui apporter la disponibilité nécessaire pour sa mise en œuvre en parallèle de sa mission professionnelle principale. L’exécution du tutorat ne pourra apporter aucun préjudice à l’évolution professionnelle du tuteur.

Le Service Ressources Humaines s’engage à aider le tuteur à accéder aux moyens éventuellement nécessaires pour l’exécution de son tutorat : formation, documentation,… . Il s’engage à arbitrer tout désaccord éventuel né de l’exécution de la mission de tutorat.

Il s’engage à animer un bilan d’étape à mi-parcours.

Les trois parties signataires s’engagent à évaluer l’ensemble du processus tutoral et se réuniront avant la fin de période.

A Rouen, le ……../……../……..

Signatures

Le Tuteur

Le Manager

Le SRH

ANNEXE 2 : bilan d’etape
	objet : à compléter avec le nom prénom tuteur + tutoré + formation

Date :	Tuteur :	Tutoré :
Autres personnes présentes au bilan :

Activités principales	Evaluation de la période écoulée	Au centre de formation	En entreprise	Obs

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Tuteur :
Tutoré :
Autres :
Autres :

Date et signatures