Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à l'accès des organisations syndicales et du CSE aux nouvelles technologies d'information et de communication" chez

Protocole d'accord relatif à l’accès des organisations syndicales et du CSE aux nouvelles technologies d’information et de communication

Entre d'une part :

La Caisse Commune de Sécurité Sociale des Hautes-Alpes (CCSS des Hautes-Alpes)

Située 10 boulevard Georges Pompidou à GAP - 05000,

Représentée par son Directeur,

Et d'autre part :

Les organisations syndicales représentatives de la CCSS des Hautes-Alpes,

ll a été négocié et conclu l'accord collectif ci-après.

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et à l’information du CSE. 

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte informatique et le Livret de Sécurité de la C.C.S.S. des Hautes-Alpes.

La mise à disposition des outils numériques doit respecter 4 conditions :

• Ne pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique de l’organisme

• Ne pas être préjudiciable à la bonne marche de l’organisme et à la réalisation des activités professionnelles

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux

• Préserver le secret des correspondances individuelles et l’appartenance syndicale des salariés

Chapitre 1 – L’utilisation d’un Espace Local Cafcom et de sous espaces locaux

Article 1 : L’accès à l’Espace Local Cafcom

Dans le cadre de la refonte de l’intranet existant avant la création de la CCSS au 1^er avril 2022 et le choix d’utiliser le portail Cafcom comme intranet de la nouvelle caisse, tous les salariés ont accès à l’Espace Local Cafcom.

Au sein de cet espace local, plusieurs rubriques ont été créées dont celle relative à la Vie sociale.

Au sein de cette rubrique, chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dispose d’un espace identifié par le logo et le nom de cette organisation aux fins d’une présentation rapide.

Actuellement, ces espaces disposent d’un lien de redirection vers les rubriques dédiées à chaque organisation syndicale pour le dépôt de leur information au sein de l’intranet existant.

Proposition est faite dans le présent accord de substituer à ces liens, la création de sites infra-locaux sous Cafcom, administrés par les organisations syndicales.

Article 2 : La mise à disposition d’un site infra local sous Cafcom pour les organisations syndicales

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un site infra local sous Cafcom utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Les membres du CSE ont également la possibilité de disposer d’un site infra local sous Cafcom pour diffuser leurs informations.

Ces sites infra locaux sont accessibles uniquement depuis les ordinateurs mis à disposition par l’employeur.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Il est rappelé que les membres des organisations syndicales et du CSE sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis d'informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu des sites infra locaux doit donc respecter ces dispositions.

Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Cet accès doit être proportionné et ne pas gêner l’activité de l’entreprise.

L’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur le site infra local Cafcom

Les organisations syndicales et le CSE s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 2-3 Le contenu du site syndical infra local sous Cafcom

Le contenu des pages est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 2-4 Lecontenu du site CSE infra local sous Cafcom

Le CSE peut disposer d’un site dédié sous Cafcom permettant à tout salarié d’accéder aux actualités, aux règlements du CSE et toute information relative à la vie du CSE.

Il est rappelé que les membres du CSE sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis d'informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu de la base du CSE doit donc respecter ces dispositions.

Article 2-5. Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique et le livret de sécurité de l’organisme.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 2 salariés de l’organisme, en plus du délégué syndical habilité à opérer la mise à jour de son site infra local (les gestionnaires).

La création du site se fait en collaboration avec le cabinet de direction de l’organisme qui assure la formation et l’accompagnement des gestionnaires des futurs espaces infra-locaux.

Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, permettant d’identifier l’organisation syndicale locale, et de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Adresses mail (boite aux lettres partagées) des organisations syndicales :

• syndicat-cfdt@caf05.caf.fr

• syndicat-cgt@caf05.caf.fr

• syndicat-fo@caf05.caf.fr

• syndicat-cfecgc@caf05.caf.fr

• cse@caf05.caf.fr

Les habilitations nominatives d’accès à ces boites aux lettres partagées seront données par le directeur (via le service RH et un ticket GACI adressé à la division informatique), tenant compte du résultat des élections professionnelles (titulaires et suppléants du CSE et délégués syndicaux) et de la représentation syndicale dans l’organisme. Elles seront mises à jour autant que de besoin (départ, démission, nouvelles élections).

Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Les salariés ayant la possibilité de suivre le site infra local de l’organisation syndicale de leur choix en faisant remonter les informations dans l’actualité de l’intranet, les organisations syndicales s’engagent à éviter les courriels groupés.

Si de façon exceptionnelle, les organisations syndicales devaient procéder à des envois de mail groupés à tous les salariés, il conviendra d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical hébergé sur le sous-espace Cafcom de l’organisme. Cette possibilité doit être mentionnée de manière claire et lisible dans chaque message électronique adressé par l’organisation syndicale. Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

De plus, dans le cadre du plan de sobriété de l’organisme (limitation de l’empreinte carbone), un effort collectif est demandé pour limiter l’envoi des mails groupés.

Enfin, il est à noter que les listes de diffusion actuelles étant gérées automatiquement (via les ANR maladie et famille), il n’est pas possible de les modifier manuellement et donc de respecter le principe de désabonnement si un salarié le souhaite.

Toutefois, il sera possible pour tous les salariés de décider de placer dans ses espaces favoris du nouvel intranet sous Cafcom , les sites infra locaux des organisations syndicales de leur choix, de manière à identifier facilement les nouvelles informations déposées par les syndicats.

Chaque salarié a la possibilité d’envoyer un courrier électronique à une organisation syndicale. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation

Article 4 : Matériel mis à disposition

De nouveaux matériels (micro-ordinateurs) sont mis à disposition des organisations syndicales. Ces équipements restent la propriété de l’organisme.

Il est interdit d’utiliser d'autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Ces matériels ne doivent pas être débranchés du réseau institutionnel pour être branchés sur un autre réseau.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des utilisateurs qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Article 5 : Les règles de maintenance

L’entretien courant est assuré par le service informatique de la C.C.S.S. des Hautes-Alpes, propriétaire du matériel.

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Chapitre 3 – Dispositions diverses

Article 6 : Non-respect des règles d’utilisation des TIC

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 7 : Clause de suivi

Afin de veiller à une bonne application de cet accord, il est constitué entre les parties une commission de suivi. Elle sera composée paritairement des signataires de l’accord. Elle se réunira après deux ans de mise en œuvre de l’accord.

Elle sera destinataire des informations lui permettant :

• le suivi de l’accord et sera compétente pour veiller à sa bonne application pratique

• de résoudre les difficultés d’application et de mise en œuvre.

Article 8 : Entrée en vigueur

L’entrée en vigueur du présent protocole d’accord est subordonnée à l’agrément ministériel.

Article 9 : La durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de deux mois.

Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme TéléAccords et auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Gap.

Article 10: Information au personnel

Le présent accord sera diffusé dans l’intranet et une information sera assurée par le directeur au travers des publications internes.

Article 11 : Communication de cet accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au CSE, au greffe du conseil des prud’hommes de Gap, à la mission nationale de contrôle. Il sera déposé sur la plateforme numérique télé-accords pour transmission automatique à la DREETS.

Fait en quatre exemplaires originaux, à Gap, le 19 mai 2023.

Le Directeur,

Les Organisations Syndicales

La Représentante désignée CGT
La Représentante désignée FO
Le Représentant désigné CFE-CGC