Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT EN JOURS" chez WARGNY KATZ (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT EN JOURS

Entre :

La société Wargny-Katz

En qualité de co-gérant et Notaire associé

9 avenue de Matignon

75008 Paris

Ci-après dénommée « l’Etude »

D’une part,

Et

Les membres de la délégation du personnel au comité social et économique de Wargny-Katz,

Ci-après dénommés « les membres du CSE »

D’autre part.

PRÉAMBULE

Les salariés cadres de l’Etude Wargny-Katz sont soumis à une convention annuelle de forfait en jours conformément à la convention collective du Notariat.

L’Etude souhaite adapter le régime de ces forfaits en jours au plus près de l’organisation de travail de l’Etude. Des réunions de travail composées de membres élus du CSE, des salariés cadres et de représentants de la direction (notaires associés) ont donc travaillé sur les spécificités de l’organisation et sur l’adaptation des forfaits en jours des salariés cadres de l’Etude en relation avec les thèmes suivants : suivi de la charge de travail, contrôle des jours travaillés, déconnexion, temps de repos, amplitude de la journée de travail, modalités de prises des jours de repos etc. …

Ces réunions de travail ont donné lieu à une réflexion globale sur la durée de travail qui doit permettre à la fois de répondre aux exigences de fonctionnement de l’Etude et de prendre en compte les propositions des salariés de l’Etude.

Conformément aux dispositions des articles L. 2232-32-1 et L. 3221-58 et suivants du code du travail, il a été convenu le présent accord qui a pour objet de fixer les modalités d’application de la convention de forfait jours au sein de l’Etude.

Article 1 – OBJET

Le présent accord collectif à durée indéterminée précise les règles applicables définissant :

• les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait en jours ;

• le nombre de jours compris dans le forfait;

• la période de référence du forfait;

• les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et des départs en cours de période ;

• les caractéristiques principales des conventions individuelles;

• les modalités selon lesquelles l’employeur assure l’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié ;

• les modalités selon lesquelles l’employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail du salarié, sur l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, sur sa rémunération ainsi que sur l’organisation du travail dans l’entreprise ;

• les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

Article 2 – SALARIES CONCERNES

Sont soumis au présent accord :

Les cadres dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'équipe à laquelle ils sont intégrés, qui disposent d'autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la durée du travail ne peut être prédéterminée. Ils relèvent au minimum du niveau C2 (Cadre) de la grille de classification de la Convention Collective Nationale du Notariat, ou sur leur demande, du niveau C1;

Les salariés ainsi concernés doivent bénéficier de dispositions adaptées en matière de durée du travail, ils sont autorisés en raison de l'autonomie dont ils disposent à dépasser ou à réduire la durée de travail dans le cadre du respect de la législation en vigueur.

La rémunération mensuelle du salarié n'est pas affectée par ces variations.

Article 3 - CONDITIONS DE MISE EN PLACE

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours fait l'objet d'un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci. L'avenant ainsi proposé au salarié explicite précisément les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions.

En ce qui concerne les salariés dont le contrat de travail est en cours à la date d’entrée en vigueur du présent accord, un avenant à leur contrat de travail sera proposé pour permettre l’application du présent accord.

La convention individuelle doit faire référence à l'accord collectif d'entreprise applicable et énumérer :

-  La nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;

-  Le nombre de jours travaillés dans l'année ;

-  La rémunération correspondante.

Le refus de signer une convention individuelle de forfait en jours sur l'année ne remet pas en cause le contrat du salarié et n'est pas constitutif d'une faute.

Article 4 - DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL EN JOURS SUR UNE BASE ANNUELLE

La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en jours sur une période de référence annuelle (année civile), avec un maximum fixé à 215 jours de travail par an, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité des droits à congés payés complets, compte non tenu des éventuels jours d'ancienneté conventionnels.

Article 4.1 – Année complète

L'année complète, prise comme période de référence, s'entend de l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

Article 4.2 - Année incomplète

Lorsqu’un salarié n’accomplit pas la totalité de la période de référence du fait de son entrée ou de sa sortie au cours de la période de référence, le nombre de jours travaillés est calculé prorata temporis en fonction de la date d’entrée ou de sortie sur la base du nombre de jours travaillés augmenté des congés payés non dus ou non pris.

Les jours de repos étant acquis au prorata du temps de présence, les salariés embauchés en cours d'année bénéficient d'un droit de jours de repos calculés au prorata temporis. Il en est de même pour les salariés quittant l'entreprise en cours d'année.

Le nombre de jours calculés prorata temporis sera arrondis à la ½ journée supérieure.

De même, pour le salarié ne bénéficiant pas de congés payés annuels complets, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence des jours de congés auxquels le salarié ne peut prétendre.

Article 5 – REMUNERATION

La rémunération forfaitaire mensuelle est indépendante du nombre d'heures de travail effectif accompli durant la période de paye considérée. Elle est égale à 120% de la rémunération correspondant au coefficient plancher du niveau auquel est classé le salarié.

La valeur d'un jour du salaire convenu est calculée de la manière suivante : Salaire mensuel forfaitaire /22.

Article 6 – ORGANISATION DES JOURS DE REPOS

Article 6.1 – Décompte des jours de repos

Le décompte du temps de travail se fera en jours ou le cas échéant en demi-journée.

Le nombre de jours de repos est déterminé par la différence entre le nombre de jours ouvrés et le nombre de jours prévu au forfait.

Le nombre de jours ouvrés est déterminé par la différence entre le nombre de jours calendaires de l'année considérée et, les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés tombant un jour travaillé et le nombre de jour de congés payés.

Ce nombre est donc variable chaque période de référence.

À titre d'exemple, pour un salarié soumis à un forfait annuel de 215 jours et pour une année comptant 365 jours dont 8 jours fériés tombant un jour travaillé dans l'entreprise et 104 samedis et dimanches, le calcul est le suivant :

365 (jours)

- 104 (samedis et dimanches)

- 25 jours de congés payés

- 8 (jours fériés tombant un jour travaillé)

= 228 (jours)

228 - 215 = 13 (jours de repos).

Les jours de congés supplémentaires légaux, prévus par la convention collective ou l'entreprise (congés d'ancienneté, congés exceptionnels liés notamment à des évènements familiaux, congés payés supplémentaires...), les absences non récupérables (liées par exemple, à la maladie, à la maternité, à la paternité, etc.), ne peuvent être déduits du nombre de jours de repos ainsi calculé. Ces absences seront déduites du nombre de jours à travailler.

Article 6.2 – Modalités de prise des jours de repos

Les jours de repos sont pris en concertation avec l’Etude, en tenant compte des impératifs liés au bon fonctionnement de l’Etude et des droits acquis au moment de leur prise.

Les jours de repos doivent être pris à raison d’une journée minimum tous les deux mois avec un délai de prévenance réciproque de 7 jours, pouvant être réduit en fonction des nécessités, sans toutefois être inférieur à 2 jours.

Les jours non pris au 31 décembre ne peuvent pas donner lieu à un report l’année suivante.

Article 7 - GARANTIES : TEMPS DE REPOS/ CHARGE DE TRAVAIL/ AMPLITUDE DES JOURNEES DE TRAVAIL

Article 7.1 - Temps de repos

Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions suivantes du code du travail :

• la durée légale hebdomadaire du travail prévue à l’article L. 3121-27 du Code du travail ;

• la durée quotidienne maximale de travail effectif prévu à l’article L. 3121-18 du Code du travail ;

• la durée hebdomadaire maximale de travail prévue aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail.

Il est précisé que, dans ce contexte, les salariés en forfait annuel en jours gèrent librement le temps à consacrer à l'accomplissement de leur mission.

L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Les salariés concernés bénéficient d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.

Afin de tenir compte des spécificités de l’activité de l’Etude et notamment du surcroît d’activité inhérent à la gestion des dossiers, notamment lors des périodes de closing et de préclosing, les parties sont convenues que la durée minimale de repos quotidien serait de 9 heures minimum lors de ces périodes de surcroît d’activité.

En contrepartie, les salariés concernés bénéficieront d’une période de repos équivalent.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter cette durée minimale de repos prévue au présent accord, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai l’associé de l’Etude auquel il est rattaché afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions conventionnelles soit trouvée.

Article 7.2 - Suivi de la charge de travail et de l'amplitude des journées de travail-équilibre vie privée et vie professionnelle

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée, l'associé auquel est rattaché le salarié ayant conclu une convention de forfait annuel en jours assure le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail.

Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.

Le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté portant notamment sur ces aspects d'organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de son associé qui recevra le salarié dans les 8 jours. Les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Par ailleurs, si le notaire associé est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, il pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié en vue d’un traitement effectif de la situation.

Article 7.3 - Suivi de l’application du décompte du temps de travail en jours et répartition du temps de travail

Le forfait en jours s'accompagne d'un contrôle du nombre de jours travaillés. Afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, le salarié établit un relevé faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours de repos, autre absence.

Par ailleurs, ce relevé mensuel permet au supérieur hiérarchique de contrôler le respect des durées maximales de travail, des temps de repos quotidiens et hebdomadaires et d’assurer un suivi régulier de l’organisation du travail et de la charge de travail préalablement définies. Il favorise aussi les échanges entre le supérieur hiérarchique et le cadre autonome sur la durée des journées d’activité. Le supérieur hiérarchique doit ainsi s’assurer que la charge de travail est compatible avec les temps de repos.

Ce relevé mensuel est transmis tous les mois par le salarié à son supérieur hiérarchique qui vérifie son contenu.

L’associé doit, à réception du relevé, examiner toute alerte que le cadre autonome aura pu mentionner au niveau de l’organisation de son travail afin d’apporter des réponses tant sur le plan de la charge de travail que celui de l’organisation du travail.

Un bilan du nombre de jours travaillés sera établi par la direction à la fin de chaque mois puis à la fin de chaque période de référence, pour chaque cadre autonome.

Si l’associé relève une situation anormale de surcharge de travail, il pourra solliciter un entretien avec le salarié dans le cadre des dispositions de l’article 7.3. du présent accord.

Article 7.4 - Entretiens individuels

Afin de veiller à la santé et à la sécurité des salariés, l'associé convoque au minimum un (1) fois par période de référence le salarié à un entretien individuel.

En outre, l'associé convoque le salarié à un entretien individuel spécifique en cas de difficulté inhabituelle.

Au cours de ces entretiens seront évoquées la charge individuelle de travail du salarié, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie privée et enfin la rémunération du salarié.

Lors de ces entretiens, le salarié et son associé font le bilan sur les modalités d'organisation du travail du salarié, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de ces entretiens est également transmise au salarié.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.

Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

Article 8 – DECONNEXION

L'effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour les salariés une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Il est expressément convenu que le salarié qui dispose d’outils numériques :

• n’a pas l’obligation, pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que durant les congés, jours fériés chômés, jours de repos et les périodes de suspension du contrat de travail, de prendre connaissance des messages, appels et courriels reçus et d’y répondre ;

• veille à limiter les sollicitations auprès des autres membres du personnel par l’intermédiaire des outils numériques pendant les périodes mentionnées ci-dessus.

Il pourra être dérogé au droit à la déconnexion uniquement en cas d’impératif ou d’urgence ayant été porté à la connaissance du salarié par tout moyen, qui nécessiterait la mobilisation immédiate du salarié telle notamment que les veilles de rendez-vous (pré-closing – closing) .

8.1. Les principes d’utilisation des outils numériques (bonnes pratiques)

Les parties affirment leur engagement en faveur d’une utilisation raisonnable des outils numériques, dans le respect du droit au repos, à la santé et à une vie personnelle et familiale du salarié.

Afin de renforcer l’effectivité du plein exercice du droit à la déconnexion, les parties entendent mettre en place et faire respecter, les règles de bonnes pratiques énumérées ci-dessous :

• ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie ;

• s’interroger sur le moment le plus opportun d’envoi d’un courriel ou sms afin de ne pas créer de sentiment d’urgence et avoir recours aux fonctions de brouillon et d’envoi différé;

• favoriser les échanges directs par le biais notamment de réunions ;

• envoyer, dans la mesure du possible, des courriels concis et compréhensibles ;

• limiter l’utilisation des fonctions « Répondre à tous », et l’envoi de pièces jointes en nombre trop important, ne mettre en « copie » que les personnes directement concernées;

• les courriels envoyés aux salariés durant les périodes de congés doivent être suivis d’une réponse automatique redirigeant l’interlocuteur vers des contacts disponibles ou l’invitant à réexpédier son message au retour de l’intéressé.

8.2. Suivi d’utilisation des outils numériques

En fonction de l’importance des courriels et SMS envoyés pendant les périodes de repos ou de congé, appréciée au cas par cas, des actions ciblées et individualisées pourront être décidées par l’Etude et menées à l’égard des salariés identifiés.

Tout salarié, qui constate le non-respect du droit à la déconnexion et des principes visés au présent article, dispose de la possibilité d’alerter l’Etude.

Un entretien avec le salarié concerné sera réalisé afin d’identifier les difficultés rencontrées et d’élaborer un plan d’action adapté.

8.3. Actions de sensibilisation et de formation

Afin de faciliter l’appropriation des principes d’utilisation définis au présent article, des actions de sensibilisation et de formation relatives à l’utilisation des outils numériques auprès du personnel concerné pourront être mises en place.

Le cas échéant, la mise en place d’action de sensibilisation et de formation spécifiques pourra être envisagée pour les salariés ayant des difficultés particulières à maîtriser les outils numériques.

Article 9 - DUREE, DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet le 1^er septembre 2020, une fois que les formalités de dépôt auront été accomplies.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Dans une telle hypothèse, la dénonciation devra faire l’objet des mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.

En outre, les parties se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

En cas de dénonciation, tant qu’un nouvel accord ne sera pas intervenu, les dispositions du présent accord continueront de s’appliquer.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une ou l’autre des parties doit être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception.

En cas de révision, toute modification qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à la signature d’un nouvel avenant. Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.

Le présent accord signé donnera lieu à dépôt et publicité dans les conditions prévues par le code du travail.

Il sera déposé – et publié - à l’initiative de l’Etude sur la plateforme en ligne TéléAccords.

Il sera déposé en parallèle (support papier) au greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion en un exemplaire.

De plus, en application des articles  L. 2232-9, D. 2232-1-1 et D. 2232-1-2 du code du travail, cet accord sera transmis par l’employeur à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la branche du Notariat, après avoir supprimé les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent accord est affiché sur les panneaux d’affichage et un exemplaire est tenu à la disposition du personnel.

Fait à Paris, le

En [3] exemplaires, dont un pour chaque partie.

Pour Wargny-Katz

Notaire associé

Pour la délégation du CSE