Protocole d'accord relatif à l’accès du Comité Social et Economique aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC)

Entre, d’une part,

La Caf du Var, dont le siège social est situé 38 rue Emile Ollivier - 83000 Toulon

Représentée par

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives définies ci-dessous :

• FO représenté par

• CFDT représentée par

• CGT représentée par

• CFTC représentée par

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord national du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf du Var.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et de la charte nationale de sécurité de l’administrateur du système d’information annexées au règlement intérieur de la Caf du Var.

Il est convenu qu’un protocole d’accord spécifique est conclu pour les échanges du Comité Social et Economique (CSE) dans le cadre des missions qui lui sont dévolues.

Le présent protocole d’accord se substitue à l’ensemble des accords existants et portant sur ces objets.

 Champ d’application de l’accord

Le présent accord concerne

• L’ensemble des salariés de la Caf du Var, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace Cafcom. La Caf du Var permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail, à l’information des représentants du personnel de l’organisme

• Le Comité Economique et Social (CSE) de la Caf du Var

Objet de l’accord

Le présent accord porte sur

• La gestion du dialogue social

• La gestion des œuvres locales

Le périmètre d’utilisation

L’utilisation par le CSE, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support

.

 Outils numériques mis à disposition selon la nature des échanges

Les outils numériques mentionnés dans cet accord sont issus de l’offre collaborative nationale applicable au moment de la conclusion du présent accord, et nécessitent l’usage d’une licence Office 365 de type E1.

Leur utilisation est obligatoire. Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole, uniquement avec du matériel fourni par la Caf du Var.

Un accès à la base de données économique et sociale (BDES) est autorisé au bénéfice des membres du Cse, aux représentants syndicaux au Cse et aux délégués syndicaux, en application de l’article L.2312-36 du Code du Travail. Elle est mise régulièrement à jour par le service ressources humaines.

Les éléments d’informations transmis de façon récurrente sont mis à disposition des membres du Cse dans la BDES. Cette mise à disposition actualisée vaut communication et information au Cse, selon les articles R 2323-1-9 et L 2312-18 du Code du Travail. Une notification par message sera transmise aux membres afin de les informer du dépôt du document sur cette base.

Les membres du Cse et les représentants syndicaux au Cse sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations de la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur, en application des articles L 2312-36 et R.2312-13 du Code du

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans la présent protocole soir pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.

Des espaces et canaux adaptés pour le CSE

4.1.1 Une messagerie partagée

L’organisme met à disposition une boîte aux lettres partagée pour le CSE et pour la Cssct via une adresse électronique spécifique.

Tous les membres du CSE et de la Cssct pourront consulter cette messagerie mais seuls les membres élus désignés par le Secrétaire du CSE pourront répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, que pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme, dans le cadre de la gestion des activités sociales et culturelles.

Une seconde boîte aux lettres partagée est mise à disposition : celle-ci est strictement réservée aux échanges à caractère confidentiel entre les élus et la Direction.

Concernant les échanges avec le personnel, ceux-ci doivent contenir un lien qui renvoie l’agent vers l’espace dédié géré par le Cse. Le message indique dans son objet la nature de l’information. Cet envoi peut être agrémenté d’une illustration et d’un texte court qui permet à l’agent de naviguer ou pas sur le lien.

A l’exception, des envois peuvent avoir contenir des précisions complémentaires dans le corps du message , s’agissant des messages impératifs se rapportant aux actualités importantes à connaître, à l’accessibilité du Cse (modifications des horaires habituels d’ouverture, fermeture ponctuelle, ,..) et s’agissant des distributions saisonnières liées à la gestion des œuvres sociales ( bons , cadeaux, …).Leur contenu est court et synthétique , et dans le cas des voyages, une fois le processus d’organisation terminé, et les choix effectués, l’envoi sera limité aux seuls agents sélectionnés et donc directement concernés 

Ils doivent par ailleurs respecter les dispositions de la charte nationale de l’utilisateur et la charte de l’administrateur du système d’information,, en particulier la section 3.8 de ladite charte qui précise que, même en présence d’un message relevant du secret des correspondantes, «  l’organisme (peut) accéder de manière exceptionnelle à ces éléments lorsqu’il existe un risque avéré pour l’organisme en termes de sécurité, de continuité de service ou un risque grave de voir sa responsabilité engagée «  et que l’administrateur peut accéder «  à ces contenus dans le cadre de sa mission consistant à assurer le fonctionnement normal et la sécurité des moyens informatiques et de communication de l’organisme, ce notamment dans le cadre d’opérations de maintenance ».

Enfin, il est indiqué également que « l’administrateur est susceptible d’accéder à des informations, dont le contenu privé ou confidentiel, est couvert par le secret des correspondances privées ou relève de la vie privée. De ce fait, il est tenu au secret professionnel et aux obligations de confidentialité et de discrétion. Les droits et devoirs de l’administrateur sont encadrés par la « charte de l’administrateur ». 

Dans ce cas, le Cse sera informé avant toute démarche visant l’accès à ces informations.

Le droit d’émettre et de recevoir est réservé aux membres titulaires et suppléants du Cse, ainsi qu’au salarié du Cse, sous le contrôle des membres du Cse. Ils doivent être personnellement identifiés en tant qu’émetteurs des messages qu’ils délivreront au nom du Cse et seront les seuls à relever les messages destinés à cette instance, à partir de leur propre poste de travail.

Le Cse est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés et s’interdit toute communication du message concerné vers un tiers.

Les membres du Cse ont accès pour ces fins à la liste de diffusion de l’ensemble du personnel.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle acceptée par le logiciel, et de façon générale, doit être conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail par les salariés de la Caf du Var, le Cse s’engage à ne pas multiplier les envois en nombre et à procéder à des publications selon une fréquence raisonnable.

4.1.2. Un espace CSE dans CafCom

Le Comité Social et Economique de la Caf du Var dispose d’un espace dédié sur CafCom, utilisé pour que les salariés puissent accéder à de l’information générale liée uniquement à ses attributions.

Cet espace sharepoint a pour vocation d’accueillir toutes les informations et tous les documents que le Cse souhaite communiquer à l’ensemble du personnel. Y sont notamment diffusés les comptes rendus des réunions du Cse et de la Cssct, ainsi que les informations utiles relevant des activités sociales et culturelles gérées par le Cse.

Le Cse est responsable des informations en ligne, de leur mise à jour et de leur archivage ou destruction.

Les publications sur cet espace pourront être portées à la connaissance des agents via l’envoi d’une notification par message, qui renverra à un lien permettant de lire ou non la communication en question.

Enfin, cette rubrique peut contenir également un lien vers le site internet du CSE construit et géré par le CSE de manière autonome.

La gestion du site internet du CSE ne fait pas partie du périmètre de ce protocole.

A ce titre, si le Cse souhaite utiliser un site internet externe, il devra demander l’autorisation expresse de la direction, et se conformer aux préconisations en matière de sécurité du système d’information. Le Cse s’engage à gérer les habilitations relatives à son site internet.

4.1.3Un espace spécifique pour l’organisation et l’animation du Cse

Un espace sous format Teams peut être mis à disposition pour l’organisation et l’animation des séances du Cse et de la Cssct.

Il est réservé aux membres élus de cette instance et ne peut être ouvert à d’autres salariés non-membres du Cse car il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés. Il permet d’accéder à toute la documentation utilisée lors de ces réunions.

Toute création d’espace doit passer par le référent TNI de l’organisme, afin de s’assurer qu’il est créé dans le respect des règles en vigueur au moment de sa constitution. Son utilisation est limitée à du partage entre les membres du Cse et du stockage de documents internes propres au Cse.

5 Conditions générales d’utilisation des outils numériques

5.1 Les obligations

Les usages des outils numériques renvoient à des obligations et interdictions, dont la méconnaissance peut engager la responsabilité des représentants du personnel. Elles sont les suivantes :

-Obligation de confidentialité : Comme tout salarié, les instances représentatives du personnel sont tenues à une obligation de discrétion et de secret professionnel vis-à-vis des tiers pour toutes les informations confidentielles dont elles pourraient avoir connaissance dans le cadre de leurs missions. Ainsi, la divulgation d’informations confidentielles peut être interdites au regard des intérêts légitimes de l’entreprise.

-Interdiction des propos diffamatoires, injurieux ou des incitations à la haine : Les contenus diffusés ne peuvent pas faire l’objet d’une qualification au sens des dispositions de la loi de 1881 relative au droit de la presse, y compris lorsqu’ils sont portés à l’égard de l’employeur.

-Respect de la vie privée : la liberté d’expression syndicale ne doit pas porter atteinte à la vie privée des personnes telle que protégée par l’article 9 du Code civil.

-Respect des consignes de sécurité informatique : Les atteintes à un système automatisé de traitement des données sont sanctionnées par l’article 323-1 du Code pénal. Ces atteintes peuvent consister en un accès frauduleux dans le Système d’Informations de la branche ou une introduction frauduleuse de données. De telles infractions sont susceptibles d’être commises en cas d’utilisation frauduleuse des moyens de communication électroniques.

5.2 Le matériel informatique et les règles de maintenance

Seul le matériel informatique professionnel fourni et géré par la Caf du Var permet l’accès à ces outils. En aucun cas, ils ne peuvent être utilisés sur du matériel ou des téléphones personnels.

Ce matériel est alors placé sous l’entière responsabilité des utilisateurs, qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit pendant les plages variables.

5.3. Accompagnement à la prise en main et à l’usage des outils et espaces collaboratifs

L’organisme s’engage à accompagner les élus, membres du Cse, sur les outils numériques mis à disposition par des actions adaptées de sensibilisation, de formation, et de perfectionnement.

5.4 Le développement durable et la sobriété numérique

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, le Cse s’engage à réduire leurs informations sur support papier

Dans ce cadre, les membres du Cse veilleront à ce que les informations qui seront mises à disposition des salariés le soient sous un format non imprimable. Ainsi, une préconisation explicite mentionnée en bas de page encourage les agents à ne pas imprimer les documents transmis.

Le Cse s’engage également à respecter les règles de la sobriété numérique, notamment en veillant à supprimer les fichiers et les messages obsolètes sur les espaces partagés, dans les messageries comme sur les disques durs des ordinateurs.

Règlement Général sur le Protection des Données RGPD¹ et respect de la vie privée

Chaque instance représentative du personnel est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doivent se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données" RGPD.

Le Délégué à la Protection des Données national pour la Caf (DPO) et le Référent Informatique et Libertés de la Caf du Var (RIL) ne sont pas compétents pour les traitements émanant du CSE et de la CSSCT.

7. Engagements de la Direction et des instance représentatives

Conformément aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, la Direction de la Caf du Var et le Cse s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant des bases d’information par quelque moyen que ce soit.

Le Cse est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. L’employeur n’a aucun accès aux contenus des échanges, mais se réserve le droit de vérifier le respect des règles liées à l’accès et peut vérifier le volume des accès.

En cas de traitement nominatif des données, le responsable informatique et libertés évaluera la compatibilité entre le traitement envisagé et les exigences européennes et nationales.

La direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par le Cse de son compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.

A travers les bases, rubriques et messageries mises à leur disposition, le Cse n’est pas autorisé à mettre en œuvre des forums de discussion ou de tchats ou toute autre forme de communication instantanée.

Pour la création de liens hypertextes vers les sites internet ou tout autre forme de renvoi vers des sources d’information , le Cse s’engage alors à vérifier celles-ci avant toute diffusion auprès des salariés.

8 Utilisation abusive

Les parties conviennent d’un commun accord que tous litiges ou désaccords ayant trait à l’appréciation du présent accord seront communiquées par l’une à l’autre des parties, par courrier expliquant la nature des difficultés.

En cas de nécessité, des réunions de mise au point seront organisées, pour rechercher des solutions amiables aux difficultés rencontrées.

Si le différend persiste à l’issue de ces rencontres, les signataires ayant fait part de leur point de vue, l'organisme ou les organisations syndicales peuvent décider de saisir la juridiction compétente si nécessaire.

Le recours en justice n’interviendra qu’en dernier ressort. En cas de non-respect des termes de ce protocole d’accord, la direction peut retirer le matériel ou l’accès aux outils numériques mis à disposition.

 Durée et modalités de révision, et de suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans sous réserve de l’agrément prévu à l’article L 123 -1 du Code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires du Cse.

Il peut être révisé à l’initiative d’un ou plusieurs signataires.

La demande de révision est adressée par courrier en recommandé avec accusé de réception. La demande de révision est inscrite à l’ordre du jour de la réunion suivante de négociation avec les organisations syndicales, dans un délai maximum de deux mois.

Le suivi est réalisé, au moins une fois par an, dans le cadre des réunions régulières avec les délégués syndicaux et du Cse.

Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux membres titulaires du CSE.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet interne via une note de Direction.

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales.

Fait à Toulon le 25/04/2023

Pour la CAF DU VAR	Pour le Syndicat CGT
Pour le Syndicat FO	Pour le Syndicat CFDT
Pour le Syndicat CFTC

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