Entre, d’une part,

Entre la Caisse d’Allocations Familiales du Var – située à La Rode Rue Emile Ollivier à TOULON ; représentée par M, agissant en qualité de Directeur,

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives définies ci-dessous :

• FO

• CFDT,

• CGT,

• CFTC

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord national du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf du Var.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et de la charte nationale de sécurité de l’administrateur du système d’information annexées au règlement intérieur de la Caf du Var.

Il est convenu par ailleurs qu’un protocole d’accord est conclu spécifiquement pour les échanges du Comité Social et Economique (CSE) dans le cadre des missions qui lui sont dévolues.

Le présent protocole d’accord se substitue à l’ensemble des accords existants et portant sur ces objets.

Article 1 – Champ d’application de l’accord

Le présent accord concerne

• L’ensemble des salariés de la Caf du Var, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace Cafcom. La Caf du Var permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail, à l’information des représentants du personnel de l’organisme

• Les organisations syndicales représentatives ou non au sein de la Caf du Var, et ayant constitué une section syndicale.

Article 2 – Les formes de communication numériques

La communication issue des différentes instances et s’adressant aux salariés d’un organisme est réalisée sous 3 formes possibles

Article 3 – Le périmètre d’utilisation

L’utilisation par les organisations syndicales des nouvelles technologies, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support

• Préserver le secret de l’appartenance syndicale.

Article 4 – Outils numériques mis à disposition selon la nature des échanges

Les outils numériques mentionnés dans cet accord sont issus de l’offre collaborative nationale applicable au moment de la conclusion du présent accord, et nécessitent l’usage d’une licence Office 365 de type E1.

Leur utilisation est obligatoire. Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés. Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole, uniquement avec du matériel fourni par la Caf du Var.

Un accès à la base de données économique, sociale et environnementale (BDESE) est autorisé au bénéfice des représentants syndicaux au Cse et aux délégués syndicaux, en application de l’article L.2312-36 du Code du Travail. Elle est mise régulièrement à jour par le service ressources humaines.

Les éléments d’informations transmis de façon récurrente sont mis à disposition des membres du Cse dans la BDES. Cette mise à disposition actualisée vaut communication et information au Cse, selon les articles R 2323-1-9 et L 2312-18 du Code du Travail. Une notification par message sera transmise aux membres afin de les informer du dépôt du document sur cette base.

Les représentants syndicaux au Cse et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations de la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur, en application des articles L 2312-36 et R.2312-13 du Code du Travail.

4.1. Un espace d’échanges numériques de communication des organisations syndicales avec les salariés

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale, un espace d’échanges numériques avec les salariés selon les modalités suivantes :

• Un espace dédié est créé dans le portail intranet cafcom,

• Un sharepoint est créé pour le partage documentaire.

Tous les salariés CAF peuvent demander à rejoindre ces espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.

Les tracts numériques peuvent être déposés et publiés dans cet espace numérique.

Par ailleurs, chaque organisation syndicale doit respecter les règles d’utilisation de ce type d’espaces afin de préserver le bon fonctionnement du réseau local, via notamment un usage raisonnable des flux d’échange et des supports de communication.

4.1.1. Contenu de l’espace syndical

Chaque organisation syndicale prend en charge de façon autonome, la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui lui sont mises à disposition, en désignant au moins 2 « administrateurs/gestionnaires ».

Le contenu des publications et messages, leur mise à jour, leur archivage ou destruction, sont donc placés sous la responsabilité des organisations syndicales

A ce titre, ils ne doivent contenir ni injures, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

De même, le contenu du site doit également être conforme aux règles édictées par le Décret n°2017-1230 du 3 aout 2017 relatif aux provocations, diffamations et injures non publiques présentant un caractère raciste, discriminatoire, sexiste, homophobe.

La nature de l’information communiquée doit revêtir un caractère exclusivement syndical, s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales, et respecter les règles relatives au droit de la presse.

Les publications et messages sont identifiés sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Tout comme sur notre portail interne Cafcom, les organisations syndicales devront respecter certaines règles sur les fichiers diffusés via le Sharepoint afin de ne pas saturer le réseau informatique local.

Ces consignes seront rappelées et expliquées lors de l’accompagnement dans la création des différents Sharepoint, qui seront réalisées par les équipes internes.

 4.1.2. Liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

4.2. Un espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même Organisation Syndicale

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section, un espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même organisation syndicale.

Le canal partagé de teams est approprié pour ce type d’échanges, complété si besoin par des messages individuels sur des sujets confidentiels.

Tous les adhérents d’une même organisation syndicale peuvent demander à rejoindre ces espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.

Il est rappelé le nécessaire respect des obligations suivantes qui pèsent à la fois sur l’employeur et chaque organisation syndicale concernée

• la confidentialisé des échanges

• le secret de la préférence syndicale .

Cet espace ne peut être ouvert à des salariés non désignés par l’organisation syndicale, car il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés.

Toute création d’espace doit passer par le référent TNI de l’organisme, afin de s’assurer qu’il est créé dans le respect des règles en vigueur au moment de sa constitution. Son utilisation est limitée à du partage entre les responsables du syndicat et du stockage de documents internes propres au syndicat.

4.3. Une messagerie partagée par organisation syndicale

Sont concernées exclusivement les activités suivantes :

• Recevoir et envoyer des messages individuels aux salariés de manière groupée avec un objet explicite et l’insertion dans le corps du message d’un renvoi vers l’existence d’une information disponible dans l’espace dédié de l’organisation syndicale concernée

• Communiquer avec des partenaires extérieurs

L’organisme met à disposition une boîte aux lettre partagée par organisation syndicale Les agents désignés par les organisations syndicales, peuvent consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Elle est créée et paramétrée par les administrateurs locaux de la Caf, en application des règles nationales opposables en la matière.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans la présent protocole soir pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.

La messagerie électronique ne devra être utilisée que pour la diffusion d’informations correspondant aux activités de l’organisation syndicale. Les destinataires des messages doivent être mis en copie cachée.

Les organisations syndicales ont accès pour ces fins à la liste de diffusion de l’ensemble du personnel.

Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, que pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

Les échanges groupés doivent avoir lieu pendant les plages variables applicables dans l’organisme avec l’obligation de citer en objet « Communication du Syndicat X du xx/xx/xx ». Ils sont réalisés par la voie de la messagerie interne utilisée habituellement au sein de l’organisme.

Le message envoyé au personnel doit intégrer explicitement le renvoi vers un lien propre à l’organisation syndicale et qui désigne nommément l’espace syndical correspondant, au niveau de CafCom. Ceci permet alors au lecteur de pouvoir librement avoir le choix d’activer ou non le lien considéré.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle acceptée par le logiciel, et de façon générale, doit être conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail par les salariés de la Caf du Var, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre et à procéder à des publications selon une fréquence raisonnable.

L’objet de la publication peut être précisé succinctement dans le corps du message, dans la limite d’un titre et de deux phrases, pour permettre ainsi un accompagnement à l’usage du lien vers l’espace syndical. Tous corps du message qui dépasseraient alors cette limite devra préalablement faire l'objet d'une demande argumentée auprès de la Direction et obtenir son accord.

Afin de respecter la liberté de choix, les communications de portée générale doivent renvoyer à un lien permettant de lire ou non la communication. Les contenus des communications ne peuvent être envoyées directement sur chaque adresse mail professionnelle.

En cas de modification et/ou d’évolution des canaux de communication interne tels que décrits dans l’article 4, un avenant au présent accord sera alors proposé pour adapter les modalités d’échanges en interne aux nouveaux outils déployés.

Article 5 – Conditions générales d’utilisation des outils numériques

5.1. Les obligations

Les usages des outils numériques renvoient à des obligations et interdictions, dont la méconnaissance peut engager la responsabilité des représentants du personnel. Elles sont les suivantes :

-Obligation de confidentialité : Comme tout salarié, les instances représentatives du personnel sont tenues à une obligation de discrétion et de secret professionnel vis-à-vis des tiers pour toutes les informations confidentielles dont elles pourraient avoir connaissance dans le cadre de leurs missions. Ainsi, la divulgation d’informations confidentielles peut être interdites au regard des intérêts légitimes de l’entreprise.

-Interdiction des propos diffamatoires, injurieux ou des incitations à la haine : Les contenus diffusés ne peuvent pas faire l’objet d’une qualification au sens des dispositions de la loi de 1881 relative au droit de la presse, y compris lorsqu’ils sont portés à l’égard de l’employeur.

-Respect de la vie privée : la liberté d’expression syndicale ne doit pas porter atteinte à la vie privée des personnes telle que protégée par l’article 9 du Code civil.

-Respect des consignes de sécurité informatique : Les atteintes à un système automatisé de traitement des données sont sanctionnées par l’article 323-1 du Code pénal. Ces atteintes peuvent consister en un accès frauduleux dans le Système d’Informations de la branche ou une introduction frauduleuse de données. De telles infractions sont susceptibles d’être commises en cas d’utilisation frauduleuse des moyens de communication électroniques.

5.2. Le matériel informatique et les règles de maintenance

Seul le matériel informatique professionnel fourni et géré par la Caf du Var permet l’accès à ces outils. En aucun cas, ils ne peuvent être utilisés sur du matériel ou des téléphones personnels.

Ce matériel est alors placé sous l’entière responsabilité des utilisateurs, qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit pendant les plages variables.

5.3. Accompagnement à la prise en main et à l’usage des outils et espaces collaboratifs

L’organisme s’engage à accompagner les délégués syndicaux ainsi que les élus, membres du Cse, sur les outils numériques mis à disposition par des actions adaptées de sensibilisation, de formation, et de perfectionnement.

5.4. Le développement durable et la sobriété numérique

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales s’engagent à réduire leurs informations sur support papier

Dans ce cadre, ils veilleront à ce que les informations qui seront mises à disposition des salariés le soient sous un format non imprimable. Ainsi, une préconisation explicite mentionnée en bas de page encourage les agents à ne pas imprimer les documents transmis

Les organisations syndicales s’engagent également à respecter les règles de la sobriété numérique, notamment en veillant à supprimer les fichiers et les messages obsolètes sur les espaces partagés, dans les messageries comme sur les disques durs des ordinateurs.

Article 6 – Règlement Général sur le Protection des Données RGPD et respect de la vie privée

Chaque organisation syndicale est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doit se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données"

Le Délégué à la Protection des Données national pour la Caf (DPO) et le Référent Informatique et Libertés de la Caf du Var (RIL) ne sont pas compétents pour les traitements émanant des organisations syndicales.

Article 7 – Engagements de la Direction et des organisation syndicales

Conformément aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, la Direction de la Caf du Var, les organisations syndicales s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant des bases d’information par quelque moyen que ce soit.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. L’employeur n’a aucun accès aux contenus des échanges, mais se réserve le droit de vérifier le respect des règles liées à l’accès et peut vérifier le volume des accès.

En cas de traitement nominatif des données, le responsable informatique et libertés évaluera la compatibilité entre le traitement envisagé et les exigences européennes et nationales.

La direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par les délégués syndicaux de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.

Article 8 – Utilisation abusive

Les parties conviennent d’un commun accord que tous litiges ou désaccords ayant trait à l’appréciation du présent accord seront communiquées par l’une à l’autre des parties, par courrier expliquant la nature des difficultés.

En cas de nécessité, des réunions de mise au point seront organisées, pour rechercher des solutions amiables aux difficultés rencontrées.

Si le différend persiste à l’issue de ces rencontres, les signataires ayant fait part de leur point de vue, l'organisme ou les organisations syndicales peuvent décider de saisir la juridiction compétente si nécessaire.

Le recours en justice n’interviendra qu’en dernier ressort. En cas de non-respect des termes de ce protocole d’accord, la direction peut retirer le matériel ou l’accès aux outils numériques mis à disposition.

Article 9 – Durée et modalités de révision, de dénonciation et de suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément prévu à l’article L 123 -1 du Code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires du Cse.

Il peut être révisé ou dénoncé, à l’initiative d’un ou plusieurs signataires.

La demande de révision est adressée par courrier en recommandé avec accusé de réception. La demande de révision est inscrite à l’ordre du jour de la réunion suivante de négociation avec les organisations syndicales, dans un délai maximum de deux mois.

Les conditions de dénonciation du présent accord sont celles prévues aux articles L 2222-6, L 2261-9 et L 2261-11 du Code du Travail. La durée du préavis de dénonciation qui doit précéder celle -ci est fixée à trois mois de la date de la signature.

Le suivi est réalisé, au moins une fois par an, dans le cadre des réunions régulières avec les délégués syndicaux.

Article 10 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux Délégués Syndicaux.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet interne via une note de Direction.

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales.

Fait à Toulon le 26/05/2023

Pour la CAF DU VAR  Le Directeur,	Pour le Syndicat CGT  La Déléguée Syndicale,
Pour le Syndicat FO  La Déléguée Syndicale,	Pour le Syndicat CFDT  Le Délégué Syndical,
Pour le Syndicat CFTC  La Déléguée Syndicale,