Accord relatif au Dialogue Social

Entre les soussignés :

L’association LES PEP du Centre de la Bourgogne et de la Franche-Comté, située 30B rue Elsa TRIOLET- 21000- DIJON, représentée par , agissant en qualité de Directeur Général,

D’une part 

Et

Les Délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives, à savoir :

La CFDT, représentée par Délégué syndical et Déléguée syndicale supplémentaire,

L’UNSA, représentée par Déléguée syndical, et Déléguée syndicale supplémentaire,

D’autre part,

Préambule

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, a modifié en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l'entreprise un large champ ouvert à la négociation.

C’est ainsi que le comité social et économique (CSE) a été impératif au plus tard au 1er janvier 2020, en remplacement des anciennes instances élues en place.

C’est dans ce contexte que les PEP CBFC, dès l’effectivité de la fusion création au 1er janvier 2018, ont souhaité se doter d’un CSE à l’envergure associative, par accord d’entreprise du 9 février 2018 avec les organisations syndicales.

Cet accord a pu définir :

• le périmètre de représentation du CSE à l’échelle régionale de l’association, le nombre de membre au CSE, leurs attributions, leurs moyens pour exercer leurs missions ;

• la constitution d’un Comité de la Santé de la Sécurité et des Conditions de travail (CSSCT), les modalités de la désignation de ses membres, leur nombre, leurs attributions et leurs moyens ;

• les modalités de désignation des représentants de proximité (RP), leur nombre, leurs attributions et les moyens alloués pour l’exercice de leurs missions au niveau local.

Par ailleurs, le règlement intérieur du CSE vient compléter son fonctionnement ainsi que celui de ses commissions.

Le présent accord a plus précisément pour objet, en vue de structuration, de transparence d’amélioration continue et d’efficience du dialogue social au sein de l’association d’aménager :

• les trois consultations récurrentes du CSE (C. trav, art. L. 2312-19)

• les consultations ponctuelles du CSE (C. trav, art. L. 2312-55)

• la base de données économiques et sociales (BDES) (C. trav, art. L. 2312-21).

Partie 1 – Aménagement des consultations récurrentes du CSE

Article 1-1 – Les consultations récurrentes

Conformément à l'article L. 2312-17 du code du travail, le CSE est consulté sur les 3 thématiques suivantes :

-les orientations stratégiques de l'entreprise ;

-la situation économique et financière de l'entreprise ;

-la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Les orientations stratégiques de l'entreprise : rappel des textes

La notion « d'orientations stratégiques » n'est pas clairement définie par le code du travail mais il est possible de les définir comme les objectifs de tous ordres de l'entreprise (commerciaux, environnementaux, financiers, etc.) et au regard desquels des moyens et actions sont mis en œuvre pour les atteindre.

L'employeur n'a pas de calendrier à respecter, il lui revient de fixer la date de la consultation durant l'année.

Cette consultation traite aussi de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). La GPEC est un outil de la gestion des ressources humaines qui permet d'accompagner le changement. Son but est de prévoir les compétences, les métiers, l'organisation du travail dont l'entreprise va avoir besoin pour pouvoir mettre en œuvre sa stratégie de développement dans le futur.

Compte tenu des liens étroits qu'il existe entre les orientations stratégiques et la GPEC, l'avis doit intégrer le thème de la GPEC/ GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels).

Les orientations de la formation professionnelle sont traitées lors de la consultation sur les orientations stratégiques. Tous les ans, l'employeur a l'obligation de consulter le CSE sur les orientations de la formation professionnelle. Elles se définissent par les grandes lignes données à la formation en fonction de la stratégie de l'entreprise.

L’avis :

Le CSE doit émettre un avis sur les orientations stratégiques proposées par l'employeur dans un délai de 15 jours minimum après la mise à disposition des informations dans la BDES et peut proposer des orientations stratégiques alternatives.

Il dispose d'un délai d'un mois maximum pour rendre son avis ou de 2 mois dans le cas où il nomme un expert.

Le recours possible à un expert

Le CSE peut se faire assister par un expert dans le cadre de cette consultation. Celle-ci sera prise en charge à 80 % par l'employeur et 20 % par le CSE. L'expert n'a pas l'obligation de rendre un rapport, mais si celui-ci est demandé il devra être remis dans un délai raisonnable fixé entre employeur et CSE.

A défaut d'accord, l'expert doit rendre le rapport 15 jours au plus tard avant la fin du délai dont dispose le CSE pour rendre son avis. L'expert demande à l'employeur au plus tard dans les 3 jours de sa désignation, toutes les informations dont il estime avoir besoin pour la réalisation de sa mission. L'employeur devra accéder à cette demande dans les 5 jours.

La situation économique et financière de l'entreprise : rappel des textes

Tous les ans, l'employeur organise une consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise. La consultation porte également sur la politique de recherche et de développement technologique, y compris l'utilisation du crédit d'impôt et sur l'utilisation du CICE (C. trav., art. L. 2323-12).

4 thématiques :

Activité et situation économique et financière de l’entreprise (C. trav., art. R. 2323-11)

Informations comptables et financières (C. trav., art. L. 2323-13)

Crédit d'impôt compétitivité et emploi (toutes entreprises) (C. trav, art. L. 2323-13) (CITS)

Recherche et développement technologique (toutes entreprises) (C. trav, art. L. 2323-13)

Le recours à l'expertise

Le CSE a la possibilité de se faire assister par un expert-comptable rémunéré exclusivement par l'employeur dans le cadre de cette consultation.

Pour cette consultation, le comité d'entreprise CSE peut convoquer les commissaires aux comptes pour recevoir leurs explications sur les différents documents auxquels le CSE a accès ainsi que sur la situation économique et financière de l'entreprise.

L'avis du CSE

L'employeur doit laisser au CSE un délai pour qu'il puisse rendre un avis. On applique alors les délais légaux, le CSE dispose d'un mois suite à la mise à disposition des informations dans la BDES et de 2 mois si le CSE a décidé de se faire assister par un expert pour formuler un avis. Celui-ci devra être transmis au Président du CSE.

La politique sociale de l'entreprise : rappel des textes

Cette consultation porte sur l'évolution de l'emploi, les qualifications, le programme pluriannuel de formation, les actions de prévention et de formation envisagées par l'employeur, l'apprentissage, les conditions d'accueil en stage, les conditions de travail, les congés et l'aménagement du temps de travail, la durée du travail, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et sur les modalités du droit d'expression des salariés dans les entreprises où aucun délégué syndical n'a été désigné ou dans lesquelles aucun accord sur le droit d'expression n'a été conclu.

Les informations à mettre à dispositions dans la BDES pour les entreprises de plus de 300 salariés sur la politique sociale sont les suivantes :

Bilan social (C. trav., art. R. 2323-17)

Durée du travail et aménagement du temps de travail (C. trav., art. L. 2323-17)

Emploi (C. trav., art. L. 2323-13)

Formation professionnelle continue (C. trav., art. D. 2323-5)

Périodes et contrats de professionnalisation (C. trav., art. D. 2323-6)

Apprentissage et accueil de stagiaires (C. trav., art. L. 2323-17)

Hygiène et sécurité (C. trav., art. L. 2323-17)

Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (C. trav., art. R. 2323-12)

1 % logement et logement des travailleurs étrangers (C. trav., art. L. 2323-17)

Travailleurs handicapés (C. trav., art. L. 2323-17)

Droit d'expression des salariés (C. trav., art. L. 2323-17)

Le recours possible à l'expertise

Le CSE pourra se faire assister par un expert-comptable dans le cadre de cette consultation (C. trav, art. L. 2315-91). L'expert est rémunéré en totalité par l'employeur (C. trav., art. L. 2315-80).

L'avis du CSE

L'employeur doit laisser au CSE un délai pour qu'il puisse rendre un avis. On applique alors les délais légaux, le CSE dispose d'un mois suite à la mise à disposition des informations dans la BDES et de 2 mois si le CSE a décidé de se faire assister par un expert pour formuler un avis. Celui-ci devra être transmis au Président du CSE.

Article 1-2 - Périodicité des consultations récurrentes

Les parties à la présente négociation se sont entendues pour fixer la périodicité des consultations récurrentes comme suit :  

*Sur les orientations stratégiques et leurs conséquences

=> Il est convenu une consultation triennale du CSE du mois d’octobre avec mise en place d’un point d’étape annuel.

*Sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi => deux périodes de consultations avec les indicateurs intégrés au sein de la BDES =

Juin/ Juillet =

A titre indicatif :

Il est convenu une consultation sur les orientations formations sur les 3 années à venir issues des orientations stratégiques, avec un ajustement annuel, ainsi que sur les données du Bilan Social, l’Egalité professionnelle, l’Evolution de l’emploi, la Durée et l’aménagement du temps de travail, le Bilan annuel de la santé sécurité et des conditions de travail et le programme annuel des risques professionnel.

Décembre/Janvier = N+1 et N pour Formation.

A titre indicatif : le Programme pluriannuel Formation, Accueil stagiaires et apprentis, périodes et contrat de professionnalisation, les travailleurs handicapés, droit d’expression des salariés, 1% logement…

*Sur la situation économique et financière de l’entreprise =

=> Consultation annuelle CSE en septembre

Article 1-3- Frise des étapes des consultations récurrentes du CSE

Article 1-4 - Modalités des consultations récurrentes

Les consultations récurrentes se déroulent selon les modalités suivantes :

Pour chacune des consultations récurrentes le président du CSE adressera aux membres CSE avec les convocations et les ordres du jour correspondants, les supports de travail par mise à disposition sur la BDES dans le respect de la périodicité des consultations définies précédemment à l’article 2.

L'employeur inscrit la consultation à l'ordre du jour de la réunion du CSE et transmet les informations nécessaires pour que les élus puissent rendre un avis éclairé.

Conformément l'article R. 2312-7 du code du travail, la BDES permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes.

Les parties à la négociation conviennent de retenir comme date de début de consultation, la date de présentation à la réunion du CSE concernée, au lieu et place de la date de mise à disposition au sein de la BDES.

C’est à compter de la présentation des données lors de la réunion du CSE, que le CSE sera tenu de rendre un avis dans un délai d’un mois minimum et deux mois maximum.

Au-delà de cette date, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s'il ne se prononce pas.

Précisions relatives aux orientations stratégiques

Conformément à l'article L. 2312-24 du code du travail, concernant la consultation sur les orientations stratégiques, le CSE peut proposer des orientations alternatives.

Cet avis est transmis au Président du CSE, qui formule une réponse argumentée. Le comité en reçoit communication et peut y répondre. Cet échange se déroule selon les modalités suivantes :

Au moment de l’avis du CSE, des orientations alternatives peuvent être proposées au Président du CSE qui les transmettra sans délai au Président de l’Association, qui formule une réponse écrite et argumentée dans les 15 jours au CSE qui en reçoit communication et peut y répondre.

Précisions relatives à la politique sociale

Conformément à l'article L. 2312-16 du code du travail, concernant la consultation sur la politique sociale, le CSE peut se prononcer par un avis unique portant sur l'ensemble des thèmes énoncés au premier alinéa ou par des avis séparés organisés au cours de consultations propres à chacun de ces thèmes. Cette décision et ses modalités sont déterminées comme suit :  

Les parties à la négociation conviennent que le CSE prononcera des avis séparés concernant les thèmes entrant dans la consultation sur la politique sociale, au vu de la densité des informations et la spécificité des sujets abordés, comme énoncé précédemment, et illustré à l’article 1-3 du présent accord.

Article 1-5 - Les Expertises du CSE

Financement et modalités des expertises

Les Expertises relatives aux consultations récurrentes

Le CSE peut notamment se faire assister par un expert dans le cadre de chacune de ses trois consultations récurrentes. Leur nombre et périodicité sont fixés comme suit :  

• 3 expertises sur une période de 3 ans.

L'accord prévu à l'article L. 2315-79 détermine le nombre d'expertises dans le cadre des consultations récurrentes du CSE sur une ou plusieurs années.

La prise en charge de l’expertise relative à la consultation sur les orientations stratégiques se fera selon la répartition suivante 90% à la charge de l’employeur, 10% à la charge du CSE.

L'accord ne concerne que les expertises dans le cadre des consultations récurrentes et ne peut pas régir celles qui sont liées aux consultations dans le cadre des projets ponctuels des articles L. 2315-92 et L. 2315-96.

Délais d'expertises

Concernant les consultations ci-avant définis, l'expert rend son rapport dans un délai de deux mois, aménageable par consultation préalable du CSE.

Partie 2 – Aménagement des consultations ponctuelles du CSE

Article 2-1 - Les consultations ponctuelles du CSE et du CE (C. trav., art. L. 2312-55)

- Contenu des consultations et informations ponctuelles du CSE

- Modalités des consultations ponctuelles et notamment le nombre de réunions

- Délais dans lesquels les avis du CSE sont rendus

Le contenu : C. trav art L 2312-8 L2312-37

• les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;

• la modification de son organisation économique ou juridique ;

• l'introduction de nouvelles technologies ;

• les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle ;

• tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail

• les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail

• autres consultations ponctuelle (RI, inaptitude, licenciement économique collectif, salarié protégé…) C. trav art L2312-37

Article 2-2 –Les modalités de consultations ponctuelles du CSE

Le contenu et les modalités des consultations ponctuelles du CSE sont organisés comme suit :  

• Inscription à l’ordre du jour préalablement à la consultation

Article 2-3 –Les délais des avis CSE sur les consultations ponctuelles

Les délais d’examen doivent être suffisants. Ceci étant certaines consultations nécessitent un avis prompt, les parties s’entendent pour que le CSE puissent émettre un avis au plus tôt le jour de la consultation et au plus tard au CSE suivant.

=> Au-delà de ce délai, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s'il ne se prononce pas.

Partie 3 – La BDES

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi. L'article 8 de l'ordonnance n° 2017-1386 donne la possibilité de négocier un accord collectif permettant de définir de nombreuses modalités liées à la BDES.

Selon l’administration, l’objectif de la BDES est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014).

Cette BDES a pour objet de mettre à disposition des informations nécessaires aux Institutions Représentatives du Personnel ainsi qu’aux Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise afin de leur permettre d’exercer leurs attributions et missions, notamment consultatives pour le CSE.

La BDES permet ainsi de structurer les données sociales et économiques de l’entreprise et doit également permettre de favoriser l’appropriation de ces informations par les Institutions Représentatives du Personnel et les Délégués Syndicaux, ainsi que des échanges constructifs avec l’employeur.

L'objet de cette partie 3 de l’accord relatif au dialogue social est de définir l’architecture, le contenu, les modalités d'accès, de fonctionnement, d'actualisation et de confidentialité de la BDES au sein de PEP CBFC.

La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, notamment du point de vue des solutions technologiques la supportant.

L’objet de cette partie 3 de l’accord relatif au dialogue social est également de définir la structure d’accompagnement des évolutions de la BDES.

Article 3-1 - Organisation de la BDES

L’architecture de la BDES sera conforme aux dispositions légales prévues en matière de thèmes (en application de l’article L. 2323-8 du Code du travail) même si son contenu est adapté aux spécificités d’une association du secteur de l’animation, sanitaire, social et médico-social. Elle évoluera en fonction de l’évolution des dispositions légales.

Le choix a été fait d’une BDES informatisée. Ainsi la BDES est une application informatique qui repose sur un système d’archivage électronique.

Elle devra se conformer aux dispositions légales de RGPD.

Elle est conçue et réalisée par PEP CBFC au sein de la base de données Intraqual.

Les rubriques de la BDES

La BDES sera ainsi organisée autour des thèmes d’informations suivants :

• Investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour certaines sociétés, les informations en matière environnementale ;

• Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration ;

En application des dispositions du décret n°2019-15 du 8 janvier 2019 les six indicateurs suivants sont ajoutés à la BDES :

écart de rémunération entre les hommes et les femmes calculé à partir de la moyenne de la rémunération des femmes comparée à celle des hommes ;

écart de taux d'augmentations individuelles de salaire ne correspondant pas à des promotions entre les femmes et les hommes ;

écart de taux de promotions entre les femmes et les hommes ;

pourcentage de salariés ayant bénéficié d'une augmentation dans l'année de leur retour de congés maternité ;

le nombre de salariés du sexe sous-représenté parmi les dix salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations ;

niveau de résultat final sur 100 relatif à l'égalité professionnelle.

• Fonds propres et endettement ;

• Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;

• Activités sociales et culturelles ;

• Flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;

Les parties décident d’exclure deux rubriques qui sont sans objet pour notre secteur :

Rémunération des financeurs : actionnaires (revenus distribués) et actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus);

Partenariats : les partenariats conclus pour produire des services ou produits pour une autre entreprise.

Les informations fournies pour les rubriques de chaque BDES sont détaillées en annexe.

La création du CSE par l'ordonnance n° 2017-1386 s'est accompagnée de la parution du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au fonctionnement du comité social et économique. Ce décret donne le nouveau contenu de la BDES pour le Comité Social et Economique. Celle-ci ventile notamment l'intégralité du contenu du bilan social et d'informations spécifiques en vue des consultations sur la politique sociale et la situation économique de l'entreprise (C. trav., art. R. 2312-8 et R. 2312-9).

Les informations sont réparties à l’intérieur de ces différents thèmes de la manière la plus pertinente possible.

Ces informations portent dans la mesure du possible pour sa première édition sur les données de l’année 2019 et 2020. La BDES ne contiendra pas de données prospectives sur les trois années à venir.

Les données chiffrées sont complétées par des notes explicatives. L’essentiel des informations présentées est consolidé au niveau de PEP CBFC.

Au-delà des dispositions légales et réglementaires, de nouvelles rubriques sont créées suivant l’architecture suivante donnée à titre indicative :

• 04 BDES

• Organisation du dialogue social

  • Répartition des heures de délégation

• Tableau de suivi (avec onglets excel)

  • CSE

• 2020

  • 01_CSE_Janvier 2020_Documents

  • 01 _CSE_Janvier 2020_PV + avis liés

• 2021

  • 01_CSE_Janvier 2021_Documents

  • 01 _CSE_Janvier 2021_PV + avis liés

• Règlement intérieur du CSE

  • Réunions Commissions SSCT

• 2020

  • 2020_Trimestre 1 _ Documents CSSCT

  • 2020_Trimestre 1_PV CSSCT

• 2021

  • 2021_Trimestre 1 _ Documents CSSCT

  • 202A_Trimestre 1_PV CSSCT

  • Réunions Commission Couverture sociale

  • 2021 documents

  • 2021 PV

  • Réunions Commissions Egalité professionnelle documents

• 2021

  • 2021_documents

  • 2021_PV

  • Réunions Commission Formation

• 2021

  • 2021_documents

  • 2021_PV

  • Commissions extra ordinaires

  • Ex : RI

  • Réunion RP

• DG

  • 2021_Réunion 1 janvier_PV

• DD89

  • 2021

• DD25

  • 2021

• DD58

  • 2021

• Dispositif Adultes

  • 2021

• Dispositif IME-SESSAD

  • 2021

• Dispositif Sensoriel et Moteur

  • 2021

• Dispositif Prévention et soins

  • 2021

• Dispositif éducation et loisirs

  • 2021

• Dispositif social

  • 2021

  • Réunion NAO

  • Réunions de Commissions de suivi d’accords

• 2021

  • Réunion 1 Documents

  • Réunion 1 PV

  • Accords PEPCBFC signés

  • Informations légales

    • CCN 66

    • CCN 89

    • Accords de branches

    • Règlement intérieur

    • Notes et procédures

• Orientations stratégiques

  • 2020

  • 2021

  • 2022

• Politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et de l’emploi

  • 2019

  • 2020

  • 2021

  • 2022

• Situation économique et financière

  • 2020

  • 2021

  • 2022

La BDES pourra ainsi, à ses différents niveaux, être enrichie d’informations complémentaires.

Les données ainsi renseignées seront archivées sous leur format actuel dans un onglet annuel spécifique de la base de données. Ces données seront conservées dans la BDES pendant une durée minimum de 5 ans et jusqu’à la signature d’un nouveau CPOM.

Article 3-2 – Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la base de données économiques et sociales de la BDES

Droit d’accès à la BDES

La BDES est accessible aux membres du CSE (Comité social et économique), aux Délégués Syndicaux et aux représentants syndicaux. De plus, l’accès sera ouvert également aux représentants de sections syndicales désignées selon les dispositions légales.

Les représentants de proximité ont accès à la BDES sauf aux trois blocs de consultations.

L’accès est également donné aux inspecteurs du travail de la Direccte territorialement compétents ainsi qu’aux experts désignés par les instances dans le cadre des dispositions légales. Dans ce cadre sur demande des concernés une clé USB reprenant l’ensemble du contenu de la BDES sur Intraqual leurs sera remis.

Modalités d’accès

La mise en place de la BDES est progressive. Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDES :

• La BDES est accessible informatiquement à compter du 1er septembre 2021. Elle est accessible par le biais d’un Dossier informatique partagé en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée. Les données des années 2019/2020 seront complétées lorsque cela est possible sur une période de 6 mois.

• L’adresse mail professionnelle permet l’accès à la BDES selon les droits d’accès préalablement

• La BDES permet l’export des données sous format PDF (portable document format) et ne peuvent faire l’objet d’un usage conduisant à une altération du document initial tant dans sa forme que dans son contenu. Ils peuvent être consultés et imprimés.

• La BDES n’est accessible que pour les membres définis ci-dessus.

• La BDES est accessible en permanence aux membres définis ci-avant, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.

• La Direction générale est responsable de la mise en œuvre de la BDES et de ses évolutions.

En cas d’arrêt d’une durée d’au moins 24 heures, les consultations en cours verront leurs délais décalés, à l’envoi d’un courriel informant du rétablissement de la connexion, de l’équivalent de la durée en jours ouvrés de l’arrêt, arrondie à la journée supérieure.

La traçabilité des connexions ne peut être utilisée que pour former et/ou accompagner les bénéficiaires.

Les bénéficiaires pourront se connecter sur un poste informatique personnel ou mis à disposition dans un établissement de PEP CBFC sous réserve de disponibilité.

Information et formation des bénéficiaires

Les bénéficiaires reçoivent collectivement une formation à la connexion à la BDES accompagnée d’une notice d’utilisation leur expliquant comment se connecter et comment utiliser la BDES.

Actualisation de la BDES

La BDES constitue un outil dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants du personnel et aux Délégués et Représentants Syndicaux. Les informations contenues dans la BDES sont régulièrement mises à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail.

Sa mise à jour est par nature dynamique. Même si certaines données présenteront un caractère définitif (pour exemple celles déclarées pour les années n-2 et n-1), d’autres données seront périodiquement mises à jour :

• les données de l’année en cours peuvent évoluer chaque trimestre à l’occasion des documents présentés en réunion du Comité Social et Economique (ex. : Situation de l’emploi) ;

• certaines données peuvent évoluer annuellement (ex. : Bilan social, Bilan du Plan de développement des compétences …) ;

Afin de pouvoir être avertis de l’actualisation de la BDES, les bénéficiaires de la BDES sont informés par notification de l’actualisation de ces informations par courriel automatique issu d’Intraqual.

Lorsque l’employeur a déposé l’ensemble des documents d’information dans le cadre de la procédure d’information/consultation, une notification spécifique est adressée aux bénéficiaires de la BDES concernés par la consultation, point de démarrage du délai légal de consultation.

La mise à disposition de ces informations dans la BDES vaut communication au CSE ainsi qu’aux organisations syndicales représentatives (sous réserve des dispositions précédentes).

Exploitation de la BDES : confidentialité des accès et des informations

Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction Générale met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle veillera notamment aux choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

Les accès aux données de la BDES sont strictement réservés aux seules personnes autorisées. L’identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement. Ils ne sauraient être communiqués à qui que ce soit.

Le bénéficiaire de la BDES assure la protection des supports (impression ou supports informatiques) sur lesquels il aurait pu enregistrer les informations extraites.

L’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles pour les personnes y ayant accès. À cet effet, une charte est signée avant l’accès aux données par tout utilisateur. Cette charte figure à l’annexe du présent accord.

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel est précisée sur le document.

Les documents présentant un caractère fort de confidentialité comportent au moment de la consultation et de l’impression un filigrane.

Partie 4 - Dispositions finales

Article 4-1 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée .

Le présent accord entrera en vigueur à compter 22 septembre 2021 .

A compter de sa date d’entrée en vigueur, les stipulations du présent texte annulent et remplacent tout usage ou accord précédent ayant le même objet conclus antérieurement dans

les établissements compris dans le périmètre de cet accord (article L. 2253-6 du Code du travail).

Article 4-2 - Suivi - Interprétation

Le suivi de l’application du présent accord est organisé par une commission de suivi qui se réunit au mois de septembre. La commission est composée du Directeur Général, du Directeur des ressources humaines, des Délégués syndicaux, du secrétaire du Comité d’entreprise.

Article 4-3 - Révision

Le présent accord peut faire l'objet d'une révision dans les conditions prévues par le Code du Travail.

Article 4-4 - Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de trois mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la Direccte de Côte d’Or.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 4-5 – Publicité et entrée en vigueur

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de Côte d’Or selon les modalités suivantes :

- Une version sur support papier signé des parties par lettre recommandée avec demande d'avis de réception,

- Une version dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

En application de l’Article L2261-1, cet accord sera applicable à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent et son application effective au plus tard le 1er janvier 2020.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Dijon.

Le présent accord sera consultable librement au sein de l'Association, via, notamment, son affichage.

Fait à Dijon, le 13 septembre 2021 (en 6 exemplaires originaux)

Pour l’association, Pour le Président Le Directeur Général

Pour la CFDT

Pour l’UNSA

ANNEXE 1 : Charte de confidentialité des informations

Certaines informations sont sensibles. Chaque personne qui veut consulter des données dans la Base de Données Économiques et sociales (« BDES ») s’engage préalablement sur le respect de la confidentialité.

Certaines informations peuvent, après consultation des instances, perdre leur caractère de confidentialité.

D’autres informations conservent le caractère confidentiel et sont présentées comme telles par l’employeur dans la BDES. Ainsi, par exemple, des documents relatifs à la gestion prévisionnelle ou certaines données financières peuvent avoir ce degré de confidentialité. La durée de confidentialité est précisée.

C’est l’employeur qui décide d’attribuer ou pas un caractère confidentiel aux informations qu’il délivre. Toutefois, dans le cadre du maintien du dialogue social, une ou plusieurs organisations syndicales représentatives peuvent donner un avis sur le classement confidentiel d’une information particulière.

Une information peut présenter un caractère confidentiel si sa diffusion est de nature à nuire à l’entreprise.

La confidentialité ne peut porter que sur les informations réellement confidentielles. L’employeur indique précisément sur quelles informations la confidentialité porte, ainsi que la durée.

L’article R.2323-1-8 du code du travail prévoit en outre que lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, selon les règles de droits, il précise la durée du caractère confidentiel de ces informations, que les personnes ayant accès à la base sont tenues de respecter.

Signature du représentant du personnel

Annexe 2 Crédit d’heures et absences syndicales

Crédit d’heures 

Définition

Le crédit d'heures permet aux représentants du personnel d'exercer leurs fonctions représentatives. Ce temps est assimilé à du temps de travail effectif.

Un salarié peut cumuler plusieurs mandats ouvrant droits chacun à des crédits d’heures spécifiques.

L’utilisation de ces heures, associée à chaque mandat doit toutefois être faite en conformité avec l’objet du mandat, dont est investi le représentant du personnel.

En effet, même s’il existe une présomption de bonne utilisation de ce crédit d’heures, l’employeur peut en contester l’usage après avoir prouvé que l’activité exercée par l’élu était étrangère à son mandat.

La gestion du crédit d’heures diffère suivant le mandat du salarié conformément aux dispositions énoncées au sein de l’accord de mise en place du CSE PEP CBFC (daté du 9/02/2018) et aux dispositions légales.

Le Représentant n’a pas à demander d’autorisation préalable, pour utiliser son crédit d’heures de délégation. Il est cependant tenu d’en informer l’employeur (via le bon de délégation /Gta), de respecter un certain délai de prévenance quant à son utilisation et de l’informer du lieu d’exercice du mandat (sur ou hors de son lieu de travail).

Exercice du mandat en cas de suspension du contrat de travail (arrêt maladie, congés, suivi d’une action de formation professionnelle, d’une mise en activité partielle, d’une grève, …)

La suspension du contrat de travail du représentant du personnel n'entraîne pas la suspension de son mandat.

Remarque en cas de maladie du représentant : dans ce cas, la Sécurité Sociale peut réclamer au représentant du personnel le remboursement de ses indemnités journalières 

(Cass. 2e civ., 9 déc. 2010, n° 09-17.449, n° 2174 FS - P + B + R). De même que le paiement par l'employeur des heures de délégation n'est dû que si le médecin traitant l'a autorisé à exercer son mandat. 

Le salarié dont le contrat de travail est suspendu reste donc représentant du personnel.

Cela signifie que l'employeur devra continuer à le convoquer à toutes les réunions périodiques de l'institution représentative à laquelle il appartient (CSE, réunions RP et CSSCT, réunions de négociation délégués syndicaux, etc.) et à lui fournir toutes les informations lui permettant de remplir sa mission.

Répartition des crédits d’heures théoriques au sein des PEP CBFC

Important : 70% des heures de délégation au moins doivent être planifiées dans le planning prévisionnel du salarié.

Pour les 30% de crédit d’heures restants et pour les heures des commissions : Logement, Egalité professionnelle, Emploi Formation ; le Représentant du Personnel informe sa Direction par l’intermédiaire des demandes d’autorisation / information d’absence qui seront gérées par l’outil GTA à venir.

A titre indicatif, il est rappelé le crédit d’heures disponible issu de l’accord CSE, et des dispositions légales, connu au jour de la signature du présent accord d’entreprise :

Tableau récapitulatif des heures de délégation issues de l’accord mettant en place le CSE  connu à ce jour :

Instances	Détail	Dispositions	Objet mandat permettant recours au crédit d’heures
CSE	Membre	27 heures mensuelles par titulaire CSE Une répartition est possible entre Titulaires  dans la limite de 1.5 fois le crédit d’heures mensuel (soit 40.5 heures par représentant) Une répartition est entre titulaire(s) et suppléant(s). Celle-ci ne pourra : Conduire un titulaire à transmettre plus de la moitié de son crédit mensuel (soit 13.5h) Permettre à un suppléant percevant une part de crédit de plusieurs titulaires d’avoir un crédit mensuel supérieur à 27 h Ce crédit mensuel est reportable à l’issue du mois. Ce report ne pourra en aucun cas permettre au salarié de dépasser 40.5 H sur le mois d’utilisation	Participer/organiser les réunions préparatoires et toutes autres réunions, ou actions utiles à l’exercice de son mandat CSE en dehors des réunions réalisées à l’initiative de l’employeur. Réaliser des déplacements liés à la mission de membre CSE
	Trésorier	- 30 heures annuelles (soit 3 h / mois hors juillet-aout) allouée en plus du crédit mensuel du membre CSE concerné – ces heures peuvent être réparties en cas de nécessité avec son Adjoint
	Secrétaire
	Trésorier Adjoint	0 (ou en fonction de la répartition possible décrite ci-dessus si besoin ou remplacement envisagé)
	Secrétaire Adjoint
RP	Membre	10 heures mensuelles non reportables et ne pouvant pas être réparties entre membres désignés. Le remplacement du membre désigné ne peut être réalisé qu’à compter d’une absence supérieure à 2 mois ou en cas de démission.	Participer à des réunions préparatoires des membres RP (ou le cas échéant du CSE et/ou CSSCT) ou actions utiles à l’exercice de son mandat RP Effectuer des déplacements liés à la mission RP
NAO	Délégué syndical et délégation syndicale	24 heures mensuelles pour les DS crédit global supplémentaire pour chaque délégation syndicale = 12  heures par an dans les entreprises occupant au moins 500 salariés 18 heures  par an dans celles occupant au moins 1 000 salariés	Préparation de la négociation de l'accord d'entreprise, dans le cadre des droits reconnus aux syndicats en matière de négociation collective
CSSCT	Membre	20 heures annuelles par titulaire CSSCT En cas d’absence d’un titulaire, ce crédit d’heures pourra être reporté sur les autres titulaires (information préalable au Président du CSE le cas échéant)	Participer à des réunions préparatoires entre membres de la CSSCT  ou actions utiles à l’exercice de son mandat RP Réaliser des déplacements liés à la mission de membre CSSCT
	Secrétaire	- 12 heures annuelles (soit 3 h pour chacune des 4 réunions annuelles) allouées en plus du crédit mensuel

Instances	Détail	Dispositions	Objet mandat permettant recours au crédit d’heures
Commissions	Logement	30 heures par an attribués à l’ensemble des membres de la commission	Participer/organiser les réunions préparatoires ou les réunions des commissions non initiées par l’employeur Réaliser des déplacements liés à la mission de la commission -Ou toutes autres actions utiles à l’organisation de la commission
	Egalité professionnelle	40 heures par an attribués à l’ensemble des membres de la commission
	Emploi formation	30 heures par an attribués à l’ensemble des membres de la commission
	Activités sociales et culturelles  (CASC)	Heures de délégations prises sur les crédits d’heures mensuelles CSE, CSSCT ou RP. Cas spécifiques : 30 heures par an accordées pour salariés hors DD21 en cas de déplacements
DS	24 heures mensuelles	Assurer toutes les missions utiles à l’exercice de son mandat syndical
RS CSE	20 heures mensuelles	Participer/organiser les réunions préparatoires du CSE
RSS	4 heures mensuelles	Prérogatives identiques à celles du DS, à l'exception du pouvoir de négocier des accords collectifs

Schéma utilisation crédit d’heure au sein des PEP CBFC

L’outil de GTA viendra définir des modes opératoires notamment de l’utilisation de bons de délégations dématérialisés via workflow.

Temps de réunions à l’initiative de l’employeur

Ce temps passé par les représentants ne vient pas en déduction de leurs heures de délégation et correspond à du temps de travail effectif.

Les convocations aux réunions des représentants valent autorisation d’absence. Elles sont établies par le Service RH de la Direction générale ; sous couvert de la Direction du salarié. Le représentant devra transmettre la copie de sa convocation à son chef de service pour information de date et horaires prévus.

Cas spécifiques : les convocations aux réunions RP sont assurées par le gestionnaire RH du Dispositif/Délégation, qui diffuse l’invitation à la Direction et aux chefs de service du salarié (pour les Réunions RP).

Instances	Périodicité des réunions	Participants invités aux réunions	Nombre / an
CSE	Réunions ordinaires mensuelles hors juillet et août 4 d’entre elles porteront plus spécifiquement sur les sujets relatifs à la SST Les membres CSE pourront convier sur accord du Président CSE, un RP pour aborder un point spécifique à l’une des réunions	Président (pouvant être accompagné de 3 représentants employeurs) Titulaires CSE Suppléants CSE (uniquement lors de la 1ère réunion CSE suivant les élections OU en cas de remplacement d’un titulaire en réunion CSE) RS CSE (doit recevoir les mêmes informations que les membres élus du CSE, peut prendre la parole pour faire connaître son point de vue et celui de son organisation syndicale, sans pour autant participer aux votes du comité ; tenu aux mêmes obligations de secret et de discrétion que les membres élus du comité). Membre RP (à titre exceptionnel) Représentant organisme mandaté par l’instance	10 Les dates sont définies : la première année suivant l’élection : au 1er CSE les années suivantes, le planning annuel est remis au CSE de septembre N-1
CSSCT	4 réunions par an + 1 bilan annuel	Président (pouvant être accompagné de 3 représentants employeurs) Membres CSSCT Médecin(s) du Travail concernés par les points inscrits à l’ordre du jour DIRECCTE 21 (siège association) CARSAT	Le planning annuel est remis au CSSCT du dernier trimestre N-1
RP	6 réunions ordinaires par an 1 réunion supplémentaire sur le thème de la SSCT au 1er trimestre	Président = Directeur Dispositif/ Délégation (pouvant être accompagné d’un ou 2 membres (dont Gestionnaire RH Dispositif/Délégation) dans le respect de l’équilibre de représentation employé/employeur) Membres RP	Le planning annuel est remis aux membres RP lors de la réunion RP du dernier trimestre N-1
NAO	Fonction du planning de négociation annuel	DS de chaque organisation syndicales des PEP CBFC assistés de 2 autres représentants élus du CSE	Suivant le planning de négociation annuel
Commissions initiative employeur	Fonction du planning annuel des réunions	Fonction des thématiques, DS si suivi d’un accord par exemple	Suivant planning

Frais de trajet dans l’exercice du mandat

Dans le cadre des réunions organisées par l’employeur, les frais de déplacement des membres:

• CSE titulaires et suppléants,

• représentants syndicaux,

• des commissions obligatoires (logement / Egalité Professionnelle / Emploi Formation),

• de la CSSCT,

• RP,

sont pris en charge par l’employeur (établissement référent du salarié élu et/ou désigné) sur présentation des justificatifs auprès de la Direction.

Les frais de déplacement des membres du comité nécessités par le fonctionnement et les activités du CSE sont remboursés par le trésorier CSE, sur production de justificatifs et pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE.

Temps de trajet dans le cadre de l’exercice du mandat

Le temps de trajet est considéré comme temps de travail effectif pendant les heures habituelles de travail.

En dehors des heures habituelles de travail, seul le temps dépassant le temps habituel de trajet domicile lieu de travail sera considéré comme temps de travail effectif.

Le bon de délégation

GTA

Les bons de délégations sont un moyen d’informer l’employeur, de comptabiliser les heures de délégation utilisées et de vérifier la non-confusion des heures dans le cumul de mandats.

A chaque absence pour l’utilisation d’heures de délégation ou pour se rendre à des réunions à l’initiative de l’employeur dans le cadre du mandat représentatif, l’élu doit remplir un bon.

Les bons de délégation seront gérés au sein de l’outil de GTA avec un circuit de validation/signature préalablement défini.

Congés et absences au titre d’un mandat représentatif

Le Congé  de Formation Economique, Sociale et Syndicale (CESS):

L'objet du CESS est de permettre aux salariés (élus ou non au sein de l’association sans condition d’ancienneté) qui le désirent de participer à des stages ou sessions de formation économique et sociale ou de formation syndicale, organisés soit par des centres rattachés à des organisations syndicales de salariés représentatives sur le plan national, soit par des instituts spécialisés.

Il est considéré comme temps de travail effectif.

Le but de ces formations est d’approfondir les connaissances en droit, en économie, en gestion, en communication, …

Important : Seuls les organismes habilités peuvent dispenser ces formations.

Durée du CESS : 12 jours par an et par salarié (dans la limite de 18 jours pour les animateurs de stages et/ou sessions).

Seules les journées prises effectivement sur le temps de travail du salarié viennent en déduction de ce contingent personnel.

La durée minimale de ce congé est ½ journée.

Les jours de formation économique (II-2), pour les élus CSE, CSSCT et RP, s’imputent à ce contingent annuel.

Mise en œuvre du congé : Pour bénéficier de ce congé :

• les IRP doivent transmettre une convocation (mentionnant la date et durée de l’absence + coordonnées de l’organisme) 30 jours avant la formation.

• L’établissement répond dans les 8 jours suivant la réception de la demande. Les cas de refus ne peuvent résulter qu’en cas de conséquences préjudiciables à la production et à la bonne marche de l'entreprise. Ce refus doit être motivé, et ne peut survenir qu'après avis conforme du CSE 8 jours au plus tard avant le départ en formation.

Formation élus (dispositions liées à l’accord de mise en place du CSE) :

Les élus CSE 

Lors de leur première élection, ils bénéficient d'un stage de formation économique d'une durée maximale de 5 jours. Cette  formation est imputée sur la durée du congé  de formation économique, sociale et syndicale (C. trav., art. L. 2315-63). Elle est organisée et financée pour l’ensemble des titulaires, en vue de la professionnalisation des représentants du personnel et l’amélioration de l’efficience du dialogue social.

Si un suppléant est amené à remplacer définitivement un titulaire pour la première fois, il bénéficiera aussi de cette formation.

Les élus CSSCT et RP :

.

La formation au titre de la santé la sécurité et des conditions de travail est ouverte aux membres de la de la CSSCT (C. trav., art. L. 2315-18).

Au sein de l’association sont également formés sur le sujet, les RP pour leur permettre d’assurer leurs missions en la matière sur le terrain.

Des autorisations exceptionnelles d’absences

Ces autorisations spécifiques sont ouvertes aux DS et tout salarié s’il justifie d’un mandat syndical. Ces absences sont rémunérées et non imputables sur le droit à congés payés du salariés.

• L’employeur peut s’opposer à une absence (notamment si celle-ci est totalement incompatible avec les nécessités de service et met en péril la sécurité des personnes accueillies, par exemple). Il doit cependant se garder de tout refus systématique qui pourrait être considéré comme une entrave à l’exercice du droit syndical. La décision de l’employeur devra être motivée. 

• Le salarié qui ne serait pas de service le jour de l’évènement, alors qu’il est convoqué par le syndicat, ne peut avoir droit à « compensation » ou à « récupération ».  

• Le salarié doit, pour ce qui le concerne, toujours fournir un justificatif (convocation) nominatif précisant les lieux et dates des réunions. Préalablement, l’employeur a été informé par courrier du mandat syndical dont le salarié est investi.

Elles peuvent être accordées pour :

• représentation dans les Commissions paritaires,

• participation à des congrès ou assemblées statutaires,

• exercice d’un mandat syndical, 

CCN du 15 mars 1966 - Article 8 au jour de la signature du présent accord

Elles pourront être accordées aux salariés dûment mandatés, dans les conditions ci-dessous :

• Représentation dans les Commissions paritaires officielles ou constituées d’un commun accord par les parties signataires de la Convention Collective au plan national et au plan régional : autorisations d’absences sur convocations précisant les lieux et dates.

• Participation aux congrès et assemblées statutaires : autorisations d’absences à concurrence de quatre jours par an, par organisation et par établissement, sur demande écrite présentée, une semaine à l’avance, par leur organisation syndicale.

• Exercice d’un mandat syndical électif : autorisations d’absences exceptionnelles de courte durée, à concurrence de dix jours ouvrables par an, sur demande écrite présentée, une semaine à l’avance, par leurs organisations syndicales, aux personnels membres des organismes directeurs des syndicats aux niveaux national, régional ou départemental, désignés conformément aux dispositions des statuts de leur organisation et pouvant justifier du mandat dont ils sont investis et pour l’exercice duquel ils sont régulièrement convoqués.

Ces absences ne donneront pas lieu à réduction de salaire et ne viendront pas en déduction des congés annuels.

CCN ECLAT – Article 1.6 et 1-7 au jour de la signature du présent accord

Elles pourront être accordées aux salariés dûment mandatés, en cas de participation des salariés :

• à la commission de négociation ainsi qu’à la Commission nationale de conciliation et d’interprétation.

  • autorisations d’absences sur convocation précisant les lieux et dates.

  • Ces absences ne donneront pas lieu à réduction de salaire et ne viendront pas en déduction des congés annuels.

  • Le salarié s’engage à informer l’employeur au moins 48 heures avant l’absence.

• aux congrès et assemblées statutaires : autorisations d’absences (non rémunérées) à concurrence de cinq jours par an, par organisation et par établissement, sur demande écrite présentée, une semaine à l’avance, par leur organisation syndicale.

• Exercice d’un mandat syndical électif : autorisations d’absences exceptionnelles (non rémunérées) de courte durée, à concurrence de dix jours ouvrables par an, sur convocation écrite présentée à l’employeur.

Temps de trajet - frais de transport

Dans le cadre :

• Des formations des membres élus organisées par l’employeur dans la partie II.2 : le temps de transport est considéré comme temps de travail et des frais liés aux déplacements sont pris en charges par la direction du salarié.

• Des autres congés et/ou absences spécifiques décrits dans la partie II du présent document : Le temps de trajet n’est pas considéré comme temps de travail effectif et les frais inhérents aux déplacements sont à la charge du salarié.

Glossaire

CASC : Commission des Activités Sociales et Culturelles ODJ : Ordre du Jour

CESS : Congés de Formation Economique, Sociale et Syndicale OS : Organisation Syndicale

CSE : Comité Social et Economique PV : Procès-Verbal

CSSCT : Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail RH: Ressources Humaines

DG : Directeur Général RP : Représentants de Proximité

DS : Délégué Syndical RSS : Représentant Section Syndicale

RS CSE : Représentant Syndicale CSE IRP: Instances Représentatives du Personnel

NAO : Négociation Annuelle Obligatoire

Annexe 3 Diffusion documents et communication relative au Dialogue social

Objet / Finalité : Préciser les modes de création, diffusion et enregistrement des ordres du jours, PV et/ou comptes rendus de réunions dans le cadre des différentes instances représentatives du personnel et des commissions s’y rattachant (CSE, CSSCT, RP, NAO, Commission logement, Commission Egalité Professionnelle, Commission Emploi Formation, CASC,…). Définir une arborescence permettant d’enregistrer et communiquer les différents documents au sein de la GED Intraqual.=> BDES Usagers / Bénéficiaires : Cette procédure vise à déterminer en fonction des profils de chaque salarié de l’association (IRP, Direction (DG, DGA, DRH, Service RH, Directions Départementales / Dispositifs), salariés) les circuits d’information et de communication des données issues du dialogue social. Responsabilité : Centralisation et consolidation de l’information par le Service RH de la Direction Générale Domaine d’application / Références : PEP CBFC Terminologie : CASC : Commission des Activités Sociales et Culturelles CSSCT : Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail DG : Directeur Général HSE: Hygiène Santé et Environnement IRP: Instances Représentatives du Personnel ODJ : Ordre du Jour NAO : Négociation Annuelle Obligatoire PV: Procès-Verbaux Président CSE et CSSCT : Directeur Général Président RP : Directeur de Dispositif ou de Délégation RH: Ressources Humaines RRH : Responsable Ressources Humaines RP: Représentants de Proximité Déroulement de la procédure : Voir tableau ci-après

ETAPE 1 :

Action	Qui ?	Quand ?	Comment ?	Supports	Circuit communication Information
Diffuser les ODJ et PV de réunion ordinaires et/ou extraordinaires du CSE Rapport de gestion CSE	Service RH DG	Suivant le calendrier des réunions CSE	10 réunions ordinaires par an Réunions extraordinaires si besoin	Documents PDF	Calendrier annuel des réunions L’ODJ est établi conjointement par le Président et le Secrétaire CSE est validé par le Président. En cas d’absence du Président le DRH va le suppléer. La convocation (dont l’ODJ) et les documents afférents au CSE sont envoyés, nominativement aux titulaires et suppléants par mail par le Service RH de la DG, 3 jours avant la réunion pour l’ordre du jour et les documents soumis à consultation du CSE selon les délais définis à l’accord d’entreprise relatif au Dialogue Social et Le service RH les diffuse via la GED Intraqual aux directions. Après la réunion CSE, les projets de PV réalisés par le secrétaire CSE (ou en son absence le secrétaire adjoint) sont transmis par mail au Président CSE et au service RH. Le service RH DG transmet par mail aux membres CSE les projets de PV avant la réunion de CSE suivante avec le nouvel ordre du jour. En réunion CSE, la version projet est validée et/ou modifiée pour constitution de la version définitive. Elle est ensuite éditée, signée, puis transmise par le secrétaire CSE (ou en son absence le secrétaire adjoint) au Président CSE et service RH DG (dans les 15 jours suivant la réunion). Le PV définitif reçu est diffusé par le service RH DG via la GED Intraqual à l’ensemble des salariés de l’association. Présentation des comptes du CSE réalisée lors d’une réunion CSE fera l’objet d’un rapport de gestion qui sera inséré au sein de la BDES en annexes. GED Intraqual
Diffuser les comptes rendus de la CASC	Membres CASC			Documents PDF ou Word	Les réunions CASC sont réalisées par les membres de la commission. Les comptes rendus des réunions sont diffusés en CSE après avoir été rédigés et validés par les membres de la commission. Ils sont intégrés ou annexés pour information aux PV CSE.
Diffuser les ODJ et Rapport de réunion ordinaires et/ou extraordinaires du CSSCT	Service RH DG	Suivant le calendrier des réunions CSSCT	4 réunions ordinaires par an + 1 réunion de bilan CSSCT en lien avec CSE	Documents PDF	Calendrier des réunions L’ODJ établit conjointement par le Président et le Secrétaire CSSCT est validé par le Président. La convocation (dont l’ODJ) et les documents afférents à la réunion CSSCT sont envoyés, nominativement par mail, 15 jours avant la réunion, aux membres de la commission, par le Service RH de la DG. Le service RH les diffuse via la GED Intraqual aux directions. Après la réunion CSSCT, le projet de rapport réalisé par le secrétaire CSSCT (ou en son absence son remplaçant) est transmis par mail au Président CSSCT et au service RH, pour avis, avant envoi de l’odj pour la présentation du rapport au CSE SUIVANT consacré à la CSSCT Le rapport est édité, signé, et transmis par le secrétaire (ou en son absence son remplaçant) au Président CSSCT et au service RH DG (dans les 15 jours suivant la réunion). TRAME COMPTE RENDU INTRAQUAL avec Cadre Relevé décision Les rapports définitifs reçus sont diffusés par le service RH DG via la GED Intraqual à l’ensemble des salariés de l’association.
réunions NAO et Diffusion des accords d’entreprises / documents cadres associatifs	Service RH DG	Suivant le calendrier des réunions de négociation	Fonction des calendriers et des thèmes de négociation	Documents PDF	Calendrier des réunions Les ODJ établis par DG / échangé avec les DS puis diffusés avant la réunion de négociation par le service RH DG via la GED Intraqual aux Directions Les convocations sont transmises aux DS des organisations syndicales et leurs accompagnants participant aux NAO par mail du service RH - DG Les documents de travail élaborés sont remis en séance ou suivant le planning de négociation validé en amont par le DG et les OS. Les accords d’entreprises et accords-cadres signés sont diffusés par le service RH via la GED Intraqual au sein de l’association.
Diffuser les ODJ et PV de réunion RP	Service RH DG	Suivant le calendrier des réunions RP	Fonction des calendriers	Documents PDF	Calendrier des réunions L’ODJ établi conjointement par le Président et les membres RP et validé par le Président (Directeur du Dispositif et/ou de Délégation) Les membres RP du Dispositif ou de Délégation concerné sont convoqués nominativement par mail par la fonction RH de délégation ou de dispositif Il est transmis au service RH DG pour diffusion sur la GED Intraqual à l’ensemble des salariés du Dispositif ou de Délégation Concernée Après la réunion RP, le projet de PV réalisé par le Directeur de Dispositif ou de Délégation est transmis par mail aux membres RP comme document de travail pour échanges avant la réunion RP suivante. En réunion RP la version projet est validée et/ou modifiée pour constitution de la version définitive. Elle est ensuite éditée, signée, puis transmise par le Directeur de Dispositif ou de Délégation au DG et service RH DG (dans les 15 jours suivant la réunion). Les CR définitifs reçus sont diffusés par le service RH DG via la GED Intraqual aux : membres RP du Dispositif ou de la Délégation salariés du Dispositif ou de la Délégation aux membres CSE de l’association
Diffuser les ODJ et CR de réunion de Commissions initiative employeur	Service RH DG	Suivant le calendrier des réunions	Fonction des calendriers	Documents PDF	Calendrier des réunions L’ODJ est établi par le DRH Un CR est rédigé au terme de chaque réunion
Diffuser les comptes rendus de la Commission logement / Commission Egalité Professionnelle / Commission Emploi Formation	Membres commissions			Documents PDF ou word	Les réunions sont réalisées par les membres de la commission. Les comptes rendus des réunions sont diffusés en CSE après avoir été rédigés et validés par les membres de la commission Ils sont intégrés ou annexés pour information au PV CSE

ETAPE 2 :

Organisation des populations pour diffusion au sein de la BDES sous arborescence Intraqual.

INSTANCE	Documents	Qui diffuse ?	Destinataires
CSE	Calendrier des réunions	Service RH DG	Salariés concernés
	ODJ	Service RH DG	Salariés concernés
	ANNEXES	Service RH DG	Salariés concernés
	PV	Service RH DG	Salariés concernés
CSSCT	Calendrier des réunions	Service RH DG	Salariés concernés
	ODJ	Service RH DG	Salariés concernés
	ANNEXES	Service RH DG	Salariés concernés
	Rapport	Service RH DG	Salariés concernés
RP	Calendrier des réunions	Service RH DG	Salariés concernés
	ODJ	Service RH DG	Salariés concernés
	ANNEXES	Service RH DG	Salariés concernés
	Compte rendu	Service RH DG	Salariés concernés
Commissions Employeur	Calendrier des réunions	Service RH DG	Salariés concernés
	ODJ	Service RH DG	Salariés concernés
	ANNEXES	Service RH DG	Salariés concernés
	Compte rendu	Service RH DG
NAO	Calendrier des réunions	Service RH DG
	ODJ	Service RH DG
	ANNEXES	Service RH DG
	Compte rendu	Service RH DG
	Calendrier des réunions	Service RH DG